Podróże służbowe

Podróże służbowe

Na gruncie art 775 §1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy: Dz.U.2022.1510 dalej k.p, pracownik pozostaje w podróży służbowej, jeśli wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy albo poza swoim stałym miejscem pracy.

 

Zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych pracowników

Na gruncie art 775 §1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy: Dz.U.2022.1510 dalej k.p, pracownik pozostaje w podróży służbowej, jeśli wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy albo poza swoim stałym miejscem pracy.

Powyższe oznacza, że jeśli pracownik będzie świadczył pracę na wyznaczonym w umowie terenie, to nie będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową. Tak też wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 5 maja 2009r. sygn. akt I PK 279/07. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu tego wyroku;

Określenie miejsca pracy pracownika mobilnego poprzez wskazanie pewnego obszaru geograficznego jest możliwe, gdyż żaden przepis nie wyklucza takiego postanowienia umowy. Jednakże miejsce to, oznaczające pewien obszar aktywności zawodowej takiego pracownika, musi odzwierciedlać rzeczywisty stan rzeczy, a więc obszar, w którym pracownik mobilny jest na stałe zobowiązany do przemieszczania się i wykonywania przewozów na tym właśnie obszarze. Niezsynchronizowanie oznaczenia miejsca pracy z rodzajem pracy może prowadzić do oceny, iż postanowienie dotyczące miejsca pracy jest nieważne z mocy art. 58 § 3 KC. w związku z art. 300 KP. Odnośnie do pojęcia podróży służbowej Sąd Najwyższy wskazał, że z art. 77 [5] § 1 KP wynika wprost, iż podróż służbowa ma charakter incydentalny. (...)

Dlatego też w umowie o pracę zawartej z pracownikiem miejsce wykonywania pracy powinno odzwierciedlać stan rzeczywisty, a więc określać w miarę precyzyjne miejsce, gdzie dany pracownik faktycznie ma wykonywać pracę .Pracodawca wysyłając pracownika do wykonania pracy w innym miejscu, niż wskazanym w umowie o pracę, musi każdorazowo ustalić, czy praca wykonywana jest w ramach podróży służbowej, czy oddelegowania.

Oddelegowanie bowiem polega na czasowej zmianie miejsca wykonywania pracy przez pracownika. W przepisach prawa pracy brakuje jednak jednoznacznej definicji oddelegowania pracownika wobec czego najczęściej przyjmowanym kryterium jest okres wykonywania pracy poza stałym miejscem zatrudnienia, czyli okres przekraczający 3 miesiące. Ustalenie tego aspektu jest zatem bardzo istotne zarówno dla rozliczenia płacowego, jak również księgowego bowiem w przypadku oddelegowania pracodawca nie ma obowiązku wypłaty żadnych dodatkowych należności a jeżeli zdecyduje się na ich wypłatę to wypłata ta podlega opodatkowaniu oraz stanowi podstawę do naliczenia składek ZUS.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi w sferze budżetowej obligatoryjnie określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ), dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowej. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wyżej wymieniony określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagrodzenia (art. 77 [5] par. 3 Kp).W przypadku ,gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień o wypłacie powyższych należności, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów w/w rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. (art. 77 [5] par. 3 Kp).

Zgodnie z powyższym rozporządzeniem, pracownikowi, z tytułu odbycia podróży służbowej (krajowej i zagranicznej) przysługują diety i zwrot kosztów:

• przejazdów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• noclegów,
• oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę, w zależności od jego potrzeb (par. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej). Potwierdza to również interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 17 października 2016 r., sygn. ITPB2/4511-656/16-1/BK.

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia, dołączając posiadane dokumenty m.in. rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki takie jak np.: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsce parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej.. Jeżeli pracownik nie posiada dokumentów, składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (par. 5 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej). Diety i ryczałty przysługują obligatoryjnie.

 

Wysokość diet z tytułu krajowej podróży służbowej

To, jakim środkiem transportu pracownik odbędzie podróż określa pracodawca. Jednakże na wniosek pracownika może on wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem będącym własnością pracownika (par. 3 w sprawie podróży służbowej).

