Jak przekształcić działalność indywidualną przedsiębiorcy w spółkę osobową z menadżerami, pracownikami

1. Wstęp

Niniejsza procedura opisuje jak przekształcić jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę osobową, z uwzględnieniem, iż są zatrudnieni pracownicy. Na wstępie należy zauważyć, iż przekształcenie oznaczać będzie zawiązanie nowego podmiotu (spółki osobowej), wniesienie przedsiębiorstwa do tej spółki, a na koniec wykreślenie przedsiębiorcy z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

W pierwszej kolejności należy rekomendować dokonanie odpowiedniego wyboru w jaką spółkę osobową miała by zostać przekształcona jednoosobowa działalność gospodarczą osoby fizycznej. Są następujące formy spółek osobowych wchodzące w rachubę^[1] ; spółka jawna, spółka komandytowa oraz spółka komandytowo–akcyjna.

Wzory umów poszczególnych spółek wraz z ich praktycznym omówieniem wskazującym jak je dostosować do potrzeb są zamieszczone pod adresem:
https://mikroporady.pl/wzory-dokumentow/umowy-spolek.html

Akty prawne

Podstawowymi aktami prawnymi mającymi zastosowanie będą w szczególności:

• ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U.2022.1467 t.j.),
• ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości: Dz.U.2021.217 t.j.,
• ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym: (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 685 z późn. zm.).,
• ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r Kodeks cywilny (Dz.U.2020.1740 t.j.) 
• ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa: (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.),
  
• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy: Dz.U.2022.1510 t.j.
• ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych Dz.U.2022.111

2. Wybór rodzaju spółki osobowej

Na skutek rozwoju przedsiębiorstwa lub pojawienia się konieczności pozyskania inwestora branżowego lub finansowego albo wprowadzenia do zarządzania nim innych osób, także rodziny, może zajść potrzeba przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej poprzez zawarcie przez przedsiębiorcę umowy spółki osobowej (Tytuł II Ksh: Spółki osobowe). W zależności od przyczyn przekształcenia należy wybrać jedną z nich.

Co do zasady zawiązanie spółki osobowej przez przedsiębiorcę to przyjęcie wspólnika lub wspólników dla prowadzenia wspólnie przedsiębiorstwa. Wspólników takich przyjmujemy przeważnie po to, aby podzielić się zarówno obowiązkami w prowadzeniu przedsiębiorstwa jak i odpowiedzialnością bądź aby pozyskać odpowiednią wiedzę, środki trwałe, finansowanie, ale także aby uzyskać status spółki rejestrowej, wpis do KRS i zwiększyć swoją wiarygodność w obrocie.

2.1. Spółka jawna

Spółka jawna to spółka osobowa, która prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą, a która nie jest żadną inną spółką osobową (art. 22 § 1 Ksh). Charakteryzuje się m.in. tym, że wspólnicy mają równe prawa i obowiązki (przykładowo: zgodnie z art. 39 § 1 Ksh; każdy wspólnik ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki.)

Zawarcie umowy takiej spółki jest celowe, gdy zachodzi potrzeba, aby działalność była prowadzona przez więcej niż jedną osobę – na co do zasady tych samych prawach. Chodzi zarówno o sprawy wewnętrzne – czyli prowadzenie spraw spółki (decydowanie co do działalności gospodarczej), jak również reprezentowanie spółki (stosunek wobec osób trzecich). Zawarcie umowy spółki jawnej jest rekomendowane jeżeli zamierzanym celem jest aby wspólnicy na równi z dotychczas prowadzącym działalność przedsiębiorcą zarządzali tą działalnością. Przykładowo zawarcie umowy spółki jawnej może nastąpić, gdy chodzi o przyjęcie na wspólnika – kluczowego menedżera, którego chcemy zatrzymać w przedsiębiorstwie lub wprowadzić do działalności gospodarczej członków rodziny – w przypadku budowania firmy rodzinnej. Przedsiębiorca może zawrzeć umowę spółki jawnej z małżonkiem, dziećmi czy rodzeństwem. Wprowadzenie dzieci do prowadzenia działalności gospodarczej może być elementem przygotowania do sukcesji przedsiębiorstwa rodzinnego, a także podzielenia się odpowiedzialnością za przedsiębiorstwo.

