Alternatywne metody rozwiązywania sporów- umowa i ugoda mediacyjna

Rozszerzanie roli mediacji w prawie polskim oraz usprawnianie jej działania jest przejawem słusznego przekonania o nieocenionych walorach tej instytucji, a jednocześnie dostrzeżeniem konieczności jej bardziej kompleksowego unormowania. Nadrzędnym celem nowelizacji jest rzecz jasna upowszechnienie wykorzystywania mediacji w sprawach cywilnych, zwłaszcza pomiędzy przedsiębiorcami. Udana implementacja zmian ma spowodować usprawnienie procesów sądowych oraz obniżenia kosztów sporów, zarówno po stronie obywateli jak i państwa.

W prawie cywilnym, charakteryzującym się swobodą umów, równością stron stosunku prawnego oraz autonomicznym kształtowaniem ich treści przez samodzielne podmioty, mediacje wydają się być nie tylko odpowiednim, ale wręcz naturalnym instrumentem rozwiązywania sporów.

Postępowanie mediacyjne pozwala na szybsze rozwiązanie sporu, a także na dalszą współpracę pomiędzy stronami. W szczególności w obszarze stosunków gospodarczych jest to walor nieoceniony, pozwalając przedsiębiorcom na koncentrowanie prowadzeniu swej działalności gospodarczej, a nie na uczestniczeniu w często skomplikowanych i długich procesach sądowych.

 

Mediacja w sprawach cywilnych

W sprawach cywilnych przepisy dotyczące mediacji odnajdujemy w Dziale II (Postępowanie przed sądami pierwszej instancji)- Rozdział 1 (Mediacja i postępowanie pojednawcze)-Oddział 1 (Mediacja) Ustawy z dnia 17 listopada 1964 Kodeks Postępowania Cywilnego.

Mediacja jest dobrowolnym, poufnym i niesformalizowanym postępowaniem pozasądowym. W sprawach cywilnych przeprowadzana jest na rzecz stron (uczestników mediacji) przez bezstronnego mediatora. Mediatorem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, która korzysta w pełni z praw publicznych (z wyłączeniem sędziego).

Mediator powinien być osobą bezstronną i podczas przeprowadzania mediacji kierować się zasadą bezstronności - jego zadaniem jest zapewnienie stronom możliwości rozmowy, jak również i poróżnienia. W każdym razie powinien on unikać narzucania swoich rozwiązań, co wszakże nie wyklucza możliwości sugerowania stronom najkorzystniejszego w jego ocenie sposobu rozwiązania konfliktu.

Zgodnie z art. 1831 k.p.c. podstawową zasadą mediacji jest jej dobrowolność. Nawet w przypadku mediacji sądowej rekomendowanej przez Sąd potrzebna jest zgoda obu zainteresowanych stron, nie ma możliwości przymuszenia jednej z nich do takiego sposobu rozwiązania zaistniałego konfliktu. Ponadto warto zauważyć, że każda ze stron w każdym czasie może zrezygnować z postępowania mediacyjnego, nie podając przyczyny swojej decyzji. Zasada dobrowolności odnosi się także do wyboru osoby mediatora, który musi być zaakceptowany przez każdego z uczestniczących w mediacji. W sytuacji zmiany zdania, każda ze stron konfliktu ma prawo wystąpić o zastąpienie wybranego mediatora przez inną uprawnioną do sprawowania tej funkcji osobę.

Mediacje prowadzi się na podstawie umowy o mediację albo postanowienia sądu kierującego strony do postępowania mediacyjnego.

Postępowanie mediacyjne jest wyłączone z jawności. Mediator, uczestnicy postępowania oraz wszystkie inne osoby biorące udział w postępowaniu są obowiązane zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedziały się w związku z prowadzeniem mediacji. Niedozwolone jest także, aby mediator występował w roli świadka w postępowaniu przed sądem w przypadku niemożności rozwiązania przez strony sporu w postępowaniu mediacyjnym. Strony mogą zwolnić mediatora i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym z obowiązku zachowania w tajemnicy wszystkich faktów, o których dowiedziały się w związku z ich prowadzeniem. Zasada ta została stworzona w celu zapewnienia stronom warunków, w których komfortowo mogą rozmawiać o powstałym konflikcie bez obawy, iż ujawnione informacje mogą zostać w przyszłości wykorzystane przeciwko nim.

