Jak zatrudniać cudzoziemców?

Dowiedz się więcej

Chcę przyjechać do Polski - czy potrzebuję wizy?

Więcej

Zatrudniając pracownika nie posiadającego obywatelstwa Polskiego należy zwrócić uwagę w szczególności z jakiego kraju pochodzi przyszły pracownik. Znacznie łatwiej będzie zatrudnić pracownika posiadającego obywatelstwo jednego z krajów Unii Europejskiej oraz z państwa z którym Polska zawarła umowę o swobodnym przepływie osób. Zatrudnianie w UE reguluje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 492/2011 z dnia 5 kwietnia 2011 r. w sprawie swobodnego przepływu pracowników wewnątrz Unii (Dz.Urz.UE.L 2011 Nr 141, str. 1)

Od 1 maja 2004 r. w związku z wstąpieniem Polski do UE przestały obowiązywać zawarte przez Polskę dwustronne umowy międzynarodowe z krajami Unii, które regulowały kwestie zabezpieczenia społecznego z tymi krajami. Dwustronne umowy zostały zastąpione jednolitym systemem unijnym.

 

1. Przed zatrudnieniem

Pierwszoplanowe jest ustalenie jakiego pracownika o jakich kwalifikacjach potrzebujesz, jakie zarobki możesz mu zaproponować i na jaki okres czasu chcesz go zatrudnić.

Równolegle powinieneś rozpoznać uwarunkowania zatrudnienia cudzoziemca o których szczegółowo piszemy niżej.

Mając rozpoznane swoje potrzeby co do zatrudnienia oraz uwarunkowania zatrudnienia cudzoziemca musisz rozstrzygnąć czy będziesz szukał i masz możliwość zatrudnić obcokrajowca z obszaru UE, takiego dla którego nie trzeba uzyskać zezwolenia na zatrudnienie czy też mając na uwadze oferty na rynku i Twoje możliwości wynagradzania będziesz szukał np. obywatela Ukrainy.

Jak już podejmiesz decyzję możesz rozpocząć nabór i ustalić warunki zatrudnienia oraz wstępne warunki umowy o pracę dla przyszłych negocjacji. Dobrze też jest sporządzić krótką informację dla zatrudnianego jakie warunki musi spełnić aby być zatrudnionym i choćby podstawowy ogólny wzór umowy lecz z kluczowymi obligatoryjnymi klauzulami.

 

2. Kiedy obcokrajowiec może zostać zatrudniony w Polsce

Cudzoziemiec może zostać zatrudniony w Polsce na podstawie posiadania przez niego poniższych dokumentów:

• odpowiedniej wizy,
• zezwolenia na pobyt czasowy,
• wizy wydanej przez inne państwo obszaru Schengen,
• dokumentu pobytowego wydanego przez inne państwo obszaru Schengen, 
• w ramach ruchu bezwizowego.

W ramach ruchu bezwizowego mogą przebywać i być zatrudnieni obywatele Państw mających ważną umowę z Polską. Lista dostępnych krajów znajduje się na poniższej stronie urzędu do spraw cudzoziemców, gdzie jest regularnie aktualizowana.

 

 

3. Kiedy pracownik musi posiadać zezwolenie na pracę i jak je uzyskać?

Zezwolenie na pracę to dokument jest dokumentem uprawniającym obcokrajowca do pracy na terenie Polski.

Zezwolenie może zostać wydane dla osoby posiadającej wizę lub zezwolenie na pobyt czasowy pozwalającego na podjęcie w Polsce pracy.

W zezwoleniu powinien zostać wskazany podmiot, który będzie zlecał wykonanie pracy przez obcokrajowca, a także rodzaj pracy bądź jakie stanowisko będzie zajmował cudzoziemiec w przedsiębiorstwie podmiotu zlecającego. Cudzoziemiec może wykonywać tylko pracę wskazaną w zezwoleniu, nie może więc zawrzeć umowy z wyznaczeniem innego stanowiska/typu pracy niż wskazany w pozwoleniu, w takim przypadku praca byłaby bowiem wykonywana nielegalnie. Jeżeli obcokrajowiec chciał by zmienić prace, stanowisko, pracodawcę niezbędne jest uzyskanie nowego zezwolenia.

