Nowe przepisy dotyczące sporządzania, prowadzenia, przetwarzania i przechowywania dokumentacji

W dniu 1 stycznia 2019 roku weszło w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. 2018 poz. 2369 z późn. zm.) (dalej jako: „Rozporządzenie”). Rozporządzenie to wydano na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 298 ¹ Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.). Przepis ten zobowiązuje właściwych ministrów (ministra do spraw pracy i ministra do spraw informatyzacji) do określenia w drodze rozporządzenia wykonawczego:

a)      zakresu, sposobu i warunków prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;

b)      sposobu i trybu doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej;

c)       sposobu wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 94⁹ § 3 Kodeksu pracy.

Nowelizacja Kodeksu pracy przeprowadzona wiosną (marzec i kwiecień) 2023 r. wymusiła na prawodawcy dwukrotną nowelizację Rozporządzenia, co nastąpiło na mocy rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 maja 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 879) oraz rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 471).

Należy zwrócić uwagę na fakt, iż przepisy Rozporządzenia w całości stosuje się jedynie do dokumentacji pracowniczej pracowników, z którymi stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 roku. Natomiast do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników pozostających w stosunku pracy w dniu wejścia w życie Rozporządzenia, a zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się to Rozporządzenie, jednak z wyłączeniem jego § 2-6. Paragrafy te statuują właśnie o nowym sposobie prowadzenia i przechowywania dokumentacji. Dla porządku warto zaznaczyć, że poprzednim aktem prawnym regulującym omawianą problematykę było rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika 

Podział akt osobowych pracowników (części)

Rozporządzenie wprowadza obowiązek podziału akt osobowych pracownika na 5 części. Na skutek nowelizacji Kodeksu pracy z marca 2023 r., mocą przepisów wykonawczych dodano do Rozporządzenia część „E” , w której umieszcza się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.  Na wstępie trzeba zaznaczyć, że oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika (o czym mowa poniżej) przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Zgodnie z § 3  pkt 1 Rozporządzenia, część „A” akt osobowych zawiera  oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Część „B” obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

a)      oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;

b)      umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy);

c)       zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę;

d)      dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924);

e)      potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: (i) z treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy); (ii) z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁴ § 3 Kodeksu pracy); (iii) z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;

f)        potwierdzenie poinformowania pracownika o: (i) warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 29¹ § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3² i art. 29¹ § 4 Kodeksu pracy); (ii) celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22² § 8 Kodeksu pracy); (iii) ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy); (iv) wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 22^1c § 12 i art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy);

g)      potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy);

h)      dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

i)        oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;

j)        dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy);

k)      dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;

l)        dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy);

m)    dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;

n)      dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182^1e Kodeksu pracy);

o)      dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186⁷ Kodeksu pracy);

p)      oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189¹ Kodeksu pracy);

q)      dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174¹ Kodeksu pracy);

r)       skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: (i) wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy), (ii) okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy);

s)       umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101¹ § 1 Kodeksu pracy);

t)       wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151⁷ § 6 Kodeksu pracy);

u)      dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;

v)      dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;

w)    dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej;

x)       wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 29³ § 1 i 3 Kodeksu pracy);

y)      wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 29⁴ § 3 i 4 Kodeksu pracy);

z)       dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 188¹ Kodeksu pracy)

Część „C” umieszcza się   oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

a)      oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę;

b)      wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;

c)       dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy);

d)      kopię wydanego świadectwa pracy;

e)      potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;

f)        umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101² § 1 Kodeksu pracy);

g)      skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

Oświadczenia i dokumenty, które przechowuje się w częściach „A”, „B” i „C” powiązane ze sobą tematycznie, pracodawca może przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. Wówczas przechowywanie dokumentacji w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z tych wydzielonych części.

Część „D” zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Dokumenty znajdujące się w części „D” akt osobowych pracownika należy przechowywać w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery „D1” itd. Wówczas przechowywanie dokumentacji pracowniczej w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. Jeżeli z akt osobowych pracownika usuwa się odpis zawiadomienia o ukaraniu, to wraz z nim należy usunąć całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkować następujące po sobie numery.

Z kolei w części „E” gromadzi się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:

a)      informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22^1c § 6 Kodeksu pracy);

b)      informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 Kodeksu pracy);

c)       informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22^1c § 6 i art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy);

d)      informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających po-dobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku pub-licznego (art. 22^1d § 10 i art. 22^1f § 2 Kodeksu pracy).

