Odwołanie urlopu na wypowiedzeniu

Użytkownik naszego serwisu ustalił ze swoim pracodawcą termin urlopu wypoczynkowego, a następnie użytkownik złożył wypowiedzenie umowy o pracę.

Użytkownik zwrócił się do nas z zapytaniem czy w takiej sytuacji pracodawca może odwołać / zmienić termin ustalonego urlopu? Czy w takiej sytuacji przysługuje mu roszczenie o zwrot kosztów poniesionych w związku z odwołaniem urlopu.

Poniżej odpowiedź naszych ekspertów!

Pytanie użytkownika serwisu można rozumieć w dwojaki sposób. Pierwszym z nich jest, pytanie o możliwość odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego już udzielonego. Drugi zaś odnosi się do sytuacji, gdy pracownik dopiero zamierza udać się na urlop. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej również „KP”) również rozróżnia te dwie sytuacje.

Odwołanie z urlopu

W przypadku, gdy pracownik rozpoczął urlop wypoczynkowy, pracodawca ma prawo odwołać go z urlopu, gdy obecność pracownika jest konieczna w zakładzie pracy (uzasadniony interes pracodawcy). Co więcej, okoliczności uzasadniające odwołanie pracownika z urlopu muszą zaistnieć już po rozpoczęciu urlopu przez pracownika oraz gdy nie dało się ich przewidzieć przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego przez pracownika. Konstytucyjnie zagwarantowane prawo do nieprzerwanego odpoczynku nie jest zatem bezwzględnym uprawnieniem pracowniczym. Może zostać ono ograniczone właśnie poprzez złożenie oświadczenia przez pracodawcę o odwołaniu pracownika z urlopu.

Konsekwencją naruszenia prawa do spokojnego odpoczynku, czyli odwołania z urlopu wypoczynkowego, jest powstanie po stronie pracodawcy obowiązku zwrotu pracownikowi kosztów związanych bezpośrednio z odwołaniem go z urlopu. Do takich kosztów niewątpliwie będą należeć koszty podróży pracownika z miejsca przebywania na urlopie czy zwrot części kosztów związanych z opłaceniem pobytu pracownika.

Skoro zwrot kosztów związany jest z odwołaniem z urlopu, kluczowym jest ustalenie, od jakiego momentu pracownik przebywa na urlopie. Zgodnie z przyjętym stanowiskiem sądów, o początku urlopu decyduje rozkład czasu pracy pracownika. W konsekwencji znaczenie ma początek kolejnej doby pracowniczej, a nie sama doba kalendarzowa. Jeżeli pracownik otrzymał zgodę na urlop od poniedziałku, ale wyjechał na urlop już w sobotę, to odwołanie z urlopu będzie mieć miejsce, jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o odwołaniu z urlopu w poniedziałek (przy założeniu, że pracownika obowiązuje rozkład czasu pracy od poniedziałku do piątku). Poinformowanie pracownika o konieczności stawienia się w zakładzie pracy bądź wykonania czynności służbowych w sobotę lub w niedzielę nie oznacza tym samym odwołania z urlopu.

Kolejnym zagadnieniem związanym z odwołaniem z urlopu jest ustalenie czy pracodawca złożył oświadczenie woli o odwołaniu pracownika z urlopu, a jeżeli tak, to czy oświadczenie takie zostało złożone skutecznie.

Podkreślić należy, że o odwołaniu z urlopu decyduje wola pracodawcy wyrażona wprost. Za oświadczenie o odwołaniu z urlopu nie będzie więc uznane poinformowanie pracownika o trudnościach zaistniałych w zakładzie pracy.

Również wywieranie presji psychicznej na pracowniku przebywającym na urlopie, nie będzie oznaczać odwołania go z urlopu. Ponadto, zobowiązanie pracownika przez pracodawcę do pozostawania w gotowości do pracy czy wymuszanie na nim świadczenia pracy w czasie urlopu wypoczynkowego (werbalne, pozawerbalne - przez presję psychiczną lub spowodowane wadliwą organizacją pracy powodującą konieczność wykonywania obowiązków pracowniczych w tym okresie) stanowi zaprzeczenie istoty urlopu wypoczynkowego przeznaczonego na czas niezakłóconego odpoczynku pracownika. Konsekwencją naruszenia jednego z podstawowych praw pracowniczych może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę przez pracownika bez wypowiedzenia z winy pracodawcy.

Skuteczne odwołanie pracownika z urlopu wymaga od pracodawcy złożenia jednoznacznego oświadczenia woli w sposób pozwalający pracownikowi zapoznać się z jego treścią. Wymogu tego nie spełnia wysłanie przez pracodawcę wiadomości na prywatną skrzynkę mailową pracownika zwłaszcza, gdy takiego środka komunikacji nie wykorzystywano wcześniej do komunikacji między stronami stosunku pracy. Złożenie jednoznacznego oświadczenia pracodawcy o odwołaniu z urlopu powinno nastąpić w takiej formie, by pracownik miał możliwość zapoznania się z jego treścią. Może to okazać się o tyle utrudnione, ponieważ pracownik nie ma obowiązku odbierania telefonów służbowych w okresie wypoczynku. Nie jest również dopuszczalne zobowiązanie pracownika przebywającego na urlopie wypoczynkowym, do kontrolowania poczty elektronicznej, zarówno służbowej, jak i prywatnej.

