Zatrudnianie pracowników niepełnosprawnych (korzyści, uprawnienia, obowiązki i konieczne formalności)

Stworzenie stanowisk pracy dla osób niepełnosprawnych wiąże się dla przedsiębiorcy zarówno z określonymi korzyściami, jak i pewnymi obowiązkami, które należy spełnić w celu dostosowania m.in. do potrzeb pracowników z orzeczonym stopniem niepełnosprawności. Szeroki zakres możliwej refundacji poniesionych w tym celu kosztów, jak i np. możliwość uzyskania dofinansowania do kredytów powodują, iż zatrudnianie pracowników niepełnosprawnych powinno być rozważone przez każdego przedsiębiorcę. Co do zasady istotniejsze korzyści niestety przysługują głównie przedsiębiorcom, którzy będą zatrudniać co najmniej 25 pracowników.

Pojęcie i stopnie niepełnosprawności

Problematykę zatrudniania osób niepełnosprawnych reguluje ustawa z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 44) (dalej: Ustawa o rehabilitacji zawodowej).

Przed zatrudnieniem osoby niepełnosprawnej lub też w przypadku stwierdzenia niepełnosprawności u zatrudnionego już pracownika istotne jest, czy taka osoba legitymuje się odpowiednim orzeczeniem potwierdzającym stopień niepełnosprawności. Stopień niepełnosprawności wpływa tak na zakres dodatkowych uprawnień pracownika niepełnosprawnego, jak i na uprawnienia pracodawcy w zakresie refundacji kosztów związanych z zatrudnianiem takiego pracownika. Tak więc w pierwszej kolejności trzeba ustalić, ile i jakich, do jakich prac, o jakim stopniu niepełnosprawności moglibyśmy zatrudnić.

Wyróżnia się trzy stopnie niepełnosprawności:

1. znaczny;
2. umiarkowany;
3. lekki.

Do znacznego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolną do pracy albo zdolną do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej i wymagającą, w celu pełnienia ról społecznych, stałej lub długotrwałej opieki i pomocy innych osób w związku z niezdolnością do samodzielnej egzystencji (art. 4 ust. 1 Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

Do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolną do pracy albo zdolną do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej lub wymagającą czasowej albo częściowej pomocy innych osób w celu pełnienia ról społecznych (art. 4 ust. 2 Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

Do lekkiego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę o naruszonej sprawności organizmu, powodującej w sposób istotny obniżenie zdolności do wykonywania pracy, w porównaniu do zdolności, jaką wykazuje osoba o podobnych kwalifikacjach zawodowych z pełną sprawnością psychiczną i fizyczną, lub mająca ograniczenia w pełnieniu ról społecznych dające się kompensować przy pomocy wyposażenia w przedmioty ortopedyczne, środki pomocnicze lub środki techniczne (art. 4 ust. 3 Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

Orzeczenie ustalające stopień niepełnosprawności wydają w pierwszej instancji powiatowe zespoły do spraw orzekania o niepełnosprawności (art. 6 ust. 1 Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

 

Obowiązki pracodawcy zatrudniającego pracownika, który w trakcie zatrudnienia uzyskał status osoby niepełnosprawnej

Zatrudnianie osób niepełnosprawnych może dotyczyć dwóch sytuacji. Pierwsza z nich obejmuje przypadek, w którym zatrudniony już pracownik, w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej, utracił zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku. Druga sytuacja polega na zatrudnieniu pracownika, który już przed nawiązaniem tego stosunku pracy posiadał status osoby niepełnosprawnej.

W pierwszej sytuacji pracodawca będzie obowiązany wydzielić lub zorganizować odpowiednie stanowisko pracy z zapewnieniem dostępności podstawowego zaplecza socjalnego, nie później niż w okresie trzech miesięcy od daty zgłoszenia przez tę osobę gotowości przystąpienia do pracy. Zgłoszenie gotowości przystąpienia do pracy powinno nastąpić w ciągu miesiąca od dnia uznania za osobę niepełnosprawną (art. 14 ust. 1 Ustawy o rehabilitacji zawodowej). Obowiązek ten nie będzie ciążył na pracodawcy, w przypadku gdy wyłączną przyczyną wypadku przy pracy było naruszenie przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracownika z jego winy lub jego stanu nietrzeźwości, co zostanie udowodnione przez pracodawcę (art. 14 ust. 2 Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

