Składanie pism procesowych w elektronicznym postępowaniu upominawczym

W niniejszej Poradzie przedstawimy zasady wnoszenia i doręczania pism procesowych w elektronicznym postępowaniu upominawczym - „przez Internet". Skorzystanie z tej drogi może uprościć dochodzenie przez Ciebie zapłaty określonych kwot od dłużników (innych przedsiębiorców lub konsumentów). Za pomocą tego postępowania możesz składać pisma procesowe nie wychodząc z domu czy firmy. Zarówno jeżeli jesteś powodem czy pozwanym powinieneś znać zasady rządzące EPU, aby w pełni wykorzystać przysługujące Ci uprawnienia oraz poznać ryzyka wiążące się z korespondencją prowadzoną w postępowaniu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a już niedługo w każdym innym postępowaniu cywilnym, gdyż zmiany w kodeksie postępowania cywilnego weszły już w życie.

1. Złożenie pozwu lub innych pism bez konieczności udawania się na pocztę lub do sądu

Już teraz, nie wychodząc z domu możesz złożyć pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym; dalej też: EPU. Pozew w tym postępowaniu możesz złożyć jedynie elektronicznie do tzw. e-sądu. Zgodnie z art. 505³¹ § 1 k.p.c., powód wnosi pisma wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Jeżeli wniesiesz pozew tradycyjnie tj. na papierze i zawrzesz w nim wniosek o rozpoznanie sprawy w elektronicznym postępowaniu upominawczym, taki wniosek nie będzie skuteczny.

Również, jeżeli jesteś pozwanym w EPU, możesz wybrać korespondowanie z sądem za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (np. wnieść sprzeciw od nakazu zapłaty). Jeżeli w sprawie, w której jesteś pozwany, zostanie wydany nakazu zapłaty w EPU, to będzie Ci on doręczony pocztą. Nakaz zapłaty będzie opatrzony specjalnym kodem, który umożliwi Ci weryfikację wydania nakazu w EPU bez konieczności zakładania konta (strona e – sądu i zakładka: dostęp do akt sprawy i nakazów). To, jaki tryb korespondencji wybierzesz zależy od Twojego uznania. Przepis art. 505³¹ § 2 k.p.c. stanowi, że jeżeli pozwany dokona wyboru wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, dalsze pisma w sprawie wnosi wyłącznie za pośrednictwem tego systemu. Wybór korespondencji z e- sądem za pomocą systemu wymaga założenia konta. Jeżeli tego nie zrobisz e-sąd będzie doręczał Ci pisma tradycyjnie, w wersji papierowej.

 

2. W jakich sprawach w EPU możesz wnieść pozew elektronicznie ?

W EPU możesz dochodzić tylko roszczeń pieniężnych, które stały się wymagalne w okresie trzech lat przed dniem wniesienia pozwu. Nie ma przy tym żadnego ustawowego limitu dochodzonych roszczeń ani ograniczeń podmiotowych (możesz dochodzić roszczenia zarówno od innego przedsiębiorcy czy konsumenta). Możesz, więc żądać zapłaty określonej kwoty pieniężnej z jakiegokolwiek tytułu (umowy, wyrządzenia szkody, gdy nie łączyła Cię żadna umowa z pozwanym, bezpodstawnego wzbogacenia). Najprostszym przykładem jest dochodzenie określonej kwoty niezapłaconej faktury np. za dostawę na podstawie umowy, przez Twoją firmę jakichś towarów. Nie możesz jednak pozwać dłużnika np. wydanie rzeczy albo spełnienie świadczenia niepieniężnego np. wykonanie remontu.

Zgodnie z art. 505²⁹a w EPU możesz dochodzić roszczenia, które stało się wymagalne w okresie trzech lat przed dniem wniesienia pozwu (datę wymagalności wskazujesz w pozwie). Oznacza to, że badając możliwość skorzystania z EPU powinieneś sprawdzić, kiedy Twoje świadczenie stało się wymagalne. W tym miejscu należy, więc po krótce wyjaśnić co rozumie się przez pojęcie wymagalności. 

