Jak rejestrować zmiany dotyczące KRS w PRS?

Odkąd w lipcu 2021 weszła w życie nowelizacja Ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym rejestrze sądowym (dalej: "ustawa o KRS"), w polskim porządku prawnym wprowadzono szereg zmian w sposobie prowadzenia i aktualizacji danych w Krajowym Rejestrze Sądowym. W jaki sposób obecnie zmienić dane w KRS w Portalu Rejestrów Sądowych? Odpowiedź na to pytanie przedstawimy w poniższej instrukcji.

             Zgodnie z art. 19 ust. 2 ustawy o KRS wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

             Należy pamiętać, że wniosek złożony w innej formie niż za pośrednictwem systemu teleinformatycznego i nieopłacony podlega zwróceniu bez wzywania do uzupełnienia braków!

             Wniosek o wpis zmian należy złożyć:

 

• za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (dalej: PRS) – tylko, jeżeli umowę spółki lub akt założycielski zawarto u notariusza: https://prs.ms.gov.pl/;
• w systemie teleinformatycznym S24 – tylko, jeżeli umowę spółki zawarto na wzorcu umowy udostępnionym w S24: https://ekrs.ms.gov.pl/s24/.         

             W dzisiejszym wpisie skupimy się na pierwszej możliwości.

 

Etap 1: Założenie konta na Portalu Rejestrów Sądowych

             Pierwszą czynnością, jaką trzeba wykonać, jest założenie konta na Portalu Rejestrów Sądowych: https://prs.ms.gov.pl/. Aby prawidłowo założyć kontro, należy zapoznać się z instrukcją zakładania konta w PRS.

             W celu utworzenia konta osoby fizycznej lub zalogowania się użytkownika do systemu PRS należy uruchomić przeglądarkę i otworzyć adres PRS: https://prs.ms.gov.pl. Następnie należy nacisnąć  na odsyłacz zawarty w sekcji E-FORMULARZE KRS w celu rozpoczęcia logowania użytkownika lub zakładania konta użytkownika. W kolejnym kroku zostaniemy przeniesieni do MODUŁU TOŻSAMOŚĆ.

Należy kliknąć na odsyłacz Rejestracja na stronie „Logowania” i następnie wybrać jedną z dostępnych metod tworzenia konta:

• Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej,
• Kwalifikowany podpis elektroniczny.

             Aby zalogować się do systemu PRS należy wybrać jedną z dostępnych metod autoryzacji użytkownika.

             Jeżeli chcemy utworzyć konto lub zalogować się do PRS przy użyciu Profilu Zaufanego. należy kliknąć na ikonę Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej. Następnie, na stronie https://login.gov.pl, należy nacisnąć na odsyłacz Profil Zaufany. W kolejnym kroku zostaniemy przeniesieni na stronę Profilu Zaufanego https://pz.gov.pl. Należy wówczas zalogować się do Profilu Zaufanego podając login i hasło lub skorzystaj z logowania przy pomocy banku lub innego dostawcy.

             Po potwierdzeniu tożsamości użytkownika przez Profil Zaufany:

a)      zostaniemy przeniesieni do systemu PRS, jeśli konto użytkownika zostało wcześniej utworzone w MODULE TOŻSAMOŚCI,

b)      powrócimy do strony MODUŁU TOŻSAMOŚĆ w celu dokończenia procesu zakładania konta.

             W tym celu należy zaktualizować informacje o koncie użytkownika (imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej) oraz ustawić hasło. Należy również zaakceptować klauzulę informacyjną dla użytkowników. Po utworzeniu konta zostaniemy przeniesieni do systemu PRS.

 

Etap drugi: Wniosek o zmianę danych w KRS

Kolejnym krokie, po utworzeniu konta i zalogowaniu się do PRS jest wybór zakładki Następnie „Wnioski o zmianę”.  W tej zakładce należy wpisać numer KRS podmiotu, którego dotyczy zmiana.

 

Etap trzeci: Uzupełnianie wniosku o zmianę danych w KRS

Kolejno należy przejść do zakładki „Przejdź do wniosku”. Elektroniczny formularz KRS w systemie teleinformatycznym PRS jest podzielony na 7 sekcji:

• Nazwa wniosku,
• Dane podmiotu,
• Oświadczenie spółki,
• Wnioskodawca Pełnomocnik,
• Sąd,
• Zakres informacyjny objęty zmianą,
• Załączniki.   

             Pozycje – sekcje wniosku „Nazwa wniosku” i „Dane podmiotu” uzupełniane są automatycznie przez system PRS.

