Weryfikacja wypłacalności potencjalnego kontrahenta w oparciu o metodykę

Polska implementowała przepisy Dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej mającej na celu zwalczanie unikania opodatkowania i przestępczości podatkowej, której celem jest  zwalczanie przestępczości podatkowej i unikania opodatkowania. Zgodnie z obowiązującymi teraz przepisami organy podatkowe powinny co do zasady odmówić podatnikowi prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku gdy wystąpią udokumentowane przesłanki wskazujące, że transakcja została zorganizowana w związku z popełnieniem przez inny podmiot oszustwa lub nadużycia.

Na podstawie implementujących Dyrektywę przepisów ustawy o podatku od towarów i usług krajowe organy administracji oraz sądy powinny odmówić  prawa dla odliczenia podatku naliczonego Przedsiębiorcy gdy:

• zostanie udowodnione, że skorzystanie z tego prawa wiązałoby się z oszustwem lub nadużyciem^;
• sam podatnik popełnia oszustwo lub nadużycie, jak i wtedy, gdy podatnik ten wiedział lub powinien był wiedzieć, że przez nabycie towaru uczestniczył w transakcji związanej z oszustwem w zakresie VAT.
• podatnik nie wiedział, że transakcja nabycia towaru została zorganizowana w związku z popełnieniem przez inny podmiot oszustwa lub nadużycia, jednakże, przy zachowaniu należytej staranności mógł wiedzieć, że transakcja ta służy oszustwu lub nadużyciu w zakresie VAT.

Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa (dalej jako: „KAS” ), chcąc wspomóc zarówno urzędników jak i przedsiębiorców opracowały dokument pt. 

Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych

(dalej jako „Metodyka”) .

Opracowanie stanowi zbiór reguł oraz wskazówek mających być pomocą dla urzędników skarbowych w ocenie dochowania należytej staranności w VAT przez przedsiębiorców.

„Metodyka" stosowana ma być przez US do rozliczania podatków przedsiębiorców będących nabywcami towarów którzy

• nie dokonali oszustwa w zakresie podatku VAT;
• nie wiedzieli, że transakcja, w wyniku której nabyli towar, służy oszustwu w zakresie VAT.

Zastosowanie wytycznych Metodyki przy weryfikacji potencjalnych kontrahentów ma pomóc organom dokonać prawidłowej weryfikacji najtrudniejszej z przesłanek będących powodem dla odmowy odliczenia, czyli czy Przedsiębiorca wypełnił znamiona dochowania należytej staranności w transakcjach krajowych, udokumentowanych fakturą z wykazaną kwotą podatku od towarów i usług.

Ta Metodyka jest także istotnym dokumentem dla przedsiębiorców.

Dokonanie odpowiedniej weryfikacji wg. Metodyki Twoich potencjalnych kontrahentów pozwoli nie tylko zabezpieczyć się przed ewentualnymi konsekwencjami ze strony urzędów skarbowych, ale także zabezpieczy Twoje potencjalne transakcje i pomoże wybrać odpowiednich kontrahentów.

Przedsiębiorca, który zastosuje wskazane w Metodyce wytyczne, zwiększa prawdopodobieństwo, iż organ skarbowy uzna, że dochował on należytej staranności i że dokonana przez Przedsiębiorcę transakcja nie miała na celu naruszenia prawa bądź oszustwa, i czynność ta nie powinna być podstawą do kwestionowania prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT przez Przedsiębiorcę.

1. Krok 1- Czynności przed rozpoczęciem działalności

Sprawdź czy Twój potencjalny kontrahent spełnia kryteria formalne

Podejmując współprace z nowym, potencjalnym kontrahentem, właściwe jest sprawdzenie na początku czy spełnia on wszelkie kryteria formalne dla prowadzenia właściwego typu działalności

1.1   Potwierdź że jego działalność jest zarejestrowana, i odnaleźć ją można w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) (link otwiera nowe okno w innym serwisie) bądź Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) o ile rejestracja w KRS lub CEIDG jest wymagana w przypadku kontrahenta.

