Jak po dniu 1 sierpnia 2019 r. prawidłowo zatrudniać młodocianych i pracowników, którzy nie ukończyli jeszcze 26 roku życia

OPIS

Przedsiębiorco, od 1 sierpnia 2019 r. obowiązują przepisy wprowadzające ulgę PIT dla osób, które nie ukończyły 26 roku życia. Tym samym zmianie ulegają zasady związane z rozliczeniami i odprowadzaniem zaliczek na podatek pracowników, którzy nie ukończyli jeszcze 26 roku życia.

W 2019 r. takie zwolnienie nie obejmuje automatycznie wynagrodzenia należnego młodym pracownikom, wymaga bowiem złożenia specjalnego oświadczenia przez pracownika.

Przy tym nie każdy rodzaj przychodu uzyskanego przez pracownika przed 26 rokiem życia takiemu zwolnieniu będzie podlegał. Zwolnieniem nie są przykładowo objęte przychodu uzyskane z tytułu umowy o dzieło. Dodatkowo niektóre przychody nie będą objęte tym zwolnieniem, np. te objęte zryczałtowanym podatkiem dochodowym.

Jeżeli zatrudniasz osoby, które nie ukończyły jeszcze 26 roku życia albo zamierzasz zatrudnić takie osoby, to musisz pamiętać, że takie osoby, jeżeli posiadają status studenta lub ucznia nie podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu na składki emerytalne i rentowe, o ile są zatrudnione na podstawie umowy zlecenia.

Jednak nie każda jednak umowa zlecenia zawarta ze studentem lub uczniem w tym wieku będzie skutkowała brakiem obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne.

Dodatkowe obowiązki ciążą także na pracodawcy, który zatrudnia pracowników młodocianych, czyli takich, który ukończyli 15 rok życia, ale nie ukończyli jeszcze 18 lat.

 

I. WSTĘP

Zatrudnienie każdego pracownika bez względu na jego wiek wiąże się z koniecznością dopełnienia szeregu formalności.

Zatrudnianie pracownika, który nie ukończył 26 roku życia związane jest z pewnymi odrębnościami, dodatkowymi obowiązkami pracodawcy jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od przychodu uzyskanego przez takie osoby oraz w pewnych przypadkach odrębnościami również w zakresie uiszczania składek na ubezpieczenia społeczne.

Dodatkowo należy pamiętać o szczególnych zasadach dotyczących zatrudniania pracowników młodocianych. Kodeks pracy zawiera bowiem odrębne, szczegółowe regulacje dla zatrudniania pracowników młodocianych, czyli takich, którzy ukończyli 15 lat, a nie przekroczyli 18 lat. Zatrudnianie takich osób wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, które pracodawca musi dopełnić.

II. ULGA W PIT DLA OSÓB, KTÓRE NIE UKOŃCZYŁY 26 ROKU ŻYCIA

Począwszy od 1 sierpnia 2019 r. osobom, które nie ukończyły 26 roku życia w pewnych przypadkach przysługuje zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych. Zmiany zostały wprowadzone ustawą z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U.2021.1285 t.j.)

Ulga w PIT to w istocie rozwiązanie polegające na objęciu zwolnieniem od podatku dochodowego od osób fizycznych przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz z przychodów z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 u.p.d.o.f., otrzymanych przez podatnika do ukończenia 26 roku życia.

Przedmiotowe zwolnienie ograniczone jest limitem kwotowym. Roczny limit, za cały rok podatkowy, wynosi 85 528 zł. Z uwagi na obowiązywanie przedmiotowej ulgi w PIT od 1 sierpnia 2019 r., w odniesieniu do dochodów uzyskanych w 2019 r., limit zwolnienia wynosi 35 636,67 zł.

Kogo dotyczy zwolnienie podatkowe (ulga PIT) ?

Nowa ulga PIT ma charakter zwolnienia podmiotowo-przedmiotowego. Przede wszystkim podmiotowo zwolnienie dotyczy osób, które nie ukończyły 26 roku życia. Natomiast przedmiotowo dotyczy określonej kategorii przychodów uzyskiwanych przez osoby objęte zwolnieniem. Zwolnieniem objęte są następujące kategorie przychodów:

a) ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, 

Należy przy tym pamiętać, że przy obliczaniu kwoty przychodów podlegających zwolnieniu od podatku dla osób poniżej 26 roku życia, nie uwzględnia się przychodów podlegających opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym, przychodów zwolnionych od podatku dochodowego oraz przychodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku (art. 21 ust. 39 u.p.d.o.f.).

