Jakie przedmioty mogą być refundowane przez pracodawcę?

Weryfikacja potrzeb pracowników

Każdy przedsiębiorca, zatrudniający czy też w ogólności managerowie odpowiedzialni za zatrudnienie i dopuszczenie do pracy pracowników muszą zawsze rozpoznać w pierwszej kolejności, czy na stanowiskach, na których mają pracować zatrudnione osoby (zarówno na umowę o pracy, jak i zleceniach), będzie wymagana odzież robocza, buty robocze lub środki ochrony indywidualnej, a więc czy istnieje obowiązek wyposażenia w taką odzież/buty lub środki. Jeżeli występuje taka potrzeba to po pierwsze trzeba zadbać, aby w firmie wprowadzić choćby najkrótszą, ale jednak wewnętrzną regulację (w regulaminie pracy, regulaminie bhp lub innej instrukcji). Po drugie należy ustalić zasady, w jaki sposób firma nabywa takie środki ochrony indywidualnej, odzież roboczą, obuwie robocze lub też udziela upoważnienia do takiego nabyciana rachunek i w imię firmy. Tylko w ostateczności, w szczególnych sytuacjach lub braku możliwości zaopatrzenia, regulacja wewnętrzna może przewidywać, aby zatrudniany pracowniksam siebie zaopatrzył w odzież roboczą, buty robocze lub środki ochrony indywidualnej. Tylko wówczas może pojawić się kwestia wypłaty rekompensaty za używane własne odzież roboczą, buty robocze lub środki ochrony indywidualnej.

 

Upoważnienie do zakupu a samodzielny zakup

Czym innym jest upoważnienie do zakupu i ewentualne udzielenie na ten cel zaliczki i zakup dla siebie przez pracownika odpowiedniego rozmiaru odzieży roboczej, butów roboczych lub środków ochrony indywidualnej i rozliczenie następnie zakupów w firmie, a zupełnie czym innym, gdy pracownik sam kupuje dla siebie i otrzymuje rekompensatę. Te pierwsze będzie zaopatrzeniem pracownika przez zakład pracy, a to drugie właśnie rekompensatą pracownika za własne.

W regulacjach wewnętrznych, o których była wyżej mowa, niezbędne jest po pierwsze określenie okresu używania, jak i okresu używania odzieży roboczych, butów roboczych lub środków ochrony indywidualnej po upływie których wypłaca się ekwiwalent. 

Jeżeli będzie uregulowane przejrzyście, że na przykład - za buty robocze ekwiwalent będzie wypłacany co roku lub co dwa lata to wcale nie oznacza, że trzeba kontrolować czy pracownik je kupuje, a jedynie czy ma te środki zdatne do użytku. Takie ewentualne niezakupienie przez pracownika butów roboczych, a wzięcie na nie pieniędzy może stanowić podstawę do nałożenia kary pieniężnej przewidzianej regulaminem pracy, bądź innej kary dyscyplinarnej objętej regulamin bhp, czy też regulaminem wyposażenia w odzież. 

Jeżeli zaś pracownik przed okresem, na który przysługuje mu na przykład odzież robocza, jest zwalniany lub rozwiązuje się w inny sposób stosunek jego pracy to wówczas regulamin musi przewidywać – kiedy, jeżeli nie upłynął określony czas, będzie zobowiązany do zwrotu tej odzieży, czy też wypłaty jakiejś części równowartości (przykładowo – jeżeli pracownik odchodzi przed upływem połowy okresu to powinien zwrócić odzież roboczą lub będzie musiał zapłacił 50% ich wartości). 

 

Rozliczenie kosztów poniesionych przez pracownika

Podstawa prawna środków ochrony indywidualnej

Stosownie do art. 237⁶ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy: Dz.U.2022.1510 t.j., [dalej „kp”] pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.

Zgodnie z art. 237⁷ § 1 kp pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Powyższe obowiązki stanowią odzwierciedlenie praw przysługujących pracownikom tj. prawo do bezpłatnych środków ochrony indywidualnej oraz prawo do bezpłatnej odzieży i obuwa ochronnego. Innymi słowy, koszty związane z ich zapewnieniem ponosi pracodawca, których możliwość realizacji zostanie omówiona poniżej.

 

Prawo do bezpłatnych środków ochrony indywidualnej (w tym okularów korygujących wzrok)

Tymi środkami są najczęściej i przede wszystkim rękawice, ale mogą być ze względu na rodzaj pracy np. nakolanniki, czy nauszniki ochronne (tłumiące hałas). 

