Zatrudnienie obcokrajowca a ZUS i US

Użytkowniczka serwisu zwróciła się do nas z następującym pytaniem:

Chciałabym zatrudnić obcokrajowca jednak mam kilka problemów dot. składek ZUS i podatków. Osoba, którą bym chciała zatrudnić nie mieszka i nie przebywa na terenie Polski – mieszka w dowolnym miejscu na świecie (UE lub dowolny kontynent). Nie posiada statusu rezydenta podatkowego w Polsce. Rodzaj wykonywanej pracy to prowadzenie kursów online, praca 100% zdalna, przygotowywanie materiałów szkoleniowych, ilość godzin zależna od ilości przeprowadzonych zajęć w miesiącu. Wypłata zgodna z ilością przepracowanych godzin w miesiącu. Z tego co znalazłam w Internecie wiem, że taki pracownik nie potrzebuje pozwolenia na pracę w Polsce z powodu, iż nie przebywa na terytorium RP.

Mam pytanie dot. opłat do ZUS i US.

1. Czy w zaistniałej sytuacji powinnam odprowadzać składki do ZUS, skoro pracownik nie przebywa ani nie pracuje na terenie RP?
2. Jak wygląda kwestia podatków do US, skoro pracownik taki nie jest rezydentem podatkowym RP, czy w takiej sytuacji pracownik powinien samodzielnie odprowadzić odpowiednie podatki w miejscu zamieszkania?
3. Czy w zaistniałej sytuacji wystarczy umowa cywilno-prawna z pracownikiem, w której zostaną określone warunki zatrudnienia?
4. Czy poza umową cywilno-prawną w takiej sytuacji potrzebne będą jeszcze inne dokumenty dot. zatrudnienia?

Podstawową kwestią, od której należy rozpocząć jest właściwe określenie rezydencji podatkowej danej osoby. Wpływa to bowiem na zakres obowiązku podatkowego.

Zgodnie z art. 3 ust. 1–1a ustawy PIT osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania (rezydencja) na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:

1. posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
2. przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Warto bliżej przyjrzeć się pierwszej przesłance, tzn. ośrodkowi interesów życiowych. Pod tym pojęciem rozumieć należy ognisko domowe, wszelkie powiązania rodzinne i towarzyskie, aktywność społeczną, polityczną, kulturalną, obywatelską, przynależność do organizacji/klubów. Osoba fizyczna, która spełnia choćby jeden z dwóch ww. warunków, jest traktowana jako polski rezydent podatkowy podlegający nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, co oznacza, że przed polskim fiskusem należy rozliczyć zarówno dochody osiągnięte w kraju, jak i za granicą.

W sytuacji, gdy osoba fizyczna jest zatrudniona u zagranicznego pracodawcy, kluczowe jest także sięgnięcie do zapisów właściwej umowy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania. Polska ma zawarte takie umowy z większością krajów. Teksty przedmiotowych umów oparte są na zapisach Modelowej Konwencji OECD. 

Wynikająca z powyższej Konwencji Modelowej norma odnosząca się do dochodów z pracy najemnej, powtórzona w umowach międzynarodowych brzmi następująco: „Płace, uposażenia i inne podobne wynagrodzenia, które osoba mająca miejsce zamieszkania w jednym kraju otrzymuje z pracy najemnej, podlegają opodatkowaniu tylko w tym kraju, chyba że praca wykonywana jest w drugim kraju. Jeżeli praca jest tam wykonywana, to otrzymane za nią wynagrodzenie może być opodatkowane w tym drugim kraju”.

Wskazane sformułowanie „może być opodatkowane” oznacza, że od woli ustawodawcy danego kraju zależy, czy zdecyduje się on poprzez swoje wewnętrzne prawo na opodatkowanie takich dochodów. Nie jest to dobrowolność istniejąca po stronie podatnika. W rezultacie zwrot „może być opodatkowane” należy odczytywać jako „są opodatkowane”.

Umowy międzynarodowe uzależniają zatem miejsce opodatkowania od kraju, w którym praca jest faktycznie wykonywana. Za miejsce wykonywania pracy należy uznać zawsze to miejsce, w którym osoba fizyczna przebywa, kiedy wykonuje pracę, za którą otrzymuje wynagrodzenie. Nie ma natomiast znaczenia, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy, ani też, gdzie są wypłacane środki pieniężne za wykonywaną pracę.