Jak stosować zwolnienie w 2019 roku?

Wprowadzenie ulgi w PIT dla osób poniżej 26 roku życia nie obowiązuje automatycznie. W odniesieniu do przychodów uzyskanych przez osobę poniżej 26 roku życia począwszy od dnia 1 sierpnia 2019 r., zwolnienie podatkowe będzie zastosowane co do zasady dopiero w zeznaniu podatkowym składanym przez podatnika za rok 2019. W celu wcześniejszego skorzystania z tego zwolnienia podatnik (pracownik) powinien złożyć płatnikowi (pracodawcy, zleceniodawcy) oświadczenie, że jego dochody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz z umów zlecenia, uzyskane od tego płatnika w okresie od 1 sierpnia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r., ale nie później jednak niż do dnia ukończenia 26 roku życia, będą w całości korzystały ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 u.p.d.o.f.

Jeżeli zatem podatnik, tj. osoba, która nie ukończyła 26 roku życia chce skorzystać z przedmiotowego zwolnienia, wówczas musi złożyć swojemu płatnikowi, a zatem pracodawcy lub zleceniodawcy stosowne oświadczenie.

Wzór przykładowego oświadczenia opublikowało Ministerstwo Finansów na stronie https://www.gov.pl/web/finanse/pit-zero-dla-mlodych-przykladowe-oswiadczenie-pracownika

Oświadczenie pracownika powinno zawierać przykładowo następującą treść:

Ja, niżej podpisany(a) ……… (imię i nazwisko pracownika/zleceniobiorca) urodzony(a) ………. (dzień-miesiąc-rok), zatrudniony(a) w …………. (miejsce zatrudnienia)., po zapoznaniu się z art. 5 ustawy oświadczam, że przychody z pracy, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy PIT, uzyskane w okresie od dnia 1 sierpnia 2019 r. do dnia 31 grudnia 2019 r. (nie dłużej jednak niż do dnia 26. urodzin), będą w całości zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych.

                                                                                               ___________________________
                                                                                                            podpis i data

Złożenie tego oświadczenia przez pracownika zwolni pracodawcę (płatnika) z obowiązku poboru zaliczek na podatek od ww. przychodów. Zwolnienie to płatnik powinien stosować najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu uzyskania oświadczenia do miesiąca włącznie, w którym w 2019 r. przychód uzyskany u płatnika przekroczy 35 636,67 zł lub w którym podatnik ukończy 26 rok życia.

Jak stosować zwolnienie w 2020 roku?

Natomiast przy obliczaniu zaliczek na podatek zwolnienie będzie uwzględniane automatycznie do dochodów uzyskanych od 1 stycznia 2020 r. Tutaj odwrotnie niż w roku 2019 r., w sytuacji, gdy podatnik (pracownik /zleceniobiorca) złoży płatnikowi (pracodawcy/ zleceniodawcy) wniosek o niestosowanie zwolnienia, to dopiero wówczas w odniesieniu do dochodów uzyskanych od 1 stycznia 2020 r. płatnik nie będzie musiał stosować tego zwolnienia.

Limit kwotowy ulgi PIT

Zwolnienie podatkowe dla osób poniżej 26 roku życia obowiązuje do kwoty 85 528 zł brutto rocznie, a w 2019 r. odpowiednio do kwoty 35 636 zł (z uwagi na wprowadzenie tego zwolnienia w trakcie roku podatkowego). Nadwyżka przychodów ponad wskazaną kwotę limitu, tj. 85 528 zł począwszy od 2020 r. i odpowiednio w 2019 r. - ponad 35 636 zł, podlegać już będzie opodatkowaniu na ogólnych zasadach i przy zastosowaniu skali podatkowej, w tym także z uwzględnieniem tzw. kwoty wolnej od podatku oraz preferencyjnych zasad obliczania podatku przewidzianych dla małżonków oraz osób samotnie wychowujących dzieci.

Tym samym limit zostanie przekroczony, gdy pracownik zarabiać będzie więcej niż ok. 7127 zł średniomiesięcznie. Oznaczać to będzie obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy przez płatnika (pracodawcę) od wypracowanego przez pracownika przychodu. 

