Powierzenie i zabezpieczenie mienia

Mikro-przedsiębiorcy często nie myślą o prawidłowym powierzeniu i zabezpieczeniu mienia firmy, opierając się na zaufaniu do pracowników, usługodawców, zleceniobiorców oraz pracy firm ochroniarskich, lekceważąc tym samym konsekwencje takiego zaniechania, tj. często niemożliwości lub problemów z dochodzeniem odszkodowania w przyszłości czy uzyskanie odszkodowania od ubezpieczyciela, a wreszcie problemy z kontynuacją działalności wobec utraty istotnych składników mienia. Odpowiednie powierzenie i zabezpieczenie mienia ma ogromne znaczenie praktyczne, zarówno w trakcie trwania stosunku pracy, jak i zlecenia, czy umowy o realizację usług.

 

Jeśli bowiem mienie zostanie prawidłowo powierzone, to wówczas w przypadku uszkodzenia bądź zniszczenia rzeczy, jej kradzieży, utraty, osoba korzystająca będzie musiała wykazać, że szkoda powstała z przyczyn od niej niezależnych. Przy czym udowodnienie tych okoliczności jest zwykle bardzo trudne – może to być przykładowo kradzież. Korzystający musi jednakże wówczas ponadto wykazać, że było to działanie osoby trzeciej i on dołożył sam należytej staranności przy zabezpieczeniu mienia w odpowiedni sposób lub wnosił o dokonanie takiego. 

 1. Przede wszystkim przedsiębiorca musi zidentyfikować zakres powierzania i zabezpieczania mienia, które składa się na jego przedsiębiorstwo lub mienia, które wprowadził do tego przedsiębiorstwa albo powierzył do używania pracownikom, zleceniobiorcom, usługodawcom, pozostającego nadal jego własnością bądź współwłasnością małżonków jako składnik ich majątku dorobkowego bądź powierzonego przez kontrahentów.

To, że w przedsiębiorstwie funkcjonują składniki mienia (aktywa – środki trwałe i przedmioty tzw. nietrwałe), które zostały nabyte w toku działalności i na stan przedsiębiorstwa, jak również wprowadzone do korzystania w przedsiębiorstwie z majątku osobistego przedsiębiorcy lub majątku dorobkowego małżeńskiego, a także przez wynajmujących, wydzierżawiających, leasingodawców, jest naturalną konsekwencją prowadzenia działalności w małych firmach. Ponadto, składnikami mienia, majątku trwałego są również wartości niematerialne i prawne.

Mając to na uwadze przedsiębiorca myśląc o odpowiednim zabezpieczeniu mienia przedsiębiorstwa, musi myśleć o wszystkich jego nie tylko rzeczowych składnikach lub pozostających w korzystaniu w przedsiębiorstwie, a stanowiące także mienie innych osób.

   2. Na zagadnienie zabezpieczania mienia należy spojrzeć w trzech aspektach:

- po pierwsze, czy dany składnik mienia, środek trwały, narzędzie może być powierzony do korzystania i materialnej odpowiedzialności za mienie powierzone określonej osobie, czy też pozostając składnikiem niezbędnym dla ruchu przedsiębiorstwa jest albo elementem, częścią składową nieruchomości, albo tego typu środkiem trwałym, przedmiotem, który jest zlokalizowany w określonym miejscu i ze względu na swoje gabaryty, wagę, funkcjonalność nie podlega przemieszczaniu w trakcie prowadzonej działalności i może pozostawać jako element wyposażenia np. jakiejś komórki organizacyjnej, sklepu, warsztatu, punktu usługowego;

- po drugie, czy jest narzędziem pracy, urządzeniem, elementem wyposażenia, który pozostaje w okresie używania dłuższym niż rok i podlega amortyzacji, bądź pozostaje w ewidencji ilościowo – wartościowej, czyli w wymiarze wartościowym w aktywach przedsiębiorstwa, czy też przeciwnie - jest elementem, wyposażenia o okresie używalności do roku czasu, którego koszt zakupu w całości obciąża koszty danego roku (możliwe do 10.000,00 zł) lub używane dłużej niż rok zostało poddane jednorazowej amortyzacji lub w całości już zamortyzowane i nie pozostaje jako wartościowy składnik aktywów przedsiębiorstwa;

- po trzecie, jaki ma charakter zabezpieczone mienie, materialny czy niematerialny i gdzie jest zlokalizowane jako rzecz lub nośnik bądź zapis;