Zezwolenie jest ważne przez okres, na który zostało wydane, termin ten jest wskazany w zezwoleniu.

Zezwolenie na pracę jest wydawane przez wojewodę właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy.

Bez zezwolenia na pracę mogą w Polsce pracować cudzoziemcy:

• którzy posiadają status uchodźcy nadany im w Polsce;
• którzy otrzymali ochronę uzupełniającą w Polsce;
• posiadający zezwolenie na pobyt stały
• posiadający zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE wydane w Polsce lub w wyjątkowych sytuacjach udzielone przez inne państwo członkowskie UE
• posiadający zgodę na pobyt tolerowany w Polsce;
• korzystający z ochrony czasowej w Polsce;
• korzystający z ochrony humanitarnej w Polsce;
• którzy są obywatelami państwa członkowskiego UE lub państwa Europejskiego Obszaru Granicznego bądź państwa nienależącego do Europejskiego Obszaru Granicznego, którego obywatele mogą korzystać ze swobody przepływu osób na podstawie umowy zawartej przez to państwo ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi lub członkami jego rodziny;
• będący ofiarami handlu ludźmi, jeśli spełniają określone warunki 
• posiadający zezwolenie na pobyt czasowy w Polsce udzielone w związku z zawarciem małżeństwa z obywatelem polskim lub cudzoziemcem posiadającym status uchodźcy, ochronę uzupełniającą, zezwolenie na pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE, pobyt tolerowany lub ochronę czasową nadaną mu w Polsce;
• którzy w wyniku sytuacji życiowej – takiej jak np. śmierć małżonka obywatela UE lub rozwód z obywatelem UE – zachowali prawo do pobytu na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy w Polsce;
• którzy złożyli w terminie kompletny wniosek o przedłużenie zezwolenia na pobyt czasowy, jeśli bezpośrednio przed złożeniem wniosku mieli prawo do pracy bez zezwolenia;
• posiadający ważną Kartę Polaka;
• prowadzący szkolenia, biorący udział w stażach zawodowych, pełniący funkcje w programach realizowanych w ramach działań UE lub innych międzynarodowych programach pomocowych;
• będący nauczycielami języków obcych, którzy wykonują pracę w przedszkolach, szkołach, placówkach, ośrodkach, zakładach kształcenia nauczycieli lub kolegiach;
• pracujący do 30 dni w roku kalendarzowym jako naukowcy lub artyści;
• studenci studiów stacjonarnych w Polsce studiujący w Polsce na podstawie wizy;
• studenci studiów stacjonarnych w Polsce studiujący w Polsce i przebywający w Polsce na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy wydanego z tytułu studiów przez cały okres ważności zezwolenia na pobyt;
• absolwenci polskich szkół ponadgimnazjalnych, stacjonarnych studiów wyższych lub stacjonarnych studiów doktoranckich na polskich uczelniach i w instytutach naukowych i badawczych;
• uprawnieni na mocy Układu ustanawiającego stowarzyszenie między Europejską Wspólnotą Gospodarczą a Turcją;
• należący do innych grup, tj. nauczyciele języków obcych, delegowani do pracy w instytucjach kultury, członkowie sił zbrojnych, stali korespondenci środków masowego przekazu, sportowcy, duchowni.

Reguluje to Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 735)

 

4. Kiedy zezwolenie jest wymagane?

Istnieje 5 typów zezwoleń na prace przyznawanych przez organy polskie : zezwolenie A, zezwolenie B, zezwolenie C, zezwolenie D, oraz zezwolenie E.

Zezwolenie na pracę jest wymagane jeżeli:

A. cudzoziemiec jest zatrudniony przez pracodawcę posiadającego siedzibę bądź miejsce zamieszkania na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, a praca wykonywana będzie na podstawie umowy o prace bądź umowy cywilnoprawnej określonej przez przepisy prawa Polskiego – W takim przypadku przyznawane jest zezwolenie w typie A.

B. cudzoziemiec przebywa na terenie Polski w związku z pełnieniem funkcji członka zarządu przedsiębiorcy który jest wpisany do Krajowego Rejestr Sądowego bądź spółki kapitałowej w organizacji i okres jego pobytu trwa łącznie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. -W takim przypadku przyznawane jest zezwolenie w typie B.