III. SKŁADKI NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE PRACOWNIKA, KTÓRY NIE UKOŃCZYŁ 26 ROKU ŻYCIA

Zasadą jest, że pracownik obowiązkowo podlega ubezpieczeniom społecznym, tj. ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowym oraz chorobowemu i wypadkowemu od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku, z wyłączeniem okresów urlopów bezpłatnych. Dotyczy to również osób, które nie ukończyły 26 roku życia, w tym pracowników młodocianym.

Przy czym nie podlegają ubezpieczeniom społecznym osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia, jeżeli osoby te są uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych lub studentami – do ukończenia 26 lat (art. 6 ust. 4 u.s.u.s.).

Innymi słowy osoba, która nie ukończyła 26 roku życia a jest jeszcze uczniem lub studentem, z którą zawarta została umowa zlecenia (umowa agencyjna albo inna umowa o świadczenie usług, do której zgodnie z k.c. stosuje się przepisy dotyczące zlecenia) nie podlega obowiązkowi ubezpieczeń społecznych, czyli zleceniodawca nie ma obowiązku odprowadzać składek z tytułu ubezpieczenia społecznego od przychodu uzyskanego z umowy zlecenia.

Kto jest uczniem a kto studentem?

Dla potrzeb ubezpieczeń społecznych, przyjęto, że uczniem jest osoba do 31 sierpnia każdego roku jest osoba, która:

• kontynuuje naukę w tej samej szkole,
• skończyła szkołę i rozpoczyna naukę w szkole, w której rok szkolny rozpoczyna się 1 września,
• ukończyła szkołę i nie kontynuuje nauki.

Jako studenta należy natomiast traktować osobę, która rozpoczyna studia i nabywa prawa studenta z chwilą złożenia ślubowania. Dotyczy to studiów na poziome pierwszego lub drugiego stopnia albo na jednolitych studiach magisterskich.

IV. SKŁADKA NA UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE ZA OSOBY UBEZPIECZONE, KTÓRE NIE UKOŃCZYŁY 26 ROKU ŻYCIA

Jak wynika z wyjaśnień ZUS zwolnienie podatkowe osób do 26. roku życia nie powoduje zwolnienia ze składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Obliczana przez płatnika składka na ubezpieczenie zdrowotne powinna być porównana z wysokością zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, którą płatnik obliczyłby, gdyby przychód ubezpieczonego nie był zwolniony od podatku. Jeśli obliczona składka jest wyższa od tej „zaliczki”, to składka jest obniżana do jej wysokości. Jeśli natomiast obliczona składka jest niższa od kwoty tej „zaliczki”, składka potrącana jest w pełnej wysokości z dochodu ubezpieczonego (art. 83 ust. 2a i ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w brzmieniu obowiązującym od 1 sierpnia 2019 r.).

https://www.zus.pl/o-zus/aktualnosci/-/publisher/aktualnosc/1/skladka-na-ubezpieczenie-zdrowotne-za-osoby-ubezpieczone-ktore-nie-ukonczyly-26-roku-zycia-i-sa-zwolnione-z-podatku-dochodowego-pit/2836713

V. JAK ROZLICZAĆ PRACOWNIKA, KTÓRY WŁASNIE KOŃCZY 26 ROK ŻYCIA

Zatrudnianie osób, które nie ukończyły 26 roku życia, ale zbliżają się do osiągnięcia tego wieku rodzi kilka problemów praktycznych. Dotyczyć to będzie zwolnienia podatkowego w zakresie u.p.d.o.f. oraz składek na ubezpieczenia społeczne osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, które miały status ucznia lub studenta.

