Jak i kiedy wyposażyć pracowników w odzież ochronną lub zawierać umowy o korzystanie z własnej odzieży z ekwiwalentem

Odzież ochronna a odzież robocza

Jednym z podstawowych obowiązkiem pracodawcy w zakresie zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa i higieny pracy jest obowiązek dostarczenia pracownikom w określonych przypadkach tzw. odzieży ochronnej lub odzieży i obuwia roboczego. Tych dwóch pojęć nie należy mylić. W skrócie odzież ochronna (inaczej środki ochrony indywidualnej) ma chronić pracownika przez działaniem niebezpiecznych i szkodliwych czynników występujących w środowisku pracy. Natomiast odzież i obuwie robocze mają zapewnić ochronę pracownika lub ochronę osobistej odzieży pracownika przed zabrudzeniem lub zniszczeniem w związku z wykonywaną pracą. Tak jak to wyżej wskazano odrębnie należy traktować taką odzież, która ma służyć jedynie renomie, wizerunkowi firmy, jednak w praktyce stosuje się połączenie tych funkcji.

 

Obowiązek zapewnienia odzieży ochronnej

1. Zgodnie z art. 237⁶ Kodeksu pracy zobowiązany jesteś dostarczyć pracownikowi, nieodpłatnie, środki ochrony indywidualnej zabezpieczającej przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. Niezależnie od powyższego ciąży na Tobie obowiązek poinformowania pracownika o sposobach posługiwania się tymi środkami. Innymi słowy musisz nie tylko nieodpłatnie wyposażyć pracownika w specjalistyczną odzież ochronną, ale również przeszkolić pracownika, jak posługiwać się tymi środkami ochrony indywidualnej.

2. Przedsiębiorco pamiętaj! Obowiązek dostarczenia środków ochrony indywidualnej nie oznacza, że musisz być właścicielem tych środków. Często bardziej ekonomicznym rozwiązaniem będzie korzystanie z usług podmiotów, które zawodowo specjalizują się w dostarczaniu takich środków. Wówczas możesz udostępnić pracownikowi takie środki ochrony osobistej zawierając z podmiotem zewnętrznym umowę najmu lub leasingu takich środków. Korzystanie w tym zakresie z usług podmiotu zewnętrznego nie zwalnia Cię jednak z ustawowego obowiązku zapewnienia należytej jakości tych środków i przydatności do celów ochronnych, a także spełniania przez nie wymagań ujętych w przepisach szczególnych, tj. np. z Ustawa z 13 kwietna 2016 r. o systemie oceny zgodności i nadzoru rynku (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 544).

3. Pełniejszą definicję środków ochrony indywidualnej można znaleźć również w Obwieszczeniu Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 sierpnia 2003 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650) z uwzględnieniem zmian wprowadzonych rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 czerwca 2002 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 91, poz. 811) oraz zmian wynikających z przepisów ogłoszonych przed dniem 28 sierpnia 2003 r. Zgodnie z § 2 pkt 9 tego Rozporządzenia pod pojęciem środków ochrony indywidualnej należy rozumieć wszelkie środki noszone lub trzymane przez pracownika w celu jego ochrony przed jednym lub większą liczbą zagrożeń związanych z występowaniem niebezpiecznych lub szkodliwych czynników w środowisku pracy, w tym również wszelkie akcesoria i dodatki przeznaczone do tego celu.

Środki ochrony indywidualnej w orzecznictwie WSA

„Praca na wysokości polegająca na przycinaniu gałęzi drzew połączona z wychylaniem się z podnośnika zalicza się do rodzaju prac, przy których wymagane jest stosowanie środków ochrony indywidualnej stosownie do tabeli nr 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Obowiązkiem pracodawcy było zatem odpowiednie dobranie rodzaju środków ochrony indywidualnej do występujących w środowisku pracy zagrożeń.” 

