Niniejszym przedstawiamy instrukcję w zakresie postępowania i przesłanek wyboru trybu zmian dla dokonywania zmian warunków pracy lub zatrudnienia. Dla potrzeb tej instrukcji warunki zatrudnienia będą oznaczać wszystkie te postanowienia kształtujące stosunek pracy, które są zawarte w umowie o pracę i załącznikach do niej, innymi słowy są uwarunkowane treścią indywidualnej umowy zawartej z każdym pracownikiem odrębnie. Natomiast warunki pracy dla potrzeb tej instrukcji to wszelkie warunki kształtujące obowiązki pracownika, sposób, zakres i miejsce wykonywania pracy, które w granicach umowy o pracę są jednak kształtowane przez akty wewnętrzne pracodawcy lub indywidualne decyzje bądź regulacje bezpośrednich przełożonych lub dla poszczególnych jednostek organizacyjnych albo stanowisk pracy w całym przedsiębiorstwie.
Przedsiębiorca powinien zawsze kolejno rozważyć czy:
- pracownik/pracownicy, którym zamierza zmienić warunki zatrudniania lub pracy należą do grup objętych szczególną ochroną (niepełnosprawni, kobiety w ciąży, pracownicy w wieku przedemerytalny, funkcjonariusze związków zawodowych);
- umowa o pracę precyzuje szczegółowo warunki zatrudniania, miejsca pracy, czas i strukturę czasu pracy, zakres czynności i obowiązków, a również stanowisko pracy;
- ewentualny zakres zmian dotyka regulacji wewnętrznych, takich jak: warunki pracy, regulamin organizacyjny, regulamin wynagrodzeń, księgę służb i inne.
Następnie należy ustalić/ sprecyzować, co w istocie jest przyczyną zmiany i czy obejmie ona jednego, kilku, grupę czy zespół pracowników bądź całą jednostkę organizacyjną (zakład, sklep, warsztat, punkt usług).
1. Przyczyny zmiany warunków zatrudnienia lub pracy.
Zmiany warunków zatrudnienia lub pracy mogą być spowodowane:
1) restrukturyzacją przedsiębiorstwa, tworzeniem nowych jednostek organizacyjnych, łączeniem, co można ogólnie nazwać zmianą struktury organizacyjnej i organizacji pracy (regulamin organizacyjny);
2) restrukturyzacją szczególną spełniającą przesłanki z ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. 2018 poz. 1969), tzw. ustawa o zwolnieniach grupowych;
3) zmianami regulacji wewnętrznych w przedsiębiorstwie, w tym zmiana lub wprowadzanie układów zbiorowych pracy, zmiany lub wprowadzanie systemów wynagrodzeń i/ lub czasu pracy;
4) zmianami w warunkach wykonywania zadań na określonych stanowiskach pracy, wykonywania określonego zawodu;
5) indywidualnymi zmianami, wynikającymi z tworzenia lub znoszenia stanowisk pracy lub przesuwania ich pomiędzy jednostkami organizacyjnymi, bądź zaliczania do innej kategorii stanowisk pracy;
6) indywidualnym zmianami wynikającymi z oceny pracownika, zmianami kwalifikacji lub innych przyczynami, np. zdrowotnymi.
2. Narzędzia, jakimi dysponuje pracodawca dla celów zmiany warunków zatrudnienia lub pracy.
Narzędzia, którymi pracodawca dysponuje dla zmian warunków zatrudnienia i pracy pracownika, wynikają albo z kodeksu pracy i dotyczą zmian regulacji wewnętrznych bądź polegają na zmianie samej umowy o pracę. Zarówno kodeks pracy, jak i treść umowy o pracę, przesądzają o tym, w jakim zakresie, jakie narzędzia mogą być stosowane w konkretnych przypadkach. Z jednej strony regulamin pracy, regulamin organizacyjny, regulamin wynagradzania i regulaminy, procedury dla poszczególnych procesów lub jednostek organizacyjnych mogą umożliwiać większą swobodę pracodawcy w zmianie warunków pracy bez potrzeb zmian warunków zatrudnienia, a w innych przypadkach dawać mały margines dyspozycyjności, co wiązać się będzie z koniecznością wypowiedzeń zmieniających warunki pracy lub płacy.
W związku z powyższym w dyspozycji przedsiębiorcy (pracodawcy) pozostają następujące narzędzia:
1) wypowiedzenie zmieniające (art. 42 kodeksu pracy),
2) zmiana regulaminu pracy,
3) zmiany czasu pracy w zakładzie pracy w ramach systemu czasu pracy,
4) zmiana regulaminu/zasad wynagradzania,
5) zmiana układu zbiorowego pracy,
6) zmiana regulaminu organizacyjnego przedsiębiorstwa, zakładu, działu,
7) zmiana taryfikatora,
8) zmiana regulacji zarządzania informacją i ochrony informacji niejawnych.
3. Poziom i kompetencja zarządzania zmianą, przypisanie uprawnień organom lub do stanowisk osobom pełniącym funkcje kierownicze.
