Co, zrobić żeby podjąć działalność gospodarczą już od pierwszego dnia rejestracji firmy?

Porada zawiera rekomendacje postępowań, zarówno tych formalnoprawnych, jak i praktycznych czynności, które powinien wcześniej przyszły już przedsiębiorca podjąć, aby jak najwcześniej tj. już od chwili wpisu do rejestru przedsiębiorców (CEDIG lub KRS) mógł rozpocząć działalność, w rozumieniu tym sensu stricte, prawną, a więc „wystawić pierwsza fakturę", czyli zrealizować sprzedaż produktów (towarów lub usług).

Celem porady jest podniesienie efektywności i skrócenie okresu uruchamiania przedsiębiorstwa, od tworzenia przedsiębiorstwa, przygotowania go do ruchu, czyli wytwarzania towarów lub usług, kontraktowania zaopatrzenia i produktów i wreszcie rozpoczęcia sprzedaży.

Tak więc już na powyższym omówieniu widać, iż konieczne jest systematyczne i kompleksowe podejście do tworzenia przedsiębiorstwa już na etapie poprzedzającym składanie wniosku o rejestrację.

 

1. Jakie przesłanki wyboru bądź ustalenia rodzaju i przedmiotu działalności mają wpływ na uzyskanie lokalu i rozpoczęcie działalności?

Nawet przy najprostszych działalnościach, które zamierza się prowadzić w lokalu mieszkalnym, wynajętym na cele użytkowe w części lub w całości, w którym będą świadczone tylko usługi należy mieć na uwadze uwarunkowania właściwe dla danego lokalu związane z:

• regulaminami wspólnot, spółdzielni,
• postanowieniami w zakresie podatku od nieruchomości,
• stawkami kosztów eksploatacyjnych, remontowych i innych dla lokali użytkowych,
• dopuszczalnością lub zgodą wywieszania oznaczenia firmy przed wejściem do budynku i na wejściu do lokalu,
• zabezpieczenie i dostęp do miejsca parkowania dla klientów przedsiębiorcy, co często będzie warunkować pozyskanie i utrzymanie klientów.

Długotrwałość uzyskiwania takich zgód lub ich koszt będzie warunkować zarówno złożenie wniosku o wpis działalności, jak i samo rozpoczęcie przygotowań do przyszłej działalności i zawierania umów.

Najlepiej, gdy zostaną spisane najpierw wszystkie konieczne przesłanki, jakie miejsce prowadzenia działalności musi spełniać, a następnie dla tego miejsca rozpatrzone powinny być powyższe uwarunkowania. Na podstawie takiego badania dostępu i zdolności lokalu dla umiejscowienia działalności, można dopiero przygotować harmonogram działań niezbędnych do utworzenia przedsiębiorstwa.

 

2. Harmonogram działań niezbędnych na start up, dla rozpoczęcia działalności

Aby stworzyć harmonogram należy przede wszystkim ustalić kolejność procedur niezbędnych dla złożenia wniosku o rejestrację firmy. W tym celu trzeba rozpatrzyć i zidentyfikować główne elementy, które będą mieć znaczenie dla sprawnego uruchomienia przedsiębiorstwa.

3. Tworzenie przedsiębiorstwa

Przedsiębiorstwo to zorganizowany zespół składników mienia (aktywów) powiązanych funkcjonalnie, a więc zestawionych w taki sposób, iż z chwilą tzw. „rozpoczęcia ruchu” będzie można przy jego użyciu wytwarzać dane produkty lub usługi. Wobec tego, ta faza „budowy” przedsiębiorstwa sprowadza się do instalacji i odpowiedniego powiązania wszystkich elementów tego przedsiębiorstwa, łącznie z zatrudnieniem pracowników, ich przeszkoleniem ogólnym (bhp, ppoż, ochrona danych osobowych, bezpieczeństwo informatyczne), jak i szczególnym w zakresie specjalistycznym ruchu przedsiębiorstwa, a więc m.in. obiegu dokumentów, gospodarki magazynowej, odbiorów jakościowych produktów lub surowców, części zamiennych, norm jakościowych, norm sanitarno-epidemiologicznych itp.

Aby dokonać wymaganych przeszkoleń trzeba utworzyć przede wszystkim strukturę organizacyjną, w drodze choćby prostego regulaminu organizacyjnego, a następnie przygotować większość niezbędnych dokumentów, gdyż w świetle dzisiejszych regulacji muszą być one nawet w tych najmniejszych firmach. Część z tych regulacji, co prawda nie jest wymagana obligatoryjnie, pod rygorem kar, ale w praktyce, brak takich regulacji może skutkować bądź karami za nieprzestrzeganie przepisów prawa, bądź koniecznością ponoszenia dodatkowych kosztów (patrz niżej pkt 5).