Przepis ten nie stanowi przeszkody do wniesienia powództwa przeciwko wspólnikowi, zanim egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna. Ta odpowiedzialność nie dotyczy zobowiązań powstałych przed wpisem do rejestru. Jednak osoba przystępująca do spółki odpowiada za zobowiązania spółki powstałe przed dniem jej przystąpienia.

Natomiast zgodnie z art. 33 Ksh, kto zawiera umowę spółki jawnej z przedsiębiorcą jednoosobowym, który wniósł do spółki przedsiębiorstwo, odpowiada także za zobowiązania powstałe przy prowadzeniu tego przedsiębiorstwa przed dniem utworzenia spółki do wartości wniesionego przedsiębiorstwa według stanu w chwili wniesienia, a według cen w chwili zaspokojenia wierzyciela.

Należy pamiętać o odpowiedzialności za zobowiązania powstałe przy prowadzeniu przedsiębiorstwa przed dniem utworzenia spółki – osoba mająca zawrzeć taką umowę powinna w sposób szczegółowy zbadać jego kondycję i zwłaszcza stan zobowiązań. Należy pamiętać, iż wspólnik spółki jawnej odpowiada bez ograniczeń za zobowiązania spółki (art. 22. § 2 Ksh. Każdy wspólnik odpowiada za zobowiązania spółki bez ograniczenia całym swoim majątkiem solidarnie z pozostałymi wspólnikami oraz ze spółką, z uwzględnieniem art. 31.)

2.2 Spółka komandytowa

Spółka komandytowa to (zgodnie z art. 102 Ksh) spółka osobowa, w której co najmniej jeden ze wspólników odpowiada bez ograniczeń za jej zobowiązania (komplementariusz), a co najmniej jeden (komandytariusz) odpowiada wyłącznie do wysokości oznaczonej sumy (kwoty komandytowej - oznaczonego kwotowo zakresu odpowiedzialności każdego komandytariusza wobec wierzycieli).

Tego rodzaju spółka osobowa odpowiada potrzebom osób, z których jedna prowadzi przedsiębiorstwo – prowadzi sprawy spółki jak i reprezentuje ją, a druga wnosi wkład, np. w postaci, technologii, finansowania, rzeczy ruchomych – środków transportu, czy nieruchomości i jest zainteresowana czerpaniem zysków z przedsiębiorstwa. Zawarcie umowy spółki komandytowej może mieć na celu pozyskanie inwestora, który nie biorąc bezpośrednio udziału w prowadzeniu działalności gospodarczej na bazie przedsiębiorstwa, ma jednakże wpływ na jej prowadzenie – w zakresie podejmowania najważniejszych decyzji. Zgodnie bowiem z art. 121 Ksh:

§ 1. Komandytariusz nie ma prawa ani obowiązku prowadzenia spraw spółki, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

§ 2. W sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki wymagana jest zgoda komandytariusza, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

2.3 Spółka komandytowo – akcyjna

Jest to spółka osobowa, która zawiera elementy spółki kapitałowej – spółki akcyjnej. Zgodnie z art. 125 Ksh; 

spółką komandytowo-akcyjną jest spółka osobowa mająca na celu prowadzenie przedsiębiorstwa pod własną firmą, w której wobec wierzycieli za zobowiązania spółki co najmniej jeden wspólnik odpowiada bez ograniczenia (komplementariusz), a co najmniej jeden wspólnik jest akcjonariuszem.

W przypadku akcjonariuszy – w przeciwieństwie do komandytariuszy – ich wpływ na funkcjonowanie spółki jest dużo mniejszy i może być realizowany jedynie poprzez walne zgromadzenie akcjonariuszy. Tego rodzaju spółka może zostać zawarta przede wszystkim dla zebrania kapitału na inwestycje ale także np. w przypadku chęci zatrzymania w przedsiębiorstwie kadry menadżerskiej – poprzez zapewnienie możliwości uczestniczenia w zyskach spółki. Spółka komandytowo-akcyjna umożliwia zebranie kapitału w większym rozmiarze od funduszy inwestycyjnych lub poprzez emisje publiczne.