Ulga podatkowa obowiązuje do dnia ukończenia 26 roku życia, ale dotyczy środków otrzymanych do tego czasu. Tym samym, jeżeli w trakcie danego miesiąca pracownik ukończy 26 lat, to wówczas, to czy wynagrodzenie należne za pracę wykonaną po dniu ukończeniu 26 urodzin podlega już opodatkowaniu u.p.d.o.f. na zasadach ogólnych, czy też będzie jeszcze objęty zwolnieniem podatkowym, uzależnione będzie od dnia wypłaty tego wynagrodzenia. Jak wskazuje bowiem ustawa ulga dotyczy środków otrzymanych przez pracownika do ukończenia 26 roku życia, a nie przychodu osiągniętego do 26 roku życia. Tym samym, jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane z dołu lub zaliczkowo za okres rozliczeniowy w którym nastąpi osiągnięcie 26 roku życia, wówczas zwolnienie jeszcze będzie obowiązywało. Jeżeli natomiast wynagrodzenie zostaje wypłacone z dołu, a w okresie rozliczeniowym pracownik osiągnie 26 rok życia, to wówczas całe wynagrodzenie za ten okres będzie podlegało już opodatkowaniu nawet, jeżeli w części miesiąca pracownik nie miał ukończonych 26 lat.

Natomiast niepodleganie obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym przez studentów i uczniów obowiązuje do czasu ukończenia przez takie osoby 26 roku życia, chyba że wcześniej zakończyły edukację. Składki na ubezpieczenia społeczne obliczane są proporcjonalnie, zatem w przypadku ukończenia 26 roku życia w trakcie danego miesiąca, obowiązek podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom powstaje z dniem ukończenia 26 roku życia. Natomiast w przypadku zakończenia edukacji, obowiązek podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym powstaje z dniem następującym po dniu wykreśleniu z listy studentów, uczniów lub po obronie pracy magisterskiej. Z ww. dniem powstania obowiązku pracodawca ma obowiązek zgłosić taką osobę do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego:

VI. ZATRUDNIANIE OSÓB MŁODOCIANYCH

Młodocianym zgodnie z przepisami kodeksy pracy jest osoba, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18 lat (art. 190 § 1 k.p.). Zatrudnianie takich osób może odbywać się wyłącznie po spełnieniu warunków określonych w przepisach kodeksu pracy.

Dodatkowo kodeks pracy dopuszcza w pewnych przypadkach możliwość zatrudnienia osób, które nie ukończyły jeszcze 15 roku życia. Zatrudnienie takiej osoby wymaga zgody przez przedstawiciela ustawowego lub opiekuna prawnego tej osoby oraz uzyskania pozytywnej opinii poradni psychologiczno-pedagogicznej. Szczegółowe warunki zatrudniania osób, które nie ukończyły 15 roku życia określają przepisy art. 191 § 2¹-2⁵ k.p.

Kodeks pracy dopuszcza zatrudnianie młodocianych w celu przygotowania zawodowego (art. 191 § 2) lub w celu wykonywania lekkich prac (art. 200¹ § 1 k.p.). Przy czym młodociany nieposiadający kwalifikacji zawodowych może być zatrudniony tylko w celu przygotowania zawodowego.

Co do zasady zatrudniani mogą być młodociani, którzy:

1. ukończyli co najmniej ośmioletnią szkołę podstawową;
2. przedstawią świadectwo lekarskie stwierdzające, że praca danego rodzaju nie zagraża ich zdrowiu.

Dodatkowe wymogi, w tym konieczność uzyskania zgód, dotyczące zatrudniania młodocianych, którzy nie ukończyli szkoły podstawowej określają przepisy art. 191 § 2⁶-2⁷ k.p.

Zatrudnianie młodocianych w celu przygotowania zawodowego

Zatrudnianie młodocianych w celu przygotowania zawodowego może przybrać dwie formy:

• umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego w formie przyuczania do wykonywania określonej pracy
• umowy o prace w celu przygotowania zawodowego w formie nauki zawodu.

Szczegółowe zasady zatrudniania młodocianych w celu przygotowania zawodowego określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania (tj. Dz. U. z 2018 r., poz. 2010 ze zm.).

Zgodnie przepisami tego rozporządzenia nauka zawodu ma na celu przygotowanie młodocianego do pracy w charakterze wykwalifikowanego pracownika lub czeladnika i obejmuje praktyczną naukę zawodu, która jest organizowana u pracodawcy na zasadach ustalonych w odrębnych przepisach, oraz dokształcanie teoretyczne. Natomiast przyuczenie do wykonywania określonej pracy ma na celu przygotowanie młodocianego do pracy w charakterze przyuczonego pracownika i może dotyczyć wybranych prac związanych z nauką zawodu.