1.2   Sprawdź czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT
(podatnik VAT czynny, podatnik VAT zwolniony, brak rejestracji podmiotu jako podatnika VAT) czynny przez usługę Sprawdzenie statusu podmiotu VAT na Portalu Podatkowym bądź poprzez złożenie wniosku do właściwego urzędu skarbowego ( na stronie Ministerstwa Finansów, odnajdziesz specjalną wyszukiwarkę podmiotów niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT)

1.3   Sprawdź czy Twój kontrahent – na moment transakcji – jest wpisany do prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej  wykazu podmiotów (link otwiera nowe okno w innym serwisie), które zostały wykreślone z rejestru jako podatnicy VAT lub nie zostali zarejestrowani.

1.4   Sprawdź czy kontrahent posiada, lub – na twoje żądanie – przedstawił wymagane koncesje i zezwolenia dotyczące towarów, które są przedmiotem planowanych transakcji, umocowanie osób reprezentujących kontrahenta lub pełnomocnictw udzielonych przez te osoby (np. zweryfikuj umocowanie osób upoważnionych do udzielenia pełnomocnictw w imieniu kontrahenta na podstawie danych z KRS lub CEIDG).

Powyżej wskazane kryteria zaczerpnięte zostały z Metodyki, jednakże zalecamy przeprowadzenie dodatkowych czynności które pomogą Ci poznać Twojego kontrahenta jednocześnie zabezpieczając interesy Twoje i Twojego przedsiębiorstwa

• sprawdź, czy Twój potencjalny kontrahent ma swoją stronę internetową, co się na niej znajduje oraz czy dane kontrahenta oraz informacje o przedsiębiorstwie i prowadzonej działalności umieszczone na stronie internetowej odpowiadają informacją zawartym w rejestrach;
• zachowaj ostrożność, jeżeli Twój kontrahent proponuje Ci transakcje z normami innymi niż powszechnie dostępne, w szczególności w zakresie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, a także gdy transakcja dotyczy zakupu/sprzedaży towaru spoza zakresu działalności tego przedsiębiorcy (niezgodny ze wskazanym w rejestrach PKD);
• zachowaj rozwagę i ostrożność jeżeli potencjalna transakcja dotyczy handlu towarami stanowiącymi podwyższone ryzyko, np. złom, samochody, elektronika, telefony, biżuteria, karty telefoniczne, kawa, herbata, inne użytki, produkty akcyzowe lub o obniżonym VAT;
• zawsze formalizuj swoje relacje z kontrahentami – nie zawieraj umów słownych, staraj się by każda z zawartych umów zawarta była pisemnie, zachowuj także zlecenia bądź potwierdzenia mailowe;
• jeżeli masz wątpliwości co do uczciwości swojego kontrahenta, możesz żądać pisemnego potwierdzenia (oświadczenia, udokumentowania źródła pochodzenia), że towar, który będzie Tobie przekazywany, nie pochodzi z przestępstwa, oraz iż nie był przedmiotem obrotu w ramach karuzeli podatkowej  - taki zapis możesz także wprowadzić do umowy z kontrahentem;
• zażądać dołączenia do faktury specyfikacji dostarczanych towarów ze wskazaniem w niej indywidualnego numeru fabrycznego (seryjnego) każdego dostarczanego urządzenia oraz sprawdzać, czy produkt jest zgodny ze specyfikacją.

2. Krok 4- Bądź czujny

Wysoce istotne jest pozostawanie czujnym  na sytuacje odbiegające od zwyczajowo przyjętych dla danego typu transakcji mogące prowadzić do naruszeń prawa. Poniższe wytyczne dotyczą zarówno przedsiębiorców którzy postanawiają dopiero rozpocząć współprace jak i przedsiębiorców, którzy  chcą dokonać zmiany w przyjętych wcześniej zasadach.