W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. "kilometrówki", tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu. Stawkę tę ustala pracodawca, przy czym nie może być ona wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 marca 2002 w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz 271 z póź .zm)

Z tytułu krajowej podróży służbowej pracownikowi przysługuje przede wszystkim dieta, która przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w podróży (par. 7 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej). Od marca 2013 roku stawki te są takie same i wynoszą:

• przy diecie pełnej - 30zł,
• przy ryczałcie za nocleg (150% diety pełnej) - 45 zł,
• przy ryczałcie za dojazdy (20% diety pełnej) - 6 zł.za dobę podróży.

Jednakże pracodawca może wypłacić pracownikowi dodatkowo kwotę ponad limit diety ale będzie miał wówczas obowiązek wykazania wypłaconej kwoty jako przychodu pracownika ze stosunku pracy pracownika i opodatkowania jej podatkiem dochodowym oraz ozusowania łącznie z wynagrodzeniem za pracę za dany miesiąc.

Potwierdza to wyrok WSA w Rzeszowie z 5 lutego 2015 r., sygn. akt: I SA/Rz 25/13, w którym czytamy , że: 

(...) wszelakie nadwyżki zwrócone pracownikom ponad wartości diet oraz wartości limitów wypłacane pracownikom - niemające podstawy w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych, będą stanowiły przychód pracownika, o którym mowa w art.12 ust.1 u.p.d.o.f., (...)

Należności z tytułu diet krajowych oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży do powrotu po wykonaniu zadania zleconego pracownikowi przez pracodawcę (par. 7 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej).

Wartość diety pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia odpowiednio o określoną przepisami wartość. Zatem dietę należy pomniejszyć w przypadku , gdy pracownik korzysta z posiłków wliczonych w cenę hotelu i to zarówno w przypadku gdy na fakturze nocleg i śniadanie są wykazane w jednej wspólnej pozycji, jak i w przypadku gdy są wykazane w dwóch pozycjach. Kwotę diety krajowej wypłacanej pracownikowi zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Jeżeli wyżywienie zapewniono w ramach usługi noclegowej, przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

- śniadanie - 25% diety;

- obiad - 50% diety;

- kolacja - 25% diety.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów , kwotę zmniejszającą w każdym przypadku (niezależnie od tego, jaka dieta faktycznie przysługuje pracownikowi w danej sytuacji) ustalamy od pełnej diety, tj. od 30 zł .W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 7 maja 2015 r., nr IBPBII/1/4511-81/15/MK czytamy :

(...) zwolniona z opodatkowania będzie więc jedynie odpowiednio zmniejszona kwota diety, która faktycznie przysługuje pracownikowi na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w związku z odbywaniem przez niego podróży służbowej Bez znaczenia w opisanej sytuacji pozostaje zatem fakt czy pracownik skonsumował zapewnione mu w danej podróży służbowej śniadanie czy też ze względu na przyczyny niezależne od niego tego nie uczynił. W tym przypadku liczy się jedynie fakt zapewnienia pracownikowi odbywającemu podróż służbową śniadania, a nie jego [faktyczna] konsumpcja. (...).

Natomiast w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu nr ILPB2/415-73/14-5/WM z dnia 15 kwietnia 2014 r. czytamy , że zwolnienie po stronie pracownika jest limitowane do określonej wysokości a zatem ewentualna nadwyżka wypłacanych, zwracanych bądź finansowanych świadczeń - ponad limit określony w przedmiotowym akcie prawnym - spowoduje opodatkowanie wynikłych nadwyżek podatkiem dochodowym od osób fizycznych i w takiej sytuacji na pracodawcy będzie spoczywał obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia na rachunek urzędu skarbowego odpowiedniej zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconych diet i zwróconych bądź sfinansowanych innych kosztów z tytułu odbywanej podróży służbowej przez swoich pracowników.

 

Inne świadczenia z tytułu krajowej podróży służbowej

Poza dietą pracownik może otrzymać ryczałty np. za nocleg czy przejazdy komunikacją miejscową.

Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7 rano (par. 8 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej).

Pracownikowi za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej przysługuje również ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety (6 zł) - chyba że na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (par. 9 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej).

Ponadto pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem (par 10 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej).