Każdy pracodawca, zatrudniający powinien zweryfikować, a w miarę potrzeby zasięgnąć opinii eksperta, czy i na ile na określonych stanowiskach pracy, które przedsiębiorca tworzy byłyby wymagane jakieś środki ochrony indywidualnej – ze względu na ich szczególny charakter. 

Jak wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U.2003.169.1650, dalej „r.b.h.p.”), przez środki ochrony indywidualnej rozumie się wszelkie środki noszone lub trzymane przez pracownika w celu jego ochrony przed jednym lub większą liczbą zagrożeń związanych z występowaniem niebezpiecznych lub szkodliwych czynników w środowisku pracy, w tym również wszelkie akcesoria i dodatki przeznaczone do tego celu (§ 2 pkt 9 r.b.h.p.). Do środków ochrony indywidualnej nie zalicza się natomiast:

• zwykłej odzieży roboczej i mundurów, które nie są specjalnie przeznaczone do zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracownika;
• środków ochrony indywidualnej używanych przez wojsko, Policję i inne służby utrzymania porządku publicznego;
• wyposażenia stosowanego przez służby pierwszej pomocy i ratownicze;
• środków ochrony indywidualnej stosowanych na podstawie przepisów Prawa o ruchu drogowym;
• wyposażenia sportowego;
• środków służących do samoobrony lub do odstraszania;
• przenośnych urządzeń do wykrywania oraz sygnalizowania zagrożeń i naruszania porządku publicznego.

Sposób posługiwania się dostarczonymi pracownikom bezpłatnie środkami ochrony indywidualnej powinien być im przedstawiony, a pracownicy winny potwierdzić zapoznanie się ze stosownymi instrukcjami. Pracodawca może także zadecydować, aby wśród innych postanowień, umieścić stosowne dotyczące posługiwania takimi środkami w regulaminie pracy, obowiązującym w jego zakładzie pracy. 

Należy pamiętać również, że środki ochrony indywidualnej, o których mowa wyżej, muszą spełniać wymogi dotyczące oceny zgodności wynikające z ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności (t.j. Dz.U.2022.1854).

Do w/w środków ochrony indywidualnej należą także okulary korygujące wzrok, które, zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (t.j. Dz.U.1998.148.973), pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

W praktyce powyższy przepis rodzi liczne problemy interpretacyjne. Przede wszystkim, rozporządzenie nie reguluje tego, do jak częstej wymiany okularów pracownika zobowiązany jest pracodawca. Ustawodawca posłużył się jedynie zwrotem „okulary należy zapewnić pracownikowi zgodnie z zaleceniem lekarza”. Takie sformułowanie poczytywać można jako oznaczające, że pracownik powinien „zawsze” dysponować okularami odpowiednimi do stopnia wady wzroku, a przynajmniej, że za każdym razem, gdy wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach okresowych profilaktycznych badań lekarskich wykażą, że wzrok pracownika pogorszył się od czasu poprzedniego badania, to pracownikowi należy zapewnić nowe okulary – ze szkłami optycznymi wskazanymi w recepcie. Innym rozwiązaniem może być tylko wymiana szkieł w dotychczasowej oprawce (jeżeli jest to możliwe od strony technicznej)².

Powyższe rozważyć trzeba w kontekście art. 207 § 2 k.p. pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników, w tym m.in. reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy. Dla pracodawcy oznacza to, że w sytuacji, w której dany pracownik posiada aktualne jeszcze badania profilaktyczne, jednocześnie sygnalizując jednak pogorszenie wzroku to pracodawca powinien skierować go na kolejne (przyspieszone) badania profilaktyczne. Orzeczenie przez lekarza pogorszenia wzroku będzie oznaczało konieczność ewentualnego dofinansowania wymiany okularów korygujących (jeżeli wystąpi o to pracownik).

Co istotne, definicja pracownika ujęta w r.b.h.p. różni się nieco od definicji kodeksowej, tj. zgodnie z rozporządzeniem przez pracownika należy rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (czyli co do zasady przez 4 godziny dziennie). W tym kontekście wskazać trzeba na następujące orzecznictwo. Zgodnie z wyrokiem WSA w Poznaniu z 18.05.2011 r., IV SA/Po 196/11³, nie mają znaczenia założenia, jakie przyjął pracodawca odnośnie do ilości czasu pracy przy komputerze na przedmiotowym stanowisku, lecz faktyczny wymiar czasu, jaki pracownik musi poświęcić na pracę przy komputerze. Nie jest także istotna okoliczność, że przekroczenie połowy dobowego czasu pracy przy komputerze może nie wystąpić każdego dnia. Taka wykładnia przepisów ma prowadzić do zabezpieczenia pracownika przed próbami obejścia prawa przez pracodawcę, który mógłby zasłaniać się przykładowo taką organizacją pracy, aby przynajmniej raz w tygodniu pracownik nie przekraczał ww. normy, niezależnie od ilości czasu pracy spędzonego przy komputerze w pozostałe dni.