Mediacja na wniosek stron:

Wszczęcie mediacji przez stronę następuje z chwilą doręczenia mediatorowi wniosku o przeprowadzenie mediacji z dołączonym dowodem doręczenia jego odpisu drugiej stronie.

We wniosku o przeprowadzenie mediacji muszą zostać oznaczone strony, szczegółowo określone żądanie, przytoczony stan faktyczny, podpis strony oraz wymienienie załączników dołączonych do wniosku. W przypadku gdy strony wcześniej zawarły umowę o mediację na piśmie, do wniosku dołącza się odpis tej umowy.

Umowa mediacyjna zawarta może zostać także w przypadku wyrażenia zgody przez jedną ze stron konfliktu, gdy strona druga złoży wniosek o przeprowadzenie mediacji. W takiej sytuacji, gdy druga strona wyrazi na nią zgodę, pomiędzy stronami dochodzi do zawarcia umowy o mediację w sposób dorozumiany.

Co do roszczeń objętych umową o mediację - przez czas trwania mediacji - bieg przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu.

Mediacja nie zostaje wszczęta, jeżeli:

1) stały mediator, w terminie tygodnia od dnia doręczenia mu wniosku o przeprowadzenie mediacji, odmówił przeprowadzenia mediacji;

2) strony zawarły umowę o mediację, w której wskazano jako mediatora osobę niebędącą stałym mediatorem, a osoba ta, w terminie tygodnia od dnia doręczenia jej wniosku o przeprowadzenie mediacji, odmówiła przeprowadzenia mediacji;

3) strony zawarły umowę o mediację bez wskazania mediatora i osoba, do której strona zwróciła się o przeprowadzenie mediacji, w terminie tygodnia od dnia doręczenia jej wniosku o przeprowadzenie mediacji, nie wyraziła zgody na przeprowadzenie mediacji albo druga strona w terminie tygodnia nie wyraziła zgody na osobę mediatora;

4) strony nie zawarły umowy o mediację, a druga strona nie wyraziła zgody na mediację (183⁶ k.p.c).

Z przebiegu mediacji sporządza się protokół, w którym oznacza się miejsce i czas przeprowadzenia mediacji, a także imię, nazwisko (nazwę) i adresy stron, imię i nazwisko oraz adres mediatora, a ponadto wskazuje się wynik mediacji. Protokół podpisuje mediator.

Jeśli stronom udało się rozwiązać spór i podpisać ugodę, stanowi ona załącznik do protokołu mediacji- ugoda powinna zostać podpisana przez wszystkie strony. Niemożność podpisania ugody mediator stwierdza w protokole.

Przez podpisanie ugody strony wyrażają zgodę na wystąpienie do sądu z wnioskiem o jej zatwierdzenie, o czym mediator informuje strony.

W przypadku gdy strona, po zawarciu ugody, w ramach mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację, wystąpi do sądu z wnioskiem o zatwierdzenie ugody mediator składa protokół w sądzie, który byłby właściwy do rozpoznania sprawy według właściwości ogólnej lub wyłącznej.

W razie skierowania przez sąd sprawy do mediacji mediator składa protokół w sądzie rozpoznającym sprawę.

Dalszy tok postępowania, po złożeniu protokołu w sądzie, uzależniony jest od woli stron. Jeżeli zawarto ugodę przed mediatorem, to na wniosek strony niezwłocznie przeprowadza postępowanie co do zatwierdzenia ugody zawartej przed mediatorem. Jeżeli ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją przez nadanie jej klauzuli wykonalności; w przeciwnym przypadku sąd zatwierdza ugodę postanowieniem na posiedzeniu niejawnym.

Sąd, który zatwierdził ugodę, wydaje na wniosek wierzyciela, zaświadczenie, że stanowi ona europejski tytuł egzekucyjny. Każda ze stron ma prawo do złożenia wniosku o zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem. Sąd niezwłocznie podejmuje niezbędne czynności w celu przeprowadzenie postępowania w przedmiocie zatwierdzenia ugody. Dopiero bowiem zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem zapewnia jej pełną moc prawną. Sąd odmawia nadania klauzuli wykonalności albo zatwierdzenia ugody zawartej przed mediatorem, w całości lub części, jeżeli ugoda jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierza do obejścia prawa, a także gdy jest niezrozumiała lub zawiera sprzeczności.