Pojęcie wymagalności nie zostało w prawie zdefiniowane. Sąd Najwyższy definiuje omawiane pojęcie stwierdzając, że roszczenie staje się wymagalne wówczas, kiedy wierzyciel może skutecznie żądać od dłużnika zadośćuczynienia jego roszczeniu (wyrok SN z dnia 12 lutego 1991 r., III CRN 500/90). Skutecznie żądać spełnienia roszczenia można z chwilą nadejścia terminu do spełnienia świadczenia i od tej chwili roszczenie wierzyciela wobec dłużnika staje się wymagalne. Istotne jest tu, wiec określenie terminu, w którym dłużnik powinien spełnić świadczenie. Zobowiązania dzielą się na terminowe i bezterminowe. Zobowiązanie terminowe to zobowiązanie, którego termin spełnienia jest oznaczony (np. wskazany w umowie termin zapłaty wynagrodzenia). Jeżeli zobowiązanie jest bezterminowe to o jego przekształceniu w zobowiązanie terminowe decyduje wierzyciel przez wezwanie dłużnika do jego wykonania (art. 455 k.c.). Roszczenia mogą stać się wymagalne w dniu wskazanym w treści czynności prawnej lub w ustawie, w dniu wynikającym z samej natury zobowiązania, niezwłocznie po ich powstaniu (np. roszczenie o odszkodowanie z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania – art. 471 k.c.), w dniu, w którym spełnił się warunek zawieszający. Można więc powiedzieć, że wymagalność roszczenia następuje wtedy, gdy po stronie dłużnika aktualizuje się powinność określonego zachowania będącego przedmiotem roszczenia.

W założeniach ustawodawcy, co potwierdza praktyka EPU ma służyć rozwiązywaniu nieskomplikowanych spraw, które nie wymagają postępowania dowodowego. W trakcie tych spraw e-sąd ocenia twierdzenia powoda i jeżeli uzna je za wiarygodne, to wyda nakaz zapłaty. Jeżeli Twoje roszczenie będzie np. skomplikowane i będzie wymagało pogłębionej analizy (przeprowadzenia postępowania dowodowego), to wówczas e-sąd nie wyda nakazu zapłaty, i o ile nie wniosłeś o umorzenie postępowania, przekaże sprawę do sądu właściwości ogólnej dla pozwanego. I tak, zgodnie z art. 499 § 1 k.p.c. w zw. z art. 505²⁸ k.p.c. nakaz zapłaty nie może być wydany, jeżeli według treści pozwu:

1) roszczenie jest oczywiście bezzasadne;

2) przytoczone okoliczności budzą wątpliwość;

3) zaspokojenie roszczenia zależy od świadczenia wzajemnego;

4) miejsce pobytu pozwanego nie jest znane albo gdyby doręczenie mu nakazu nie mogło nastąpić w kraju.

3. Jak wnosić pisma procesowe w EPU?

Jeżeli jesteś powodem, to zarówno pozew, jak i każde następne pismo procesowe składać możesz jedynie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jeżeli jesteś pozwanym, to pisma procesowe przez system będziesz wnosić tylko w przypadku dokonania takiego wyboru.

Sądem właściwym do rozpatrywania spraw w EPU jest tylko sąd rejonowy, nawet jeżeli Twoje roszczenie przekraczałoby 75 000 zł – a od 1 lipca 2023 r. kwota ta wyniesie 100 000 zł ( co zwykle implikuje właściwość sądu okręgowe w I instancji). Na mocy Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie przekazania rozpoznawania spraw w elektronicznym postępowaniu upominawczym (Dz. U. 2012 poz. 1348), jedynym sądem właściwym do rozpatrywania spraw w EPU jest Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie (e-sąd). Natomiast właściwy do rozpoznawania środków odwoławczych w EPU jest II Wydział Cywilny Odwoławczy Sądu Okręgowego w Lublinie (zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 października 2018 r. w sprawie wskazania wydziału sądu okręgowego rozpoznającego środki odwoławcze w elektronicznym postępowaniu upominawczym).

Kroki, jakie musisz podjąć celem wysłania pisma za pośrednictwem systemu są:

1) wejście na stronę e- sądu https://www.e-sad.gov.pl/;

2) założenie konta w systemie - w tym celu powinieneś wejść w zakładkę zarejestruj konto i wybrać rodzaj konta, którym w Twoim przypadku będzie to „konto podstawowe”. Następnie będziesz musiał podać swoje dane m.in. imię, nazwisko, PESEL i zaznaczyć rodzaj profilu. Dostępne profile to: „profil podstawowy”, „profil powoda masowego”, „profil pełnomocnika zawodowego”. Profil powoda masowego jest dedukowany przedsiębiorcom zajmującym się windykacją, kancelariom specjalizującym się w egzekwowaniu należności lub powodom o bardzo dużej liczbie dłużników (np. telefonie komórkowe pozywające o zapłatę zaległych rachunków). Profil ten umożliwia składanie tzw. paczek pozwów, dużej ilości pozwów jednocześnie. W tym profilu dostępne są, więc dodatkowe funkcje. Ustawodawca nie przypisuje z góry, jakie podmioty mogą zakładać profil masowy np. że mogą to być tylko firmy windykacyjne. Powód masowy powinien jednak dysponować własnym oprogramowaniem przeznaczonym do komunikacji użytkownika z systemem teleinformatycznym obsługującym elektroniczne postępowanie upominawcze. Profil podstawowy nie jest dostosowany do składania tak dużej ilości pozwów, jak profil powoda masowego, jednakże za jego pomocą również możesz złożyć więcej niż jeden pozew.