 

4. Pierwsze wydatki możliwe przed rozpoczęciem działalności (rejestracją)

Jak już poczyniliśmy nakłady na podstawowe urządzenia (środki trwałe) trzeba zamawiać i przygotowywać przedsiębiorstwo, a najczęściej już w trakcie jego budowy, rozpoczyna się etap przygotowywania produkcji lub świadczenia konkretnych usług. Innymi słowy, zaczynają spływać zamówione materiały, surowce, półprodukty, części zamienne, opracowywane są projekty, modele, dokumentacje konkretnych towarów bądź wzory użytkowe, przemysłowe, tworzy się oprzyrządowania, matryce, wzorniki itp., W tym czasie, także dla niektórych działalności, produktów, przeprowadza się testowy, próbny rozruch, wytwarza próbne partie towarów dla testowania i poddania próbom jakościowym, bądź dla uzyskania odpowiednich atestów, dla opracowania instrukcji obsługi czy skonstruowania instrukcji montaży lub instalacji.

Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ma przeszkód formalnych oraz prawnych, aby wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu - pod warunkiem, że spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej powinny być odpowiednio udokumentowane. Faktury czy rachunki powinny zawierać imię i nazwisko oraz adres przyszłego przedsiębiorcy, natomiast w przypadku opłat administracyjnych i opłat na rzecz gminy lub państwa dowodem będzie potwierdzenie przelewu lub dowód potwierdzający zapłatę.

Na gruncie natomiast regulacji VAT, nie pozbawiają one podatnika prawa do dokonania odliczenia podatku od zakupów dokonanych przed rejestracją, o ile zakupione towary i usługi będą wykorzystywane do bieżącej lub przyszłej działalności opodatkowanej. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2014 r. o podatku od towarów i usług, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Trzeba pamiętać, że podatek VAT z faktur zakupów można odliczyć w okresie, w którym faktura została wystawiona lub w dwóch następnych okresach rozliczeniowych.

Jeśli w pierwszym miesiącu prowadzenia działalności gospodarczej podatnik nie dokonał zgłoszenia do podatku VAT, a osiągnął przychód, który nie podlegał opodatkowaniu VAT, to z faktur na koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej nie może odliczyć podatku VAT.

 

5. Regulacje niezbędne dla przyszłego przedsiębiorstwa

Ruch przedsiębiorstwa, a więc wprowadzanie produktów na rynek wiąże się z szeregiem wymogów i koniecznością spełnienia pewnych obowiązków formalnych wewnątrz, jak i na zewnątrz. Nie można rozpocząć prowadzenia działalności, a więc tym samym wyjścia jako przedsiębiorca oficjalnie z ofertą dla klientów, czyli na tzw. otwarty rynek oraz tym samym poddania się kontrolom właściwym dla profilu danej działalności gospodarczej, bez należytego przygotowania, sporządzenia i wdrożenia niezbędnych regulacji wewnętrznych, a także regulacji dla przyszłych klientów.

Z kolei regulacje wewnętrzne, na użytek sprawnego i poprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, zawierające elementy skutkujące również na zewnątrz, to przede wszystkich:

• regulamin organizacyjny,
• regulamin pracy,
• regulamin bezpieczeństwa informatycznego i obiegu informacji/dokumentacji (w tym ochrony danych osobowych, ochrony tajemnic: przedsiębiorstwa, klientów, tajemnic prawnie chronionych – skarbowa, bankowa, etc.),
• regulamin obiegu i gospodarki magazynowej (zaopatrzenia i zbytu),
• regulamin dotyczący tworzenia witryny internetowej w przypadku, gdy ma, niezależnie od waloru reklamowego, czy informacyjnego, również charakter handlowy, a więc jest platformą do komunikowania się z klientami poprzez umieszczanie cenników, ofert, umożliwia składanie zamówień, czy wreszcie służy sprzedaży internetowej.

Natomiast, do regulacji, które mają charakter stricte wewnętrzny, należą::

• polityka rachunkowości (określająca prowadzenie ksiąg rachunkowych i sposobu ujmowania w księgach) lub regulamin finansowy (określający rodzaje dokumentów, sposoby ewidencjonowania i rozliczeń),
• regulamin bhp i ppoż (ew. może stanowić element regulaminu pracy),
• regulamin ochrony i zabezpieczenia obiektów, korzystania z obiektów i prowadzenia kontroli,
• regulamin ekoprzedsiębiorstwa w zakresie zasad korzystania i ochrony środowiska,
• regulamin wynagradzania (określający warunki wynagrodzeń, zasady przyznawania, naliczania i wypłacania wynagrodzeń, premii, dodatków etc.).