Ustrój danego pracodawcy, przedsiębiorcy decyduje o tym, na jakim poziomie, jakim organom przypisane jest władztwo w zakresie stosunków pracy. Podstawowe regulacje wewnętrzne dla danego pracodawcy rozstrzygają najczęściej, jaki organ jest kompetentny do przyjmowania i zmian takich aktów jak: regulamin pracy czy regulamin wynagradzania, jak również innych regulacji mających wpływ na kształtowanie warunków zatrudniania i pracy. Może o tym rozstrzygać statut spółki z o.o. lub umowa spółki jawnej czy komandytowej, ale także regulamin organizacyjny wprowadzony przez przedsiębiorcę prowadzącego przedsiębiorstwo na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Indywidualny przedsiębiorca może przypisać wyłącznie sobie kompetencje do przyjmowania i zmiany podstawowych regulaminów, ale także może w drodze upoważnienia i zarządzenia w formule wprowadzonych określonych procedur czy np. księgi służb, delegować uprawnienie na ustanowionego przez siebie dyrektora przedsiębiorstwa czy zakładu lub kierowników poszczególnych, odrębnych jednostek organizacyjnych, które mogą stanowić odrębne zakłady pracy, których kierownikom powierzono obowiązki kierownika zakładu pracy. Wreszcie z regulaminu pracy, regulaminu organizacyjnego czy księgi służb może wynikać przypisanie uprawnień do kształtowania warunków pracy pracownika, kierownikom podstawowych jednostek organizacyjnych, tj. np. punktu usługowego, sklepu, działu, magazynu, warsztatu, itp., którzy nie będąc kierownikami zakładu pracy, w granicach regulacji wewnętrznych i umów o pracę będą mieli przypisane kompetencje w ściśle określonym zakresie do określenia warunków pracy, takich jak np.: zmiany, na jakim stanowisku pracy w konkretnym odcinku czasu (tygodniu, miesiącu, dniu). Jednakże zawsze wówczas musi być to dyspozycyjność wynikająca z regulacji wewnętrznych i w granicach konkretnej umowy o pracę. Wszelkie zmiany co do miejsca wykonywania pracy, czasu pracy, stanowiska i funkcji, które nie mieszczą się w warunkach zatrudnienia ustalonych umową o pracę lub wynikających z ius dispositivi kodeksu pracy, układu zbiorowego, regulacji wewnętrznych, przywołanych w umowie o pracę muszą odbywać się w drodze wypowiedzenia zmieniającego, co jest przypisane osobie sprawującej funkcję kierownika zakładu pracy.
4. Postępowanie, wewnętrzne procedowanie.
- w pierwszej kolejności bezpośredni przełożony pracownika, kierownik jednostki organizacyjnej, zakładu musi rozpoznać czy zmiana warunków pracy jest możliwa do wykonania w ramach obowiązującej umowy o pracę i dokumentów powiązanych, a więc których warunki zatrudnienia zastrzeżono umową o pracę. Na tym etapie rozstrzyga czy sam posiada kompetencje do zmiany warunków pracy lub zatrudnienia czy też musi wnosić do swojego przełożonego bądź na poziom kierownika zakładu pracy, przedsiębiorcy, zarządu o dokonanie zmian w warunkach zatrudnienia danego pracownika;
- następnie osoba, która stwierdza swoją kompetencję musi ustalić w drodze jakiego narzędzia może zmieniać warunki zatrudnienia lub pracy danemu pracownikowi. W sytuacji gdy dotyczy to większej ilości pracowników rozpoznać czy zachodzą przesłanki zaliczenia do zwolnień grupowych oraz rozpoznać, zakwalifikować przyczyny zmiany warunków zatrudnienia lub pracy. Przede wszystkim czy wynikają one z przyczyn leżących po stronie zakładu pracy czy pracownika;
- należy zawsze zweryfikować czy nie zachodzi konieczność zmian regulacji wewnętrznych, o ile w ogóle przyczyną zmian zatrudnienia nie są właśnie zmianą regulacji wewnętrznych;
- jeżeli zachodzi potrzeba zmian regulaminu organizacyjnego, taryfikatora, księgi służb, regulaminu wynagradzania lub innych, najpierw wszczynamy procedurę zmiany tych regulacji, zgodnie z trybem i warunkami u danego przedsiębiorcy;
- następnie należy zdecydować czy niezbędne będzie wypowiedzenie zmieniające czy wystarczy zmiana warunków pracy, albo w przypisanych trybie, na piśmie informuję o zmianie warunków pracy, w obrębie miejsca wskazanego w umowie o pracę czy przesunięcia na stanowisko, które jest zgodne z zakresem zatrudnienia.
5. Uzgadnianie, konsultacje.
Przede wszystkim trzeba rozważyć i zaproponować porozumienie i zmianę za zgodą stron. Dalej trzeba sprawdzić czy konieczna jest konsultacja ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników lub radą pracowników. Jeżeli okaże się, że tak, to należy przedłożyć propozycje zmian odpowiednio według kompetencji i ewentualnie zarządowi spółki i radzie nadzorczej.
Skopiuj KRS
