Jak zredagować świadectwo pracy

Świadectwo pracy to bardzo ważny dla pracownika dokument wydawany przez pracodawcę po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Dokument ten powinien zawierać informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych.

Kwestie związane ze świadectwem pracy uregulowane są przede wszystkim w Kodeksie pracy oraz Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U.2018.1289.). Dodatkowo regulacje szczegółowe oraz zawierające odrębności zostały także uregulowane w innych aktach prawnych.

Sporządzenie i wydanie świadectwa pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Jego naruszenie może skutkować nie tylko ukaraniem karą grzywny do 30 tys. złotych, ale i narazić pracodawcę na powództwo pracownika o odszkodowanie.

Prawidłowe sporządzenie świadectwa pracy jest niezwykle istotne. Zawierać ono powinno szereg podstawowych danych i informacji dotyczących zatrudnienia pracownika. Informacje te w głównej mierze powinny dotyczyć samego stosunku pracy i uprawnień pracownika ze stosunku pracy (np. okres zatrudnienia, formy i rodzaj pracy, ilość wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, macierzyńskiego, wychowawczego, bezpłatnego), jak i mających wpływ na uprawnienia z ubezpieczeń społecznych (np. sposób rozwiązania stosunku pracy, liczbę dni, za które pracownik otrzymywał wynagrodzenie przebywając na zwolnieniu chorobowym).

Należy ostrożnie podchodzić do zamieszczania informacji w świadectwie pracy. W świadectwie pracy nie wolno np. wskazywać przyczyn rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem.

Nieprawidłowe sporządzenie świadectwa pracy i nieuwzględnienie uzasadnionego wniosku pracownika o jego sprostowanie może narazić pracodawcę na postępowanie sądowe.

Poniższa porada ma na celu ułatwienie dochowania obowiązku prawidłowego sporządzenia i skutecznego wydania świadectwa pracy, wskazując stosowne terminy, treść i procedury związane ze świadectwem pracy.

 

I. Kiedy pracodawca obowiązany jest wydać świadectwo pracy?

Pracodawca ma obowiązek sporządzenia i wydania pracownikowi świadectwa pracy niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy (art. 97 § 1 k.p.).

Rozwiązanie stosunku pracy może nastąpić przez wypowiedzenie umowy o pracę, bez wypowiedzenia lub za porozumieniem stron.

Natomiast wygaśnięcie stosunku pracy następuje np. w wyniku śmierci pracownika lub śmierci pracodawcy, z upływem 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania (chyba że pracodawca rozwiązał wcześniej bez wypowiedzenia umowę o pracę z winy pracownika) lub w przypadku niezgłoszenia do pracy się w terminie 7 dniu od rozwiązania stosunku pracy z wyboru przez pracownika, który pozostawał na urlopie bezpłatnym w związku z wykonywaniem pracy na postawie wyboru (np. jako wójt).

Jeżeli osobiste wydanie świadectwa pracy w dniu rozwiązania albo wygaśnięcia umowy stosunku pracy nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych (a zatem niezależnych od pracownika lub pracodawcy), wówczas pracodawca może w inny sposób je doręczyć pracownikowi lub osobie, którą pracownik do tego upoważnił. Należy zwrócić uwagę, iż Rozporządzenie wskazuje albo na operatora pocztowego w rozumieniu przepisów Prawa pocztowego albo na inny sposób. Zgodnie z Prawem pocztowym operatorem pocztowym jest przedsiębiorca uprawniony do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych aktualnie będzie to np. Poczta Polska, InPost. Nie ma tu tym samym wymogu korzystania z tzw. operatora pocztowego wyznaczonego, którym jest do 2025 r. Poczta Polska (jak ma to miejsce np. dla ważności złożenia pism procesowych). Tym samym sposób doręczenia uzależniony jest już od decyzji pracodawcy, o ile oczywiście będzie w stanie wykazać, ż obowiązek ten wypełnił. Zgodnie z art. 61 § 1 k.c., który tu powinien mieć odpowiednie zastosowanie.

