Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w tym wypadkowe, chorobowe, są w pewnych zakresach obligatoryjne, a w pewnych fakultatywne. Również wybierając formę zatrudnienia przedsiębiorca kieruje się czasami wielkością i zakresem ubezpieczeń, których musi dokonać na rzecz lub w imieniu zatrudnianych. Przewodnik w tym zakresie znajdziesz w tej instrukcji.
1. Mikro i mały przedsiębiorca, zakładając działalność gospodarczą i prowadząc ją sam, jak również w przypadku, gdy przy jej wykonywaniu posługuje się innymi osobami, np. zatrudnia pracowników, zawiera umowy zlecenia itp. musi pamiętać o ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych oraz obowiązkach z tym związanymi. Największą uwagę należy zwrócić na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i obowiązkowe ubezpieczenia zdrowotne, ponieważ wiążą się one z obowiązkami po stronie mikro i małego przedsiębiorcy, takimi jak zgłoszenie siebie jako płatnika składek, zgłoszenie pracownika lub zleceniobiorcy jako osoby objętej obowiązkowym ubezpieczeniem, wyliczanie, pobieranie i opłacanie właściwych składek, jak również prowadzenie i comiesięczne wysyłanie do ZUS dokumentów rozliczeniowych.
2. Wybierając formę zatrudniania współpracowników przedsiębiorca powinien być świadomy, iż w niektórych przypadkach, w zależności od formy, nie będzie musiał tych składek rozliczać i odprowadzać, co będzie się oczywiście wiązało z mniejszymi kosztami prowadzonej działalności (np. w przypadku zatrudnienia pracownika przez dwóch pracodawców, czy w przypadku niektórych osób uczących się).
3. Dodatkowo przedsiębiorca, w przypadku gdy zatrudnia pracowników, powinien rozważyć zawarcie dobrowolnych ubezpieczeń społecznych i umowy dobrowolnego prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego dla swoich pracowników. Taki pakiet dla pracowników niesie ze sobą określone korzyści. Przede wszystkim przedsiębiorca może „wrzucić” opłaty abonamentowe w koszty prowadzenia działalności. Ponadto ubezpieczenia takie standardowo pokrywają koszty zakresu niezbędnych badań z medycyny pracy. Zawarcie umowy prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego ma również inne zalety, np. chory pracownik unika kolejek w państwowych placówkach, co wiąże się z oszczędnością czasu. Prywatne ubezpieczenie zdrowotne stanowi również czynnik, który zwiększa konkurencyjność pracodawcy na rynku pracy, bo standardowo wiąże się to również z możliwością objęcia ubezpieczeniem po preferencyjnych cenach członków rodziny pracownika.
Obowiązkowe i dobrowolne ubezpieczenia społecznie
4. Wobec wielu obowiązków i złożonej problematyki ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, poniżej zostały wybrane i zasygnalizowane kluczowe problemy i ustawowe obowiązki, z jakimi może się spotkać mikro i mały przedsiębiorca.
5. System ubezpieczeń społecznych w Polsce opiera się na Ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Ubezpieczenia społeczne obejmują: ubezpieczenia emerytalne, ubezpieczenia rentowe, ubezpieczenie chorobowe (tj. ubezpieczenie w razie choroby i macierzyństwa) oraz ubezpieczenie wypadkowe (tj.ubezpieczenie z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych). Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotnym jest, że obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu podlegają m.in. osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są:
- pracownikami,
- osobami wykonującymi pracę nakładczą,
- osobami wykonującymi pracę na podstawie Umowy agencyjnej lub Umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (tzw. „zleceniobiorcy” oraz osobami z nimi współpracującymi);
- osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz osobami z nimi współpracującymi.
6. Powyższa zasada ma jednak wyjątki. Dotyczą one osób, które wykonują pracę na podstawie Umowy agencyjnej lub Umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, a są uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych lub studentami do ukończenia 26 lat. Wówczas osoby takie nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym.
7. Pod pojęciem pracownika Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych uznaje przede wszystkim osobę pozostającą w stosunku pracy, czyli osobę, z którą została zawarta Umowa o pracę. Ponadto za pracownika ww. Ustawa uznaje także osobę wykonującą pracę na podstawie Umowy agencyjnej, Umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo Umowy o dzieło, jeżeli umowę taką przedsiębiorca zawarł ze swoim pracownikiem.
8. Jeżeli pracownik spełnia kryteria określone dla osób współpracujących, to dla celów ubezpieczeń społecznych jest traktowany jako osoba współpracująca. Za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz zleceniobiorcami (usługodawcami) uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu Umowy agencyjnej lub Umowy zlecenia. Nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta Umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.