W tym miejscu należy podkreślić, iż ze względu na obecność dwóch reżimów prawnych regulujących strukturę spółki (dotyczących elementów osobowych jak i elementów kapitałowych – patrz art. 126 § 1 Ksh), należy szczególnie precyzyjnie sformułować jej umowę, tak ażeby zapewnić zgodność z wymogami dotyczącymi spółek osobowych oraz spółek akcyjnych, jak i w taki sposób aby zminimalizować ryzyko wystąpienia konfliktów pomiędzy osobami uczestniczącymi w spółce.

3. Uwagi co do skutków przekształcenia

§ 1. W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy, z zastrzeżeniem przepisów § 5.

§ 2. Za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy, powstałe przed przejściem części zakładu pracy na innego pracodawcę, dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie.

§ 3.(...)

§ 4. W terminie 2 miesięcy od przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, pracownik może bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym uprzedzeniem, rozwiązać stosunek pracy. Rozwiązanie stosunku pracy w tym trybie powoduje dla pracownika skutki, jakie przepisy prawa pracy wiążą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem.

§ 5. Pracodawca, z dniem przejęcia zakładu pracy lub jego części, jest obowiązany zaproponować nowe warunki pracy i płacy pracownikom świadczącym dotychczas pracę na innej podstawie niż umowa o pracę oraz wskazać termin, nie krótszy niż 7 dni, do którego pracownicy mogą złożyć oświadczenie o przyjęciu lub odmowie przyjęcia proponowanych warunków. W razie nieuzgodnienia nowych warunków pracy i płacy dotychczasowy stosunek pracy rozwiązuje się z upływem okresu równego okresowi wypowiedzenia, liczonego od dnia, w którym pracownik złożył oświadczenie o odmowie przyjęcia proponowanych warunków, lub od dnia, do którego mógł złożyć takie oświadczenie. Przepis § 4 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.

§ 6. (...)

Porady oraz dokumenty związane z zatrudnianiem pracowników są dostępne pod adresem:

https://mikroporady.pl/wzory-dokumentow/zatrudnianie.html

3.4 Organizacja przedsiębiorstwa

W tym miejscu należy zasygnalizować kwestię organizacji samego przedsiębiorstwa, które będzie wnoszone do spółki osobowej, a którego rozwój spowodował potrzebę przekształcenia działalności gospodarczej poprzez zawarcie umowy spółki osobowej. Takie wniesienie przedsiębiorstwa do spółki może spowodować samo w sobie konieczność przeprowadzenia zmian w jego strukturze. Jak uregulować strukturę przedsiębiorstwa, należy wskazać poradę dotyczącą wprowadzania regulaminu przedsiębiorstwa:

Regulamin organizacyjny

Jednakże zawsze trzeba pamiętać o odpowiednim podziale zakresów prowadzenia spraw spółki, czyli zarządzania przedsiębiorstwem spójnie ze strukturą organizacyjną. Oznacza, to, że prowadzący sprawy spółki (komplementariusze) muszą znaleźć się w tej strukturze jako odpowiednio kierownicy (dyrektorzy) kierujący działami (pionami) przedsiębiorstwa.

3.5 Różne formy przekształcenia przedsiębiorcy

Formy przekształceń przedsiębiorców i związane z tym porady – jakie rozwiązania zastosować w zależności od potrzeb - są omówione w poradzie Przekształcanie przedsiębiorców w następującym porządku:

• Część I. Uwagi ogólne – zawiera ona informacje o różnych typach przekształceń, dostępnych formach prowadzenia działalności i czynnikach jakie należy uwzględnić przy podejmowaniu decyzji o wyborze formy prowadzenia działalności gospodarczej:

Porada: Przekształcanie przedsiębiorców (Część I. Uwagi ogólne)

• Część II. Przekształcenia indywidualnej działalności – omawia wniesienie przedsiębiorstwa do spółki osobowej, przekształcenie przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej CEIDG) w spółkę handlową oraz przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową:

Porada: Przekształcanie przedsiębiorców (Część II. Przekształcenia indywidualnej działalności)

 

4. Przekształcenie – sposoby

Zawiązanie spółki osobowej i wniesienie do niej aportem przedsiębiorstwa

Przekształcenie w takim wypadku przyjmie formę umowy zawiązania spółki osobowej z wniesieniem do niej przez przedsiębiorcę wkładu w postaci swojego przedsiębiorstwa. Do tego celu przedsiębiorstwo musi zostać „opisane” poprzez odpowiedni bilans czyli zestawienie aktywów i pasywów czyli zawierać przedstawienie majątku, inaczej mienia, długów i ciężarów.

