Postępowanie w przypadku zatrudnienia nowego pracownika

Pracodawco, zatrudniając pracownika musisz dopełnić szeregu formalności, których uchybienie może wiązać się zarówno z ukaraniem karą grzywny, jak i roszczeniami cywilnymi np. w niektórych sytuacjach związanych z wypadkiem przy pracy pracownika. Poniższa instrukcja wskaże Ci jakie obowiązki ciążą na Tobie w związku z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę

 

Krok pierwszy – weryfikacja danych dotyczących przyszłego pracownika

Zanim zatrudnisz pracownika, masz prawo, zgodnie z art. 221 § 1-3 k.p. w celu zweryfikowania podanych przez niego informacji, żądać podania przez kandydata na pracownika, a następnie pracownika danych osobowych w formie oświadczenia lub ich udokumentowanie w zakresie wskazanym poniżej:

1. imię (imiona) i nazwisko;

2. datę urodzenia;

3. dane kontaktowe;

4. wykształcenie;

5. kwalifikacje zawodowe;

6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

A już po podpisaniu umowy o pracę:

7. innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

8. numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

9. adresu zamieszkania;

10. wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

11. numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Podanie innych  danych powinno nastąpić tylko w sytuacjach, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Zazwyczaj podawanie danych wymienionych w pkt. (vii)-(viii) powyżej następuje w formie kwestionariusza osobowego (patrz Krok drugi).

Oprócz ww. danych osobowych od pracownika (kandydata na pracownika) możesz również żądać podania innych jego danych osobowych ale tylko jeżeli potrzeba ich podania wynika z odrębnych przepisów (art. 22(1) § 4 k.p.).

Wyjątkowo, w przypadku konkursów, wyboru na stanowiska kierownicze lub wymagające szczególnych predyspozycji, możliwe jest za zgodą kandydatów poddanie ich testom kwalifikacyjnym lub tylko sprawnościowym lub psychologicznym. W takich przypadkach konieczne jest już przy ogłaszaniu naboru, zapraszania do składania ofert powiadamianie o przewidywanych testach.

 

Krok trzeci – podpisanie umowy

Krok czwarty – obowiązek poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia

W ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę, zgodnie z art. 29 § 3 k.p. należy poinformować pracownika na piśmie o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,

W przypadku, gdy nie podlegasz obowiązkowi ustalenia regulaminu pracy, to obowiązany jesteś poinformować nowego pracownika o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Patrz też Regulamin pracy

W zakresie pkt (i)-(iv) dotyczących warunków zatrudnienia, wystarczy, że na piśmie wskażesz odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 29 § 3(1) k.p.).

Powinieneś też powiadomić i uzyskać na piśmie potwierdzenie o wewnętrznych regulacjach w Twojej Firmie. Przede wszystkim dotyczy to regulaminu pracy i wynagrodzeń, premiowania, ochrony tajemnicy przedsiębiorcy, ale także instrukcji lub procedur obowiązujących na stanowisku pracy pracownika

 

Krok piąty – badania lekarskie

Zanim dopuścisz pracownika do pracy, musisz wysłać go na wstępne badania lekarskie. Jak wynika bowiem z art. 229 § 4 k.p. pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Koszt takiego badania obciąża pracodawcę. Obowiązek wstępnych badań lekarskich ogranicza się jednak do nowozatrudnionych osób. Badaniom wstępnym nie podlegają osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

 

Krok szósty – przeprowadzenie szkolenia BHP

Nie tylko konieczność przeprowadzenia wstępnych badań lekarskich uniemożliwia dopuszczenie pracownika do pracy. Kolejnym warunkiem jest przeszkolenie pracownika w zakresie BHP. Jak wynika bowiem z art. 237(3) § 1-2 k.p. nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. W konsekwencji pracodawca obowiązany jest zapewnić (na własny koszt) przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

W zakresie szczególnych wymogów BHP możesz prosić pracownika o stosowne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w danym zakresie BHP.

Krok siódmy – zgłoszenie pracownika do ZUS

W terminie 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy zobowiązany jesteś zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Zgodnie z art. 36 ust. 4 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz.U.2022.1009) zgłoszenia dokonuje pracodawca na druku ZUS ZUA w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń (tj. od dnia nawiązania stosunku pracy).

Zgłoszenie obejmuje ubezpiecznia:

i. emerytalne;

ii. rentowe;

iii. chorobowe;

iv. wypadkowe;

v. ubezpieczenia zdrowotne.

Zobowiązany jesteś przy tym do opłacania składek na Fundusz Pracy I Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Pamiętaj, że jako płatnik, jesteś zobowiązany do: założenia profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS i do przekazania swojego adresu elektronicznego.

 

Krok ósmy – Założenie karty ewidencji czasu pracy

Kolejną czynnością, jaką zobowiązany jesteś wykonać zatrudniając nowego pracownika jest założenie karty ewidencji czasu pracy. Zgodnie z art. 149. § 1 k.p. pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

 

Krok dziewiąty – założenie i prowadzenie akt osobowych

Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.). Zgodnie z § 6 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

i. w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (wymienione w Kroku 2 powyżej);
ii. w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,

dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,

pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy,

dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,

dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego,

dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186(7) Kodeksu pracy,

dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,

orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;

iii. w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),

umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Jeżeli chcesz w aktach gromadzić i przetwarzać inne dodatkowe dane to musisz na to uzyskać zgodę na piśmie i ją również złożyć do akt osobowych pracownika. Pracownik ma prawo zapoznać się z zawartością swoich akt i ma do nich nieograniczony dostęp. Inne osoby mają dostęp do akt osobowych pracownika tylko za jego zgodą. Natomiast bez zgody pracownika dostęp do jego akt osobowych mają w zasadzie tylko osoby specjalnie upoważnione przez pracodawcę.

 

Krok dziesiąty – odzież ochronna

Dopuszczając pracownika do pracy musisz wyposażyć go w odpowiednią odzież ochronną oraz urządzenia lub takie przedmioty ochronne jak np. okulary. Jak wynika bowiem z art. 237(7) § 1 k.p. pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieopłatnie odzież i obuwie robocze.