 

II. Wydanie świadectwa pracy w sytuacji, gdy nawiązujemy z tym samym pracownikiem kolejny stosunek pracy

Odmienne obowiązują zasady związane z obowiązkiem wydania świadectwa pracy, gdy pracodawca zamierza z tym samym pracownikiem nawiązać kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Innymi słowy dotyczy to sytuacji, gdy kolejna umowa o pracę z tym samym pracownikiem zostanie zawarta przed upływem 7 dni od rozwiązania (wygaśnięcia poprzedniej). Przykładowo może to dotyczyć sytuacji, w której stosunek pracy zostaje rozwiązany w celu uzyskania prawa do świadczenia emerytalnego przez pracownika, a następnie ponownie nawiązany już po uzyskaniu tego świadczenia.

W takiej sytuacji, gdy wystąpi odstęp nie dłuży niż 7 dni pomiędzy kolejnym stosunkiem pracy, pracodawca nie jest zobowiązany wydać świadectwa pracy bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniego świadectwa pracy. Z uwagi na fakt, iż co do zasady pracodawca obowiązany jest wydać świadectwo pracy niezwłocznie, czyli w dniu ustania stosunku pracy, do spełnienia tego warunku wystarcza zamierzenie nawiązania z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w przeciągu 7 dni. Gdyby zawarcie kolejnej umowy o pracę w tym terminie okazało się niemożliwe, wówczas należy świadectwo pracy wydać niezwłocznie.

Jednak, gdy pracownik, z którym w przeciągu 7 dni został nawiązany kolejny stosunek pracy zażąda wydania świadectwa pracy, wówczas pracodawca powinien w ciągu 7 dni sporządzić i wydać świadectwo pracy (art. 97 § 12 k.p.). Żądanie pracownika (wniosek) może być złożone w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Może być złożone w formie pisemnej lub elektronicznej (art. 97 § 11 k.p.).

 

III. Świadectwo pracy w przypadku śmierci pracownika

W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, pracodawca obowiązany jest sporządzić świadectwo pracy i włączyć je do akt osobowych zmarłego pracownika. W takiej sytuacji wydanie świadectwa pracy następuje na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób - innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika. Wniosek powinien być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia takiego wniosku (§ 5 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

 

IV. Treść świadectwa pracy

Zgodnie z art. 97 § 2 k.p. w świadectwie pracy należy podać wszystkie informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika i tylko wówczas w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Przepis ten uszczegóławia § 2 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy wskazując szczegółowo, że w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące:

1. okresu lub okresów zatrudnienia;

Oznacza to wskazanie dat, w których pracownik pozostawał zatrudniony. Jeżeli pracownik był zatrudniony na postawie kilku kolejnych umów o pracę (z odstępem nieprzekraczającym 7 dni), należy wskazać kolejno poszczególne okresy zatrudnienia. Chyba, że pracodawca wcześniej wydał już świadectwo pracy dotyczące poprzednich okresów zatrudnienia na wniosek pracownika.

2. wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;

Należy wskazać czy praca była wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy, czy też w niepełnym, a jeżeli tak to w jakim. W przypadku, gdy wymiar pracy ulegał zmianie w trakcie zatrudnienia, to również należy to wskazać.

3. rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;

Rodzaj pracy powinien odpowiadać, co najmniej rodzajowi pracy lub stanowiskom pracy z umowy o pracę lub jej aneksów.

4. trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem - strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;

a) W świadectwie pracy należy zawsze wskazać, czy rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za porozumieniem stron (art. 30 § 1 pkt 1 k.p.), za wypowiedzeniem (art. 30 § 1 pkt 2 k.p.) przez pracownika lub przez pracodawcę, bez wypowiedzenia (art. 30 § 1 pkt 3 k.p.) z upływem czasu na który została zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 k.p.).

b) Dodatkowo w przypadku rozwiązania pracy w trybie art. 30 § 1 k.p. w świadectwie pracy należy wskazać stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli tj. rozwiązującą umowę za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia.

c) W przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę i rozwiązania stosunku pracy z tego tytułu należy wskazać jako podstawę art. 231 § 4 k.p. lub art. 231 § 5 k.p. w zależności od przyczyny rozwiązania stosunku pracy w takim przypadku.

d) W przypadku odmowy zatrudnienia przez pracownika po przywróceniu go do pracy, jeżeli przed przywróceniem do pracy pracownik podjął zatrudnienie u innego pracodawcy i skorzystał z prawa do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia należy wskazać art. 48 § 2 k.p.

e) Jeżeli stosunek pracy został rozwiązany w sytuacji, gdy pracownik powołany na stanowisko w wyniku konkursu skorzysta z prawo do rozwiązania dotychczasowego stosunku pracy za jednomiesięcznym wypowiedzeniem wówczas jako podstawę prawną należy podać art. 683 k.p.

