Pracownik zatrudniony w trakcie okresu rozliczeniowego: jak go rozliczać i w jakiej wysokości odprowadzać należności z tytułu ZUS i podatku - mikroPorady.pl

Szybko, łatwo i na klik... z nami rozliczysz swój PIT
Przejdź do Twój e-PIT
- A
- A
- A
Pytania do eksperta

Ważne:

Czy wiesz w jaki sposób rozliczać się z ZUSem i Urzędem Skarbowym
w przypadku zatrudniania pracowników w trakcie okresu rozliczeniowego? Poniżej przedstawiamy podobne zagadnienie tak, abyś wiedział, ile faktycznie będzie kosztować Cię dany pracownik.

Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat?

Pokaż materiały

Przede wszystkim jednak, musisz mieć w firmie choćby minimalną regulację dla stosowania okresów rozliczeniowych tak, abyś nie miał później kłopotów. Taką regulacją może być po prostu regulamin pracy plus zasady zatrudniania przez służby kadrowe. Może też być procedura stanowiąca rodzaj instrukcji określająca krok po kroku jak ustalać okresy rozliczeniowe i w związku z nimi wynagrodzenia, obciążenia podatkowe oraz ZUS.

1. Co to jest okres rozliczeniowy pracownika i jak się go ustala?

Jak wiesz, czas pracy pracowników regulują przepisy Kodeksu pracy. W myśl art. 129 § 1 k.p. maksymalny czas pracy pracowników nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.

1.1. Długość okresu rozliczeniowego.

Mając na uwadze charakter pracy, powierzonych zadań dla konkretnych zespołów pracowniczych (zakładów, punktów usługowych, sklepów, działów) musisz dobrać, czy będziesz w firmie stosował najprościej jeden okres rozliczeniowy, gdyż zróżnicowanie czasu pracy i kompetencji jest niewielkie i nieistotne, czy też powinieneś zróżnicować okresy rozliczeniowe. To, jak zróżnicujesz i na ile dopuścisz zindywidualizowane okresy rozliczeniowe dla niektórych pracowników, będzie decydować o tym, czy wystarczy regulacja w regulaminie pracy, czy też lepiej przygotować osobną procedurę/instrukcję. Taka instrukcja może bazować właśnie na niniejszym dokumencie, który Ci przedstawiamy.

„Okres rozliczeniowy” jest to okres, na który powinna być planowana i rozliczana praca pracownika tak, aby zachowane zostały ochronne przepisy kodeksu pracy dotyczące czasu pracy. Innymi słowy, okres rozliczeniowy to okres czasu, w którym musisz zrównoważyć (wyrównać) pracę pracownika w taki sposób, by wymiar czasu pracy (norma dobowa oraz przeciętna norma tygodniowa wraz z godzinami nadliczbowymi) oraz przeciętna tygodniowa liczba dni pracy przewidziane w kodeksie pracy zostały zachowane. Jeżeli tego nie dopilnujesz, czyli czas pracy pracownika w okresie rozliczeniowym przewyższy wymiar czasu pracy wynikający z przepisów, będziesz zobowiązany do wypłaty dodatku do wynagrodzenia.

Długość okresu rozliczeniowego jest zależna od systemu pracy obowiązującego pracownika i może wynosić od 4 tygodni do 12 miesięcy.

W podstawowym systemie czasu pracy okres rozliczeniowy wynosi 4 miesiące. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy (dobowy wymiar czasu pracy przedłużony nie więcej niż do 12 godzin) okres rozliczeniowy jest równy 1 miesiącowi, chyba że ze względu na szczególne potrzeby przedłużono go do maksymalnie 3 miesięcy.

1.2. Uwzględnienie indywidualnych okresów rozliczeniowych.

Ważne:

Jeżeli Twój pracownik pracuje w równoważnym systemie czasu pracy przy zadaniach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych, okres rozliczeniowy może wynosić od 1 do 4 miesięcy. Pracę pracowników wykonujących pracę w ruchu ciągłym, która nie może być wstrzymana ze względu na technologię produkcji – musisz planować i rozliczać w okresie 4 tygodni. Jeżeli Twój pracownik złożył wniosek o pracę w skróconym tygodniu pracy lub o pracę w systemie weekendowym, będziesz miał obowiązek zaplanować jego pracę w miesięcznym okresie rozliczeniowym. Pamiętaj jednak, że okres rozliczeniowy w każdym systemie czasu pracy może zostać wydłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, co powinieneś uzasadnić obiektywnymi przyczynami.

Okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, ewentualnie w obwieszczeniu.

1.3. Procedura uzgodnienia z organizacją związkową.

Musisz pamiętać, iż jeżeli ustalasz na nowo lub zmieniasz okresy rozliczeniowe w równoważnym systemie czasu pracy, to powinieneś dokonać uzgodnienia z zakładową organizacją związkową.

Jeżeli pracodawca chce wydłużyć okres rozliczeniowy w równoważnym systemie czasu pracy (do 3 lub 4 miesięcy), a organizacja związkowa nie wyraża na to zgody lub organizacja taka nie działa u tego pracodawcy – wydłużenie okresu rozliczeniowego może nastąpić po zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy.

Zapoznaj się także z: https://mikroporady.pl/umowy/umowa-o-prace-zmianowa/podglad/uwaga-4/praca-zmianowa-a-system-czasu-pracy

2. Ile wynosi ZUS w przypadku pracowników pracujących w okresie rozliczeniowym?

Jak wiesz, zatrudnienie pracownika wiąże się z koniecznością odprowadzania za niego niektórych składek ZUS. I tak, składki finansowane przez pracodawcę za pracownika na cały etat przy wynagrodzeniu minimalnym w 2020 r. (2600 zł brutto) wynoszą:

składka emerytalna: 2 600zł x 9,76 % = 266,39 zł
składka rentowa: 2 600 zł x 6,50 % = 169,00 zł
składka wypadkowa: 2 600 zł x 1,67 % = 43,42 zł
składka na Fundusz Pracy: 2 600 zł x 2,45 % = 63,79 zł
składka na FGŚP: 2 600 zł x 0,10 % = 2,60 zł
składka na FEP (ewentualna): 2 600 zł x 1,50 % = 39,00 zł

Jak obliczać składki ZUS w przypadku pracowników wykonujących pracę w okresach rozliczeniowych? Tak samo! Pamiętaj, że to jaki ZUS płacisz za pracownika zależy wyłącznie od kwoty brutto jego wynagrodzenia. Wyliczanie składek ZUS odbywa się identycznie nawet wtedy, gdy obniżeniu uległby wymiar czasu jego pracy. Na wysokość składek ZUS wpływa jedynie wysokość wynagrodzenia.

Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat?

Pokaż materiały

3. Jak obliczyć podatek dochodowy?

Należy również pamiętać o konieczności prawidłowego udokumentowania faktu poniesienia wydatku. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 7 kwietnia 2017 r., sygn. akt: II FSK 755/15, brak udokumentowania poniesienia wydatków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Od wynagrodzenia brutto pracownika potrącany jest również podatek dochodowy. Dochód brutto pracownika to jego przychód pomniejszony o składki ZUS oraz koszty uzyskania przychodu. Pracownik na podstawie wniosku może zrezygnować z niektórych kosztów uzyskania przychodów. Wtedy pracodawcy jako płatnicy, nie będą podczas obliczania zaliczki, stosować tych kosztów. Kosztem uzyskania przychodu firmy są zarówno wynagrodzenie brutto, jak i składki ZUS obciążające pracodawcę. Dopiero od otrzymanego dochodu brutto obliczasz zaliczkę na podatek dochodowy w wybranym przez Ciebie okresie rozliczeniowym [(poz. h x 18%) - 46,33 zł].

Podstawy prawne:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy: Dz.U.2022.1510 t.j.,
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U.2020.1740 t.j.)
Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 497),
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.)
Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U.2022.2587 t.j.).

Umowa o dzieło - umowa zlecenie

Wielokrotnie spotykamy się z problematyką, jaką jest wybór właściwego rodzaju umowy. Najczęściej mylonymi i błędnie stosowanymi umowami są umowa o dzieło/umowa zlecenie. Zarówno umowa o dzieło, jak i umowa zlecenie są umowami cywilnoprawnymi, pełnią jednakże zdecydowanie inne funkcje i powodują różne skutki. Istotą zawarcia umowy o dzieło jest zobowiązanie się przyjmującego zamówienie do wykonania określonego, szczegółowo w umowie dzieła, zaś strony zmawiającej do zapłaty wynagrodzenia. Istotą umowy zlecenia jest wykonanie nie przez przyjmującego zlecenie określonej czynności prawnej lub faktycznej.

Pobierz poradnik