Co to jest świadczenie urlopowe i komu przysługuje?

Świadczenia urlopowe: ustawa prawna

Kwestie świadczenia urlopowego reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 923 - dalej „ustawa”). Zgodnie z jej treścią, każdy pracodawca, który 1 stycznia zatrudnia mniej niż 50 pracowników, jest zwolniony z tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Alternatywą dla funduszu powinno być wypłacane świadczenie urlopowe.

Na podstawie ustawy o zakładowym funduszy świadczeń socjalnych jedynie pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty wypłacają świadczenie urlopowe, jeśli nie tworzą funduszu i pod warunkiem, że podejmą decyzję o jego wypłacaniu. Ustawa nie przewiduje możliwości wypłaty świadczenia urlopowego u pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. W stosunku do pracodawców, którzy zatrudniają więcej niż 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty, nawet jeśli zrezygnowali z tworzenia funduszu, ustawa nie przewiduje możliwości wypłaty świadczenia urlopowego.

Świadczenie urlopowe: komu przysługuje?

W przypadku zakładów pracy zatrudniających więcej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty zobowiązane są do stworzenia ZFŚS, w związku z tym świadczenie urlopowe zostaje zastąpione dofinansowaniem do wypoczynku.

Zakłady pracy, które zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełen etat mogą zrezygnować zarówno z tworzenia ZFŚS, jak i wypłacania świadczenia urlopowego. Jednak muszą o tym powiadomić swoich pracowników najpóźniej do końca stycznia danego roku.Podjęcie decyzji o niewypłacaniu świadczenia urlopowego wymaga przekazania tej informacji pracownikom. Pracodawca, który jest objęty układem zbiorowym pracy lub jest zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania postanowienie w tej sprawie umieszcza w przepisach wewnątrzzakładowych. Jeżeli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagrodzeń w sprawie niewypłacania świadczenia urlopowego wymagają uzgodnienia z pracownikiem reprezentującym załogę.

Jeśli w latach poprzednich świadczenie urlopowe przysługiwało pracownikom, a obecnie pracodawca ma zamiar z wypłaty świadczenia zrezygnować, konieczne będzie wprowadzenie zmian do regulaminu w formie aneksu. Na podstawie art. 77² § 6 Kodeksu pracy regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Chociaż nie jest to wyraźnie uregulowane w przepisach prawa pracy to zasada ta ma również zastosowanie do zmian wprowadzanych do regulaminu wynagrodzeń, które nie wymagają zastosowania wypowiedzeń zmieniających. Zmiany te zaczynają obowiązywać po upływie 2 tygodni od podania ich do wiadomości pracowników.

Pracodawca objęty układem zbiorowym pracy informację o niewypłacaniu świadczenia powinien umieścić w układzie zbiorowym. Zmiany do układu wprowadza się w drodze protokołów dodatkowych. Do protokołów dodatkowych stosuje się przepisy dotyczące układu. Oznacza to, że warunkiem obowiązywania zmian wprowadzonych do układu zbiorowego pracy w drodze protokołów dodatkowych jest ich zarejestrowanie w rejestrze prowadzonym przez:

1. ministra właściwego do spraw pracy, gdy zmiany wprowadzane są w układach ponadzakładowych;
2. właściwego okręgowego inspektora pracy, gdy zmiany wprowadzane są w układach zakładowych.

Pracodawca, który nie ma obowiązku tworzenia regulaminu i nie jest objęty układem zbiorowym pracy decyzję o rezygnacji z wypłaty świadczenia zawiera w innym akcie wewnątrzzakładowym, np. w zarządzeniu wewnętrznym. Informację dotyczącą rezygnacji z wypłaty świadczenia urlopowego podaje do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy np. e-mailem, odpowiednim pismem itd. Rezygnacja z wypłaty świadczenia urlopowego powinna być podana do wiadomości pracowników najpóźniej dnia 31 stycznia danego roku.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r., I OSK 814/06 (LEX nr 344533), orzekł, że 

niedopełnienie obowiązku informacyjnego, o jakim mowa w art. 3 ust. 3a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, nie rodzi po stronie pracodawcy obowiązku wypłaty świadczenia urlopowego, a jedynie stanowi wykroczenie w rozumieniu przepisu art. 8 ust. 1 pkt 8 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy w brzmieniu obowiązującym w dacie wydania zaskarżonej decyzji. [...] Niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku określonego w art. 3 ust. 3a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) stanowi wykroczenie sankcjonowane w art. 12a ust. 1 ww. ustawy. W żadnym natomiast razie naruszenie przepisów ustawy poprzez niedopełnienie obowiązku informacyjnego nie może być utożsamiane z obowiązkiem pracodawcy do wypłaty świadczenia urlopowego, które, o ile pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie przyjął na siebie zobowiązania w tym zakresie, nie stanowi świadczenia należnego.