- po czwarte, praktyczne, a przede wszystkim istotne z punktu widzenia kosztów, podejście do zagadnienia zabezpieczenia mienia przedsiębiorstwa jest związane z tym, ile to zabezpieczenie mienia będzie kosztować i jaka jest jego efektywność. Tutaj trzeba w pierwszej kolejności wymienić sposoby zabezpieczania mienia. I tak są to:

• dozór, ochrona własna albo wynajęta,
• zabezpieczenie składników ruchomych przed ich zaborem (wyniesieniem) w drodze odpowiedniego trwałego montażu,
• opatrzenie odpowiednimi oznaczeniami, specjalnym znakowaniem lub „czujnikami”,
• system zamykania pomieszczeń i upoważnień do odbioru kluczy (wyjątkowo dla określonych sytuacji plombowanie pomieszczeń, szaf, magazynów, składów),
• ubezpieczenia majątkowe od kradzieży, kradzieży z włamaniem, zdarzeń losowych,
• umowy o powierzeniu mienia do materialnej odpowiedzialności korzystającym, z obowiązkiem zwrotu i rozliczenia się, w tym tzw. umowy pracownicze o wspólnej odpowiedzialności materialnej,
• regulaminy, procedury (instrukcje, polityki) ochrony jako regulacje wewnętrzne.

Jak wynika z powyższego, paleta różnych form i metod zabezpieczenia mienia jest dość duża i pozwala na wybór dla różnych warunków w przedsiębiorstwie oraz różnych systemów organizacji pracy, odpowiednich metod, tak aby rzeczywiście efektywnie, przy jak najmniejszym koszcie zabezpieczyć to mienie.

   3. Ważne tutaj jest kilka zasad jakimi należy się kierować. Pierwszą zasadą jest to, aby objąć wszystkie składniki mienia odpowiednimi, właściwymi formami zabezpieczenia, tak aby jakiś składnik nie pozostawał poza odpowiednią ochroną, gdyż w praktyce bywa tak, że dostrzegane są i wykorzystywane te sytuacje, które pozwalają na niedbanie przez pracowników, zleceniobiorców o majątek przedsiębiorstwa, a nawet zawłaszczanie, gdy nie wiąże się to z jakimiś konsekwencjami i można to czynić bezkarnie.

Drugą zasadą jest to, aby wprowadzane, najczęściej sukcesywnie, różne sposoby zabezpieczania były skorelowane i spójne w taki sposób, aby mogły skutecznie działać. Przykładowo każde ubezpieczenie majątkowe w swojej treści, ogólnych warunkach zawiera obowiązki ubezpieczanego, których musi dopełnić, aby np. ubezpieczenie od kradzieży działało, czyli wprowadzić np. co najmniej dwa zamki w drzwiach bądź okratowanie okien do magazynu. W innej sytuacji np. przy umowie o powierzeniu do wspólnej materialnej odpowiedzialności niezbędne jest z kolei, aby dane pomieszczenie, np. magazyn było odpowiednio zabezpieczone i dostęp do niego, i do kluczy miały wyłącznie osoby odpowiedzialne materialnie, poza tzw. zdeponowanym kompletem niezbędnym wyłącznie w sytuacjach komisyjnego otwarcia lub alarmowych.

Jak z powyższego widać ważne jest, aby przemyśleć systemy zabezpieczeń, które chce się stosować, tak aby ich również nie dublować.

Trzeba również wskazać, że czasami nie warto dokonywać pewnego sposobu zabezpieczeń lub ubezpieczenia majątkowego, gdyż ryzyko danego działania umyślnego (np. kradzieży) lub zdarzenia siły wyższej (np. trąby powietrznej) jest minimalne, a koszt mimo wszystko w obciążeniu realnym, miesięcznym czy rocznym istotny. Z drugiej strony nie można też zabezpieczać się w zbyt małym zakresie, np. nie ubezpieczać budynku od kradzieży, z myślą, iż nie można nic z niego ukraść (podczas gdy rynny lub wentylatory często stają się łupem złodziei).

   4. Przedsiębiorca przy powierzaniu mienia w razie powstania sporu z pracownikiem lub zleceniobiorcą, będzie zobowiązany do przedstawienia dowodów jedynie na dwie okoliczności:

• prawidłowego powierzenia mienia;
• nierozliczenia się z niego przez pracownika lub zleceniobiorcę, usługobiorcę, czyli szkody (braku rzeczy) i jej wartość (straty).

W przypadku wątpliwości bądź kwestionowania przez taką osobę wysokości szkody, sąd będzie ustalał wartość utraconego, zniszczonego bądź uszkodzonego mienia na podstawie wyceny dokonanej przez biegłego.

