Na ratunek dokumentacji, czyli dokumentacja w placówkach medycznych

Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi w następującym stanie faktycznym:

Dzień dobry, szukamy informacji jakie dokumenty, regulaminy i formularze powinniśmy posiadać jako placówka medyczna - już funkcjonująca, uwzględniając to, że przyjmujemy pod opiekę hospicjum domowego pacjentów, zatrudniamy pracowników i prowadzimy dokumentację medyczną. Chciałabym prosić o pomoc oraz poradę w tym zakresie. 

Otwarcie placówki medycznej - co trzeba wiedzieć

Otwarcie własnej placówki medycznej połączonej z hospicjum to skomplikowany proces, który wymaga spełnienia licznych formalności i uzyskania odpowiednich zezwoleń. Pierwszym krokiem jest wybór formy prawnej działalności – może to być np. spółka, fundacja lub działalność gospodarcza. Następnie należy uzyskać wpis do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą oraz spełnić wymogi sanitarne i techniczne określone przez Główny Inspektorat Sanitarny oraz Ministerstwo Zdrowia. Hospicjum, jako placówka świadcząca opiekę paliatywną, musi także spełniać normy dotyczące warunków opieki nad pacjentami terminalnymi, w tym zapewnienia odpowiedniego wyposażenia oraz dostępu do leków i środków przeciwbólowych. Kolejnym ważnym aspektem jest zawarcie umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia, jeśli placówka ma świadczyć usługi refundowane. Warto także pomyśleć o ubezpieczeniu działalności oraz spełnieniu wymogów ochrony danych osobowych, co jest kluczowe w kontekście przechowywania dokumentacji medycznej pacjentów.

Kluczowym elementem funkcjonowania placówki jest odpowiedni dobór personelu medycznego i administracyjnego. W hospicjum niezbędni będą lekarze specjalizujący się w opiece paliatywnej, pielęgniarki, psychologowie oraz fizjoterapeuci, którzy pomogą pacjentom w łagodzeniu dolegliwości. Warto także zatrudnić pracowników socjalnych oraz kapelanów, jeśli placówka ma mieć charakter wspierający również duchowo. Proces rekrutacji powinien być przemyślany – należy zadbać o kompetencje kandydatów, ale także o ich odporność psychiczną i empatię, ponieważ praca z pacjentami terminalnymi jest wyjątkowo wymagająca. Dobrze jest również nawiązać współpracę z wolontariuszami oraz organizacjami wspierającymi hospicja, co pozwoli na lepsze funkcjonowanie placówki. Oprócz personelu medycznego ważna jest także sprawna administracja – konieczne będzie zatrudnienie osób odpowiedzialnych za kontakt z NFZ, prowadzenie dokumentacji oraz organizację codziennej pracy placówki.

Kolejnym wyzwaniem jest znalezienie odpowiedniego miejsca oraz finansowanie całego przedsięwzięcia. Lokal musi spełniać surowe wymogi sanitarne i architektoniczne – powinien mieć odpowiednie sale chorych, pomieszczenia do rehabilitacji oraz zaplecze socjalne dla personelu. Można rozważyć wynajęcie, zakup lub adaptację istniejącego budynku – np. dawnego ośrodka zdrowia lub innej placówki medycznej. Finansowanie można pozyskać z różnych źródeł – warto ubiegać się o dotacje z Unii Europejskiej, programy rządowe wspierające opiekę paliatywną, a także o dofinansowanie od organizacji pozarządowych. Wiele hospicjów funkcjonuje także dzięki darowiznom i zbiórkom społecznym, co może stanowić dodatkowe wsparcie finansowe. Istnieje również możliwość skorzystania z kredytów bankowych na rozwój placówek medycznych, a także partnerstwa z samorządami lub prywatnymi inwestorami. Odpowiednie zaplanowanie finansów i znalezienie stabilnych źródeł finansowania to klucz do utrzymania placówki w dłuższej perspektywie.

Papierologia, czyli dokumenty, regulaminy i umowy

Każda placówka medyczna, w tym hospicjum, musi posiadać odpowiednie dokumenty regulujące jej działalność. Podstawowym aktem prawnym jest statut lub regulamin organizacyjny, który określa zakres świadczonych usług, strukturę placówki oraz sposób jej funkcjonowania. Niezbędne jest także uzyskanie wpisu do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą oraz posiadanie decyzji sanepidu potwierdzającej zgodność placówki z normami sanitarnymi. Dodatkowo, konieczne są umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia (NFZ) lub innymi podmiotami finansującymi usługi medyczne, jeśli placówka zamierza świadczyć usługi refundowane. Istotne jest również posiadanie dokumentacji potwierdzającej legalność działalności, w tym wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w przypadku fundacji lub spółki oraz numeru REGON i NIP.

