Nowy model kontrolowania przepływów na rachunkach podatnika (tzw. biała lista podatników)

W dniu 1 września 2019 r. weszła w życie nowelizacja ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej jako: „ustawa VAT”) (Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 t.j.) wprowadzająca do systemu prawa podatkowego nowy instrument kontrolowania przepływów środków na rachunkach podatnika. Zmiana ta polega na uregulowaniu w art. 96b ustawy VAT nowego wykazu będącego tzw. „białą listą” podatników. Przepis określa obowiązek prowadzenia elektronicznego wykazu podmiotów, którym odmówiono rejestracji lub podmiotów wykreślonych z rejestru, a także podmiotów, którym przywrócono rejestrację po wykreśleniu. W wykazie sprawdzisz zatem czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT i w przypadku odpowiedzi twierdzącej, poznasz właściwy numer jego rachunku bankowego. 

Koniecznie przeczytaj poniższy artykuł, ponieważ musisz wiedzieć, że weryfikacja kontrahenta poprzez sprawdzenie jego statusu na tzw. „białej liście” stanowi spełnienie przesłanki należytej staranności podatnika w działaniach podejmowanych w obrocie handlowym. Dlatego, zaniechanie tej czynności może od 1 stycznia 2020 r. skutkować nałożeniem na Ciebie sankcji, o czym również możesz przeczytać w niniejszym artykule.

Kto prowadzi wykaz?

Przepisy nakładają obowiązek prowadzenia wykazu na Szefa Krajowej Administracji Podatkowej, który jest instytucją prawa publicznego.

Co obejmuje wykaz?

Zgodnie z art. 96b ust. 1b ustawy VAT, w wykazie można znaleźć informację o podmiotach:

1. w odniesieniu do których Naczelnik Urzędu Skarbowego nie dokonał rejestracji albo które zostały wykreślone przez Naczelnika Urzędu Skarbowego z rejestru jako podatnicy VAT, przy czym informacje te dotyczą zarówno podmiotów, które o ww. faktach zostały poinformowane, jak i podmiotów, które nie zostały poinformowane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego;
2. których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona na podstawie art. 96 ust. 9h-9j, który stanowi o szczegółowych przypadkach, w których rejestracja podatnika wykreślonego z rejestru zostanie przywrócona.

Zgodnie zaś z art.  96b ust. 3 ustawy VAT, dane obligatoryjnie zamieszczone w wykazie to:

1. firma (nazwa) lub imię i nazwisko;
2. numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
3. numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
4. numer PESEL, o ile podmiot posiada;
5. numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
6. adres siedziby - w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
7. adres głównego miejsca prowadzenia działalności albo adres rejestracyjny, w przypadku braku adresu głównego miejsca prowadzenia działalności - w odniesieniu do osoby fizycznej;
8. imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
9. imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
10. imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL;
11. daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
12. podstawa prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
13. numery rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe, lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą - wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 Ordynacji podatkowej.

Dodatkowo, w przypadkach wskazanych w art. 96 ust. 9h-9j ustawy VAT w wykazie musi zostać zamieszczona informacja o dacie wykreślenia podatnika z rejestru jako podatnika VAT.

Zamieszczenie w wykazie imion i nazwisk osób wchodzących w skład organu pełni istotną rolę informacyjną dla potencjalnych kontrahentów. Skoro bowiem osoby wchodzące w skład organu podmiotu wykreślonego z wykazu wchodzą również w skład organów innych podmiotów (występują podmioty powiązane), to kontrahent powinien się zastanowić nad wyborem jako swojego kontrahenta tego drugiego podmiotu, dotychczas niewykreślonego.

Należy zauważyć, że przepisy nakazują jedynie podanie podstawy prawnej zapisu w wykazie, nie ma zaś obowiązku zawarcia w wykazie uzasadnienia odnośnie poszczególnych wpisów i ich podstaw.

Gdzie znajdziesz wykaz?

Wykazy udostępnia się w Biuletynie Informacji Publicznej zamieszczonym na stronie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, a więc na stronie internetowej Ministra Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności  Gospodarczej, pod adresem:

https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

Aby znaleźć dany podmiot w wykazie wystarczające jest, gdy wpiszesz jedną z danych takich jak: NIP, REGON, rachunek bankowy, nazwę firmy lub imię i nazwisko w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczych.

Zgodnie z art. 96b ust. 5 ustawy VAT podanie do publicznej wiadomości wykazów nie narusza przepisów o tajemnicy skarbowej.

Sankcje

Od 1 stycznia 2020 r., wypełniając wymóg należytej staranności zawodowej  musisz sprawdzać dane zawarte w wykazie, gdyż wprowadzono sankcję za niedokonanie zapłaty na rachunek bankowy wskazany w wykazie w sytuacji gdy jednorazowa wartość transakcji przekroczy 15 tysięcy złotych i została dokonana na rzecz dostawcy towarów lub usługodawcy zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako czynny podatnik VAT. Tymi sankcjami będą:

• Po pierwsze, przedsiębiorca nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kosztów w części, w jakiej zapłata została dokonana z wyłączeniem pośrednictwa rachunku płatniczego lub została dokonana na inny rachunek płatniczy niż rachunek zamieszczony na tzw. białej liście podatników.
• Po drugie, przedsiębiorca dokonujący zapłaty z wyłączeniem pośrednictwa rachunku płatniczego lub  dokonujący zapłaty na inny rachunek płatniczy niż rachunek zamieszczony na tzw. białej liście podatników będzie odpowiadał solidarnie całym majątkiem z dostawcą towarów lub usługodawcą za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie do przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług.

Terminy związane z wpisem

Przepisy nie regulują terminu, w którym Szef Krajowego Administracji Skarbowej powinien dokonać wpisu do rejestru. Co do zasady zatem, aby wykaz spełniał cele dla których został przez ustawodawcę wprowadzony, wpis powinien nastąpić co do zasady w tym samym dniu, w którym wystąpiło zdarzenie powodujące obowiązek wpisu do wykazu.