Ze względu na to, iż przedmiotem wkładu byłoby wniesienie przedsiębiorstwa, powinna ona być zawarta w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. W przypadku gdyby przedsiębiorstwo obejmowało nieruchomość, konieczne będzie zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego (art. 75[1] Kc).

Należy również pamiętać, iż spółka będzie ponosić odpowiedzialność za zobowiązania związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa wobec wierzycieli przedsiębiorcy – zgodnie bowiem z art. 55[4] Kc;

Nabywca przedsiębiorstwa lub gospodarstwa rolnego jest odpowiedzialny solidarnie ze zbywcą za jego zobowiązania związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa lub gospodarstwa, chyba że w chwili nabycia nie wiedział o tych zobowiązaniach, mimo zachowania należytej staranności. Odpowiedzialność nabywcy ogranicza się do wartości nabytego przedsiębiorstwa lub gospodarstwa według stanu w chwili nabycia, a według cen w chwili zaspokojenia wierzyciela. Odpowiedzialności tej nie można bez zgody wierzyciela wyłączyć ani ograniczyć.

Ażeby zatem wyłączyć odpowiedzialność o której mowa w art. 55[4] Kc, należy uzyskać zgodę wierzycieli.

Należy dodatkowo zasygnalizować, iż wniesienie przedsiębiorstwa tytułem wkładu do spółki będzie podlegało podatkowi od czynności cywilnoprawnych; zgodnie z art. 1 ust. 1, pkt. 1) lit. k) w zw. z ust. 3 pkt. 1) Upcc. Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt. 9) Upcc: stawka podatku od umowy spółki wynosi 0,5 %. Jednocześnie trzeba powiedzieć, że to opodatkowanie podatkiem od czynności cywilnoprawnych będzie dotyczyło przedsiębiorstwa, w takim zakresie majątkowym w jakim jest wnoszone, a więc wartości przedsiębiorstwa netto.

Trzeba jednocześnie zauważyć, iż od strony podmiotowej, to spółka osobowa powstaje przez przyjęcie przez przedsiębiorcę wspólnika do prowadzenia przedsiębiorstwa co tylko od strony proceduralnej jest traktowane jako wnoszenie przez dotychczasowego przedsiębiorcę przedsiębiorstwa jako wkładu do spółki. Jeżeli jednocześnie wspólnik wnosi środki pieniężne bądź inne aktywa obrotowe lub majątek trwały, to trzeba pamiętać, iż muszą one zostać wprowadzone do bilansu otwarcia przedsiębiorstwa na dzień otwarcia spółki, gdyż z tą chwilą aporty stają się skuteczne i przechodzą na majątek wspólny spółki (wspólność, a nie współwłasność w częściach ułamkowych).

Tak więc w najprostszej formie podstawowymi warunkami będzie:

• Sporządzenie bilansu zamknięcia przedsiębiorstwa na określony dzień, ewentualnie z inwentaryzacją (spisem z natury) i przy udziale przyszłego / przyszłych wspólników, którzy potem nie wniosą zastrzeżeń co do stanu przedsiębiorstwa.
• Uzgodnienie warunków umowy spółki, to jest udziału w zysku i stratach, zakresu prowadzenia spraw przez wspólników, zastrzeżenia, które sprawy będą przekraczały granice zwykłego zarządu i wymagały zgody obu wspólników, formy i termin wypłat zaliczek na udział w zyskach oraz obowiązków w zakresie odpowiedzialności za stan przedsiębiorstwa i regulacji w przedsiębiorstwie.
• Zawarcie umowy spółki z co najmniej notarialnym poświadczeniem podpisów bądź w formie aktu notarialnego, przygotowanie i złożenie wniosku do KRS.
• Dokonanie odpowiednich powiadomień i zgłoszeń poz tymi które idą razem za zgłoszeniem do KRS (zasada jednego okienka).
• Rozpoczęcie działalności możliwe jest po uzyskaniu numeru NIP, czyli rejestracji jako podatnika VAT czynnego oraz odpowiednich zgłoszeniach do ZUS, urzędu pracy.