Jak zamknąć spółkę z o.o. - krok po kroku

Porada dotyczy najważniejszych kwestii związanych z likwidacją spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Wspólnicy mogą zadecydować o likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, ale powinni pamiętać, że należy zwrócić uwagę na to, aby działać zgodnie ze wszystkimi przepisami prawa. Podstawowe akty prawne określające prawa i obowiązki w związku z likwidacją spółki z o.o. wskazano na końcu porady.

Likwidacja spółki zoo krok po kroku

Zgodnie z art. 274 par. 1 Ksh, otwarcie likwidacji następuje z dniem uprawomocnienia się orzeczenia o rozwiązaniu spółki przez sąd, powzięcia przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki lub zaistnienia innej przyczyny jej rozwiązania. Czy wspólnicy mogą wskazać inną datę otwarcia likwidacji? Otóż zgodnie z postanowieniem Sądu Najwyższego z dnia 9 kwietnia 2008 r., V CSK 508/07, Legalis,

Sąd Najwyższy wskazał na jednoznaczne brzmienie przepisu. Stąd aby osiągnąć efekt otwarcia likwidacji w „okrągłej” dacie – w ostatnim dniu grudnia, albo 1 stycznia, należy wtedy przeprowadzić zgromadzenie wspólników i podjąć odpowiednią uchwałę.

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 274 par. 2 Ksh, likwidację prowadzi się pod firmą spółki z dodaniem oznaczenia „w likwidacji”. Stąd należy dokonać odpowiedniej zmiany również formularzy spółki, strony internetowej oraz pieczęci; zgodnie z art. 206 par. 1 pkt. 1) Ksh pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać firmę spółki, jej siedzibę i adres.

Zgodnie z art. 276 par. 1 Ksh, likwidatorami są członkowie zarządu, chyba że umowa spółki lub uchwała wspólników stanowi inaczej. Oznacza, to, że członkowie zarządu co do zasady „automatycznie” stają się likwidatorami, ale nie zwalnia to z obowiązku zgłoszenia ich jako likwidatorów na odpowiednich formularzach do sądu rejestrowego, ponieważ nastąpiła zmiana reprezentacji.

Po myśli art. 18 par. 1 i 2 Ksh, likwidatorem może być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Nie może być likwidatorem osoba, która została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w przepisach rozdziałów XXXIII-XXXVII Kodeksu karnego oraz w art. 587, art. 590 i w art. 591 ustawy.

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt. 6) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2021 r. poz. 217) księgi rachunkowe zamyka się na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

 

Bilans otwarcia likwidacji

Należy sporządzić bilans otwarcia likwidacji; zgodnie z art. 281 Ksh;

§ 1. Likwidatorzy sporządzają bilans otwarcia likwidacji. Bilans ten likwidatorzy składają zgromadzeniu wspólników do zatwierdzenia.

§ 2. Likwidatorzy powinni po upływie każdego roku obrotowego składać zgromadzeniu wspólników sprawozdanie ze swej działalności oraz sprawozdanie finansowe.

§ 3. Do bilansu likwidacyjnego należy przyjąć wszystkie składniki aktywów według ich wartości zbywczej.

 

Uchwała o rozwiązaniu spółki i inne dokumenty

Jak już wyżej wskazano, należy złożyć uchwałę do sądu rejestrowego. Wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Przedsiębiorca, który chce złożyć wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym powinien przejść do sekcji (zakładki) „e-formularze KRS”, a następnie się zalogować. Po logowaniu należy wybrać rodzaj wniosku, który ma być i właściwie wypełnić pola formularza.

Do tego formularza należy również za pomocą systemu teleinformatycznego dołączyć formularz:

• KRS-ZR: LIKWIDATOR, ZARZĄDCA, PRZEDSTAWICIEL / REPREZENTANT UPADŁEGO - Załącznik do wniosku o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, ponieważ należy wskazać likwidatora, likwidator albo likwidatorzy powinni złożyć oświadczenia o wyrażenia zgody na powołanie ich na tę funkcję,

• KRS-ZK: ZMIANA - ORGANY PODMIOTU / WSPÓLNICY UPRAWNIENI DO REPREZENTOWANIA SPÓŁKI Załącznik do wniosku o zmianę danych w Krajowym Rejestrze Sądowym, żeby zgłosić zmianę sposobu reprezentacji,

• Jeżeli w spółce był powołany prokurent, to należy również złożyć formularz KRS-ZL: ZMIANA- PROKURENCI, PEŁNOMOCNICY SPÓŁDZIELNI, PRZEDSIĘBIORSTWA PAŃSTWOWEGO, INSTYTUTU BADAWCZEGO Załącznik do wniosku o zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców, aby go wykreślić; zgodnie z art. 284 Ksh; otwarcie likwidacji powoduje wygaśnięcie prokury, a w okresie likwidacji nie może być ustanowiona prokura.

• Jeżeli likwidatorzy wcześniej nie składali poświadczonych za zgodność wzorów podpisów, to powinni to uczynić.