C. cudzoziemiec wykonuje pracę dla pracodawcy zagranicznego i jest delegowany do Polski na okres dłuższy niż 30 dni w roku kalendarzowym do Polski do pracy w oddziale lub zakładzie pracodawcy zagranicznego lub w podmiocie powiązanym z pracodawcą zagranicznym. W takim przypadku przyznawane jest zezwolenie w typie C.

D. cudzoziemiec wykonuje pracę na rzecz pracodawcy zagranicznego, nieposiadającego zorganizowanej działalności w Polsce (m.in. ani oddziału ani zakładu) i jest delegowany do Polski w celu realizacji usługi eksportowej, czyli usługi o charakterze tymczasowym i okazjonalnym. W takim przypadku przyznawane jest zezwolenie w typie D.

E. cudzoziemiec wykonuje pracę u pracodawcy zagranicznego i delegowany na terytorium Polski na okres przekraczający 3 miesiące w ciągu kolejnych 6 miesięcy w celu innym niż objęty zezwoleniami typu B, C, D- W takim przypadku przyznawane jest zezwolenie w typie D.

Dowiedz się więcej

Pełen wykaz państw, z którymi Polska ma podpisaną umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania

Więcej

5. Jak uzyskać zezwolenie na prace?

Zezwolenie dla pracownika uzyskiwane jest przez pracodawcę. By uzyskać zezwolenie pracodawca powinien złożyć właściwy wniosek w urzędzie wojewódzkim właściwym miejscowo ze względu na swoją siedzibę/ miejsce zamieszkania.

Do wniosku o pozwolenie pracodawca powinien załączyć oryginały bądź dokumenty właściwie potwierdzone za zgodność z oryginałami. Dokumenty które nie występują w języku Polskim powinny zostać przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język polski.

Pracodawca powinien złożyć wniosek (wzory wniosków możliwe do pobrania na stronie urzędów wojewódzkich), do wniosku pracodawca powinien dołączyć kopię dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek, dowód uiszczenia opłaty skarbowej od wydania zezwolenia, kopię dokumentów potwierdzających spełnienie przez cudzoziemca wymagań koniecznych do wykonywania zawodu, do którego potrzebna jest zgoda właściwego organu gdy:

• w okresie 3 lat poprzedzających złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę ukończył szkołę lub uczelnię wyższą z siedzibą w Polsce, innym państwie Europejskich Obszarów Granicznych i Szwajcarii lub 
• przez 3 lata poprzedzające złożenie wniosku przebywał legalnie w Polsce; musi złożyć dokumenty potwierdzające spełnienie tych punktów (ubiegając się o zezwolenia w typie A bądź B)

Jeżeli wniosek nie jest składany osobiście przez pracodawcę, należy dołączyć do wniosku także oryginał pełnomocnictwa bądź upoważnienie dla osoby która składa wniosek.

Jeżeli wniosek dotyczy zezwolenia w typie A, należy także złożyć odpis z KRS, CEIDG, w przypadku spółki w organizacji kopię jej statutu, a w przypadku pracodawcy nie będącego osobą prawną kopię dowodu osobistego.

W przypadku zezwolenia w typie B należy dołączyć dokument z właściwego rejestru potwierdzający status prawny i formę lub charakter działalności prowadzonej przez pracodawcę zagranicznego wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski, kopię zeznania o wysokości osiągniętego dochodu lub poniesionej straty przez podmiot powierzający wykonywanie pracy jako płatnika podatku dochodowego od osób prawnych w roku podatkowym poprzedzającym złożenie wniosku a także informację o stanie zatrudnienia w podmiocie powierzającym cudzoziemcowi wykonywanie pracy.

