Ewidencja u przedsiębiorcy powierzonych mu materiałów przez zleceniodawcę - mikroPorady.pl

Szybko, łatwo i na klik... z nami rozliczysz swój PIT
Przejdź do Twój e-PIT
- A
- A
- A
Pytania do eksperta

Porada powstała w ramach działalności non-profit Fundacji Akademia Liderów.
mikroPorady.pl są projektem Fundacji, który pomaga polskim mikroprzedsiębiorcom na każdym etapie prowadzenia działalności.

Ty też możesz pomóc w rozwoju polskiej mikroprzedsiębiorczości.
Wpłać darowiznę na rzecz Fundacji

Przedsiębiorcy wykonujący w ramach swojej działalności gospodarczej usługi często wykonują je z materiałów powierzonych przez Zleceniodawcę.

Zasadniczo podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów ma obowiązek rejestrowania w niej każdego zdarzenia mającego wpływ na przychody i koszty firmy.

Jednakże zgodnie z § 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U.2019.2544 t.j.), materiał powierzony przez zleceniodawcę nie podlega ewidencji w księdze podatkowej.

Ewidencja-u-przedsiebiorcy-powierzonych-mu-materiaow

Przepis ten zawiera jednak ostrzeżenie, że jeżeli podatnik nie będzie mógł przedstawić dokumentu określającego zleceniodawcę, uważa się, że materiał został kupiony bez udokumentowania. To oznacza, że w przypadku kontroli przeprowadzonej przez pracowników urzędu skarbowego w siedzibie firmy i stwierdzenia, że na stanie znajdują się materiały, których pochodzenia podatnik nie potrafi udokumentować, podatnikowi będzie postawiony zarzut nierzetelnego prowadzenia księgi podatkowej.

Ważne:

Materiał powierzony przez Zleceniodawcę nie podlega ewidencji w księdze podatkowej prowadzonej przez zleceniobiorcę. U Zleceniodawcy, jeżeli nie jest przedsiębiorcą prowadzącym księgi rachunkowe i nie wynikają uwarunkowania z umów ubezpieczenia majątkowego lub z umowy z dostawcą materiału nie wystąpi obowiązek uwzględnienia w księgach takiego przekazania.

Przepisy rozporządzenia nie zawierają wzoru dokumentu, który mógłby potwierdzać pochodzenie powierzonego materiału. Dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie dokumentu (protokołu przyjęcia lub dowodu pz – przyjęcia materiału na stan magazynu, o ile przedsiębiorca prowadzi magazyn) zawierającego:

dane osoby zlecającej usługę, tj. imię i nazwisko, adres lub numer telefonu (czasami może być konieczne potwierdzenie powierzenia materiału – np. w przypadku kontroli w firmie)dane określające zleceniodawcę,
datę przyjęcia materiału,
rodzaj i ilość materiału,
krótki opis materiału,
podpis podatnika lub osoby przyjmującej materiał,
podpis osoby przekazującej materiał.

W ten sposób przedsiębiorca lub osoba odpowiedzialna materialnie przyjmująca materiał może obronić się przed zarzutem, że materiał jest jego własnością. Powyższe uzasadnia postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego wydane przez Pierwszy Urząd Skarbowy w Poznaniu w dniu 2005.03.31 : PF-2/415/4/05 ......”

Podatnik winien posiadać dowód zakupu na towar będący w jego posiadaniu. Odstępstwem od powyższego jest sytuacja , gdy podatnik dysponował będzie materiałem powierzonym. Jednakże w takim przypadku winien wykazać, iż przedmiotowy towar, nie jest towarem przez niego zakupionym a powierzonym. W przeciwnym wypadku należałoby uznać, iż towar został zakupiony przez podatnika bez udokumentowania .... Ustne potwierdzenie przyjęcia towaru nie jest wystarczającym dowodem dokumentującym fakt zajścia zdarzenia. Zatem w każdym z przypadków winno być ono potwierdzone w formie pisemnej. Jedną z form udokumentowania przyjęcia towaru od kontrahenta może być pisemne oświadczenie stron powierzenia i przyjęcia materiału lub części celem wykonania usługi.

W przypadku braku takiego dokumentu przyjmuje się, że podatnik kupił materiał, ale nie posiada dowodu zakupu.

Trzeba również pamiętać, iż niezależnie od przyczyn leżących po stronie obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, księgi przychodów, rozchodów lub ewidencji dla potrzeb podatków, to istnieją obowiązki prowadzenia ewidencji, wynikające choćby z umów ubezpieczeń majątkowych od zdarzeń losowych, kradzieży itp., a także związanych z odpowiedzialnością materialną pracowników, umowami o wspólnej odpowiedzialności materialnej, pwierzeniami mienia, z obowiązkiem wyliczenia się, a w niektórych przypadkach wynikających z obowiązków sanitarno-epidemilogicznych, przeciwpożarowych.