O jakie zatem elementy powinien zadbać przedsiębiorca, by powierzenie mienia nie tle w ogóle nastąpiło, przedstawiamy poniżej. Dodatkowo rekomendujemy tutaj dostępne w serwisie „Oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie”. Natomiast co do odpowiedzialności kilku pracowników za powierzone mienie rekomendujemy „Umowę o wspólnej odpowiedzialności pracowników za powierzone mienie” dostępną w serwisie Mikroporady.pl

Przedsiębiorca powinien zapewnić osobie korzystającej udział w ustalaniu ilości oraz jakości rzeczy powierzonych, która będą pod jego pieczą, przykładowo: 1 laptop marki/o modelu X, rok produkcji Y, z oprogramowaniem Z. Po ich wspólnym ustaleniu fakt ten powinien zostać stwierdzony przykładowo w rekomendowanym wyżej Oświadczeniu o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, bądź w obecności świadków.

W przypadku pracowników, ponoszą oni odpowiedzialność na powyższych zasadach, nawet jeśli nie podpisaliby deklaracji o przyjęciu tej odpowiedzialności. Istotna jest bowiem rzeczywista zgoda na przyjęcie odpowiedzialności, wynikająca wprost lub pośrednio z uzgodnienia rodzaju pracy w umowie o pracę, a wyrażona na tyle wyraźnie, by nie budziła wątpliwości oraz to, by powierzenie mienia nastąpiło w taki sposób, aby pracownik wszedł w jego rzeczywiste posiadanie i mógł nim dysponować w warunkach zapewniających możliwość zabezpieczenia mienia przed dostępem osób nieupoważnionych i utrzymania mienia w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem, a następnie dokonać jego zwrotu lub wyliczyć się z niego (tak m. in. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 19 kwietnia 2010 r., sygn. akt II PK 307/09).

   5. W przypadku zakładu pracy sposób zarządzania (przechowywania, używania, konserwowania) powierzonym mieniem może być, a w zasadzie powinien być uregulowany w wewnętrznych przepisach, zarządzeniach, instrukcjach, regulaminach stworzonych przez przedsiębiorcę, z którymi należy biorącego mienie do korzystania, zapoznać i uzyskać potwierdzenie na tę okoliczność.

Przykładowe sytuacje, w których powinno nastąpić obniżenie odszkodowania za zniszczenie/utratę powierzonego mienia określono w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 10 października 1975 r. (t.j. Dz. U. 1996., Nr 143, poz. 662) w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu.

W Rozporządzeniu tym wskazano, że następuje to przykładowo:

• gdy mienie znajduje się w pomieszczeniach, do których ze względu na potrzeby prawidłowej obsługi konsumentów (interesantów) mają dostęp również pracownicy innych działów albo inne osoby, a zwłaszcza w placówkach handlowych, w których nabywcy mają swobodny dostęp do towarów oraz gdy przyjmowanie towarów odbywa się bez przerywania obsługi nabywców;
• w magazynach, sklepach i punktach usługowych, w których praca trwa dłużej niż na jedną zmianę lub w których obsada wynosi co najmniej 5 osób.

Zgodnie z § 8 Rozporządzenia, obniżenie odszkodowania, o którym mowa powyżej, ustala się uwzględniając stopień utrudnienia sprawowania nadzoru nad powierzonym mieniem, rodzaj zaniedbań, rozmiar szkody, stopień winy pracownika, jego doświadczenie zawodowe i wyniki dotychczasowej pracy oraz sytuację rodzinną i majątkową.

Powyższy rodzaj odpowiedzialności pracownika, tj. gdy prawidłowo powierzono mu mienie i nastąpiła szkoda, oparty jest na zasadach wyrażonych w art. 124 Kodeksu pracy i następne. Jak już wyżej wspomniano, jest to korzystne rozwiązanie dla pracodawcy, albowiem przepis ten ściąga z niego obowiązek udowodnienia szeregu okoliczności, które musiałby udowodnić w przypadku domagania się odpowiedzialności pracownika na zasadach ogólnych, tj. na zasadzie art. 114 Kodeksu pracy (w tym zakresie wobec pracowników nie stosuje się przepisów Kodeksu cywilnego o odpowiedzialności za szkodę).

Dochodzenie odszkodowania od pracownika na zasadach ogólnych, tj. na podstawie art. 114 Kodeksu pracy napotyka wiele trudności, natomiast powierzenie mienia jest dla pracodawcy o wiele wygodniejsze (w szczególności w przypadku jakichkolwiek sporów – ułatwia dochodzenie naprawienia szkody) oraz dodatkowo posiada walor dyscyplinujący pracowników do dbania o mienie, które im powierzono.