W przypadku zezwolenia w typie C należy dołączyć dokument z właściwego rejestru potwierdzający status prawny i formę lub charakter działalności prowadzonej przez pracodawcę zagranicznego wraz z tłumaczeniem na język polski albo wyciąg z ewidencji działalności gospodarczej dotyczący oddziału lub zakładu pracodawcy zagranicznego lub podmiotu powiązanego długoterminową umową o współpracy z pracodawcą zagranicznym, list oddelegowujący wydany przez pracodawcę zagranicznego, wskazujący imiennie pracownika oddelegowanego do pracy w Polsce wraz z podaniem stanowiska oraz miejsca pracy w Polsce, a także kopię długoterminowej umowy o współpracy pracodawcy polskiego z pracodawcą zagranicznym, o ile umowa taka została zawarta.

W przypadku zezwolenia w typie D należy dołączyć dokument z właściwego rejestru potwierdzający status prawny i formę lub charakter działalności prowadzonej przez pracodawcę zagranicznego, list oddelegowujący wydany przez pracodawcę zagranicznego, wskazujący imiennie pracownika oddelegowanego do pracy w Polsce wraz z podaniem stanowiska oraz miejsca pracy w Polsce, kopię umowy, na podstawie której usługa na terytorium Polski jest świadczona, lub jej fragmentu określającego przedmiot zobowiązań pracodawcy, zagranicznego albo określające ten przedmiot oświadczenie pracodawcy zagranicznego, jeżeli umowa nie została jeszcze zawarta, z tym że kopię odpowiedniego fragmentu umowy pracodawca zagraniczny dostarcza niezwłocznie po jej zawarciu oraz wykaz cudzoziemców, którzy mają realizować usługę eksportową, zawierający ich imiona, nazwiska, numery paszportów oraz stanowiska pracy w Polsce.

 

6. W którym kraju powinny zostać opodatkowane dochody pracownika? (miejsce zamieszkania a obowiązki podatkowe)

Jak już ten etap wstępny masz za sobą możesz przejść do zatrudniania (przed zatrudnianiem)na tym etapie już trzeba konkretyzować ofertę, a więc ustalać ze względu na to kogo konkretnego zatrudniam, na jaki czas, gdzie będą opodatkowane jego dochody, gdzie będzie ubezpieczony, jakie podatki i składki będziesz Ty odprowadzał jako płatnik zatrudnianego, a jakie on sam od swojego dochodu.

W przypadku gdy cudzoziemiec posiada polski certyfikat rezydencji, stosowane są w stosunku do niego takie same zasady opodatkowania jak w przypadku polskich obywateli i cudzoziemców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w deklaracji PIT – 11 jako miejsce zamieszkania podatnika wskazuje się adres pracownika w trakcie jego pobytu na terytorium Polski, a deklarację podatkową przekazuje się do Urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania pracownika na terytorium Polski.

W przypadku gdy cudzoziemiec nie posada statusu rezydenta polskiego jednakże kraj którego obywatelstwo posiada umowę dotyczącą unikania podwójnego opodatkowania należy pobrać podatek opisany w umowie łączącej oba kraje.

Jeżeli zaś kraj, którego obywatelstwo posiada pracownik nie ma podpisanej umowy dot. Podwójnego opodatkowania należy pobrać podatek w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodów od przychodów uzyskanych na terytorium Polski.

W każdym z powyżej opisanych przypadków pracodawca powinien wypełnić deklaracje IFT – 1R dla pracownika zagranicznego, oraz przekazać ją pracownikowi i naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla nierezydentów.

 

7. W jakim kraju pracownik powinien zostać ubezpieczony?

Pracownicy zatrudnieni na terenie RP podlegają obowiązkowemu ubezpieczniu zdrowotnemu. Pracownik nie będący obywatelem polskim może więc korzystać zarówno z obowiązkowego (publicznego) jak i nieobowiązkowego (prywatnego) ubezpieczenia zdrowotnego.

Pracodawca zatrudniający pracowników w tym także obcokrajowców ma obowiązek zgłoszenia każdego ze swoich pracowników do Zakładu Ubezpieczeń poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego ZUS ZUA oraz ZUS oraz w każdym miesiącu w którym go zatrudnia odprowadzić składkę na ubezpieczenie zdrowotne do Narodowego Funduszu Zdrowia.