Praca na wysokości polegająca na przycinaniu gałęzi drzew połączona z wychylaniem się z podnośnika zalicza się do rodzaju prac, przy których wymagane jest stosowanie środków ochrony indywidualnej stosownie do tabeli nr 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Obowiązkiem pracodawcy było zatem odpowiednie dobranie rodzaju środków ochrony indywidualnej do występujących w środowisku pracy zagrożeń.

[Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 30 listopada 2010 r., sygn. akt I OSK 802/2010]

Przepis art. 237[6] § 1 kodeksu pracy przesądza jedynie o istnieniu samej zasady, że w każdym przypadku zagrożeń niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia pracowników istnieje obowiązek dostarczenia środków ochrony. To zaś jakie środki ochrony indywidualnej mają być dostarczone pracownikowi w danym przypadku, przesądzają konkretne warunki pracy. Przy niektórych pracach będzie przesądzać to właściwy przepis, częściej jednak decydować będzie stosowana technologia, instrukcja producenta, literatura fachowa, doświadczenie życiowe.

[Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 25 listopada 2009 r., sygn. akt IV SA/Gl 340/2009]

Należy przy tym pamiętać, iż do środków ochrony indywidualnej nie zalicza się:

1. zwykłej odzieży roboczej i mundurów, które nie są specjalnie przeznaczone do zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracownika,
2. środków ochrony indywidualnej używanych przez wojsko, Policję i inne służby utrzymania porządku publicznego,
3. wyposażenia stosowanego przez służby pierwszej pomocy i ratownicze,
4. środków ochrony indywidualnej stosowanych na podstawie przepisów Prawa o ruchu drogowym,
5. wyposażenia sportowego,
6. środków służących do samoobrony lub do odstraszania,
7. przenośnych urządzeń do wykrywania oraz sygnalizowania zagrożeń i naruszania porządku publicznego. 

 

Obowiązek zapewnienia odzieży i obuwia roboczego

  1. Nie każdemu pracownikowi należy dostarczać odzież roboczą. Kodeks pracy przewiduje obowiązek wyposażenia pracownika w odzież roboczą w dwóch przypadkach. Po pierwsze, gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu. Po drugie w przypadku, gdy wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy tego wymagają (art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy).

Wskazane w Kodeksie pracy sytuacje związane z obowiązkiem dostarczenia pracownikowi odzieży i obuwia ochronnego mają charakter oceny. Innymi słowy zaistnienie takiego obowiązku będzie rozpatrywane w kontekście konkretnego stanu faktycznego, czyli warunków pracy w miejscu zatrudnienia.

Podobnie jak środki ochrony indywidulanej (odzież ochronna) pracownikowi odzież i obuwie robocze muszą zostać dostarczone nieodpłatnie. Jednakże w drodze wyjątku od zasady dostarczania odzieży roboczej przez pracodawcę, w niektórych przypadkach będziesz mógł ustalić z pracownikiem, iż ten będzie korzystał z własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i ochrony pracy. W takim przypadku pracownikowi korzystającemu z własnej odzieży lub obuwia będziesz zobowiązany wypłacić ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej aktualne ceny. Należy jednak zaznaczyć, iż odzież i obuwie robocze nie może być jakąkolwiek odzieżą, a musi spełniać wymagania określone w Polskich Normach.

  2. Nie zawsze jednak pracownik, będzie mógł korzystać z własnej odzieży lub obuwia i otrzymywać za nie ekwiwalent pieniężny. W przypadku bowiem, gdy pracownik wykonuje prace związane z bezpośrednią obsługa maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi, wówczas wyjątek związany z możliwością korzystania przez pracownika z własnej odzieży za ekwiwalentem nie będzie obowiązywał. Innymi słowy w przypadkach wykonywania pracy szczególnego ryzyka dla zdrowia lub pracy powodującej znaczne zabrudzenia albo narażonej na wpływ czynników szkodliwych, to pracodawca jest bezwzględnie obowiązany do dostarczenia pracownikowi odzieży lub obuwia ochronnego i nie może się wówczas zgodzić na korzystanie przez pracownika z własnej odzieży roboczej za ekwiwalentem.

