Pytanie z dnia 22 maja 2018
Pytanie: Jak dokonywać rozliczeń dot. delegacji w spółce partnerskiej.
W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, że osoby, które prowadzą działalność gospodarczą, czyli przedsiębiorcy, właściciele czy też współwłaściciele firm mogą na ogólnych zasadach zaliczać do kosztów uzyskania przychodów faktycznie poniesione i udokumentowane wydatki związane z podróżami służbowymi.
Rozliczeń z tytułu podróży służbowej dokonuje się na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
- diety;
- zwrot kosztów:
- przejazdów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- noclegów,
- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Jednakże ww. przepis jak i pozostałe przepisy rozporządzenia nie mają zastosowania do osób prowadzących działalność gospodarczą, właścicieli, współwłaścicieli, bowiem przepisy ww. rozporządzenia dotyczą pracowników.
Przede wszystkim wskazać należy, że wspólnicy spółki partnerskiej podlegają obowiązkowi odprowadzenia podatku dochodowego a nie sama spółka. Spółka partnerska nie jest podatnikiem podatku dochodowego ani od osób fizycznych, ani od osób prawnych. Powyższe oznacza, że wspólnik spółki partnerskiej osiąga przychód oraz ponosi koszty.
Powyższe oznacza, że uzasadnione z punktu widzenia działalności wydatki poniesione podczas podróży służbowej osobiście przez przedsiębiorców zalicza się do kosztów podatkowych w wysokości faktycznie poniesionej, która wynika z dokumentów. Do kosztów takich nie można, zatem zaliczać ryczałtów np. za dojazdy czy noclegi.
Wyjątkiem od powyższego są jednak diety. Właściciel, współwłaściciel, osoba współpracująca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety, jednak tylko do wysokości diet przysługujących pracownikom na podstawie ww. rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Wynika to również z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Wobec powyższego poniesione przez wspólnika spółki partnerskiej wydatki związane z podróżą służbową mogą być kosztem uzyskania przychodów na ogólnych zasadach w wypadku istnienia związku tych wydatków z prowadzoną przez spółkę działalnością oraz jeżeli wydatki zostały właściwie udokumentowane tj. wspólnik dysponuje fakturami lub rachunkami, odpowiednio dokumentowanymi/opisanymi.
Zgodnie z art. 8 ust 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychody z udziału w spółce niebędącej osobą prawną, ze wspólnej własności, wspólnego przedsięwzięcia, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy lub praw majątkowych u każdego podatnika określa się proporcjonalnie do jego prawa do udziału w zysku (udziału) oraz, z zastrzeżeniem ust. 1a, łączy się z pozostałymi przychodami ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu. o której mowa w art. 27 skala podatkowa ust. 1. W przypadku braku przeciwnego dowodu przyjmuje się, że prawa do udziału w zysku (udziału) są równe.
Powyższa zasada zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy ma odpowiednie zastosowanie do:
- rozliczania kosztów uzyskania przychodów, wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów i strat;
- ulg podatkowych związanych z prowadzoną działalnością w formie spółki niebędącej osobą prawną.
Pamiętać należy, że wspólnicy spółki partnerskiej mają obowiązek przestrzegania normy zawartej w art. 8 wskazanej ustawy. Natomiast, w jaki sposób wspólnicy ustalą wielkości dotyczące udziału w zyskach i stratach, jest zależna jedynie od ich woli. Jednakże pamiętać należy, że choć te wielkości mogą być określane dowolnie przez wspólników w Umowie Spółki to powinny być zgodne z przepisami prawa.
W przypadku, jeżeli postanowienia Umowy Spółki określające udziały są niejednoznaczne i budzi wątpliwości, to zastosowanie ma właśnie art. 8 w którym przyjmuje się, że w takim wypadku zgodną z zasadą, że prawa do udziału w zysku (udziału) są równe. Powyższe powoduje to, że przychody i koszty uzyskania przychodów należy dzielić po równo pomiędzy wspólników. Jednak koszt poniesiony w konkretnej sprawie dla konkretnego przychodu powinien osiągać ten przychód.
Wskazać również należy, że w ustalonej przez wspólników wielkości udziałów muszą być rozliczane koszty uzyskania przychodów dla celów podatkowych. Dlatego też, ta kwestia kosztów dla celów podatkowych nie może być odmiennie ustalona w umowie spółki.
Stan prawny na dzień 28.05.2018 r.
Podstawa prawna:
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 poz. 167);
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2018.0.200);