 

Wysokość świadczeń z tytułu zagranicznej podróży służbowej

Pracownikowi, który odbywa na zlecenie pracodawcy zagraniczną podróż służbową również przysługują diety, zwrot kosztów dojazdu, noclegów, jak i innych uznanych przez pracodawcę i udokumentowanych wydatków. Z tym jednak, że dieta w czasie podróży zagranicznej przysługuje w różnych wysokościach obowiązujących dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Wysokość diet dla poszczególnych państw zawiera załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Za każdą dobę zagranicznej podróży służbowej przysługuje dieta w pełnej wysokości, natomiast za niepełną dobę podróży:

• do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety zagranicznej,
• ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety zagranicznej,

Powyżej 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości (par. 13 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej).

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie należy odjąć od dziennej stawki odpowiednio za:

• śniadanie - 15% diety;
• obiad - 30% diety;
• kolację - 30% diety;
• inne wydatki - 25% diety (par. 14 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej).

Pamiętajmy, że gdy pracownik wyjeżdża w zagraniczną podróż służbową samochodem musi pokonać również odcinki krajowe : do i od granicy . Jak rozliczyć taką podróz pomocnym może być stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 2 lutego 2009 r. (znak: GPP-417-4560-10/09/PE/RP), który stwierdził, że:

(...) w przypadku pracownika wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową, w czasie której w jednej dobie dojeżdża on do granicy państwa, a w innej dobie po zakończeniu podróży zagranicznej, wraca z granicy państwa do miejsca ustalonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, odbywa on dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną. (...)

Biorąc pod uwagę powyższe stanowisko należy za godziny w podróży krajowej rozliczyć diety oddzielnie mając jednak na uwadze to , że jeśli przejazd na terenie Polski wyniósł mniej niż 8 godzin dieta za czas przejazdu tego odcinka drogi nie przysługuje .

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje (par. 14 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej).

 

Zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym

Na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas wysokość kosztów przejazdu podlegających zwrotowi ustalana jest jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za 1 kilometr przebiegu. Zgodnie z par. 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271), zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Nie przysługuje wówczas pracownikowi roszczenie o zwrot faktycznie poniesionych wydatków eksploatacyjnych samochodu wynikających z posiadanych rachunków (faktur), ponieważ pracownik zobowiązany jest w takim przypadku do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja powinna zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika, numer kolejny wpisu do ewidencji, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis pracodawcy i jego dane. Należy tu pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatek nieprzekraczający kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu (art. 23 ust 1 pkt 36 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej „updof”.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,89 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 1,15 zł,

2) dla motocykla - 0,69 zł,

3) dla motoroweru - 0,42 zł.".

Ewidencję podpisem potwierdza pracodawca.

W myśl bowiem § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

(.....) Biorąc zatem pod uwagę przytoczone przepisy prawa jak i przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe stwierdzić należy, iż zwrot pracownikom przebywającym w podróży służbowej dodatkowych kosztów poniesionych przez nich za opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą, stanowić będzie dla tych pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegającym zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w konsekwencji czego Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych.(...) 

stanowi Interpretacja indywidualna z 17 października 2016 r., sygn. ITPB2/4511-656/16-1/BK - Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy.

 

Podróże pracowników „ mobilnych „

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników , których praca polega na ciągłym przemieszczaniu się z miejsca na miejsce a więc wykonujących zadania poza siedzibą firmy (akwizytorzy, sprzedawcy, zaopatrzenie) mogą mieć problem z prawidłowym rozliczeniem kosztów odbywanych przez tych pracowników podróży w oparciu o obowiązujące przepisy dotyczące zarówno podatku dochodowego jak i ZUS . Brak jest bowiem w tym zakresie jednoznaczności przepisów odnoszących się do kwalifikacji tej pracy do podróży służbowej. Sąd Najwyższy określił takich pracowników mianem „pracowników mobilnych” a ich podróż jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych. Pod tym pojęciem rozumiemy m.in. pracowników zatrudnionych w działach sprzedażowych potocznie zwanych handlowcami. Do kategorii tej można zaliczyć też kierowców , specjalistów ds. sprzedaży, akwizytorów, a więc wszystkich tych pracowników, których zadaniem jest praca w terenie. Generalnie bowiem pracownicy mobilni są to pracownicy, którzy wykonują swoją pracę w różnych miejscach, czasem bardzo odległych od stałego miejsca zamieszkania, oraz pracownicy, którzy wykonują pracę w warunkach wymagających stałego przemieszczania się z miejsca do miejsca.

