Jakie znaczenie ma FV w UE i jak ją sporządzić?

Jeśli w ramach prowadzonej działalności współpracujesz z kontrahentami z krajów Unii Europejskiej, warto wiedzieć w jaki sposób dokonywać rozliczeń i fakturowań.

 

Pomocne w tym zakresie będą zarówno komentarze do prawodawstwa polskiego, jak i unijnego. Podstawowe kwestie normuje Dyrektywa Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (dalej Dyrektywa VAT), która została implementowana do polskiego porządku prawnego. Odpowiednie regulacje na poziomie krajowym odnajdziesz w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.), dalej ustawa o VAT oraz interpretacjach i komentarzach do niej.

 

1. VAT w UE - rejestracja

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Faktura VAT wystawiana dla kontrahenta w UE niewiele różni się od zwykłej faktury. Należy jednak mieć na uwadze pewne różnice.

Przede wszystkim, chcąc dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych, należy pamiętać o obowiązku rejestracji w systemie VAT UE. Zasadą jest, że podatek VAT powinien być płacony tylko jeden raz i powinien być odprowadzany w miejscu „konsumpcji” towaru lub usługi.

Rejestracji dokonuje się we właściwym dla siedziby firmy urzędzie skarbowym na formularzu VAT-R podczas pierwotnej rejestracji w bazie podatników VAT. Formularz VAT-R można wypełnić i złożyć elektronicznie w formie e-deklaracji lub jako załącznik do wniosku o wpis do CEIDG lub o zmianę tego wpisu (w tym przypadku wymagane jest posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu – tzw. podpis elektroniczny).

Pamiętaj, aby rejestracji dokonać przed dniem dokonania pierwszej wewnątrzwspólnotowej dostawy lub pierwszego wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów albo świadczenia lub nabycia usług. Rejestracji dokonuje naczelnik urzędu skarbowego wydając przedsiębiorcy potwierdzenie rejestracji.

Od momentu rejestracji przedsiębiorca jest widoczny w bazie VIES (System wymiany danych o podatnikach w UE), który umożliwia nam sprawdzenie, czy nasz potencjalny kontrahent jest podatnikiem VAT UE.

2. Dane w fakturze

Informacje, które obowiązkowo są wymagane we wszystkich fakturach to:

1. data wydania;
2. unikalny kolejny numer identyfikujący fakturę;
3. numer identyfikacyjny VAT klienta (jeśli klient jest odpowiedzialny za podatek od transakcji);
4. pełna nazwa i adres dostawcy;
5. pełna nazwa i adres klienta;
6. opis ilości i rodzaju dostarczonych towarów lub rodzaj i zakres świadczonych usług;
7. data transakcji lub płatności (jeśli inna niż data faktury);
8. zastosowana stawkę VAT;
9. kwota VAT do zapłaty;
10. podział kwoty podatku VAT według stawki VAT lub zwolnienia;
11. cena jednostkowa towarów lub usług

To jednak nie wszystkie dane, które obligatoryjnie muszą zawierać faktury. W szczególnych przypadkach (jak też np. w przypadku świadczenia usług turystyki czy w przypadku dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków) przepisy przewidują dodatkowe dane, które faktura powinna zawierać. Przepisy ustawy o VAT zawierają również katalog informacji, które nie są wymagane oraz informacje, które mogą, ale nie muszą być zawarte w fakturze.

Co dla nas istotne, w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi, faktura powinna zawierać także sformułowanie „odwrotne obciążenie”. Takie sformułowanie jasno wskazuje, że VAT rozlicza wyjątkowo nabywca, a nie sprzedawca.