9. Jeżeli chodzi o definicję „osoby prowadzącej pozarolniczą działalność gospodarczą”, Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych pod tym terminem wymienia następujące osoby:
- osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych;
- twórcę i artystę (np. grafik, projektant);
- osobę prowadzącą działalność w zakresie wolnego zawodu (np. adwokat, radca prawny, doradca podatkowy):
- wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej;
- osobę prowadzącą niepubliczną szkołę, placówkę lub ich zespół, na podstawie przepisów o systemie oświaty.
10. W przypadku, gdy pracownik (w wyżej wyłożonym rozumieniu) spełnia jednocześnie warunki do objęcia go obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z innych tytułów (np. będąc pracownikiem zawiera Umowę zlecenia z przedsiębiorcą lub innym pracodawcą), wówczas jest on objęty ubezpieczeniami tylko z pierwszego wcześniejszego tytułu powodującego obowiązek ubezpieczenia (tj. z tytułu stosunku pracy, Umowy agencyjnej, Umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z k.c. stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo Umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarł z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, członkostwa w spółdzielni, służby, pobierania świadczenia szkoleniowego, świadczenia socjalnego, zasiłku socjalnego albo wynagrodzenia przysługującego w okresie korzystania ze świadczenia górniczego lub w okresie korzystania ze stypendium na przekwalifikowanie). Taki pracownik może jednak dobrowolnie na swój wniosek zostać objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi również z innych niż ww. tytułów.
11. Innymi słowy, składki na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne odprowadza się tylko z pierwszego tytułu, z którego uzyskuje się wynagrodzenie, natomiast z kolejnych wyłącznie dobrowolnie, na swój wniosek. Wobec tego, jeżeli przedsiębiorca zatrudnia lub nawiązuje współpracę z osobą, która już z jednego tytułu prawnego uzyskuje gdzie indziej wynagrodzenie, od którego odprowadzane są składki, wówczas przedsiębiorca nie ma już obowiązku odprowadzania tych składek.
12. Ponadto mikro i mały przedsiębiorca powinien pamiętać, iż pracownicy podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu chorobowemu. Natomiast dobrowolnie, na swój wniosek mogą podlegać ubezpieczeniu chorobowemu osoby wykonujące pracę nakładczą, „zleceniobiorcy”, czy osoby prowadzące pozarolniczą działalność wraz z osobami z nimi współpracującymi.
13. Obowiązkowemu ubezpieczeniu wypadkowemu podlegają tylko osoby podlegające ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym.
Składki
14. Wysokość składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe jest jednakowa dla wszystkich ubezpieczonych i wyrażana jest procentowo. Inaczej jest w przypadku ubezpieczenia wypadkowego, ponieważ tutaj stopa procentowa składek jest zróżnicowana dla poszczególnych płatników składek, a ustalana jest w zależności od poziomu zagrożeń zawodowych i skutków tych zagrożeń (przedmiotu działalności).
15. Wysokość składki na ubezpieczenie emerytalne wynosi 19,52% podstawy wymiaru składki. Składkę tę współfinansują ze środków własnych, w równych częściach płatnik i ubezpieczony. Oznacza to, iż składkę w wysokości 9,76% podstawy wymiaru zapłaci płatnik oraz w tej samej wysokości ubezpieczony.
16. Wysokość składki na ubezpieczenie rentowe wynosi obecnie 8% podstawy wymiaru. W tym przypadku płatnik sfinansuje ze środków własnych taką składkę w wysokości 6,5 % podstawy wymiaru, a płatnik w wysokości 1,5%.
17. Wysokość składki na ubezpieczenie chorobowe wynosi 2,45% podstawy wymiaru składki i w całości ze środków własnych finansują je ubezpieczeni. Natomiast wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe, jak to zostało już wyżej wspomniane, podlega zróżnicowaniu, począwszy od 1 stycznia 2003 r. Składki te są w całości finansowane przez płatnika.
18. Istotnym dla mikro i małego przedsiębiorcy jest fakt, iż za osoby przebywające na urlopach wychowawczych, osoby pobierające zasiłek macierzyński lub też zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, składki w całości są finansowane z budżetu państwa.
Obowiązki przedsiębiorcy wynikające z ubezpieczeń obowiązkowych
19. Na przedsiębiorcy ciąży obowiązek zgłoszenia w terminie 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia osób, które podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu, a z którymi zawarł np.: Umowę o pracę, Umowę agencyjną, Umowę zlecenia, czy inną umowę o świadczenie usług. Takiego zgłoszenia dokonuje się we właściwym Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Samo zgłoszenie ubezpieczonego może zostać dokonane na odpowiednim formularzu, w wersji papierowej, elektronicznej, lub też wydruku z wersji elektronicznej.