 

Uprawnienia pracowników niepełnosprawnych

- normy czasu pracy pracowników niepełnosprawnych

W stosunku do osób niepełnosprawnych obowiązują ograniczenia w stosunku do czasu wykonywanej przez nich pracy. Co do zasady czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Natomiast czas pracy osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Jednocześnie osoba niepełnosprawna nie może być zatrudniona w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych (art. 15 Ustawy o rehabilitacji zawodowej). Ograniczenia te nie będą jednak dotyczyły dwóch przypadków, a mianowicie osób zatrudnionych przy pilnowaniu oraz gdy, na wniosek osoby zatrudnionej, lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę.

- uprawnienie pracownika do przerwy na gimnastykę

Osoba niepełnosprawna ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek. Czas przerwy wynosi 15 minut i jest wliczany do czasu pracy (art. 17 Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

- uprawnienie pracownika do dodatkowego urlopu

Osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego osoba ta nabywa po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia jej do jednego z tych stopni niepełnosprawności. Jednakże dodatkowy urlop nie przysługuje osobie uprawnionej do urlopu wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów (art. 19 ust. 1 -3 Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

- uprawnienie pracownika do okresowego płatnego zwolnienia z pracy z prawem do wynagrodzenia

Osoba o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności ma prawo do zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia:

1. w wymiarze do 21 dni roboczych w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym, nie częściej niż raz w roku, z zastrzeżeniem turnusu o którym mowa w art. 10f ust. 1 pkt 2;
2. w celu wykonania badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych lub usprawniających, a także w celu uzyskania zaopatrzenia ortopedycznego lub jego naprawy, jeżeli czynności te nie mogą być wykonane poza godzinami pracy (art. 20 ust. 1 Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

 

Obowiązki i uprawnienia pracodawców w związku z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych

W związku z zatrudnieniem osób niepełnosprawnych na pracodawcy ciążą nie tylko pewne obowiązki, ale też uprawnienia, które często są ze sobą nierozerwanie związane. Uzyskanie refundacji poniesionych kosztów lub innych profitów związanych z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych odbywa się zazwyczaj na wniosek, po zawarciu stosownej umowy. Należy pamiętać, iż poniesienie kosztów, o których refundacje pracodawca ma prawo się ubiegać powinno nastąpić dopiero po podpisaniu takiej umowy. W przeciwnym wypadku, wydatki te nie zostaną zrefundowane. Poniżej przedstawiamy uprawnienia i obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników legitymujących się statusem osoby niepełnosprawnej.

- zwolnienie pracodawcy z obowiązkowych wpłat na rzecz PFRON

Najważniejszą z korzyści dla pracodawcy jest możliwość zwolnienia z obowiązkowych wpłat na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełny wymiar godzin, który nie osiąga wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie 6%, jest zobowiązany do dokonywania miesięcznych wpłat do PFRON. W przypadku, gdy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi 6% wówczas przedsiębiorca jest zwolniony z dokonywania wpłat na rzecz PFRON (art. 21 ust 1 i 2 Ustawy o rehabilitacji zawodowej). Przy 25 osobach 6% wynosi 1,5. Wobec tego warunek ten zostanie spełniony np. w sytuacji, gdy:

- pracodawca zatrudnia 25 osób z czego wszyscy zatrudnieni są na cały etat, w tym dwie osoby mają orzeczony stopień niepełnosprawności (wskaźnik wyniesie wówczas 8%, a zatem więcej niż 6%) lub

- pracodawca zatrudnia 20 osób w pełnym wymiarze czasu pracy i 10 osób zatrudnionych na pół etatu, co w sumie daje 25 pełnych etatów (20 x 1 etat + 10 x ½ etatu). Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6%, kiedy wśród tych pracowników zatrudniony jest jeden pracownik na pełen etat i jeden na pół etatu.