f) W przypadku rozwiązania umowy o pracę z młodocianym, co do którego lekarz orzeknie, że dana praca zagraża jego zdrowiu, a pracodawca nie ma możliwości zmiany rodzaju pracy, wówczas jako podstawę należy podać art. 201 § 2 k.p.

g) W przypadku rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika należy wskazać, czy było (była) to:

• ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.),
• popełnienie przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem (art. 52 § 1 pkt 2 k.p.),
• zawiniona przez pracownika utrata uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku (art. 52 § 1 pkt 3 k.p.)

h) Jeżeli rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło bez wypowiedzenia bez winy pracownika, należy dookreślić, czy powodem była:

• niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwająca dłużej niż 3 miesiące - gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy (art. 53 § 1 pkt 1 lit a) k.p.) ;
• niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwająca dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące - gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową (art. 53 § 1 pkt 1 lit b) k.p.),
• usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy z innych przyczyn niż wymienione w powyżej trwająca dłużej niż 1 miesiąc.

i) Jeżeli pracownik skorzysta z możliwości rozwiązania umowy o pracę rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia w przypadku wydania orzeczenia lekarskiego stwierdzającego szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, gdy pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe wówczas należy przywołać art. 55 § 1 k.p.

Natomiast gdy pracodawca dopuści się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika; a pracownik na tej podstawie rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia, wówczas w świadectwie pracy należy wskazać art. 55 § 11 k.p.

j) To samo dotyczy wygaśnięcia stosunku pracy. Wówczas w świadectwie pracy należy wskazać, czy przyczyną wygaśnięcia stosunku pracy była śmierć pracownika (art. 631 k.p.), śmierć pracodawcy (art. 632 k.p., trzymiesięczna nieobecność pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania (art. 66 §1 k.p.), czy też niezgłoszenie się do pracy się w terminie 7 dniu od rozwiązania stosunku pracy z wyboru przez pracownika, który pozostawał na urlopie bezpłatnym w związku z wykonywaniem pracy na postawie wyboru (art. 74 k.p.).

k) Podobnie w sytuacji, gdy umowę o pracę rozwiązano na podstawie Ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U.2018.1969 t.j.), wówczas w świadectwie pracy należy wskazać odpowiednio art. 1 albo art. 10 tej Ustawy w zależności, czy umowę rozwiązano za porozumieniem stron albo z przyczyn niedotyczących pracownika.

Wraz ze wskazaniem trybu należy podać podstawię prawną takiego trybu, tj. odpowiedni przepis k.p. lub ustawy o zwolnieniach grupowych. Wystarczające będzie też wskazanie tylko stosownego przepisu odnoszącego się do przyczyny rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.

5. okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – k.p., tj. z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników,

Jeżeli wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub umowy o pracę zawartej na czas określony następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników, pracodawca może, w celu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę, skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Okres, za który przysługuje odszkodowanie, wlicza się pracownikowi pozostającemu w tym okresie bez pracy do okresu zatrudnienia.

6. urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;

Należy wskazać wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 167² Kodeksu pracy,

7. wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;

Będzie to okres tego urlopu i tytuł, czyli odpowiedni przepis.

W przypadku urlopu bezpłatnego udzielonego na zasadach ogólnych – podstawą prawną będzie art. 174 § 1 k.p.

W przypadku urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności podstawą prawną będzie art. 103⁶ pkt 2 k.p.

W przypadku urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami – podstawą prawną będzie art. 174¹ § 1 k.p.

W przypadku urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi w związku z wyborem podstawą prawną będzie art. 74 k.p.

8. wykorzystanego urlopu ojcowskiego;

Należy wskazać wykorzystany urlop ojcowski tylko w przypadku, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy. W przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski należy odrębnie wskazać urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

9. wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;

Analogicznie jak w przypadku urlopu ojcowskiego należy wskazać wykorzystany urlop rodzicielski tylko w przypadku, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy, a w przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop rodzicielski – należy wskazać odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

10. wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;

W przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop wychowawczy – należy wskazać odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

11. okresu,w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186⁸ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy;

Chodzi tu o sytuację, w której pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie od dnia złożenia przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy - do dnia powrotu do pełnego wymiaru czasu pracy, nie dłużej jednak niż przez łączny okres 12 miesięcy. Jeżeli pracownik skorzystał z takiego uprawnienia, w świadectwie pracy należy wskazać okres takiej ochrony.

12. zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

Dotyczy to pracownika wychowującego dziecko w wieku do 14 lat, któremu przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. W świadectwie pracy należy wskazać, czy pracownik skorzystał z takiego zwolnienia, a jeżeli tak to w jakim wymiarze w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

13. liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

Chodzi tu o czas niezdolności do pracy, za które przysługuje pracownikowi wynagrodzenie.

14. okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;

Należy określić, czy w trakcie trwania stosunku pracy pracownik odbywał czynna służbę wojskową lub jej formy zastępcze, a jeżeli tak to w jakim okresie.

15. okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;

Należy tu wskazać okres zatrudnienia pracownika przy wykonywaniu prac, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (Dz.U.1983.8.43.) - na stanowiskach ustalonych zgodnie z § 1 ust. 2 tego rozporządzenia.

16. wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;

W świadectwie pracy należy zamieścić informacje o wykorzystaniu przez pracownika dodatkowego urlopu albo innych uprawnień i świadczeń na podstawie przepisów szczególnych lub odrębnych tylko w zakresie mającym wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy, wynikające z przepisów prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 Kodeksu pracy.

17. okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;

W tym punkcie należy wskazać przypadające w okresie zatrudnienia okresy nieskładkowe określone w ustawie z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U.2018.1270 t.j.).

18. zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;

W przypadku, gdy doszło do zajęcia wynagrodzenia o pracę pracownika, należy umieścić stosowną informację w tym przedmiocie.

Jak wynika bowiem z 884 § 2 k.p.c. w razie rozwiązania stosunku pracy z dłużnikiem dotychczasowy pracodawca czyni wzmiankę o zajęciu należności w wydanym dłużnikowi świadectwie pracy, a jeżeli nowy pracodawca dłużnika jest mu znany, przesyła temu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne. Wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność, oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazać wysokość potrąconych już kwot. Przesłanie zawiadomienia komornika ma skutki zajęcia należności dłużnika u nowego pracodawcy od chwili dojścia zawiadomienia do tego pracodawcy.

19. należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;

Chodzi o wymagalne należności ze stosunku pracy uznane (a więc niesporne) przez pracodawcę, których pracodawca nie wypłacił pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych. Jeżeli wypłata ma nastąpić ostatniego dnia każdego miesiąca, a rozwiązano stosunek pracy wcześniej, lecz pracodawca zamierza wypłacić wynagrodzenia w terminie wynagrodzeń to nie ma potrzeby zawierania takiej informacji.

20. informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach - na żądanie pracownika.

W tym punkcie wymienia się (tylko na żądanie pracownika) wysokość i składniki wynagrodzenia (np. premie), uzyskane kwalifikacje, szczególnie dające uprawnienia według odrębnych przepisów.

21. informacje związane z orzeczeniem sądu pracy

Jeżeli z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca jest obowiązany zamieścić w świadectwie pracy informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (art. 97 § 2 k.p.).

Ponadto w przypadku prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania, należy zamieścić o tym informację. W praktyce oznacza to uzupełnienie treści świadectwa pracy o tę informację przez pracodawcę. Taką adnotację pracodawca powinien podpisać i opatrzyć datą.

22. pouczenie

Bardzo ważne jest także umieszczenie w świadectwie pracy obligatoryjnego pouczenia o prawie pracownika wystąpienia z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę - o prawie do wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę.

 

V. Odrębności dotyczące wydawania świadectw pracy przez pracodawcę będącym agencją pracy tymczasowej.

W stosunku do pracowników tymczasowych występują odrębności dotyczące wydawania świadectwa pracy. Są one uregulowane w Ustawie z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U.2019 poz. 1563 t.j.). Zgodnie z tą Ustawą, agencja pracy tymczasowej wydaje pracownikowi tymczasowemu świadectwo pracy dotyczące łącznego zakończonego okresu zatrudnienia w tej agencji, objętego kolejnymi umowami o pracę, nawiązanymi w okresie nie dłuższym niż 12 kolejnych miesięcy. 