Co więcej, pracodawca wysyłający pracownikowi oświadczenie o odwołaniu go z urlopu na prywatny adres mailowy, co do zasady naraża się, że jego oświadczenie nie zostało złożone skutecznie. Jak podkreśla się w orzecznictwie, posłużenie się prywatnym adresem elektronicznym pracownika do złożenia przez pracodawcę oświadczania o odwołaniu go z urlopu może zostać uznane za skutecznie złożone, jeżeli wcześniej pracodawca korzystał z tej formy komunikowania się z pracownikiem.

Przesunięcie terminu urlopu.

Odmienną instytucją od odwołania z urlopu, jest przesunięcie jego rozpoczęcia. Kodeks pracy wskazuje na obligatoryjne przesłanki przesunięcia rozpoczęcia urlopu. Zalicza się do nich między innymi usprawiedliwioną nieobecność pracownika z powodu choroby, odosobnienia pracownika w związku z chorobą zakaźną, czy też urlop macierzyński pracownika.

Poza obligatoryjnymi przesłankami przesunięcia terminu urlopu, termin rozpoczęcia urlopu może ulec zmianie albo na wniosek pracownika albo w wyniku złożonego oświadczenia woli przez pracodawcę.

Przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika powinien zostać umotywowany ważnymi przyczynami i wymaga uzyskania zgody pracodawcy. Wynika to zaplanowanej organizacji pracy w zakładzie pracy – zmiana terminu urlopu jednego pracownika może zakłócić pracę w zakładzie pracy oraz mieć negatywne skutki dla pozostałych pracowników. Z tych względów, ustawodawca pozostawił pracodawcom możliwość odmówienia pracownikowi zmiany terminu urlopu.

Zmiana terminu urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę również wymaga zaistnienia przesłanek szczególnych. Są nimi szczególne potrzeby pracodawcy oraz to, że nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Oświadczenie pracodawcy o przesunięciu terminu urlopu powinno być złożone przed rozpoczęciem urlopu przez pracownika, czyli przed rozpoczęciem pierwszej doby pracowniczej udzielonego urlopu. Przesunięcie terminu urlopu przez pracodawcę nie wymaga zgody pracownika. W przeciwieństwie do odwołania z urlopu, w przypadku przesunięcia terminu urlopu przez pracodawcę, pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów związanych z zaplanowanym urlopem w pierwotnym terminie. Oznacza to, że jeżeli pracownik wpłacił zaliczkę na poczet ceny pobytu (lub wycieczki, o której wspomina użytkownik serwisu), to w przypadku przesunięcia terminu urlopu, pracodawca nie będzie zobowiązany do zwrotu utraconej przez pracownika zaliczki.

Odnosząc się do pytania użytkownika serwisu, stwierdzić należy, że pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego, jeżeli jest to uzasadnione ważnymi interesami pracodawcy oraz jeżeli przyczyny odwołania z urlopu nie dało się przewidzieć przed rozpoczęciem urlopu. Złożenie przez pracownika wypowiedzenia umowy o pracę, a następnie rozpoczęcie przez niego urlopu wypoczynkowego, może zostać uznane za okoliczność uzasadniającą odwołanie pracownika z urlopu. W takim stanie faktycznym, pracownikowi będą przysługiwało roszczenie o zwrot kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem z urlopu. Jeżeli zaś pracownik złożył wypowiedzenie umowy o pracę, ale jeszcze nie rozpoczął urlopu wypoczynkowego, pracodawca może przesunąć termin urlopu takiego pracownika. W przypadku przesunięcia terminu urlopu, pracownikowi nie będzie przysługiwać zwrot kosztów od pracodawcy, związanych ze zmianą terminu urlopu.

Urlop w okresie wypowiedzenia umowy o pracę

Na zakończenie warto też wskazać na unormowania związane z udzieleniem urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia. Kodeks pracy nakłada na pracownika obowiązek wykorzystania przysługującego mu urlopu w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. Obwiązek ten jednak nie jest bezwzględny. Uzależniony jest on od woli pracodawcy, która objawia się udzieleniem pracownikowi urlopu. Oznacza to, że pracownik ma obowiązek zawnioskować do pracodawcy o udzielenie mu urlopu, ale pracodawca nie ma obowiązku udzielenia tego urlopu. Jeżeli pracodawca uznając, że obecność pracownika w okresie wypowiedzenia jest istotnie konieczna w zakładzie pracy, może nie udzielić pracownikowi urlopu, wypłacając pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Porada została przygotowana przez prawników Kancelarii Gessel, Koziorowski Sp. k.

Podstawa prawna(stan na dzień 30.06.2021):

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity – Dz. U. z 2020 r., poz. 1320, ze zmianami).

Wpisz nasz KRS 0000318482 w deklaracji podatkowej PIT.