Zmiana umowy zlecenia na umowę o pracę

Aktualnie, często pojawia się konieczność zmiany umowy zlecenia na umowę o pracę. Zmiana umowy zlecenia na umowę o pracę może być podyktowana wieloma czynnikami. Może to być dokonana za zgodną wolą obu stron zmiana formy zatrudnienia, związana ze sposobem lub zakresem wykonywania zadań przez dotychczasowego zleceniobiorcę. Zmiana umowy zlecenia na umowę o pracę może także mieć na celu czysto formalne dostosowanie stosunku łączącego strony do obowiązujących przepisów prawa, w sytuacji, gdy łącząca strony umowa zlecenia ma de facto lub już de iure charakter stosunku pracy. Zmiana umowy zlecenia na umowę o pracę może być dokonana na podstawie zgodnej woli stron (dobrowolnie), ale może być także wynikiem powództwa o ustalenie stosunku pracy i wydania przez sąd orzeczenia stwierdzającego, że stosunek łączący strony nie jest w istocie zleceniem, a stosunkiem pracy lub stanowić wykonanie ustaleń kontroli inspekcji pracy. Zastępując umowę zlecenia umową o pracę należy zastosować formę pisemną i adekwatną dla takiej umowy treść.

Niezależnie od pobudek należy pamiętać, że umowa zlecenia i umowa o pracę to odrębne stosunki prawne różniące się zakresem obowiązków, jak i sposobem ich wykonywania. Wobec tego strony decydując się na taką zmianę powinny liczyć się ze zmianą ich sytuacji prawnej. Dotyczy to nie tylko uzyskania przez dotychczasowego zleceniobiorcę uprawnień pracowniczych, ale i nałożenie na pracodawcę i pracownika obowiązków określonych w kodeksie pracy.

Nie można przy tym zapominać, iż charakter stosunku pracy i zobowiązania do świadczenia usług ze zlecenia są zgoła odmienne, a co za tym idzie uzyskując uprawnienia pracownicze (prawo do urlopu, prawo do wypoczynku, podleganie okresom ochronnym), były zleceniobiorca traci jednocześnie uprawnienia wynikające ze stosunku zobowiązaniowego jakim jest zlecenie (m.in. swoboda w sposobie, miejscu i czasie wykonywania zlecenia, możliwość posługiwania się osobą trzecią przy realizacji zlecenia), o ile umowa wyraźnie nie stanowi inaczej.

Tym samym, o ile zmiana umowy zlecenie na umowę o prace nie wynika z konieczności dostosowania istniejącego stosunku pracy wykonywanego na podstawie umowy zlecenie lub też nie wynika z orzeczenia sądu, warto rozważyć wszystkie za i przeciw takiego rozwiązania mając na uwadze wzajemne oczekiwania stron przy wykonywaniu powierzonych zadań.

 

Kiedy należy, a kiedy można zmienić umowę zlecenia na umowę o pracę?

Przede wszystkim należy rozróżnić sytuację, w której strony łączy stosunek zlecenia i decydują się na jego zmianę na stosunek pracy od sytuacji, w której strony łączy jednak de iure stosunek pracy formalnie nazwany umową zlecenia.

W pierwszym przypadku zleceniobiorca i zleceniodawca decydują, że chcą zmienić formę dotychczasowej współpracy, a co za tym idzie i sposób jej wykonywania oraz zakres obowiązków i uprawnień. W drugim przypadku dochodzi do usankcjonowania istniejącego już stosunku pracy, który jest wykonywany na podstawie umowy zlecenia, poprzez zawarcie stosownej umowy o pracę.

 

Umowa zlecenia a umowa o pracę

Osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenia z uwagi na charakter tego stosunku zobowiązaniowego ma dużą samodzielność i swobodę w sposobie organizowania swojego czasu i miejsca pracy, o ile z umowy nie wynikają pewne konkretne obowiązki. Tym samym może sama określać ramy czasowe swojej pracy, a więc decyduje kiedy pracę rozpoczyna i kiedy kończy, a także gdzie ją wykonuje. Ponadto obowiązkiem osoby zatrudnionej na podstawie umowy zlecenia jest staranne wykonywanie powierzonego zadania, ale nie jest obowiązana wykonywać go pod stałym kierownictwem zlecającego. Przede wszystkim jednak, co do zasady, nie musi wykonywać zlecenia osobiście, a może posługiwać się w tym celu także innymi osobami.