Świadectwo pracy wydaje się najpóźniej w dniu upływu terminu 12 kolejnych miesięcy zatrudniania przez agencję. Jeżeli jednak rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę nawiązanej przed upływem 12 kolejnych miesięcy przypada po upływie tego terminu, świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę. Gdy wydanie świadectwa pracy w takim terminie nie jest możliwe, agencja pracy tymczasowej, nie później niż w terminie kolejnych 7 dni, przesyła albo doręcza świadectwo pracy pracownikowi tymczasowemu lub osobie upoważnionej przez niego na piśmie do odebrania świadectwa pracy (art. 18a ust. 1 -3 Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Pracodawca będący agencją pracy tymczasowej zamieszcza w świadectwie pracy wydawanym pracownikowi tymczasowemu także informacje dotyczące każdego pracodawcy użytkownika, na rzecz którego pracownik wykonywał pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę oraz okresów wykonywania dla każdego z nich takiej pracy (§ 2 ust 2a Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Pracownik tymczasowy może w każdym czasie żądać wydania przez agencję pracy tymczasowej świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Świadectwo pracy dotyczy okresu zatrudnienia na podstawie każdej kolejnej umowy o pracę lub łącznego okresu zatrudnienia objętego kolejnymi umowami o pracę. Świadectwo pracy wydaje się w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania, a jeżeli jego wydanie w tym terminie nie jest możliwe, agencja pracy tymczasowej, nie później niż w terminie kolejnych 7 dni, przesyła albo doręcza świadectwo pracy pracownikowi tymczasowemu lub osobie upoważnionej przez niego na piśmie do odebrania świadectwa pracy (art. 18b Ustawy o pracownikach tymczasowych).

 

VI. Sprostowanie i uzupełnienie świadectwa pracy

Pracownik może w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa (art. 97 § 21 k.p.).

W razie uwzględnienia wniosku należy wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy w terminie 7 dni od otrzymania wniosku o sprostowanie. Natomiast w przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy należy o takim negatywnym rozpatrzeniu zawiadomić pracownika - w postaci papierowej lub elektronicznej - w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku (§ 7 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy (art. 97 § 21 k.p.).

W razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o sprostowanie świadectwa pracy pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy, w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie (§ 7 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy). Tak samo należy postąpić w razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o odszkodowanie w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy (§ 8 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Ponadto w przypadku prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia pracodawca, na żądanie pracownika, w ciągu 7 dni od dnia przedłożenia przez pracownika świadectwa pracy, pracodawca zobowiązany jest uzupełnić treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu (§ 7 ust. 3 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Natomiast jeżeli prawomocne orzeczenie sądu pracy zostało wydane w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi, w terminie 7 dni od daty uprawomocnienie się orzeczenia nowe świadectwo pracy. W nowym świadectwie pracy należy zawrzeć informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (§ 7 ust. 4 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

W przypadku, gdy pracodawca i były pracownik zawarli ugodę skutkującą koniecznością wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy, pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia zawarcia lub zatwierdzenia ugody przez sąd (§ 7 ust. 4a Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie nowego lub uzupełnionego świadectwa pracy pracownikowi w wyżej określonych terminach do jego rąk nie jest możliwe, wówczas pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób (§ 7 ust. 4b Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Po wydaniu nowego świadectwa pracy w wyniku sprostowania, pracodawca ma obowiązek najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy usunąć z akt osobowych pracownika i zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy (§ 7 ust. 5 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Natomiast w przypadku, gdy zostanie wydane prawomocne orzeczenie sądu pracy o odszkodowaniu na rzecz pracodawcy z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 11 Kodeksu pracy, to pracownik jest zobowiązany w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie przedłożyć pracodawcy wydane mu świadectwo pracy w celu uzupełnienia treści tego świadectwa o informację o wydanym orzeczeniu sądu pracy. W razie niespełnienia tego obowiązku, pracodawca powinien wezwać pracownika do przedłożenia świadectwa pracy w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania w celu zamieszczenia takiej informacji w świadectwie pracy. Następnie pracodawca uzupełnia świadectwo pracy i wydaje je pracownikowi w ciągu 7 dni od przedłożenia go przez pracownika. Poprzednie świadectwo pracy należy również usunąć z akt osobowych i zniszczyć (§ 9 ust. 1-2 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

 

VII. Konsekwencje niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy

Ponadto pracownik może wystąpić przeciwko pracodawcy z roszczeniem cywilnym. Pracownikowi przysługuje bowiem roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Takie odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni (art. 99 § 1-2 k.p.).