Pracodawca nie może zrezygnować z wypłaty świadczenia urlopowego w ciągu roku kalendarzowego. Podjęta na początku roku decyzja obowiązuje do końca roku kalendarzowego.

Świadczenie urlopowe może otrzymać tylko pracownik, o jakim mowa w art. 2 Kodeksie pracy, a więc zatrudniony na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Przy czym nie ma znaczenia rodzaj umowy o pracę, świadczenie przysługuje, jeżeli zawarto z pracownikiem umowę o pracę na czas określony lub czas nieokreślony. Wyjątkiem tu może być umowa na okres próbny, ale tylko dlatego, że okres jej trwania nie uprawnia pracownika do korzystania z urlopu w wymaganym wymiarze 14 kolejnych dni kalendarzowych. A zatem chociaż nie jest istotny rodzaj umowy o pracę to już okres zatrudnienia, czy też czas trwania umowy o pracę może tu mieć istotne znaczenie, ponieważ wpływa na wymiar urlopu przysługujący pracownikowi w ciągu roku kalendarzowego.

Pracownik nie musi przepracować całego roku u danego pracodawcy, żeby uzyskać prawo do świadczenia. Zatrudnienie przez okres, który nie daje pracownikowi uprawnień do korzystania z urlopu w wymiarze, co najmniej 14 dni kalendarzowych w danym roku powoduje, że pracownik będzie pozbawiony prawa do świadczenia urlopowego. Świadczenie urlopowe, o jakim mowa w komentowanej ustawie nie przysługuje byłym pracownikom przebywającym na emeryturze lub rencie, ponieważ w ich wypadku warunek wykorzystania, co najmniej 14 dni urlopu wypoczynkowego nie może być spełniony. Emeryt może być uprawniony do świadczenia urlopowego pod warunkiem, że nadal pozostaje w stosunku pracy.

Świadczenia urlopowe nie są wypłacane z funduszu socjalnego, a co za tym idzie, należą się wszystkim pracownikom, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Prawo i wysokość świadczenia urlopowego nie są w tej sytuacji uzależnione od sytuacji materialnej, rodzinnej czy zdrowotnej. Wypłata świadczenia urlopowego nie może być również uzależnione od stażu pracy.

Świadczenie nie przysługuje osobom, z którymi zawarto umowę zlecenia, umowę o dzieło, umowę agencyjną, kontrakt menedżerski. Są to umowy cywilnoprawne, których zasady funkcjonowania regulują przepisy Kodeksu cywilnego.

Prawo do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia ma pracownik, który w danym roku kalendarzowym korzysta z nieprzerwanego 14 dniowego urlopu wypoczynkowego. Co ważne, 14 dni oznacza dni kalendarzowe, a nie robocze, czyli nieistotne jest co, czy w trakcie urlopu przypadło święto ani ile dni urlopu pracownik faktycznie wykorzystał. Prawo do świadczenia ma także pracownik, który wykorzystuje urlop w okresie wypowiedzenia.

 

Ile wynosi świadczenie urlopowe netto?

Przepisy prawa regulujące wypłacanie świadczeń urlopowych nie określają ich dolnej granicy. Wskazują natomiast, żewysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 ustawy. Odpis podstawowy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych naliczony jest od podstawy, którą jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku ubiegłego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie ogłasza w „Monitorze Polskim” Prezes Głównego Urzędu Statystycznego, nie później niż do dnia 20 lutego każdego roku. Użyty zwrot „nie może przekroczyć” oznacza, że odpis podstawowy wyznacza maksymalną kwotę świadczenia urlopowego natomiast nie ma przeszkód, żeby pracodawca ustalił świadczenie urlopowe w niższej wysokości. Pracodawca może więc obniżyć kwotę świadczenia urlopowego i dostosować wysokość świadczenia do możliwości finansowych firmy. W przepisach nie ustalono minimalnego limitu, pracodawca ma zatem dowolność w tym zakresie.

Świadczenie urlopowe:

1. wypłacone pracownikowi wykonującemu pracę w normalnych warunkach nie może być wyższe niż odpis podstawowy na jednego zatrudnionego pracownika, który wynosi 37,50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowi kwotę wyższą;
2. wypłacone pracownikowi młodocianemu nie może być wyższe niż odpis podstawowy na jednego pracownika młodocianego – w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego;
3. wypłacone pracownikowi wykonującemu pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych – nie może być wyższe niż 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy świadczenie urlopowe, pracowników wykonujących pracę w warunkach normalnych i pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Zasada ta nie dotyczy pracowników młodocianych, którzy świadczenie urlopowe otrzymują w wysokości odpisu podstawowego na pracownika młodocianego.

Pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze etatu będzie przysługiwało świadczenie urlopowe pod warunkiem wykorzystania 14 dni urlopu wypoczynkowego, rozumianego jako czternaście kolejno następujących po sobie kalendarzowych dni wypoczynku, nawet jeśli liczba godzin urlopu w tych dniach będzie mniejsza niż 8.

Wpływu na wysokość świadczenia urlopowego nie ma niepełnosprawność pracownika. Pracownikom niepełnosprawnym przysługuje taka sama kwota świadczenia urlopowego jak pracownikom pełnosprawnym. Świadczenia urlopowego nie otrzyma emeryt, rencista – były pracownik nie ma bowiem prawa do urlopu wypoczynkowego.

Na zmniejszenie świadczenia urlopowego nie ma wpływu okres zatrudnienia u danego pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego. W przepisach nie uzależniono wysokości świadczenia urlopowego od okresu zatrudnienia. Warunkiem uzyskania świadczenia może być przepracowanie u pracodawcy określonego okresu umożliwiającego korzystanie z co najmniej 14-dniowego wypoczynku, a więc z co najmniej 10 dni urlopu wypoczynkowego. W praktyce oznacza to, że może to być okres około 5 miesięcy.

Jak wynika z przepisów art. 5k ustawy w 2022 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7. Wynagrodzenie to wynosi 4.434,58 zł.

Na podstawie art. 3 ust. 5a ustawy wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego, obejmującego co najmniej 14 dni kalendarzowych. A zatem świadczenie urlopowe powinno być wypłacone pracownikowi nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu. „Nie później” oznacza, że możliwa jest wcześniejsza wypłata świadczenia niż bezpośrednio przed urlopem. Pozostaje to w zgodzie z celem świadczenia urlopowego, jakim jest niewątpliwie umożliwienie pracownikom skorzystania z wypoczynku. Pracodawca nie może ustalić innego terminu wypłaty świadczenia urlopowego nawet za zgodą pracownika.

 

Zasady przyznawania świadczenia urlopowego

Świadczenie urlopowe wypłacają pracodawcy, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, co oznacza, że środki na wypłatę tego świadczenia nie pochodzą ze funduszu. Przyznanie świadczenia urlopowego nie wymaga stosowania kryterium socjalnego, co oznacza, że sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracownika nie ma wpływu na przyznanie i wysokość świadczenia.

 

Świadczenie urlopowe a wczasy pod gruszą

Świadczenia urlopowego nie należy utożsamiać z dofinansowaniem do wypoczynku w formie tzw. wczasów pod gruszą. U pracodawcy, który tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, na organizację wypoczynku pracownik może otrzymać środki pochodzące z funduszu. Przyznanie świadczeń z funduszu związanych z wypoczynkiem nie musi być uzależnione od wykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego w określonym wymiarze. Świadczenia z funduszu mogą być przyznane na organizację wypoczynku członków rodziny pracownika, mogą również przyjąć postać dopłat do wycieczek i wyjazdów weekendowych. Ponadto wypoczynek może być wiązany z działalnością kulturalną, sportową i rekreacyjną (I. Sierpowska, Świadczenia pracownicze związane z wypoczynkiem, „Monitor Pracy” 2006, nr 7, s. 362). Wysokość dopłat do wypoczynku realizowana z funduszu, w odróżnieniu od wysokości świadczenia urlopowego nie została określona w ustawie. Oznacza to, że wysokość ta jest uzależniona od środków, jakimi dysponuje fundusz i od sytuacji socjalnej osoby uprawnionej do korzystania z tego świadczenia.

Począwszy od 1 stycznia 2003 r., świadczenie urlopowe przestało być świadczeniem obowiązkowym. Obecnie pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą zrezygnować z wypłaty świadczenia urlopowego.

Świadczenie urlopowe przestaje zależeć od uznania pracodawcy i staje się świadczeniem roszczeniowym w momencie podjęcia decyzji przez pracodawcę o jego wypłacie. Powyższe oznacza, że charakter roszczeniowy nadają świadczeniu urlopowemu dopiero regulacje wynikając z przepisów wewnątrzzakładowych. W tym momencie prawo do świadczenia przysługuje każdemu pracownikowi, który spełni warunki określone w ustawie. Wypłata świadczenia następuje bez wniosku pracownika. Jedynym warunkiem jest bycie pracownikiem, a więc osobą zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru i spółdzielczej umowy o pracę oraz korzystanie, z co najmniej 14 kalendarzowych dni urlopu w danym roku kalendarzowym.

Wpisz nasz KRS 0000318482 w deklaracji podatkowej PIT.

Stan prawny na dzień: 22 lipca 2022 r.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 923).
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510).