Należy zatem podkreślić, że miejsce opodatkowania dochodów z pracy zgodnie z umowami o unikaniu podwójnego opodatkowania uzależnione jest nie tyle od podmiotu wypłacającego wynagrodzenie, co od miejsca wykonywania pracy. 

W świetle umów międzynarodowych istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia kwestii, gdzie uzyskiwane są wynagrodzenia w zamian za świadczoną pracę najemną, ma określenie miejsca jej wykonywania. Należy za nie uznać zawsze to miejsce, w którym osoba fizyczna przebywa, kiedy wykonuje pracę, za którą otrzymuje wynagrodzenie.

Przenosząc zatem powyższe rozważania na grunt niniejszej sprawy przedstawionej przez Użytkowniczkę możemy wskazać, że osoba fizyczna, która wykonuje pracę zdalną w Polsce, podlega opodatkowaniu wyłącznie w Polsce. Decydującym kryterium jest bowiem miejsce, gdzie osoba fizycznie przebywa w chwili wykonywania pracy zdalnej. Nieistotna jest natomiast okoliczność miejsca pobytu pracodawcy. 

Podobnie sytuacja przedstawia się ze składkami na ubezpieczenia zdrowotne - istotne jest w jakim kraju pracuje pracownik. Jeśli to kraj należący do Unii Europejskiej o miejscu zapłaty składki decydują przepisy koordynacyjne w zakresie zabezpieczenia społecznego. Zgodnie z nimi składki płaci się w kraju wykonywania pracy, a to może oznaczać konieczność rejestracji pracodawcy jako płatnika składek za granicą.

Przepisy unijne przewidują szereg wyjątków od zasady ogólnej i pozostanie w macierzystym systemie ubezpieczeniowym np. dla pracowników świadczących pracę w kilku krajach lub pracowników delegowanych. W każdym przypadku ZUS powinien wydać dokument A1 poświadczający przynależność pracownika do polskiego systemu. ZUS odmawia wydania A1, jeśli uzna, że pracownik nie spełnia warunków do jego wydania (np. praca zdalna niekoniecznie oznacza oddelegowanie). Jeśli A1 zostanie wydany pracodawca składki płaci jak dotychczas. Z niektórymi krajami, gdzie nie obowiązują przepisy unijne Polska ma podpisane indywidualne umowy dotyczące oskładkowania i to one określają na jakich zasadach, i w którym kraju, składki są należne. Mając pracownika w tych krajach pracodawca powinien je przeanalizować.

Tam, gdzie nie ma umowy pozostaje analiza systemu ubezpieczeń społecznych w kraju wykonywania pracy pod kątem sprawdzenia czy obowiązek ubezpieczeniowy powstał i kto ma go realizować. Brak umowy może w niektórych sytuacjach skończyć się koniecznością zapłaty składek ubezpieczeniowych w obu krajach.

Przechodząc do ostatniego pytania wskazujemy, że rodzaj zatrudnienia jest uzależniony wyłącznie od ustaleń Stron - może to być zarówno umowa o pracę jak i umowa cywilnoprawna. Wskazujemy przy tym, że istnieje kilka ustaw, które w różny sposób regulują kwestie formy zawierania umów potwierdzających warunki zatrudnienia. Kodeks pracy, regulujący zatrudnienie osób na podstawie umów o pracę, mówi o „formie pisemnej” lub „na piśmie”. Jeśli umowa o pracę zostanie zawarta w innej niż przewidziana formie, np. ustnie lub konkludentnie (przez przystąpienie do wykonywania obowiązków), to taka umowa jest ważna. Żeby nie narazić się na karę grzywny, pracodawca musi potwierdzić rodzaj i warunki umowy o pracę przed przystąpieniem przez pracownika do wykonywania pracy. Wymogu w zakresie potwierdzenia i formy nie ma, co do zasady, w przypadku umów prawa cywilnego. Kodeks cywilny dopuszcza zawieranie umów cywilnoprawnych w formie elektronicznej, gdy obie strony (np. zleceniodawca i zleceniobiorca) podpiszą umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Mając zatem na uwadze wymogi określone w poszczególnych przepisach dotyczące obowiązków związanych z zawarciem umowy, w praktyce łatwiejsze może okazać się zawarcie umowy cywilnoprawnej.

Wpisz nasz KRS 0000318482 w deklaracji podatkowej PIT.

Stan prawny na dzień: 9 grudnia 2022 r.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.).
3. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 z późn. zm.).