Zgodnie z art. 22 § 1 k.p. stosunek pracy cechują zobowiązanie pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę oraz zobowiązanie pracodawcy do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Oczywiście nie ma przeszkód, aby w umowie zlecenia ustalić godziny pracy, czy obowiązek zgody zleceniodawcy na posługiwanie się osobami trzecimi w wykonaniu zlecenia, lecz należy przy tym pamiętać, że jeżeli treść i zakres zlecenia określonego przez strony w umowie zlecenia będzie nadmiernie przypominał stosunek pracy lub będzie wprost stanowił obejście przepisów Kodeksu pracy, wówczas istnieje ryzyko, że podczas kontroli inspektor pracy uzna, że umowa zlecenie ma charakter umowy o pracę. W takim przypadku inspektor PIP, jeżeli pracodawca sam nie skoryguje podstawy zatrudnienia będzie uprawniony wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o ustalenie stosunku pracy. Z takim roszczeniem może wystąpić także sam zatrudniony.

Ostatnie cechy stosunku pracy bliżej m.in. wyłożył Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 23 listopada 2017 r. (sygn. akt III AUa 21/17) wskazując, że praca w ramach stosunku pracy jest wykonywana w ścisłym reżimie pracowniczym, którego cechy są następujące:

1. pracownikiem jest osoba fizyczna, która zobowiązuje się do pracy w zamian za wynagrodzenie;
2. przedmiotem umowy ze strony pracownika jest samo pełnienie (wykonywanie) pracy;
3. przy wykonywaniu której nie jest on obciążony ryzykiem realizacji zobowiązania;
4. pracownik obowiązany jest świadczyć pracę osobiście;
5. będąc w realizacji zobowiązania podporządkowanym pracodawcy.

Innymi słowy na podstawie umowy o prace pracownik obowiązany jest wykonywać określone obowiązki pracownicze pod ścisłym kierownictwem pracodawcy, ma umownie ustalone miejsce wykonywania pracy oraz czas pracy, w tym godzinę jej rozpoczęcia i zakończenia, a jego swoboda w organizowaniu czasu pracy jest ograniczona. Z zamian za wykonywaną pracę pracodawca zobowiązany jest pracownikowi wypłacać wynagrodzenie.

 

Zmiana umowy zlecenia na umowę o pracę – treść umowy

Możemy zastosować dwa sposoby. Po pierwsze zawrzeć odrębnie w drodze porozumienia stron umowy zlecenie - wystarczą zgodne oświadczenia stron lub jeden dokument podpisany przez strony stwierdzający, że zgodnie postanawiają umowę zlecenia rozwiązać i zawrzeć umowę o pracę. Bądź też można zawrzeć umowę „zmieniającą” z zaznaczeniem, że jest to zmiana łączącej strony umowy przy zachowaniu ciągłości wykonywania obowiązków.

Zgodnie z art. 29 k.p. umowa o pracę określa strony umowy (pracownik, pracodawca) rodzaj umowy (umowa na czas nieokreślony, na czas określony, na okres próbny, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

1. rodzaj pracy (np. stolarz, kelner, kierowca);
2. miejsce wykonywania pracy (np. poprzez wskazanie określonego zakładu pracy, miasta, kraju)
3. wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia (wynagrodzenie zasadnicze, premia, nagrody);
4. wymiar czasu pracy (np. cały etat, 4/5 etatu, ½ etatu, etc);
5. termin rozpoczęcia pracy.

O wariantach umowy o pracę, w tym co powinna zawierać m.in. umowa o pracę na czas określony, umowa o pracę na czas nieokreślony, umowa o pracę na okres próbny patrz tutaj.

Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy obowiązany jest potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 k.p.). Niedopełnienie tego obowiązku również stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny w wysokości do 30 tys. zł.

Umowa zmieniająca powinna więc w swojej treści stanowić w istocie umowę o pracę z jej koniecznymi elementami, z tym że w tzw. preambule lub w pisemnym postanowieniu („paragrafie”) stwierdzać przykładowo, że:

Strony niniejszej Umowy, Pracodawca i Pracownik wskazanie poniżej, zgodnie postanawiają zastąpić dotychczasową umowę zlecenia z dnia (np. 1 stycznia 2015 r.) umową o pracę o treści poniższej, z tym skutkiem, ze na dzień (np. 31 marca 2018 r.) wygasają wszelkie zobowiązania z umowy zlecenia, a dniem (np. 1 kwietnia 2018 r.) zostaje nawiązany stosunek pracy określony postanowieniami niniejszej Umowy.