Dokumenty znajdujące się w części „E”, pracodawca przechowuje w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 itd. Wówczas – tak jak w przypadku innych części – przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. Jeżeli z akt sprawy usuwa się informacje związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, wtedy należy usunąć całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Ewidencja czasu pracy

Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy pracownika powinny zawierać informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Ewidencja musi także zawierać wnioski pracownika dotyczące udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148¹ Kodeksu pracy), a także ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego.

Ponadto w ewidencji muszą się znajdować dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy, a także zgodę pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 Kodeksu pracy) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy) , jak i zgodę pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy, a także dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego oraz kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej

Rozporządzenie zawiera nadto regulacje dotyczące prowadzenia i  przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej oraz jej przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi. Określa je szczegółowo Rozdział 3 i 4. Ważne w tym zakresie jest odpowiednie zabezpieczanie przez pracodawcę dokumentacji przed nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniem czy utratą. W Rozdziale 4 Rozporządzenia określaonoprocedurę przenoszenia dokumentacji między systemami teleinformatycznymi.

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także przez następne  10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Natomiast w przypadku, gdy pracodawca zawiązuje nowy stosunek pracy z tym samym pracownikiem, to powinien on kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracownika. Wtedy okres przechowywania dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał najpóźniejszy stosunek pracy.

Raport informacyjny jest zestawieniem informacji dotyczących ubezpieczonego pracownika (lub osoby wykonującej pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia), który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych pierwszy raz po dniu 21 grudnia 1998 roku, a przed dniem 1 stycznia 2019 roku, obejmujący dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia emerytury lub renty. Szczegółowe dane, które ma zawierać taki raport, określone są w art. 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Jeśli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, musi następnie takie raporty złożyć za wszystkich ubezpieczonych z chwilą wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych (w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych) lub w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania raportów (w przypadku wcześniejszego wyrejestrowania przed złożeniem oświadczenia). Złożenie raportów właśnie będzie skutkować skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. W tym przypadku, były pracownik będzie mógł odebrać dokumentację pracowniczą w terminie miesiąca kalendarzowego następującego po upływie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony, o czym musi być poinformowany.

Wydawanie akt i ich kopii

Rozporządzenie szczegółowo reguluje sposób odbioru dokumentacji przez pracownika, byłego pracownika lub osobę przez niego upoważnioną czy też (w przypadku śmierci pracownika) przez dzieci pracownika (własne, przysposobione, jak i dzieci drugiego małżonka), przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i innym dzieci (z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka) oraz przez małżonka i rodziców (w tym ojczyma i macochę oraz osoby przysposabiające). Odbiór dokumentacji powinien odbywać się po uprzednim udokumentowaniu uprawnienia do obioru w przypadku, gdy nie odbiera jej sam pracownik. Odbiór dokumentacji prowadzonej jedynie w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem, natomiast dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej – na informatycznym nośniku danych za pokwitowaniem lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Jeśli zaś chodzi o wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej, odbywa się to na wniosek pracownika. Pracodawca musi najpóźniej w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania wydać część lub całość dokumentacji na zasadach takich, jak w przypadku odbioru dokumentacji opisanej powyżej. 

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało także jako pomocnicze wzory dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem, zmianą oraz ustaniem stosunku pracy, które znajdują się pod adresem: https://www.gov.pl/web/rodzina/bip-pomocnicze-wzory-dokumentow-zwiazanych-z-ubieganiem-sie-o-zatrudnienie-nawiazaniem-zmiana-oraz-ustaniem-stosunku-pracy.

Pracodawcy powinni mieć na względzie dostosowanie swoich procedur i dokumentacji pracowniczej do wymogów Rozporządzenia po jego nowelizacji.

Zgodnie z §  2 rozporządzenia  Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawcy w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie powołanego aktu wykonawczego, mają obowiązek  dostosowania sposobu przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, zgromadzonych przed dniem wejścia w życie ww. rozporządzenia, do przepisów rozporządzenia zmienianego.

Stan prawny na dzień 31 maja 2023 r.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.);
2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 497);
3. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. 2018 poz. 2369);
4. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 maja 2023 r.zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 879);
5. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 471);
6. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ( Dz. U. 1996 nr 62 poz. 286);