   6. Trzeba przy tym pamiętać, że coraz częściej zawieramy umowy o powierzenie mienia do wspólnej lub indywidualnej odpowiedzialności nie z pracownikami, lecz ze zleceniobiorcami, wykonawcami dzieła lub usługobiorcami. W przypadku takich umów nie mają oczywiście zastosowania przepisy, procedury, o których mowa wyżej (w szczególności w pkt. 8 i 9). Do tych umów mają odpowiednie zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

   7. Zabezpieczenie przez ubezpieczenie

Umowę ubezpieczenia regulują przepisy Kodeksu cywilnego (art. 821 i nast. k.c.), z którymi korespondują przepisy szczególe ustawy o działalności ubezpieczeniowej. Podstawowy podział ubezpieczeń przebiega według kryterium przedmiotowego na osobowe i majątkowe. Właśnie z tego ostatniego rodzaju ubezpieczeń tj. majątkowych może skorzystać przedsiębiorca w przypadku, gdy chce zabezpieczyć mienie przedsiębiorstwa ubezpieczając go, a więc zawierając umowę ubezpieczenia z wyspecjalizowaną firmą prowadzącą działalność ubezpieczeniową. Zgodnie z art. 821 k.c. przedmiotem ubezpieczenia majątkowego może być każdy interes majątkowy, który nie jest sprzeczny z prawem i daje się ocenić w pieniądzu. Zgodnie natomiast z art. 44 k.c. mieniem jest własność i inne prawa majątkowe - dotyczy to zatem każdego z aktywów ubezpieczającego, zarówno materialnych, jak i niematerialnych.

Pod pojęciem interesu majątkowego w świetle art. 821 k.c. należy rozumieć stosunek wartości łączący dane dobro z konkretną osobą. Interes ubezpieczeniowy ma określoną wartość – jest nią wartość ubezpieczeniowa. W przypadku szkody całkowitej ubezpieczający ponosi szkodę w wysokości wartości swojego interesu ubezpieczeniowego.

W piśmiennictwie i orzecznictwie wskazuje się, iż funkcją umowy ubezpieczenia majątkowego jest zapewnienie ubezpieczonemu bądź też uprawnionemu należnego odszkodowania, które powinno być zapłacone w pieniądzu. Tylko wówczas można oszacować wysokość szkody i należnego odszkodowania, gdy wartość ubezpieczonego interesu majątkowego daje się wyrazić w pieniądzu.

Przedsiębiorca powinien pamiętać, że w świetle regulacji prawnych umowy ubezpieczenia w k.c. interes w ubezpieczeniu mienia ma nie tylko właściciel rzeczy, choć tu ten interes jest najłatwiej zauważalny i najprostszy do określenia, lecz także może go posiadać przewoźnik, zastawnik, najemca, przechowawca, dzierżyciel, jak również posiadacz samoistny. Wszyscy oni bowiem są związani z rzeczą takiego rodzaju stosunkiem, że jej utrata godzi w ich prawnie chroniony interes.

Aczkolwiek samo posiadanie jako sfera faktów nie może stanowić przedmiotu ochrony ubezpieczeniowej, gdyż pozostawałoby to w oczywistej sprzeczności z art. 821 k.c. w związku z art. 44 k.c., to rzeczy posiadane mogą zostać objęte umową ubezpieczenia mienia. Utrata przedmiotu posiadania lub jego uszkodzenie powoduje uszczerbek w dobrach chronionych i może uzasadnić roszczenie odszkodowawcze (tak; uchwała 7 sędziów SN z dnia 31 marca 1993r., III CZP 1/93, OSNCP 1993, nr 10, poz. 170). Ubezpiecza się więc towary obce, materiały powierzone, rzeczy kontrahentów itp.

Umowa ubezpieczenia mienia służy zatem interesowi prawnemu związanemu z ryzykiem majątkowym, jakie ponosi podmiot prowadzący działalność gospodarczą. W dwustronnych zobowiązaniach ubezpieczyciel przyjmuje na siebie ryzyko świadczeń uzasadnionych wypadkiem, na którego wystąpienie nie ma wpływu. Z kolei ubezpieczający ponosi ryzyko uszczerbku majątkowego wynikającego z utraty środków przeznaczonych na opłacenie składek, jeżeli do określonego zdarzenia nie dojdzie. Zdarzenia te to kradzież, kradzież z włamaniem, zniszczenie w wyniku działania zawinionego osób trzecich lub siły wyższej np. powodzi, pożaru itp.