- obowiązek pracodawcy składania informacji miesięcznych i rocznych odpowiednio o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych

W przypadku spełnienia warunku zwolnienia z wpłat na PFRON przez pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, gdzie wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych ogółem osiąga co najmniej 6 %, na pracodawcy ciąży obowiązek składnia Zarządowi PFRON informacji miesięcznych i rocznych odpowiednio o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych według wzoru ustalonego, w drodze rozporządzenia, przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego. Informacja miesięczna składana musi być w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy informacja, a informacja roczna - do 20 stycznia za rok poprzedni. Informacje te należy złożyć poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego (art. 21 ust. 2f i ust. 2f¹ Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

- obowiązek pracodawcy zapewnienia niezbędnych racjonalnych usprawnień dla osoby niepełnosprawnej

Pracodawca jest obowiązany ponadto zapewnić niezbędne racjonalne usprawnienia dla osoby niepełnosprawnej pozostającej z nim w stosunku pracy, uczestniczącej w procesie rekrutacji lub odbywającej szkolenie, staż, przygotowanie zawodowe albo praktyki zawodowe lub absolwenckie. Niezbędne racjonalne usprawnienia polegają na przeprowadzeniu koniecznych w konkretnej sytuacji zmian lub dostosowań do szczególnych, zgłoszonych pracodawcy potrzeb wynikających z niepełnosprawności danej osoby, o ile przeprowadzenie takich zmian lub dostosowań nie skutkowałoby nałożeniem na pracodawcę nieproporcjonalnie wysokich obciążeń (art. 23a ust. 1 Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

- uprawnienie pracodawcy do zwrotu kosztów adaptacji pomieszczeń, niezbędnych urządzeń i technologii (środowiska pracy)

Pracodawca, który przez okres co najmniej 36 miesięcy zatrudni osobę niepełnosprawną zarejestrowaną w urzędzie pracy jako osoba bezrobotna albo poszukująca pracy, zgodnie z art. 26 ust. 1 Ustawy o rehabilitacji zawodowej, może starać się o uzyskanie ze środków PFRON zwrotu kosztów:

1. adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, w szczególności poniesionych w związku z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób, stosownie do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności;
2. adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy;
3. zakupu i autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności;

Z tego tytułu może uzyskać maksymalnie równowartość piętnastokrotnego przeciętnego wynagrodzenia. Zwrotu kosztów dokonuje starosta na warunkach i w wysokości określonych umową zawartą z pracodawcą, z tym że:

1. zwrotowi nie podlegają ww. koszty poniesione przez pracodawcę przed dniem podpisania umowy;
2. kwota zwrotu kosztów poniesionych w związku z rozpoznaniem potrzeb osób niepełnosprawnych nie może przekraczać 15% kosztów związanych z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Warunkiem zwrotu kosztów jest uzyskanie pozytywnej opinii Państwowej Inspekcji Pracy, wydanej na wniosek starosty, odpowiednio o przystosowaniu lub o spełnieniu warunków bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku pracy lub pomieszczeniach zakładu pracy.

Niepełnosprawni na rynku pracy

Artykuł Prawo polskie od czasu dwudziestolecia międzywojennego do dzisiaj uległo wielu zmianom w celu udostępnienia pracy osobom niepełnosprawnym.

Pobierz dokument

- uprawnienie do miesięcznego dofinansowania z PFRON i obowiązek informacyjny o wynagrodzeniach

Jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i osiąga wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%, wówczas przysługuje mu ze środków PFRON miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego, o ile pracownik ten został ujęty w ewidencji zatrudnionych osób niepełnosprawnych, o której mowa w art. 26b ust. 1 Ustawy o rehabilitacji zawodowej (art. 26a ust. 1 Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

Miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego, przysługuje w kwocie:

1. 2400 zł - w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności;
2. 1350 zł - w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności;
3. 500 zł - w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności.

Powyższe kwoty nalicza się począwszy od stycznia 2023 r. (z mocą wsteczną). Zatem pracodawca, który otrzymał dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, przysługujące za styczeń lub luty 2023 r., w uprzednio obowiązującej wysokości może złożyć do PFRON korektę wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania za dany miesiąc oraz korektę miesięcznej informacji o wynagrodzeniach, zatrudnieniu, stopniach i rodzaju niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych.

 

Powyższe kwoty zwiększa się o:

1. 1200 zł w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności;
2. 900 zł w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności;
3. 600 zł w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności.