W przypadku, gdy pracownik otrzymuje ekwiwalent pieniężny za korzystanie z własnej odzieży roboczej, to ekwiwalent ten jest wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych, czyli nie podlega opodatkowaniu (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. Dz. U. 2019 r., poz. 1387). 

Ponadto ekwiwalent pieniężny wypłacany pracownikom za używanie odzieży własnej zamiast odzieży i obuwia roboczego może być wypłacany za używanie odzieży nie stanowiącej odzieży roboczej, np. strój reprezentacyjny, czy wymogi wizerunkowe, co do barw, które powodują konieczność noszenia określonych dodatków do stroju. Natomiast koszty wypłaty poniesione w związku z wypłatą tego ekwiwalentu za używania odzieży nie stanowiącej odzieży roboczej nie mogą być wówczas w świetle ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych uznane za koszty uzyskania przychodu.

Nadto, zgodnie z Wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego (do 2003.12.31) w Krakowie z dnia 3 lutego 2000 r. o sygn. akt.: I SA/Kr 579/98 Wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego dokonuje się na podstawie tabeli norm przydziału odzieży i obuwia roboczego i ich aktualnych cen, a nie innego rodzaju odzieży.

Przedsiębiorco pamiętaj! Obowiązek przydzielenia niezbędnej odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej ciąży na Tobie nie tylko w stosunku do pracowników, ale również wobec osób wykonujących krótkotrwałe prace albo czynności inspekcyjne, w czasie których ich własna odzież może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, a także ze względu na bezpieczeństwo wykonywania tych prac lub czynności (art. 304⁴ Kodeksu pracy).

 

Sposób ustalenia rodzajów odzieży ochronnej i odzieży roboczej

1. Jako pracodawca jesteś zobowiązany ustalić rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne. Jeżeli nawet nie podejmiesz starań w celu ustalenia środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, nie oznacza to, że obowiązek dostarczenia specjalistycznej odzieży nie istnieje. Czym innym jest bowiem indywidualne przydzielenie odzieży, obuwia, środków ochrony indywidualnej nawet z zaznaczeniem okresu ich używalności, czym innym jest ustalenie rodzajów takich rzeczy i przewidywanego okresu używania po dokonaniu konsultacji z pracownikami.
2. Ustalenie środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego należy do materii regulaminu pracy. Ze względu na ściśle techniczny charakter tych regulacji i ich podatność na ewentualne zmiany może być również regulowana w przypadku braku regulaminu pracy w danym zakładzie pracy, w drodze umowy z pracownikiem, która co do zasady powinna przybrać formę załącznika do Umowy o pracę.

 

Obowiązki pracodawcy związane ze stosowaniem odzieży ochronnej i odzieży roboczej

1. Przede wszystkim jako pracodawca masz bezwzględny obowiązek nie dopuścić pracownika do pracy, jeżeli ten nie został zaopatrzony w konieczną na danym stanowisku pracy odzież ochronna lub odzież roboczą (art. 237⁹ § 1 Kodeksu pracy).
2. Ponadto oprócz obowiązku zapewnienia wyżej opisanych przypadkach pracownikowi odzieży ochronnej lub odzieży roboczej, jako pracodawca obowiązany jesteś także zapewnić, aby stan tej odzieży był odpowiedni. Tym samym to na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia, by środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe oraz zapewnić odpowiednio ich: (i) pranie, (ii) konserwację, (iii) naprawę, (iv) odpylanie, (v) odkażanie (art. 237 ⁹ § 2 Kodeksu pracy).
3. W sytuacji, gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić prania odzieży roboczej, to zapewnienie czystości odzieży roboczej (pranie) może być wykonywane przez samego pracownika lub na jego koszt, pod warunkiem, że pracodawca wypłaci mu ekwiwalent w wysokości poniesionych przez pracownika kosztów (art. 237 ⁹ § 3 Kodeksu pracy).