Uchwałę należy złożyć do sądu rejestrowego w terminie siedmiu dni od jej podjęcia, na zasadach ogólnych wynikających z art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Należy również złożyć bilans otwarcia likwidacji.

Należy uiścić na rachunek właściwego dla spółki sądu rejestrowego opłatę 250 albo 200 zł zgodnie z przepisem art. 55 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 685 z późn. zm.);

1. Opłatę stałą w kwocie 250 złotych pobiera się od wniosku o dokonanie zmiany wpisu dotyczącego podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców.

2. Opłatę stałą w kwocie 200 złotych pobiera się od wniosku o zarejestrowanie w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym zmiany dotyczącej spółki jawnej, spółki komandytowej oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dokonanej przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

Należy również uiścić opłatę 100 zł tytułem ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym; zgodnie z par. 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie wydawania i rozpowszechniania Monitora Sądowego i Gospodarczego (Dz.U. 2017 poz. 1957 t.j.) na rachunek sądu rejestrowego przyjmujący wniosek o ogłoszenie oraz wypełnić i złożyć w sądzie rejestrowym formularz MSIG-M1 - wniosek o publikację ogłoszenia w monitorze sądowym i gospodarczym dostępny pod adresem: https://bip.ms.gov.pl/Data/Files/_public/bip/monitor/formularze/wzor-formularza-wniosku-o-publikacje-ogloszenia-w-monitorze-sadowym-i-gospodarczym-msig-m1.pdf

Należy również złożyć do MSiG treść ogłoszenia o wezwaniu wierzycieli spółki zgodnie z art. 279 Ksh; likwidatorzy powinni ogłosić o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji, wzywając wierzycieli do zgłoszenia ich wierzytelności w terminie trzech miesięcy od dnia tego ogłoszenia.

Opłatę, zgodnie z par 6 ust. 3 w/w rozporządzenia, za pozostałe ogłoszenia i obwieszczenia ustala się za ilość znaków, którymi są litery, cyfry, znaki przestankowe i odstępy między wyrazami, licząc po 0,70 zł za jeden znak, nie mniej niż 60 zł za ogłoszenie. W razie żądania użycia w ogłoszeniu lub w obwieszczeniu szczególnej czcionki oraz dokonania podkreśleń i wytłuszczeń, opłatę zwiększa się o 30%.

Jeżeli spółka dokonuje ogłoszeń również w innym piśmie, to należy dokonać również w nim ogłoszenia (patrz art. 166 par. 1 pkt. 9) Ksh).

Należy również zgłosić do naczelnika właściwego dla spółki urzędu skarbowego zmianę jej firmy – poprzez dodanie oznaczenia „w likwidacji”; na formularzu NIP-8^[4].

 

Likwidacja spółki z o.o. - prowadzenie

Zgodnie z art. 282 Ksh;

Art. 283 Ksh stanowi, iż w granicach swoich kompetencji, określonych w art. 282 § 1, likwidatorzy mają prawo prowadzenia spraw oraz reprezentowania spółki. Jednakże ograniczenia kompetencji likwidatorów nie mają skutku prawnego wobec osób trzecich. Należy pamiętać, że wobec osób trzecich działających w dobrej wierze czynności podjęte przez likwidatorów uważa się za czynności likwidacyjne.

 

Obowiązek zaspokojenia albo zabezpieczenia wierzycieli

Zgodnie z art. 285 Ksh, sumy potrzebne do zaspokojenia lub zabezpieczenia znanych spółce wierzycieli, którzy się nie zgłosili lub których wierzytelności nie są wymagalne albo są sporne, należy złożyć do depozytu sądowego.

Może się tak zdarzyć, że pojawią się wierzyciele już po upływie terminu na zgłaszanie wierzytelności spółce. Zgodnie z art. 287 par. 1 Ksh, wierzyciele spółki, którzy nie zgłosili swoich roszczeń we właściwym terminie ani nie byli spółce znani, mogą żądać zaspokojenia swoich należności z majątku spółki jeszcze niepodzielonego.

Wspólnicy, którzy po upływie terminu określonego w art. 286 § 1 Ksh otrzymali w dobrej wierze przypadającą na nich część majątku spółki, nie są obowiązani do jej zwrotu w celu pokrycia należności wierzycieli.

Należy pamiętać, iż zgodnie z art. 275 Ksh, do spółki w okresie likwidacji stosuje się przepisy dotyczące organów spółki, praw i obowiązków wspólników, jeżeli przepisy działu regulującego likwidację spółki nie stanowią inaczej lub z celu likwidacji nie wynika co innego.

Sprawozdanie likwidacyjne i wykreślenie spółki z o.o. z rejestru

Ważną rzeczą jest sporządzenie sprawozdania likwidacyjnego (art. 288 Ksh) oraz złożenie go wraz z wnioskiem o wykreślenie spółki z rejestru.

Zgodnie z art. 286 par. 1 Ksh, podział między wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli nie może nastąpić przed upływem sześciu miesięcy od daty ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli.