W przypadku faktury uproszczonej, a więc możliwej do wystawienia, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, zgodnie z przepisami Dyrektywy VAT, państwa członkowskie UE nakładają obowiązek umieszczenia w fakturach uproszczonych co najmniej:

• daty wystawienia faktury;
• danych identyfikacyjnych podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi;
• danych określających rodzaj dostarczonych towarów lub wykonanych usług;
• należnego VAT lub danych potrzebnych do jego obliczenia;
• w przypadku gdy wystawiona faktura jest dokumentem lub notą uznaną za fakturę na mocy art. 219, wyraźnego i jednoznacznego odniesienia do tej faktury pierwotnej oraz konkretnych danych, które ulegają zmianie.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby w fakturze zamieszczać bardziej szczegółowe informacje niż te, które wymagane są w świetle obowiązujących regulacji prawnych.

 

3. E-faktura

Przepisy Dyrektywy VAT wskazują jednoznacznie, że faktury elektroniczne są równoważne z dokumentami papierowymi. Przedsiębiorcy mogą wydawać faktury elektroniczne po uzgodnieniu tej formy z odbiorcą, w szczególności uzgodnieniu adresu mailowego dla doręczeń i formy (trybu) potwierdzenia doręczenia.

Faktura elektroniczna, podobnie jak faktura w formie papierowej, musi zawierać takie same elementy wymagane Dyrektywą VAT.

Aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, musi zostać wystawiona oraz także otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Wybór formatu elektronicznego należy do podatników, może być to np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF lub faks w formacie elektronicznym. Istotne jest, by faktura była zarówno wystawiona jak i odebrana w formacie elektronicznym. Jeśli kontrahent wydrukuje fakturę i prześle nam w formie papierowej, nie możemy uznać jej za fakturę elektroniczną. Jednocześnie faktury wystawione w formie papierowej, a następnie zeskanowane, wysłane i otrzymane np. w formie wiadomości e-mail, mogą być uznane za faktury elektroniczne.

Zgodnie z Dyrektywą VAT, faktura elektroniczna powinna zostać uznana za wystawioną, gdy udostępnisz (Ty lub osoba działająca w Twoim imieniu) fakturę, tak aby odbiorca faktury, Twój kontrahent, mógł ja otrzymać. Może to oznaczać, że faktura elektroniczna jest przekazywana bezpośrednio jako np. wiadomość e-mail, załącznik do niego lub bezpośrednie bezpieczne połączenie albo pośrednio poprzez, przykładowo, jednego lub kilku usługodawców, albo udostępniana (i dostępna do pobrania) za pośrednictwem portalu internetowego.

Pamiętaj, aby uzgodnić datę, z którą fakturę elektroniczną będzie uznawać się za wystawioną, tak aby dostawca lub usługodawca mógł wywiązać się z obowiązku jej prawidłowego wystawienia w wymaganym terminie, a Ty jako odbiorca faktury z obowiązku terminowej zapłaty oraz przechowywania faktur.

 

4. Czy mój kontrahent jest podatnikiem VAT UE?

Jak zostało wskazane wyżej, potwierdzenie aktywności i aktualności numeru VAT UE jak i Firmy, można sprawdzić za pośrednictwem systemu VIES na stronach Komisji Europejskiej. Wskazane jest, aby każdorazowo upewnić się, czy mamy do czynienia z rzetelnym kontrahentem.

Co w przypadku, gdy nasz kontrahent został wykreślony z rejestru podatników? Faktury wystawiane przez kontrahenta niewidniejącego w rejestrze podatników VAT, lecz istniejącego, który zrealizował dostawę lub usługę, uprawniają do odliczenia podatku w nich wykazanego.

Z Orzecznictwa: w październiku 2017 r. Trybunał Sprawiedliwości UE orzekł, że podatnik nabywający towary i usługi od niezarejestrowanego kontrahenta ma prawo do ujęcia w deklaracji faktur od niezarejestrowanych kontrahentów, jeśli sprzedaż rzeczywiście miała miejsce, przedsiębiorca wystawił fakturę, na której wyraźnie zostały wskazane wydatki i podatek od wartości dodanej, a w sprawie nie doszło do przestępstwa podatkowego i braku utraty wpływów podatkowych.

5. Co jeszcze wynika z Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. dotyczącej wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dyrektywa VAT)?