Tu należy przytoczyć wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 10 października 2012 r., sygn. akt: II UK 72/12, Legalis,

Pracownik mający wskazany w umowie o pracę określony obszar jako miejsce wykonywania pracy, nie jest w podróży służbowej, jeżeli tego obszaru nie opuszcza. Same czynności formalne pracodawcy (wydanie polecenia wyjazdu, wypłacanie diet, zwrot kosztów podróży i noclegu) nie stanowią o tym, że wykonywane zadania stanowią podróż służbową. Objęcie poleceniem wyjazdu zwykłych czynności pracowniczych (stanowiących istotę stosunku pracy) wykonywanych na umówionym przez strony obszarze nie prowadzi bowiem do uznania, że pracownik wykonujący te czynności jest w podróży służbowej.

Jak czytamy w uchwale składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. akt:

II PZP 11/08, Legalis:

( ...)Definiując z kolei “podróż służbową” trzeba wskazać, iż pracownicy mobilni są grupą osób pracujących w warunkach stałego przemieszczania się (podróży). Podróż nie stanowi u nich zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych, a podróż służbowa ma charakter incydentalny. (…) Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach. Trafne jest zatem spostrzeżenie SN w składzie zwykłym, że wykonywaniem zadania służbowego w rozumieniu art. 77 [5] § 1 KP nie jest wykonywanie pracy określonego rodzaju, wynikającej z charakteru zatrudnienia. Ta bowiem nigdy nie jest incydentalna. Pracownicy mobilni nie wykonują incydentalnie zadania związanego z oddelegowaniem poza miejsce pracy, lecz ich charakter pracy wymusza nieustanne przebywanie w trasie. (...)

Zwrot kosztów podróży osobom, które nie są pracownikami pracodawcy

W jednostkach nie zatrudniających własnych pracowników jak np w fundacjach i stowarzyszeniach również bardzo często pojawia się problem, jak potraktować wyjazdy w celu wykonania zadań osób nie będących pracownikami np. zleceniobiorców czy wolontariuszy . Trudno bowiem tu mówić o podróżach służbowych, gdyż nie są to osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę.

Jeżeli zatem za zgodą zleceniodawcy, w celu realizacji. zlecenia, zleceniobiorca odbywa podróż prywatnym własnym samochodem i wylicza koszty tego przejazdu na podstawie tzw. "kilometrówki", to kwoty zwrotu kosztów tej podróży stanowią u zleceniobiorcy przychód, o którym mowa w art 13 pkt 8 lit. a) u.p.d.o.f.. Podobnie jest w przypadku innych osób nie będącvch pracownikami jak: wolontariuszy, członków władz stowarzyszenia pełniących swe funkcje na zasadzie powołania

Jednakże przychód ten zwolniony jest z opodatkowania podatkiem dochodowym na mocy art 21 ust 1 pkt 16 lit.b ww. ustawy, do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach, pod warunkiem spełnienia przesłanek opisanych w art. 21 ust. 13 u.p.d.o.f. Przepis ten (art 21 ust 1 pkt 16 lit.b updof) wskazuje, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Aby jednak należności te korzystały ze zwolnienia od podatku, muszą być spełnione warunki określone w art. 21 ust.13 updof. Zgodnie z treścią tego przepisu, zwolnienie od podatku stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1) w celu osiągnięcia przychodów lub

2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

 

Diety, a składki ZUS

Diety i inne należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownika- do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowej - nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne . Powyższe wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U.2017.1949 t.j.).

Do tej też kwoty diety i inne należności za czas zagranicznej podróży służbowej pracownika są wolne od podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. A ustawy o pdof).

Należności te także nie stanowią podstawy naliczania składek ZUS zgodnie z par 5 ust.2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w przypadku:

1) członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych;

2) osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;

3) członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.