Ugoda zawarta przed mediatorem, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem. Ugoda zawarta przed mediatorem, którą zatwierdzono przez nadanie jej klauzuli wykonalności, jest tytułem wykonawczym.

Koszty postępowania mediacyjnego są nieporównywalnie niższe od kosztów sądowych związanych z przeprowadzeniem pełnego postępowania sądowego. Do kosztów mediacji zalicza się między innymi wynagrodzenie mediatora i wydatki przez niego poniesione. Wynagrodzenie mediatora w zakresie mediacji sądowych reguluje Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 30 listopada 2005 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotom wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym.

Należy zauważyć, że nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego z lipca 2023 r. wprowadziła możliwość objęcia przez strony ugodą także roszczeń nieobjętych pozwem. Ponadto w wypadku, gdy ugoda dotyczy roszczeń objętych różnymi postępowaniami sądowymi, strony wymieniają w ugodzie te postępowania oraz są zobowiązane wskazać sąd, który wszcznie postępowanie w sprawie zatwierdzenia ugody i nadania jej klauzuli wykonalności, chyba że prowadziłoby to do naruszenia przepisów o właściwości rzeczowej, mogącego skutkować nieważnością postępowania, lub właściwości wyłącznej. Odpis postanowienia o zatwierdzeniu ugody lub nadaniu ugodzie klauzuli wykonalności sąd doręcza pozostałym sądom wymienionym w ugodzie. Odpis postanowienia o zatwierdzeniu ugody lub nadaniu ugodzie klauzuli wykonalności stanowi podstawę do umorzenia postępowania w zakresie, w jakim dotyczy ono roszczeń objętych ugodą.

Wniosek o zatwierdzenie ugody mediacyjnej pozasądowej, w tym o nadanie jej klauzuli wykonalności od 1 stycznia 2016 r., nie podlega opłacie sądowej.

Mediacja w postępowaniu administracyjnym:

Postępowanie mediacyjne w sprawach administracyjnych zostało uregulowane w dziale III w rozdziale 8 Ustawy prawo o postępowaniu przed Sądami administracyjnymi z dnia 30 sierpnia 2002 r. 

Wprowadzenie mediacji do sądownictwa administracyjnego podyktowane było m.in. potrzebą rozwijania alternatywnych metod rozstrzygania sporów, które polegają na zaoferowaniu stronom uproszczonych, mniej kosztownych, a przede wszystkim mniej konfliktowych procedur kończących postępowanie administracyjne.

Postępowanie mediacyjne w sprawach administracyjnych może być przeprowadzone na wniosek skarżącego lub organu, a także z inicjatywy sądu czyli tzw. postępowanie z urzędu.

Wniosek o przeprowadzenie tego postępowania może zostać zawarty w skardze, w odpowiedzi na skargę lub w odrębnym piśmie złożonym do wyznaczenia rozprawy.

Postępowanie mediacyjne w postępowaniu przed sądami administracyjnymi może dotyczyć wszystkich aktów i czynności podlegających zaskarżeniu do sądu administracyjnego oraz skarg na bezczynność organów.

Celem postępowania opisywanego postępowania mediacyjnego jest wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz przyjęcie przez strony ustaleń co do sposobu jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa.

Czynności sądowe w postępowaniu mediacyjnym podejmuje sędzia albo referendarz sądowy wyznaczony przez przewodniczącego wydziału. Postępowanie mediacyjne odbywa się z udziałem stron co jest warunkiem niezbędnym tego postępowania.

Z przebiegu posiedzenia spisywany jest protokół, w którym uwzględnione jest stanowisko każdej ze stron, oraz szczegółowe ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy. Protokół podpisywany jest przez strony oraz sędziego lub referendarza prowadzącego mediacje.

Przyjęcie przez strony ustaleń na posiedzeniu mediacyjnym tworzy po stronie organu obowiązek wydania nowego aktu albo wykonania lub podjęcia czynności, akty te podlegają zaskarżeniu do sądu administracyjnego w sytuacji niegodzenia się przez stronę z nowymi rozstrzygnięciami. Jeśli skarga taka zostanie wniesiona – sąd rozpozna ją łącznie ze skargą w sprawie, w której przeprowadzono postępowanie mediacyjne.