Natomiast, wskazane wyżej akty prawne, nie regulują w żaden sposób kwestii takich jak wysokość refundacji okularów przez pracodawcę lub formy zapewnienia okularów. Sprawy te powinny zostać uregulowane w wewnętrznym regulaminie przedsiębiorstwa. W związku z tym możliwe są w zasadzie dwie sytuacje:

1) dofinansowanie przez pracodawcę okularów o wyższym standardzie w pełni i zgodnie z dokumentami wewnętrznymi przedsiębiorstwa oraz

2) dofinansowanie przez pracodawcę zakupu jedynie w części wskazanej w regulaminie, zaś pozostałą część finansuje we własnym zakresie sam pracownik.

Oczywiście, żadne przepisy prawne nie nakazują pracodawcy dofinansowania szkieł kontaktowych. Nie oznacza to jednak, że refundacja tego typu kosztów będzie możliwa w danym przedsiębiorstwie i będzie wynikać z woli pracodawcy.

Na koniec warto także zwrócić uwagę, że dostarczenie pracownikowi środków ochrony indywidualnej, które nie spełniałyby wymagań dotyczących oceny zgodności, stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny do 30 000 zł (art. 283 § 2 pkt 4 kp).

 

Prawo do bezpłatnej odzieży i obuwia ochronnego

Zgodnie z art. 237⁸ § 1 kp, pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 237⁶ § 1 kp i art. 237⁷ § 1 kp (patrz wyżej) oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Określenie rodzaju środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego na poszczególnych stanowiskach pracy dokonuje pracodawca. 

Oznacza to, że pracodawca obowiązany jest dostarczyć pracownikowi nieodpłatnej odzieży i obuwia roboczego w przypadku, gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu oraz ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Kodeks nie wskazuje jednak jednocześnie na jakich stanowiskach odzież czy obuwie może ulec zniszczeniu lub zabrudzeniu, pozostawiając tę decyzję pracodawcy. 

Pracodawca jest więc uprawniony do wskazania stanowisk pracy, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie dotyczy to przypadków, gdy wykonywane są prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi⁴. W takiej sytuacji, pracodawca ma bezwzględny obowiązek zapewnienia odzieży roboczej pracownikowi i nie może zwolnić się z tego obowiązku wypłacając ekwiwalent, o którym mowa niżej.

W przypadku pracowników używających, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 237⁷ § 4 kp). Co istotne także, stosownie z tezą wyroku NSA z dnia 11 marca 1999 r. w Krakowie I SA/Kr 1606/975, ekwiwalent pieniężny wypłacany pracownikom za używanie odzieży własnej zamiast odzieży i obuwia roboczego może być wypłacany za używanie odzieży nie stanowiącej odzieży roboczej, natomiast koszty wypłaty poniesione w związku z wypłatą tego ekwiwalentu nie mogą być w świetle ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych uznane za koszty uzyskania przychodu.

 

Podstawy prawne: 

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy: Dz.U.2022.1510 t.j..
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U.2003.169.1650);
• Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności (t.j. Dz.U.2022.1854);
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (t.j. Dz.U.1998.148.973)

--

¹ Wskazane akty prawne implementują postanowienia zawarte w dyrektywie Rady 89/656/EWG z 30.11.1989 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników korzystających z wyposażenia ochronnego (Dz.U. WE L 393, s. 18 ze zm.).

² Tak też Wojciechowski, Piotr. Art. 237(6). W: Kodeks pracy. Komentarz, wyd. VII [online]. Wolters Kluwer Polska, 2018-06-12 07:33 [dostęp: 2018-06-13 17:54]. Dostępny w Internecie: https://sip.lex.pl/#/commentary/587762217/542871

³ LEX nr 896154

⁴ P. Wojciechowski, Komentarz do art. 237⁷ Kodeksu pracy, w: L. Florek (red.), Komentarz do Kodeksu pracy, LEX 2017

⁵ LEX nr 1693022