Ewidencja przychodu

W razie przyjęcia do zakładu materiałów powierzonych na przedsiębiorcy nie ciąży obowiązek ewidencjonowania tego faktu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów z zastosowaniem powyższych uwag odnośnie innych obowiązków ewidencjonowania. Jedynym obowiązkiem podatnika jest zapisanie kwoty osiągniętego przychodu w kolumnie 7 “Wartość sprzedanych usług” oraz zaksięgowanie w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" związane z prowadzoną działalnością.

Przykład:

Podatnik otrzymał zlecenie uszycia ubrań z powierzonego materiału. Wynagrodzenie zostało w umowie określone jako 3000 zł, powiększone o zwrot wydatków na ewentualne materiały własne zużyte przez wykonawcę do wytworzenia zamówionych ubrań. W celu wykonania zlecenia podatnik nabył dodatki krawieckie za kwotę 100 zł. Po wykonaniu zlecenia podatnikowi została część materiału powierzonego przez zleceniodawcę. Materiał ten został zwrócony przez podatnika. Zapisy w księdze przedstawiają się następująco:

Kolumna 7 pkpir “Wartość sprzedanych usług” - 3000 zł
Kolumna 13 pkpir „Pozostałe wydatki” - 100 zł (w dniu poniesienia wydatku).

Jeżeli wystąpi konieczność , że część usługi wykona z własnego materiału inny przedsiębiorca jako podwykonawca, to zleceniobiorca musi wystawić za wykonaną pracę fakturę lub rachunek.

Przykład:

Podatnik otrzymał zlecenie uszycia ubrań z powierzonego materiału. Wynagrodzenie zostało w umowie określone jako 3000 zł, powiększone o zwrot wydatków na ewentualne materiały własne zużyte przez wykonawcę do wytworzenia zamówionych ubrań. W celu wykonania zlecenia podatnik nabył dodatki krawieckie za kwotę 100 zł oraz skorzystał z usługi innego przedsiębiorcy , który wykonał usługę nabijania nitów Otrzymał rachunek na kwotę 300zł . Zapisy w księdze przedstawią się następująco:
- w kolumnie 7 – "Wartość sprzedanych usług" - .3000zł - w kolumnie 13 – Pozostałe wydatki” kwota 100 zł ( w dniu poniesienia wydatku ) oraz kwota 300 zl ( w dniu poniesienia wydatku.

Ważne:

Dla uprawdopodobnienia faktu, że umowa zlecenia na wykonanie usługi została faktycznie zawarta, umowa ta powinna być sporządzona na piśmie. Oczywiście może to też być zawsze w trybie umowy powtwierdzenia przyjęcia zlecenia (e-mail z potwierdzeniem zwrotnym przyjęcia zamówienia z adnotacją przyjęcia materiału)

Spis z natury

Na dzień 31 grudnia każdego roku podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów zobowiązani są do sporządzenia spisu z natury. Spisem z natury należy objąć towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady.

Także spis z natury powinien obejmować towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, jak również towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.

Tak więc, jeżeli powierzone materiały będą znajdowały się w zakładzie podatnika podczas sporządzania spisu z natury, podatnik będzie zobowiązany do wykazania ich w tym spisie. Jednakże materiały te nie podlegają wycenie - wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie z podaniem, czyją stanowią własność.

Ważne:

O sporządzeniu spisu z natury na koniec roku nie trzeba informować naczelnika urzędu skarbowego. Spisu z natury nie należy również dołączać do zeznania rocznego. Jednak istotne jest posiadanie spisu z natury dla celów dowodowych w przypadku różnych kontroli, w tym kontroli skarbowych jak i innych oraz zaistnienia zdarzeń nadzywczajnych, pożar, itp.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych: (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.),
Interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 6 listopada 2009 r., ITPB1/415-701/09/TK,
Interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 2 czerwca 2009 r., IBPBI/1/415-216/09/ZK,
Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29.03.2011 r Sygnatura: IPPB1/415-1130/10-9/KS,
Interpretacja Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2009 r., IPPB1/415-473/09-3/AM),- interpretacja indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 16 lutego 2011 r., nr IBPBI/1/415-1217/10/KB,
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U.2019.2544 t.j.)

Autorka: Krystyna Dąbrowska, doradca podatkowy - wpisana na listę Ministerstwa Finansów i Krajowej Rady Doradców Podatkowych: Nr wpisu: 02200.

Zestawienie form zatrudnienia

Prezentujemy zestawienie w układzie porównawczym, różnych form zatrudnienia i przypisanych do nich warunków oraz praw i obowiązków pracownika i pracodawcy w obszarach prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, podatków, prawa konkurencji, prawa cywilnego, prawa autorskiego.

Pobierz poradnik