Jeśli w trakcie mediacji nie uda się rozwiązać konfliktu sprawa jest rozpoznawana przez sąd w trybie zwykłym.

Wprowadzenie do Kodeksu postępowania administracyjnego rozdziału 5a dotyczącego mediacji ma znaczenie przede wszystkim:

• w sprawach, w których występuje wielość stron,
• w sprawach, w których może być zawarta ugoda,
• w sprawach, w których organ ma zamiar wydać decyzję na niekorzyść adresata i może się spodziewać odwołania (organ będzie wówczas także stroną mediacji),
• w sprawach, w których wniesiony został środek odwoławczy od orzeczenia wydanego w pierwszej instancji (organ będzie wówczas stroną mediacji),
• w sprawach, w których może być zawarta umowa administracyjna (w tym przypadku, organ też będzie stroną mediacji).

Mediacja może zatem występować zarówno między stronami postępowania, jak i między stronami postępowania a organem administracji publicznej, przed którym postępowanie się toczy.

Ze względu na fakt, że w układzie horyzontalnym organ administracji jest także uczestnikiem mediacji, regulacja posługuje się pojęciem „uczestnik mediacji”, w odróżnieniu od pojęcia „strona”.

Mediacja stanowi bardzo ważny czynnik w postępowaniu wyjaśniającym, w szczególności w sprawach złożonych i skomplikowanych (np. ustalenie warunków zabudowy albo wydanie pozwolenia na budowę w tym w przypadku dużych i kontrowersyjnych społecznie inwestycji infrastrukturalnych, ustalenie dopuszczalnego sposobu użytkowania obiektu budowlanego itp.), ponadto posiada charakter prewencyjny (uniknięcie skierowania sprawy do sądu administracyjnego poprzez wyjaśnienie przesłanek i podstawy prawnej rozstrzygnięcia), i przede wszystkim stanowi polubowny sposób osiągnięcia rozstrzygnięcia w postępowaniu poprzez zawarcie umowy administracyjnej.

Mediacja przeprowadzana ma być przez bezstronnego mediatora będącego osobą fizyczną mająca pełną zdolność do czynności prawnych i korzystająca w pełni z praw publicznych, w szczególności będą to mediatorzy wpisani na listę stałych mediatorów lub do wykazu osób uprawnionych do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego.

Przepisy nakładają na organ administracji publicznej obowiązek przekazania mediatorowi danych kontaktowych uczestników mediacji oraz ich pełnomocników, w szczególności numery telefonów i adresy poczty elektronicznej, o ile je posiada (art. 96h k.p.a.). 

Mediator po zapoznaniu się z aktami sprawy będzie miał prawo wykonywania z nich odpisów, chyba że uczestnik mediacji nie wyrazi zgody na zapoznanie się mediatora z aktami.

Postępowanie mediacyjne nie jest jawne. Mediator oraz uczestnicy postępowania mediacyjnego są obowiązani zachować w tajemnicy wszelkie informacje, o których dowiedzieli się w związku z prowadzeniem mediacji (chyba że uczestnicy mediacji postanowią inaczej), a propozycje ugodowe, ujawnione informacje lub oświadczenia złożone w trakcie postępowania mediacyjnego nie będą mogły być wykorzystywane po jej zakończeniu. Wyjątek stanowić będą ustalenia dokonane w protokole (art. 96j k.p.a.). Mediacja może zostać zakończona się na kilka sposobów m. in. 

• zawarcie ugody między stronami postępowania,
• zawarcie umowy administracyjnej między stroną a organem,
• wycofanie przez stronę albo zmodyfikowanie wniosku/ żądania,
• wycofanie przez stronę wniesionego środku odwoławczego lub zrezygnować z jego wniesienia.

Po zakończeniu postępowania mediacyjnego mediator ma obowiązek niezwłocznie przedłożyć protokół z przebiegu mediacji organowi administracji w celu włączenia go do akt sprawy i doręczyć odpis protokołu uczestnikom mediacji. Jeżeli w wyniku mediacji poczynione zostaną ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy, sprawa zostanie załatwiona zgodnie z tymi ustaleniami, zawartymi w protokole (art. 96n § 1 k.p.a.). 

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U.2020.1575 t.j.),
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 20 czerwca 2016r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotom wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (Dz.U. 2016 poz. 921),
• Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U.2022.329),
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku - Kodeks postępowania administracyjnego: (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 775)