W dyrektywie VAT wskazano podstawowe obowiązki dotyczące fakturowania w UE. Przede wszystkim Dyrektywa co do zasady (klauzula generalna)b ustanawia obowiązek dokładnego odzwierciedlania faktycznych transakcji w zakresie dostaw towarów i świadczenia usług, wymagając tym samym, aby autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur były zapewnione od momentu ich wystawienia do końca okresu przechowywania.

W pewnych okolicznościach przedsiębiorca może zlecić na zewnątrz operacje fakturowania podmiotom trzecim lub kontrahentowi (np. samodzielne rozliczanie).

Przedsiębiorcy mogą, co do zasady, przechowywać faktury w dowolnej formie i miejscu, a więc zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, w swoim państwie lub w innym kraju UE itd.), jednak zgodnie z krajowymi zasadami prowadzenia ksiąg i archiwizacji dokumentów.

Warto wiedzieć, że E-fakturowanie stało się obowiązkowe np. w zamówieniach publicznych.

 

6. Waluta rozliczeniowa

Kwoty podatku wykazuje się w złotych. Natomiast te wyrażone w kontrakcie w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot w walucie obcej stosowanych do określenia podstawy opodatkowania.

Kiedy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego lub ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.

Sytuacja wygląda nieco odmiennie w sytuacji, gdy różne są daty wystawienia faktury i powstania obowiązku podatkowego. Możliwe są więc dwa stany faktyczne:

1. Wystawiam fakturę w obcej walucie przed powstaniem obowiązku podatkowego;
2. Wystawiam fakturę w obcej walucie po powstaniu obowiązku podatkowego.

W pierwszym przypadku kwotę wyrażoną w obcej walucie przelicza się na złotówki według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. W drugiej sytuacji przeliczenia dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.

Należy pamiętać, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Niekoniecznie będzie to data wskazana w fakturze lub data wystawienia faktury.

Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

 

7. W jakim języku powinna zostać wystawiona faktura?

Co do zasady polskie prawo nie przewiduje wymogu sporządzania faktur w jakimkolwiek określonym języku, pozostawiając przedsiębiorcom dowolność w tej kwestii.

Z orzecznictwa: Wyrok TSUE z dnia 21 czerwca 2016 r. w sprawie C‑15/15 potwierdza to, co jest zasadą i przyjętą normą w odniesieniu do współpracy polskich przedsiębiorców z kontrahentami pochodzącymi z państw UE. Podatnik VAT może wybrać swobodnie język, w jakim wystawiane są faktury. Nałożenie na przedsiębiorców obowiązku używania konkretnego języka przy sporządzaniu faktur wykracza poza to, co konieczne i jest nieproporcjonalne w stosunku do celu, jakim może być np. zapewnienie skuteczności kontroli przez służby podatkowe. Tego rodzaju restrykcyjne przepisy ograniczają swobodny przepływ towarów w UE.

8. Jakie stawki podatku VAT?

Przy wystawianiu faktury za sprzedaż musimy wybrać odpowiednią stawkę VAT:

• 23%, 8% i 5% - to stawki VAT powszechnie stosowane w transakcjach na terenie kraju oraz w przypadku braku aktywnego numer VAT kontrahenta z obszaru UE;
• 0% WDT - stawka VAT stosowana w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, czyli sprzedaży towarów na terenie UE. Dotyczy sprzedaży towarów na terenie UE. W tej sytuacji sprzedawca nie płaci podatku należnego VAT. Aby możliwe było użycie tej stawki, przedsiębiorcy (Ty i Twój kontrahent z kraju UE) muszą być zarejestrowani jako podatnicy VAT UE i posiadać aktywny numer VAT. Jako sprzedawca masz obowiązek dodatkowo posiadać dokumenty potwierdzające wywóz towarów z Polski. Obowiązkowe jest podanie numeru VAT UE odbiorcy z przedrostkiem kraju, w którym jest on podatnikiem (PL dla Polski);
• nie podl. UE - oznaczenie stosowane przy wewnątrzwspólnotowym świadczeniu usług na rzecz kontrahenta będącego podatnikiem VAT. Dotyczy sprzedaży, która nie jest opodatkowana w Polsce Na fakturze pojawia się dodatkowy opis „odwrotne obciążenie”. W tym przypadku konieczne jest podanie numeru VAT UE odbiorcy z przedrostkiem kraju, w którym jest on podatnikiem;