Z ubezpieczenia zdrowotnego ubezpieczonego pracownika zagranicznego mogą korzystać także członkowie jego rodziny, na zasadach obejmujących obywateli polskich. Z ubezpieczenia mogą więc korzystać dzieci ubezpieczonego (dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko adoptowane, wnuk, dziecko, którego ubezpieczony jest prawnym opiekunem albo rodzicem zastępczym) – do ukończenia przez nie 18. roku życia lub jeśli kontynuuje naukę do 26. roku życia; jeśli zaś dziecko posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności – bez ograniczenia wieku, małżonek, rodzice, dziadkowie – jeśli pozostają z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

Każda osoba ubezpieczona ma obowiązek zgłosić do ubezpieczenia członków rodziny, jeśli nie posiadają oni ubezpieczenia zdrowotnego (np. nie pracują). Zgłoszenie do ubezpieczenia polega na podaniu danych o członkach rodziny swojemu pracodawcy.

 

8. Jakie obowiązki ponosi pracodawca zatrudniający pracowników nie będących obywatelami RP wymagającymi posiadania zezwolenia

Obowiązku pracodawcy w stosunku do pracownika zostały uregulowane w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Zgodnie z art. 88 h ustawy, przedsiębiorca który zatrudnia/powierza do wykonania pracę cudzoziemcowi od którego wymagane jest pozwolenie powinien min:

• uwzględnić w umowie z cudzoziemcem warunki dotyczące uzyskania pozwolenia o pracę.
• zawrzeć z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz przedstawienia cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca;
• przekazać jeden egzemplarz zezwolenia na pracę cudzoziemcowi, którego dotyczy zezwolenie, w formie pisemnej;
• poinformować cudzoziemca o działaniach podejmowanych w związku z postępowaniem o udzielenie lub przedłużenie zezwolenia na pracę oraz decyzjach o wydaniu, odmowie wydania lub uchyleniu zezwolenia;
• zachować należytej staranności w postępowaniach o zezwolenie, przedłużenie i uchylenie zezwolenia na pracę cudzoziemca;

 

9. Umowa o pracę oraz dokumentacja pracownicza- w jakim języku ją zawrzeć i prowadzić?

W trakcie zawierania umowy o pracę lub umowy zlecenia bądź o usługi wykonywane osobiście na oznaczony czas lub nieoznaczony powinieneś uwzględnić w jakim języku powinna być sporządzona umowa i oświadczenia bądź też przygotować jej tłumaczenia przysięgłe.

Także tych dokumentów z których treści wynika, że każdy zatrudniony obojętnie czy na umowę o pracę czy zlecenia, musi mieć udostępnione i złożyć oświadczenia przewidziane w tych regulacjach np. RODO.

Kodeks pracy nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku zawarcia umowy o pracę w języku ojczystym pracownika, ani prowadzenia w tym języku jego dokumentacji pracowniczej.

Kwestię języka w jakim powinna być zawarta umowa z obcokrajowcem reguluje ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Zgodnie z art. 88 h ust. 1 pkt 3 podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, jest obowiązany m.in. do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz przedstawienia cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca.

Jeżeli pracownik posługuje się więc nie tylko językiem ojczystym ale także np. językiem polskim/angielskim/niemieckim i jest to język używany w Twoim przedsiębiorstwie, można zawrzeć i przedstawić mu umowę w takim języku, jeżeli jednak w przedsiębiorstwie posługujecie się np. językiem Polskim, a pracownik posługuje się np. językiem francuskim powinien otrzymać umowę przetłumaczoną na ten język.

 

10. Po zatrudnieniu

Po zawarciu umowy musisz pamiętać aby odpowiednio uzupełnić, dostosować swoje regulacje wewnętrze w takim zakresie w jakim wymaga to okoliczność zatrudniania cudzoziemca, także w ramach zarządzania procesowego, HR, czyli działem zatrudnienie trzeba wdrożyć odpowiedni monitoring i dbałość o to aby cudzoziemiec przedkładał odpowiednio zaświadczenia lub zezwolenia na zatrudnienie z odpowiednimi terminami ważności.

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 492/2011 z dnia 5 kwietnia 2011 r. w sprawie swobodnego przepływu pracowników wewnątrz Unii
• Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U.2021.1100 t.j)
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U z 2024 r. poz. 497)