Obowiązki pracodawcy związane z zatrudnieniem pracownika na postawie umowy o pracę

Zmiana umowy zlecenia na umowę o pracę wiąże się z przejściem spod reżimu przepisów Kodeksu cywilnego, pod który podlega umowa zlecenie, pod reżim przepisów Kodeksu pracy. Oznacza to, że dotychczasowy stosunek prawny ulegnie zmianie nie tylko jeżeli chodzi o sposób wykonywania pracy, ale i zmianie ulegną również obowiązki i uprawnienia stron. Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków i formalności, których musi dopełnić decydując się na zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę, a którymi nie jest związany zatrudniając pracownika w ramach umowy zlecenia.

Wobec powyższego po zmianie umowy zlecenia na umowę o pracę pracodawca zobowiązany będzie m.in. poinformować pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,

a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Ponadto zgodnie z art. 94 k.p. pracodawca jest obowiązany w szczególności:

• zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami;
• organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy;
• organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie;
• przeciwdziałać dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy;
• zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie;
• ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych;
• stwarzać pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe lub szkoły wyższej warunki sprzyjające przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy;
• zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników;
• stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy;
• prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników;
• przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem;
• wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

 

Dopuszczenie pracownika do pracy – obowiązkowe badania i szkolenie BHP

Zawarcie umowy o pracę wiąże się z takimi obowiązkami jak poddanie pracownika wstępnym badaniom lekarskim (art. 229 § 1 pkt 1 k.p.) oraz przeprowadzenie szkolenia BHP. Zgodnie z art. 237² § 2 k.p. pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Niedopełnienie tych obowiązków stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny w wysokości do 30 tys. zł. Zgodnie bowiem z art. 283 § 1 k.p. kto, będąc odpowiedzialnym za stan bezpieczeństwa i higieny pracy albo kierując pracownikami lub innymi osobami fizycznymi, nie przestrzega przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Obowiązki i uprawnienia pracownika

Zmian statusu prawnego ze zleceniobiorcy na pracownika, to nie tylko uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, jak np. prawo do urlopu, prawo do wypoczynku, prawo do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem, czy podleganie okresom ochronnym, ale również obowiązki, mniejsza swoboda wykonywania zadań i przede wszystkim obowiązek stosowania się do poleceń przełożonych. Zgodnie z art. 100 § 1 i 2 k.p. pracownik jest obowiązany:

• wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę;
• przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy;
• przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku;
• przestrzegać przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych;
• dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
• przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach;
• przestrzegać w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Trzeba tu wskazać, iż ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych stanowi podstawę do wypowiedzenia przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.).

 

Zmiana umowy zlecenia na umowę o pracę a formalności ZUS

Zarówno osoby wykonujące pracę na podstawie umowy o pracę, jak i na postawie umowy zlecenia podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają (art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Umowa zlecenia co do zasady rodzi obowiązek ubezpieczenia emerytalnego, rentowego i wypadkowego (art. 6 ust. 1 pkt 4 i art. 12 ust. 1 u.s.u.s.). Natomiast ubezpieczeniu chorobowemu zleceniobiorcy podlegają na zasadzie dobrowolności (art. 11 ust. 2 u.s.u.s.).

Tymczasem pracownicy podlegają obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom społecznym, bez względu na wymiar czasu pracy w ramach stosunku pracy, posiadanie innego tytułu do ubezpieczeń, uprawnienie do emerytury lub renty czy też fakt bycia studentem lub uczniem, etc.

Zmiana umowy zlecenia na umowę o pracę powoduje, co do zasady wygaśnięcie tego pierwszego tytułu podlegania ubezpieczeniom społecznym. Wobec tego płatnik składek powinien złożyć wniosek o wyrejestrowanie z dotychczasowych ubezpieczeń ZUS ZWUA, a następnie ponownie zgłosić do ubezpieczeń poprzez złożenie formularza ZUS ZUA. Chyba, że dotychczasowy zleceniodawca nie podlegał ubezpieczeniom społecznym.

Uzupełnić stosowne formularze ZUS ZWUA oraz ZUS ZUA można samodzielnie korzystając ze specjalnych poradników przygotowanych przez ZUS, jak np. „ZUS ZWUA. Wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Jak wypełnić i skorygować. Poradnik dla płatników składek” oraz „ZUS ZUA. Zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej. Jak wypełnić i skorygować. Poradnik dla płatników składek” lub też poprosić pracownika ZUS z działu obsługi interesantów w zakresie składek o wypełnienie za nas stosownych formularzy i ewentualne wyjaśnienie pojawiających się wątpliwości, które mogą się pojawić w przypadku, gdy ubezpieczony posiada kolejne tytuły ubezpieczenia (np. z tytułu kolejnej umowy zlecenia z innym podmiotem).