 

9. Jak poprawić błędnie wystawioną fakturę?

Jeśli popełniłeś błąd przy wystawianiu faktury VAT lub też chciałbyś naliczyć swojemu kontrahentowi dodatkowy rabat, podobnie jak w przypadku faktur w wystawianych w obrocie krajowym, masz możliwość wystawienia korekty, tzw. faktury lub noty korygującej.

Zgodnie z Dyrektywą VAT, każdy dokument lub notę, która zmienia fakturę pierwotną i odnosi się do niej w sposób wyraźny i jednoznaczny, uznaje się za fakturę. Ważne jest więc, aby wyraźnie wskazać, do jakiego konkretnego dokumentu odnosi się korekta, jakie pozycje koryguje.

Jaka jest różnica pomiędzy fakturą a notą korygującą? Przede wszystkim podmiotowa: fakturę korygującą może wystawić wyłącznie sprzedawca, notę korygującą wystawia w określonych okolicznościach nabywca.

Faktura korygująca powinna zawierać:

1) wyrazy "faktura korygująca" albo wyraz "korekta";

2) numer kolejny, datę jej wystawienia;

3) niektóre dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca oraz nazwę towaru lub usługi objętych korektą;

4) przyczynę korekty;

5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;

6) jeśli korekta dotyczy innych danych niż podstawa opodatkowania lub kwota podatku należnego prawidłową treść korygowanych pozycji.

10. Czy brak podpisu faktury powoduje jej nieważność?

Przedsiębiorcy nadal często zastanawiają się, czy podpisywanie faktur jest konieczne. Odpowiedź znajdziemy w Dyrektywie VAT, która jasno wskazuje, że państwa członkowskie UE nie wymagają podpisywania faktur. Faktura bez podpisu jest oczywiście ważna. Czym więc w praktyce różni się faktura podpisana od niepodpisanej? Otóż faktura podpisana, zawierająca jednocześnie wszystkie wymagane ustawą elementy, w przypadku sporu przed organami celno-skarbowymi a dalej sądami uznana będzie za dowód księgowy z dokumentu stanowiący co do zasady bezsporny dowód w sprawie. Na jej podstawie sąd będzie mógł wystawić np. nakaz zapłaty. Z kolei niepodpisany dokument nie stanowi dowodu z dokumentu zawierającego oświadczenie woli i wiedzy autoryzowane bezspornego dowodu w sprawie i często konieczne jest dodatkowo wezwanie stron na przesłuchanie, zebranie pozostałych dowodów, co automatycznie może wydłużyć czas postępowania w przypadku sporu sądowego.

 

11. Okres przechowywania faktur

Poszczególne państwa członkowskie ustalają prawem krajowym okres przechowywania faktur dla dostawcy towarów lub usługodawcy, gdy miejsce świadczenia znajduje się w tym państwie członkowskim. Dostawca towarów lub usługodawca, który dokonuje transakcji podlegających opodatkowaniu w innym państwie członkowskim (jak w ramach mechanizmu odwrotnego obciążenia), powinien stosować się do przepisów w zakresie przechowywania w państwie członkowskim, w którym ma miejsce dostawa towarów lub świadczenie usług. Ponadto w przypadku podatnika będącego nabywcą towarów lub usługobiorcą okres przechowywania faktury jest ustalany przez państwo członkowskie, w którym taki przedsiębiorca posiada siedzibę, niezależnie od obowiązku wynikającego z prawa kraju siedziby dostawcy, usługodawcy.

W Polsce reguluje to art. 112 Ustawy o VAT. Okres przechowywania (archiwizowania) wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (faktury przechowuje się do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).