Zgodnie założeniami przyjętymi w „Metodyce” w szczególności powinieneś zwrócić uwagę na sytuację gdy:

• kontrahent proponuje zawarcie transakcji bez ryzyka gospodarczego, wymaga od ciebie płatności gotówką albo proponuje obniżenie ceny w przypadku płatności gotówką (albo cesji wierzytelności) –w przypadku, gdy wartość transakcji przekracza 15 tys. zł,
• żąda od ciebie zapłaty za towar na dwa odrębne rachunki bankowe (nie dotyczy to mechanizmu podzielonej płatności), rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny,
• cena towaru, który oferuje ci kontrahent, znacząco odbiega od ceny rynkowej lub oferowane ci towary należą do innej branży niż ta, w której działa kontrahent i które dotychczas od niego kupowałeś – bez ekonomicznego uzasadnienia,
• wymagany od ciebie przez kontrahenta termin płatności za towar jest krótszy niż standardowy termin płatności – również bez ekonomicznego uzasadnienia,
• kontrahent proponuje ci zawarcie transakcji na warunkach znacznie odbiegających od tych, które uznawane są w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu,
• kontrahent dostarcza towary niezgodne z wymaganiami jakościowymi określonymi w prawie, transakcja między tobą a kontrahentem nie jest udokumentowana umową pisemną (w tym w formie elektronicznej), zamówieniem lub innym potwierdzeniem warunków transakcji,
• w dotychczasowych transakcjach kontrahent bez uzasadnienia zmienia sposób transportu towaru (np. towar miał być dostarczony z Polski, a jest przewożony z terytorium innego państwa).

3. Krok 3- Kontynuacja współpracy z kontrahentem

W trakcie gdy kontynuujesz wcześniej już zawartą współprace istnieje mniejsze ryzyko nieświadomego udziału w procederze oszustwa podatkowego, jednakże nawet przy właściwie prowadzonej współpracy powinieneś dokonywać monitoringu Twoich kontrahentów.

Aby dochować należytej staranności, regularnie sprawdzaj rejestry wymienione w kroku 1.

W ramach prowadzonego monitoringu powinieneś regularnie sprawdzać czy:

• kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny i czy posiada wymagane koncesje i zezwolenia,
• osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji posiadają aktualne umocowania do działania w imieniu kontrahenta,
• kontrahent jest wpisany do prowadzonego przez Szefa KAS wykazu podmiotów, które zostały wykreślone przez naczelnika urzędu skarbowego z rejestru jako podatnicy VAT – chyba, że rejestracja kontrahenta została przywrócona w późniejszym okresie.

4. Krok 5- metoda podzielnej płatności

Jednym z rozwiązań proponowanych przez urząd podatkowy jest dochowanie należytej staranności w przypadku płatności przy wykorzystaniu mechanizmu podzielonej płatności (MPP), obowiązującego od 1 lipca 2018 r. Jeżeli pozytywnie zweryfikowałeś przesłanki formalne oraz kryteria transakcyjne, a nie zachodzą inne okoliczności, które jednoznacznie mogłyby wskazywać na brak dochowania należytej staranności – uznaje się, że dochowałeś należytej staranności.

W Metodyce, wyraźnie jednakże wskazano, że wykorzystanie MPP nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności w przypadku gdy opłacana faktura:

• została wystawiona przez podmiot nieistniejący,
• stwierdza czynności, które nie nastąpiły,
• podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością,
• potwierdza czynności prawne sprzeczne z ustawą albo mające na celu jej obejście, sprzeczne z zasadami współżycia społecznego,
• w przypadku których oświadczenie woli zostało złożone drugiej stronie za jej zgodą dla pozoru. 

Powyższa instrukcja bardzo prosto może się stać Twoją regulacją wewnętrzna, instrukcja procedura, którą swoim zarządzeniem/postanowieniem/ decyzją/ wdrożysz u siebie w przedsiębiorstwie powierzając dostosowanie odpowiednim pracownikom, którzy zajmują się zaopatrzeniem i zbytem, umowami, zbieraniem ofert, oraz rozliczeniami i fakturowaniem.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r., o podatku od towarów i usług (Dz.U.2021.685 t.j.)