W życiu zespoły niezbędne są spotkania, zebrania – słowem te chwile, które pozwalają na wymianę myśli i dokonanie ustaleń. Dobrze zaplanowane spotkania są efektywnym antidotum okropnej organizacyjnej choroby, którą można nazywać „meeting it is”, jako stan wywołany przez potrzebę zorganizowania spotkania. Brak adekwatnego planowania powoduje, że zebranie oddziałuje na uczestników w trakcie jego trwania zamiast pracować dla osiągnięcia celów po jego zakończeniu.
Oto sześć kroków przygotowania zebrania zespołu, które pomogą uchronić twój zespół przed złym organizowaniem zebrań.
Krok 1
Ustal listę osób, na które zebranie będzie miało wpływ. Pozwoli to na odkrycie zarówno ich palących problemów jak i interesujących dla nich kwestii.
Krok 2
Sformułuj kwestie i problemy w postaci punktów programu. Ułóż je w logiczny porządek lub hierarchię.
Krok 3
Określ, co dokładnie oznacza każdy punkt programu zebrania, weź pod uwagę istotne informacje potrzebne uczestniczącym w zrozumieniu, czym będą się zajmować. Zaznacz każdą informację, którą powinien uczestnik dostarczyć na zebranie dla maksymalnego wykorzystania czasu.
Krok 4
Wskaż, który punkt programu przeznaczony jest tylko dla informacji i czy ta pozycja może być załatwiona bez zabierania głosu na zebraniu i dyskusji? Jeśli nie, wskaż punkt programu, w którym informacja musi zostać przekazana , ale może będzie wymagać dodatkowego wyjaśnienia podczas zebrania.
Krok 5.
Wyznacz wartość czasu każdej pozycji w terminarzu do prowadzenia dyskusji zespołu.
Krok 6
Określ sposoby rejestrowania wyników spotkania (czas, notatki, nagrania itd.) - pozwalające na śledzenie wyników. W ten sposób uczestnicy będą wiedzieli, jak zostaną poinformowani o rezultatach, jeśli nie mogą brać udziału w zebraniu.
Zaleca się, aby prowadzący zebranie rozpoczynał zebranie poprzez przegląd terminarzy przed rozpoczęciem dyskusji na dany temat. To pozwala na dostosowanie terminów, które mogą być wymagane przez uczestników.
Ostrożne i przewidujące planowanie zebrania uczy nas szacunku dla czasu innych ludzi, stwarza maksymalne użycie środków oraz ułatwiania podjęcie zrozumiałych i przemyślanych decyzji.
Autor: dr Bogusław J. Feder