Regulaminy wewnętrzne to kluczowy element organizacji pracy placówki, zapewniający sprawne funkcjonowanie i przestrzeganie obowiązujących przepisów. Każda jednostka medyczna powinna posiadać regulamin pracy, który określa prawa i obowiązki personelu oraz zasady organizacyjne. Niezbędny jest również regulamin dotyczący ochrony danych osobowych, który określa zasady przetwarzania i przechowywania dokumentacji pacjentów. W placówkach medycznych konieczne jest także opracowanie polityki bezpieczeństwa, obejmującej procedury dotyczące ochrony zdrowia i życia pacjentów, w tym m.in. zasady ewakuacji, stosowania środków przeciwbólowych czy postępowania w sytuacjach kryzysowych. Oprócz tego hospicjum powinno mieć regulamin dotyczący przyjmowania pacjentów, ich praw i obowiązków oraz zasad odwiedzin. Dokumenty te zapewniają porządek organizacyjny i ułatwiają zarządzanie placówką.

Do prawidłowego funkcjonowania hospicjum niezbędna jest także dokumentacja medyczna prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami. Każdy pacjent musi mieć indywidualną kartotekę, zawierającą historię choroby, plan leczenia, informacje o podawanych lekach oraz wyniki badań. Placówka powinna również posiadać umowy z personelem medycznym i administracyjnym, a także procedury dotyczące ich pracy, w tym zasady dyżurów i odpowiedzialności zawodowej. Konieczne są także dokumenty księgowe i finansowe, obejmujące m.in. umowy z dostawcami sprzętu medycznego, raporty rozliczeniowe oraz dokumentację dotyczącą dofinansowania i darowizn. Prowadzenie odpowiedniej dokumentacji jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także kluczowym elementem zapewniającym bezpieczeństwo pacjentów oraz sprawne funkcjonowanie całej placówki.

RODO, dlaczego to takie ważne?

Ochrona danych osobowych w placówce medycznej to jedna z najważniejszych kwestii, ponieważ dotyczy wrażliwych informacji o stanie zdrowia pacjentów. Dane medyczne są szczególnie chronione, ponieważ ich ujawnienie mogłoby naruszyć prywatność pacjentów i wpłynąć na ich życie osobiste czy zawodowe. RODO wprowadza zasady, które mają zagwarantować bezpieczeństwo tych informacji i ograniczyć ryzyko ich wycieku lub niewłaściwego wykorzystania. Dla placówki medycznej oznacza to konieczność stosowania odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, aby pacjenci mieli pewność, że ich dane są przechowywane i przetwarzane w sposób bezpieczny. Brak odpowiednich zabezpieczeń może nie tylko prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, ale także do utraty zaufania pacjentów, które jest fundamentem każdej placówki świadczącej usługi zdrowotne.

Właściwe przestrzeganie zasad RODO to także gwarancja profesjonalizmu i wysokiej jakości usług medycznych. Pacjent, który korzysta z opieki zdrowotnej, powinien mieć pewność, że jego dokumentacja nie trafi w niepowołane ręce i że ma prawo do kontroli nad swoimi danymi. Dlatego tak ważne jest, aby personel medyczny i administracyjny był świadomy zasad ochrony danych i przestrzegał ich w codziennej pracy. Odpowiednie procedury, takie jak ograniczony dostęp do dokumentacji, szyfrowanie danych czy szkolenia dla pracowników, minimalizują ryzyko błędów i nadużyć. W dzisiejszych czasach, gdy cyberzagrożenia i przypadki kradzieży danych stają się coraz bardziej powszechne, odpowiednia ochrona informacji pacjentów jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także moralnym. To kluczowy element budowania relacji opartej na zaufaniu, która w opiece zdrowotnej jest niezwykle istotna.

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj:

Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w  https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

Stan prawny: 12 marca 2025 r.

Podstawa prawna:

1) Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. 2011 Nr 112 poz. 654)
2) Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. 2009 Nr 52 poz. 417)
3) Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000)
4) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)