             W pozycji – sekcji „Oświadczenie spółki” należy oświadczyć, czy podmiot jest cudzoziemcem w rozumieniu Ustawy z dnia 24 marca 1920 roku o nabywaniu nieruchomości od cudzoziemców.

             W polu „Wnioskodawca Pełnomocnik” wskazuje się, kto jest wnioskodawcą oraz czy w sprawie występuje profesjonalny pełnomocnik – radca prawny, adwokat.

             W sekcji „Sąd” wskazuje się sąd, do którego kierowany jest wniosek.

Zmiany danych podmiotu wpisanego do KRS dokonuje się w sekcji nr 6 – „Zakres informacyjny objęty zmianą”. Zmiany mogą dotyczyć: 

• informacji o spółce i wspólnikach;
• organu reprezentacji, organu nadzoru, prokurentów;
• przedmiotu działalności;
• likwidacji, rozwiązania, unieważnienia;
• połączenia, podziału, przekształcenia;
• zawieszenia, wznowienia wykonywania działalności. 

             Funkcjonalność każdego z wyżęj wymienionych punktów pojawia się po kliknięciu w poszczególne zakładki i rozwinięciu listy możliwych do dokonania zmian.

Załączniki do wniosku obejmują pliki dołączone do wniosku takie jak:

• pełnomocnictwo w przypadku, gdy wniosek składa pełnomocnik;
• oświadczenia osób reprezentujących podmiot wpisany do Rejestru, likwidatorów i prokurentów obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń – w przypadku wpisu lub zmiany danych;
• uchwały w przedmiocie zmiany adresu podmiotu;
• uchwały w przedmiocie powołania/odwołania z funkcji w zarządzie, radzie nadzorczej, funkcji prokurenta;
• lista obejmująca nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów bądź osób uprawnionych do powołania zarządu – w przypadku wpisu lub zmiany tych osób.

 

Etap czwarty: Uiszczenie opłaty od wniosku

             W PRS opłatę od wniosku wnosi się za pomocą systemu e-Płatności: https://oplaty.ms.gov.pl/. Można również wykonać przelew bezpośrednio z konta bankowego, zapłacić kartą kredytową, kartą płatniczą albo płatnością BLIK. Opłaty za zmiany w systemie PRS wynoszą:

• 250 zł – opłata sądowa za wpis,
• 100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

 

Etap szósty: Podpis i złożenie e-wniosku do KRS

             Ostatnim etapem jest cyfrowe podpisanie wniosku. Portal umożliwia skorzystanie z podpisu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo e-dowodu. W wielu przypadkach podpisanie wniosku wymaga podpisania go przez większą liczbę osób. W takiej sytuacji można udostępnić wniosek (funkcja systemu) innej osobie posiadającej konto w KRS.

            Po złożeniu podpisów możemy skorzystać z końcowej opcji „Złóż wniosek”. Funkcja ta aktywuje się, gdy cały wniosek zostanie poprawnie wypełniony

 

Etap siódmy: Rozpatrzenie wniosku

             Rozpoznanie przez sąd wniosku o wpis powinno nastąpić w terminie 7 dni od daty jego wpływu.

             Jeżeli we wskazanym terminie wniosek zostanie rozpoznany pozytywnie, sąd wyda stosowne postanowienie (o rejestracji spółki/ zmianie wpisu/ wykreśleniu), które będzie stanowiło podstawę wpisu w KRS. Od strony technicznej sam wpis nastąpi zaś z chwilą zamieszczenia w rejestrze danych zawartych w postanowieniu sądu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. O dokonaniu wpisu zostaniemy powiadomieni elektronicznie, po zalogowaniu się na swoje konto w portalu PRS.

            Jak zostało przedstawione w niniejszej Instrukcji, składanie wniosków do KRS nie jest trudne i stosunkowo łatwo i szybko można je złożyć. Obecnie jest to często jedyna forma korespondencji z Sądem Rejestrowym. Niemniej zachęcamy do skorzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika przy składaniu wniosków do KRS. Osoba taka, o ile składa wniosek w imieniu spółki (wnioskodawcy), może wykonać elektroniczny odpis dokumentu i opatrzyć go swoim podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym. Zgodnie bowiem z art. 694[4] k.p.c. dokumenty stanowiące podstawę wpisu do KRS albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych składa się w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach. Z kolei § 22 przywołanego przepisu wskazuje, że jeżeli dokumenty, sporządzono w postaci papierowej, do wniosku dołącza się: odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym, albo elektroniczne kopie dokumentów.

 

Podstawa prawna:

1)        Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 979).