Zasady wynagradzania młodocianych zatrudnianych w celu przygotowania zawodowego

Młodocianemu w okresie nauki zawodu przysługuje wynagrodzenie obliczane w stosunku procentowym do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale, obowiązującego od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski".

Stosunek procentowy wynagrodzenia, wynosi:

1. w pierwszym roku nauki - nie mniej niż 5%;
2. w drugim roku nauki - nie mniej niż 6%;
3. w trzecim roku nauki - nie mniej niż 7%.

Natomiast młodocianym odbywającym przyuczenie do wykonywania określonej pracy przysługuje nie mniej niż 4% ww. wynagrodzenia.

Zatrudnianie młodocianych w innym celu niż przygotowanie zawodowe

Młodociany może być także zatrudniony na podstawie umowy o pracę przy wykonywaniu lekkich prac. Praca lekka nie może powodować zagrożenia dla życia, zdrowia i rozwoju psychofizycznego młodocianego, a także nie może utrudniać młodocianemu wypełniania obowiązku szkolnego. Wykaz lekkich prac określa pracodawca po uzyskaniu zgody lekarza wykonującego zadania służby medycyny pracy. Wykaz ten wymaga zatwierdzenia przez właściwego inspektora pracy.

Czas pracy młodocianego zatrudnionego przy pracy lekkiej

Ustalając wymiar i rozkład czasu pracy młodocianego zatrudnionego przy lekkiej pracy, pracodawca ma obowiązek uwzględnić tygodniową liczbę godzin nauki wynikającą z programu nauczania, a także z rozkładu zajęć szkolnych młodocianego (art. 200² § 1 k.p.).

Przy czym tygodniowy wymiar czasu pracy młodocianego w okresie odbywania zajęć szkolnych nie może przekraczać 12 godzin. W dniu uczestniczenia w zajęciach szkolnych wymiar czasu pracy młodocianego nie może przekraczać 2 godzin.

Wymiar czasu pracy młodocianego w okresie ferii szkolnych nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin w tygodniu. Dobowy wymiar czasu pracy młodocianego w wieku do 16 lat nie może jednak przekraczać 6 godzin.

Normy czasu pracy młodocianego

Czas pracy młodocianego w wieku do 16 lat nie może przekraczać 6 godzin na dobę. Czas pracy młodocianego w wieku powyżej 16 lat nie może przekraczać 8 godzin na dobę.

Przy czym do czasu pracy młodocianego wlicza się czas nauki w wymiarze wynikającym z obowiązkowego programu zajęć szkolnych, bez względu na to, czy odbywa się ona w godzinach pracy.

Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy młodocianego jest dłuższy niż 4,5 godziny, pracodawca jest obowiązany wprowadzić przerwę w pracy trwającą nieprzerwanie 30 minut, wliczaną do czasu pracy.

Szczególne obowiązki pracodawcy zatrudniającego młodocianych

Zatrudniając pracownika młodocianego musisz dopełnić dodatkowych obowiązków w tym:

1. zapewnić młodocianym pracownikom opiekę i pomoc, niezbędną dla ich przystosowania się do właściwego wykonywania pracy (art. 192 k.p.);
2. prowadzić ewidencję pracowników młodocianych (art. 193 k.p.);
3. skierować młodocianego na wstępne badania lekarskie przed przyjęciem do pracy oraz badania okresowe i kontrolne w czasie zatrudnienia (art. 201 § 1 k.p.);
4. zmiany rodzaju pracy młodocianego, gdy lekarz orzeknie, że dana praca zagraża zdrowiu młodocianego, a gdy nie ma takiej możliwości, niezwłocznie rozwiązać umowę o pracę i wypłacić odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia (art. 201 § 2 k.p.);
5. przekazać informacje o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami również przedstawicielowi ustawowemu młodocianego (art. 201 § 3 k.p.);
6. zapoznać młodocianego z wykazem lekkich prac przed dopuszczeniem go do pracy (art. 200¹ § 1 k.p.);
7. uzyskać od młodocianego oświadczenia o zatrudnieniu albo o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy (jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy) (art. 200²§ 4 k.p.);

Podstawy prawne:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.);
2. Ustawa z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U.2020.1398 t.j.);
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 497);
4. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1285);
5. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy: Dz.U.2022.1510 t.j.;
6. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania (tj. Dz. U. z 2018 r., poz. 2010 ze zm.).