Możliwość ubezpieczenia wszelkich praw majątkowych, czyli każdego rodzaju mienia należy do istoty umowy ubezpieczenia, która ma polegać właśnie na tym, że ubezpieczający zabezpiecza się przed niekorzystnymi następstwami zdarzeń losowych, określonych w umowie ubezpieczenia, dla tych właśnie praw majątkowych.

   8. Zabezpieczenie przez dozór

Przedsiębiorca, który chce zabezpieczyć mienie swojego przedsiębiorstwa może również powierzyć „opiekę” nad jego składnikami innemu przedsiębiorcy – firmie, która specjalizuje się w usługach dozoru. Dotyczy to zwłaszcza tych przedsiębiorców, którzy ze względu na rozmiar czy zakres przedmiotowy prowadzonej działalności muszą dokładać szczególnej zawodowej staranności w ochronie składników mienia przedsiębiorstwa. Podstawą prawną dla powierzenia usług dozoru jest umowa cywilnoprawna, którą według k.c. należy kwalifikować jako umowę nienazwaną, do której zastosowanie znajdują przepisy o zleceniu (świadczeniu usług na warunkach zlecenia) – art. 750 k.c. Przedsiębiorca powinien również pamiętać, że stosowanie technicznych systemów ochrony mienia oraz warunki funkcjonowania branży zawodowej tzn. firm i osób związanych z stosowaniem systemów ochrony technicznej określa Ustawa o ochronie osób i mienia z dnia 22 sierpnia 1997 r. (Dz.U.2020.838 t.j.), wraz z rozporządzeniami wykonawczymi. Ustawa w art. 1 określa m.in. zasady prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony mienia oraz wymagania, kwalifikacje i uprawnienia pracowników ochrony (obowiązek posiadania licencji i koncesji). Podstawową formą ochrony jest dozór osobowy (strażnicy, wartownicy). Artykuł 3 ustawy określa realizację ochrony mienia w formie m.in. zabezpieczenia technicznego polegającego na:

• montażu elektronicznych urządzeń i systemów alarmowych, sygnalizujących zagrożenie chronionych osób i mienia oraz eksploatacji, konserwacji i naprawach w miejscach ich zainstalowania,
• montażu urządzeń i środków mechanicznego zabezpieczenia oraz ich eksploatacji, konserwacji, naprawach i awaryjnym otwieraniu w miejscach ich zainstalowania.

   9. Zabezpieczenie przez regulacje, w szczególności mienia nierzeczowego

Niezależnie od tego, że przedsiębiorca może korzystać z usług i narzędzi zewnętrznych (patrz powyżej pkt 7 i 8) w celu zabezpieczania mienia przedsiębiorstwa, jest niezwykle istotne, aby również samodzielnie podejmował takie działania wewnątrz przedsiębiorstwa. Służyć temu mogą i powinny regulacje wewnętrzne np. w formie procedur, instrukcji, regulaminów. Dotyczy to nie tylko zabezpieczeń mienia rzeczowego, a więc np. sprzętu, urządzeń, wyposażenia, ale również mienia o charakterze nierzeczowym czyli nierzeczowych aktywów trwałych w postaci wartości niematerialnych i prawnych np. licencje do wykorzystywanych w przedsiębiorstwie programów komputerowych. Przedsiębiorca tworząc właściwe narzędzia zabezpieczeń w drodze regulacji wewnętrznych powinien pamiętać, aby działać w tym obszarze kompleksowo i kompatybilnie, a więc przy uwzględnieniu szeroko rozumianej polityki zarządzania i ochrony, obiegu informacji, danych, w tym danych osobowych. Rekomendowanym rozwiązaniem jest zatem opracowywanie i wdrażanie jednej spójnej regulacji, która będzie zapewniała właściwą ochronę w przedsiębiorstwie. W szczególności właściwa tu będzie procedura, która kompleksowo z jednej strony zidentyfikuje przedmiot ochrony, a więc w tym wartości niematerialne i prawne przypisując właściwe kategorie ochrony oraz określi stosowane wewnątrz przedsiębiorstwa środki osobowe, techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii objętych ochroną, mające na celu w szczególności zabezpieczenie danych przed ich udostępnianiem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, zmianą, utratą uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przykładowa procedura – regulamin w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, dokumentów, materiałów oraz danych (informacje chronione i bezpieczeństwo informatyczne) znajduje się tutaj.