"Domyślnie" majątek, o którym mowa w art. 286 par. 1, dzieli się między wspólników w stosunku do ich udziałów. Umowa spółki może określać inne zasady podziału majątku.

Po zatwierdzeniu przez zgromadzenie wspólników sprawozdania finansowego na dzień poprzedzający podział między wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli (sprawozdanie likwidacyjne) i po zakończeniu likwidacji, likwidatorzy powinni ogłosić w siedzibie spółki to sprawozdanie i złożyć je sądowi rejestrowemu, z jednoczesnym zgłoszeniem wniosku o wykreślenie spółki z rejestru. Jeżeli zgromadzenie wspólników zwołane w celu zatwierdzenia sprawozdania likwidacyjnego nie odbyło się z powodu braku kworum, likwidatorzy powinni wykonać czynności, o których mowa w zdaniu poprzednim, bez zatwierdzenia sprawozdania przez zgromadzenie wspólników. Księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny być oddane na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub w uchwale wspólników. W braku takiego wskazania, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy.

Należy pamiętać, że z upoważnienia sądu rejestrowego wspólnicy i osoby mające w tym interes prawny mogą przeglądać księgi i dokumenty.

Po podziale majątku spółka z o.o. ma obowiązek, jako płatnik, potrącenia i wpłaty na konto urzędu skarbowego podatku pobranego w związku z podziałem majątku pomiędzy wspólników. W przypadku udziałowców będących osobami fizycznymi, zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt. 4 lit c) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2022.2647). 

 za przychody z kapitałów pieniężnych uważa się dywidendy i inne przychody z tytułu udziału w zyskach osób prawnych faktycznie uzyskane z tego udziału, w tym również podział majątku likwidowanej osoby prawnej lub spółki. Zgodnie z art. 30a ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatek od tych przychodów opłacany jest w formie zryczałtowanej, przy zastosowaniu stawki w wysokości 19%. Należy pamiętać, że nie ma możliwości potrącenia kosztów uzyskania przychodu (art. 30a ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), jednocześnie zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 50a wolna jest od podatku dochodowego wartość majątku otrzymanego w związku z likwidacją osoby prawnej lub spółki, w części stanowiącej koszt nabycia lub objęcia udziałów (akcji) w tej spółce lub udziałów w zyskach osoby prawnej. Również spółka w likwidacji musi złożyć deklarację PIT-A8R.

Likwidatorzy powinni ściśle współpracować ze służbami księgowymi spółki, a w razie potrzeby skonsultować się z prawnikami, w szczególności gdy pojawią się „nietypowe” zagadnienia bądź problemy.

Należy również pamiętać, że po myśli art. 290 Ksh, o rozwiązaniu spółki likwidator albo syndyk zawiadamia właściwy urząd skarbowy, przekazując odpis sprawozdania likwidacyjnego.

Niezależnie od tego, w związku z tym, iż najczęściej spółka ma status podatnika VAT, należy złożyć wniosek o wykreślenie jej z rejestru podatników VAT na formularzu VAT-Z^[5].

Zgodnie z zachowującym aktualność postanowieniem Sądu Najwyższego z dnia 18 grudnia
1996 r., I CKN 20/96, Legalis, możliwe jest wykreślenie z rejestru handlowego spółki z o.o., jeżeli w wyniku przeprowadzonego i zakończonego zgodnie z art. 277 § 1 KH postępowania likwidacyjnego zostanie spieniężony cały jej majątek, a mimo to zostaną nie wypełnione zobowiązania ciążące na tej spółce.

Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 12 września 2007 r., III SA/Wa 740/07, Legalis, postanowienia o wykreśleniu wpisu z rejestru zalicza się do postanowień rozstrzygających do co istoty sprawy, od których przysługuje środek odwoławczy. Stąd skutki prawne wywiera dopiero po uprawomocnieniu się (art. 363 par. 1, art. 365 oraz art. 694[5] par. 2 Kodeksu postępowania cywilnego).

 

Zamkniecie spółki z oo: podstawy prawne

• ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U.2022.1467 t.j.),
• ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. 2021 r. poz. 217),
• ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa: (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.),
• ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym: Dz.U.2022.1683 t.j. z dnia 2022.08.10 ,
• ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2022.2647 t.j.),
• ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U.2022.2587 t.j.),
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej: (Dz.U.2021.516),
• rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie wydawania i rozpowszechniania Monitora Sądowego i Gospodarczego (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 1957),
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 listopada 2014 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających (tekst jednolity Dz.U.2018 poz. 2496),

--

^[1] Po myśli par. 9 ust. 1 pkt. 1) rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r. poz. 237 ze zm.)

^[2] Par 12 ust. 1 w/w rozporządzenia.

^[3] Za wyjątkiem likwidatorów powołanych przez sąd.

^[4] Formularz NIP-8 stanowi załącznik do rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 listopada 2014 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających (Dz.U. z 2014 r. poz. 1665).

^[5] Wzór formularza został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 kwietnia 2004 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 55, poz. 539)