(art. 26a ust. 1b Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

Wnioski o dofinansowanie składa się miesięcznie. Ponadto przedsiębiorca w celu uzyskania dofinansowania powinien składać miesięczne informacje o wynagrodzeniach, zatrudnieniu i stopniach niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych (art. 26c ust. 1 pkt 1 Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

- uprawnienie do zwrotu kosztów zatrudnienia i szkolenia pracowników pomagających pracownikom niepełnosprawnym

Pracodawca, który zatrudnia pracownika niepełnosprawnego, może otrzymać ze środków Funduszu zwrot:

1. miesięcznych kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy,
2. kosztów szkolenia tych pracowników

- w zakresie czynności ułatwiających komunikowanie się z otoczeniem, a także czynności niemożliwych lub trudnych do samodzielnego wykonania przez pracownika niepełnosprawnego na stanowisku pracy (art. 26d ust. 1 Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

Wysokość zwrotu miesięcznych kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy stanowi iloczyn kwoty najniższego wynagrodzenia i ilorazu liczby godzin w miesiącu przeznaczonych wyłącznie na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu i miesięcznej liczby godzin pracy pracownika niepełnosprawnego w miesiącu.

Zwrot kosztów szkolenia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy obejmuje 100% kosztów szkolenia, nie więcej jednak niż równowartość kwoty najniższego wynagrodzenia.

- uprawnienie do zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy pracownika niepełnosprawnego

Pracodawca, który przez okres co najmniej 36 miesięcy zatrudni osobę niepełnosprawną zarejestrowaną w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotna albo poszukująca pracy niepozostającą w zatrudnieniu, może otrzymać, ze środków PFRON zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy do wysokości piętnastokrotnego przeciętnego wynagrodzenia. Zwrot dokonywany jest na wniosek pracodawcy (art. 26e ust. 1 Ustawy o rehabilitacji zawodowej). Zwrot dokonywany jest na podstawie umowy zawartej przez pracodawcę ze starostą, o ile koszty wyposażenia zostały dokonane po zawarciu tej umowy (art. 26e ust. 2 Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

 

Uzyskanie statusu zakładu pracy chronionej a dofinansowanie kredytów i zwrot niektórych kosztów

Przedsiębiorco, jeżeli spełniałbyś poniższe wymagania możesz ubiegać się o przyznanie przez wojewodę twojemu zakładowi pracy statusu zakładu pracy chronionej, dzięki czemu będziesz mógł ubiegać się o: (i) dofinansowanie do w wysokości do 50% oprocentowania zaciągniętych kredytów bankowych pod warunkiem wykorzystania tych kredytów na cele związane z rehabilitacją zawodową i społeczną osób niepełnosprawnych niektórych kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników niepełnosprawnych lub (ii) zwrot kosztów: budowy lub przebudowy związanej z modernizacją obiektów i pomieszczeń zakładu, transportowych, administracyjnych. Z tym zastrzeżeniem, że zwrot kosztów dotyczy wyłącznie dodatkowych kosztów pracodawcy wynikających z zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz może być przyznany pracodawcy prowadzącemu zakład pracy chronionej u którego wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 50%. Dofinansowanie i zwrot kosztów następuje z funduszu PFRON na podstawie umowy zawartej z pracodawcą prowadzącym zakład pracy chronionej (art. 32 ust. 1 i 32a Ustawy o rehabilitacji zawodowej).

Zgodnie z art. 28 ust. 1 Ustawy o rehabilitacji zawodowej status zakładu pracy chronionej może uzyskać pracodawca prowadzący działalność gospodarczą przez okres co najmniej 12 miesięcy, zatrudniający nie mniej niż 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i osiągający wymagane wskaźniki zatrudnienia osób niepełnosprawnych, przez okres co najmniej 6 miesięcy, jeżeli jednocześnie:

1. wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi:

• co najmniej 50%, a w tym co najmniej 20% ogółu zatrudnionych stanowią osoby zaliczone do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, albo
• co najmniej 30% niewidomych lub psychicznie chorych, albo upośledzonych umysłowo zaliczonych do znacznego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności;

2. obiekty i pomieszczenia użytkowane przez zakład pracy:

• odpowiadają przepisom i zasadom bezpieczeństwa i higieny pracy,
• uwzględniają potrzeby osób niepełnosprawnych w zakresie przystosowania stanowisk pracy, pomieszczeń higienicznosanitarnych i ciągów komunikacyjnych oraz spełniają wymagania dostępności do nich, a także

3. jest zapewniona doraźna i specjalistyczna opieka medyczna, poradnictwo i usługi rehabilitacyjne;

4. wystąpi z wnioskiem o przyznanie statusu pracodawcy prowadzącego zakład pracy chronionej.