Pytanie z dnia 17 stycznia 2018
Przedstawiony problem: W jaki sposób można prowadzić ewidencję środków trwałych poczynając od stycznia br. oraz księgę przychodów i rozchodów? Czy można wykorzystać do tego celu program komputerowy, np. Excel?
Odpowiedź: Zarówno ewidencja środków trwałych, jak i podatkowa księga przychodów i rozchodów mogą być prowadzone w pliku Excel. Przepisy przewidują jednak pewne wymogi, które należy spełnić, aby zachować prawidłowość sposobu prowadzenia dokumentacji księgowo-rachunkowej. Dostępne są też wzory i druki, które można wykorzystać.
1. Ewidencja środków trwałych
Zagadnienie regulują przepisy ustawy o rachunkowości oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zastosowanie ma także regulacja dotycząca podatku dochodowego, gdzie w art. 24a określono obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Przepisy nie przewidują żadnej szczególnej formy prowadzenia spisu środków trwałych. Oznacza to, że taką ewidencję można sporządzać choćby ręcznie, na kartce papieru, lecz o standardzie dokumentu (daty wpisu, sporządzenia, podpis etc.) Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby skorzystać z programu komputerowego.
Ważne jest, aby spis zawierał co najmniej następujące informacje:
- liczbę porządkową,
- datę nabycia,
- datę przyjęcia do używania,
- określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
- określenie środka trwałego,
- symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT),
- wartość początkową,
- stawkę amortyzacyjną,
- zaktualizowaną wartość początkową (w przypadku gdy wystąpiła aktualizacja wyceny),
- datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.
Spis zawierający wszystkie wymienione wyżej elementy uznawany jest za prawidłowy dla celów ustaleń kosztów uzyskania przychodów, dochodu i podatku.
2. Podatkowa księga przychodów i rozchodów
Warunki, jakim powinna odpowiadać księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, a także szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem oraz terminy zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi, zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Przede wszystkim podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Szczegółowe wymogi dotyczące prowadzenia księgi w formie elektronicznej określone zostały w § 31 Rozporządzenia.
Aby księgi prowadzone elektronicznie zostały uznane za prawidłowe należy:
1) stworzyć pisemną szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg (np. Microsoft Excel, dostępny w Internecie program księgowy);
2) stosować taki program komputerowy, który zapewnia bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;
3) przechowywać zapisane dane na magnetycznych nośnikach informacji (w pamięci zewnętrznej) do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.
Należy pamiętać o sporządzeniu na koniec każdego miesiąca wydruku zapisów. Wydruk taki należy wykonać w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Rozporządzenie zawiera dodatkowo dwa załączniki:
- załącznik nr 1: wzór księgi m.in. dla osoby fizycznej, spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskiej,
- załącznik nr 2: wzór księgi dla rolników prowadzących gospodarstwo rolne.
Przydatne przy prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów powinny być objaśnienia do wzoru w załączniku nr 1 lub 2 (dotyczącego rolników). W objaśnieniach znajdują się m.in. informacje o tym, co powinny zawierać poszczególne kolumny księgi oraz opis sposobu dokonywania obliczeń.
Podatnicy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej albo korzystający w poprzednim roku podatkowym ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzący księgi rachunkowe, mają obowiązek zawiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi w terminie 20 dni od dnia jej założenia. Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, takie zawiadomienie składa naczelnikowi urzędu skarbowego każdy ze wspólników.
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2003 nr 152 poz. 1475)
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350)