20. Ponadto przedsiębiorca musi zgłosić samego siebie jako płatnika składek również w terminie 7 dni, liczonym od daty zatrudnienia pierwszej osoby fizycznej lub od momentu powstania innego stosunku prawnego, powodującego objęcie ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym tej pierwszej osoby. W związku z faktem, iż mały i mikro przedsiębiorca, który prowadzi np. jednoosobową działalność gospodarczą ma obowiązek opłacania składek emerytalnych i rentowych na własne ubezpieczenie, na tym przedsiębiorcy ciąży również obowiązek zgłoszenia się jako płatnika do ZUS, również w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Mikro i mały przedsiębiorca, występując w charakterze płatnika składek, dokonuje zgłoszenia siebie jako płatnika albo na formularzu ZUS ZFA, jeżeli jest osobą fizyczną, albo na formularzu ZUS ZPA, w przypadku, gdy jest osobą prawną, lub też jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej.
21. Jednakże, jeżeli mikro i mały przedsiębiorca jest osobą fizyczną i właśnie rozpoczyna działalność gospodarczą (Zob.: Instrukcja: Podejmowanie działalności gospodarczej oraz Instrukcja: Jaka forma prawna będzie odpowiednia dla Twojej działalności), to wystarczy, gdy zgłoszenia siebie jako płatnika składek dokona na formularzu CEIDG-1, tj. wniosku o wpis do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. Na podstawie takiego uzupełnionego zgłoszonego formularza ZUS z urzędu sam sporządza formularz zgłoszenia płatnika składek ZUS ZFA. Forma ta dotyczy również zmiany danych płatnika składek.
Ubezpieczenia zdrowotne
22.
Jeżeli chodzi o obowiązkowe ubezpieczenia zdrowotne, to zgodnie z Ustawą z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej ze środków publicznych takiemu ubezpieczeniu podlegają m.in. osoby, które spełniają warunki do objęcia obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym. Składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9% podstawy wymiaru.
Od lipca 2022 r. przedsiębiorca może rozliczyć tylko z części składek zdrowotnych, dzieje się to w następujący sposób:
- w przypadku opodatkowania ryczałtem, przedsiębiorca odlicza od przychodów połowę zapłaconych składek zdrowotnych,
- w przypadku przedsiębiorcy rozliczającego się kartą podatkową, obniża on podatek o 19% zapłaconych składek zdrowotnych,
- w przypadku rozliczania się według skali, nie ma możliwości odliczenia składki zdrowotnej.
23. Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest obliczana, pobierana z dochodu ubezpieczonego oraz odprowadzana stosownie od stosunku prawnego od pracodawcy, lub od zleceniobiorcy.
Obowiązki przedsiębiorcy związane zarówno z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi
24. Odnośnie składek za ubezpieczenia społeczne, jak i składek za ubezpieczenia zdrowotne płatnik ma obowiązek przesyłania miesięcznej deklaracji rozliczeniowej wraz z imiennymi raportami miesięcznymi i opłaceniem składek. Termin na wysłanie takiej deklaracji w przypadku małego i mikro przedsiębiorcy to 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu, za który składka się należy.
25. Jednakże istnieją wyjątki od obowiązku comiesięcznego składania deklaracji i raportów rozliczeniowych. Wyjątki te dotyczą osób prowadzących pozarolniczą działalność i jednocześnie opłacających składki wyłącznie za siebie lub za osoby z nimi współpracujące, jeżeli w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej lub w imiennym raporcie miesięcznym zadeklarowały do podstawy wymiaru składek:
- na ubezpieczenia społeczne – kwotę w wysokości najniższej podstawy wymiaru składek dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą;
- na ubezpieczenia zdrowotne – kwotę w wysokości najniższej podstawy wymiaru określoną w Ustawie o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
26. Takie zwolnienie z obowiązku miesięcznego składania deklaracji rozliczeniowej obowiązuje do czasu nastąpienia zmiany w stosunku do miesiąca poprzedniego, za wyjątkiem sytuacji, w których zmiana ta spowodowana jest zmianą minimalnego lub przeciętnego wynagrodzenia za pracę.
27. Zatem na płatniku, czyli Tobie jako przedsiębiorcy, ciąży co do zasady obowiązek składania deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów miesięcznych za kolejny miesiąc kalendarzowy. W sytuacji, gdy jako przedsiębiorca opłacasz składki wyłącznie na własne ubezpieczenie, wówczas do ZUS przekazujesz wyłącznie deklarację rozliczeniową. Dodatkowo należy zaznaczyć, iż kopie dokumentów rozliczeniowych (tj. deklaracja rozliczeniowa – ZUS DRA; imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach – ZUS RCA; imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne – ZUS RZA oraz imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach o przerwach w opłacaniu składek – ZUS RSA) należy przechowywać przez 10 lat od daty przesłania ich do ZUS. Podlegają one więc archiwizowaniu w Twoim przedsiębiorstwie.
Skopiuj KRS