Płatnik nie będzie również zobowiązany do poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od ww. kwot - interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 4 września 2015 r., nr IP TPB1/4511-340/15-4/AG oraz decyzja nr 871/2016 Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie z dnia 29 września 2016 r.WPI/200000/43/871/2016. W w/w interpretacji wskazano, że: 

mając na uwadze przedstawiony we wniosku stan faktyczny oraz powołane wyżej przepisy prawa stwierdzić należy, że jeżeli za zgodą Wnioskodawcy (Zleceniodawcy), w celu realizacji umowy zlecenia, Zleceniobiorca odbywa podróż prywatnym samochodem i wylicza koszty tego przejazdu na podstawie tzw. "kilometrówki" czyli iloczynu ilości przejechanych kilometrów i stawki za kilometr przebiegu pojazdu, to kwoty zwrotu kosztów tej podróży, stanowią u Zleceniobiorcy przychód, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. z umów zlecenia. Przychód ten zwolniony jest z opodatkowania podatkiem dochodowym na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy [updof], do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach, pod warunkiem spełnienia przesłanek opisanych w art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Skoro, jak wynika z opisu stanu faktycznego, warunki te zostały spełnione, to Wnioskodawca, jako płatnik, nie będzie zobowiązany do poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od ww. kwot wypłaconych tytułem zwrotu kosztów używania przez Zleceniobiorcę prywatnego samochodu.

Natomiast zarówno oskładkowaniu jak i opodatkowaniu podlega różnica pomiędzy wysokością diety wypłacanej przez pracodawcę, a ustaloną w przepisach rozporządzeń dotyczących pracowników tzw. sfery budżetowej. Organy podatkowe stoją bowiem na stanowisku, że ze zwolnienia od podatku korzysta wyłącznie wartość tej części świadczenia , która nie przekracza wysokości diety z tytułu podróży służbowej - interpretacja indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 maja 2015 r., nr IPPB4/4511-263/15-2/MS1.

Ujęcie w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych

Poniesione wydatki z tytułu podróży służbowych pracowników, zarówno krajowych, jak i zagranicznych, zaliczane są do kosztów działalności operacyjnej w okresie, którego dotyczą. Nie ma ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych.

Mogą one być w całości odnoszone na konto kosztów rodzajowych (np. na konto 40-6 "Koszty podróży służbowych") lub na odpowiednie konto zespołu 5, w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Zatem ewidencja księgowa tego zdarzenia może przebiegać następująco:

- Wn konto 40-6 lub konto 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe",
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" i równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5, np. konto 55 "Koszty
zarządu",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Natomiast wypłata pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej może zostać zaksięgowana: .

-Wn konto 23-4,Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
- Ma konto 10 "Kasa" lub konto 13-0 "Rachunek bieżący" (lub konto 13-1 "Rachunek walutowy).

Jeśli pracownik pobrał wcześniej zaliczkę i jest ona wyższa niż koszty rzeczywiste podróży, wówczas w związku ze zwrotem niewykorzystanej kwoty zaliczki należałoby dokonać księgowania odwrotnego, tj.:

- Wn konto 10 lub konto 13-0 (lub konto 13-1),
- Ma konto 23-4.

Podstawa prawna:

• Art 775 §1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy: Dz.U.2022.1510 t.j.,
• Art 13 pkt 8, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 marca 2002 w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U.z 2012 r. Nr 27 poz 271 z póź .zm),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167),
• § 2 ust. 1 pkt 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U z 2017 poz. 1949),
• wyrok Sąd Najwyższego w z 5 maja 2009 r. (sygn. akt I PK 279/07),
• wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 10 października 2012 r., sygn. akt: II UK 72/12,
• uchwale składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. akt: II PZP 11/08,
• wyrok NSA w Warszawie z 14 września 2010 r., sygn. akt II FSK648/09,
• wyrok WSA w Rzeszowie z 5 lutego 2015 r., sygn. Akt I SA/Rz 25/13 .
• WSA w Rzeszowie z 5 lutego 2015 r., sygn. Akt I SA/Rz 25/13 ,
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 7 maja 2015 r., nr IBPBII/1/4511-81/15/MK,
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 maja 2015 r., nr IPPB4/4511-263/15-2/MS1).
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 4 września 2015 r., nr IP TPB1/4511-340/15-4/AG ,
• interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu nr ILPB2/415-73/14-5/WM,
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 17 października 2016 r., sygn. ITPB2/4511-656/16-1/BK
• stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 2 lutego 2009 r. (znak: GPP-417-4560-10/09/PE/RP).

Autor: Krystyna Dąbrowska , doradca podatkowy numer 02200 , współwłaściciel Biura Podatkowego "Praktyk" w Lublinie .