2) uwierzytelnienie użytkownika – identyfikacja użytkownika;

3) wprowadzenie treści pisma;

4) dołączenie załączników, o ile są one wnoszone;

5) opatrzenie podpisem elektronicznym;

Pisma wniesione w elektronicznym postępowaniu upominawczym za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie wymagają opatrzenia ich podpisem, o którym mowa w art. 126 § 5 k.p.c. (art. 505³¹§ 21 k.p.c.) Oznacza to, że pisma wnoszone w EPU za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie wymagają opatrzenia ich podpisem bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Wystarczający jest tzw. podpis elektroniczny generowany przez sam system teleinformatyczny obsługujący EPU. Wniosek o wydanie certyfikatu składasz po aktywacji swojego konta.

6) nieodwracalne zainicjowanie procedury uiszczenia opłaty sądowej za pomocą udostępnianego przez system teleinformatyczny mechanizmu zapewniającego identyfikację wnoszącego opłatę, o ile pismo podlega opłacie, a przepis szczególny nie stanowi inaczej. Opłata sądowa od pozwu w e-postępowaniu wynosi czwartą część opłaty od pozwu.

Niezwłocznie po wniesieniu pisma użytkownik uzyska z systemu teleinformatycznego elektroniczne potwierdzenie wniesienia pisma.

Patrz: § 2 Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 października 2015 r. w sprawie sposobu wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 540).

Składając pisma procesowe w EPU istotnemu ograniczeniu ulegają obowiązki dotyczące składania załączników. Otóż, w pozwie powód powinien jedynie wskazać dowody na poparcie swoich twierdzeń. Samych dowodów (np. umowy, faktur) nie dołącza się do pozwu. Dlatego też nie ma tu zastosowania art. 128 k.p.c., stanowiący że do pisma procesowego należy dołączyć jego odpisy i odpisy załączników dla doręczenia ich uczestniczącym w sprawie osobom, a ponadto, jeżeli w sądzie nie złożono załączników w oryginale, po jednym odpisie każdego załącznika do akt sądowych. Tym samy nie zachodzi też konieczność poświadczania elektronicznych odpisów załączników. Jeżeli jesteś pozwanym, to również do sprzeciwu od nakazu zapłaty nie dołącza się dowodów.

Ponadto, działając w imieniu np. spółki będącej powodem albo pozwanym nie musisz dołączać dokumentu wykazującego Twoje umocowanie. Zgodnie, bowiem z art. 68 § 2 k.p.c. nie ma obowiązku dołączania ww. dokumentu, jeżeli stwierdzenie umocowania przez sąd jest możliwe na podstawie wykazu lub innego rejestru, do którego sąd ma dostęp drogą elektroniczną, a także gdy czynność procesowa jest dokonywana za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w przypadku gdy przepis szczególny przewiduje, że czynności można dokonać wyłącznie za pośrednictwem tego systemu. Przedstawiciel ustawowy, organy oraz osoby wymienione w art. 67 k.p.c. mają jednak obowiązek wskazać podstawę swojego umocowania.

 

4. Doręczenia elektroniczne

Ważne jest żebyś miał świadomość, że jeżeli jesteś powodem w EPU, albo jako pozwany wybierzesz sposób korespondencji w postępowaniu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wówczas nie będziesz otrzymywał listów z sądu, a skutki prawne będzie wywoływało doręczenie pisma elektronicznie, za pomocą systemu teleinformatycznego.

Zgodnie z art. 131¹ § 1 k.p.c. Sąd dokonuje doręczeń za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (doręczenie elektroniczne), jeżeli adresat wniósł pismo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo dokonał wyboru wnoszenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Należy tu także zwrócić uwagę, że art. 53a § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 217 z późn. zm.) pochodzący od sądu dokument uzyskany z systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe ma moc dokumentu wydanego przez sąd, o ile ma cechy umożliwiające jego weryfikację w tym systemie. Sposób i cechy umożliwiające weryfikację określono w Rozporządzeniu z dnia 7 września 2016 r. w sprawie sposobu i cech umożliwiających weryfikację istnienia i treści pisma w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe (Dz. U z 2016 r. poz. 1422).

Doręczenie elektroniczne następuje przez umieszczenie tego pisma w systemie teleinformatycznym w sposób umożliwiający użytkownikowi zapoznanie się z jego treścią za pośrednictwem konta. W przypadku doręczenia elektronicznego pismo uznaje się za doręczone w chwili wskazanej w elektronicznym potwierdzeniu odbioru korespondencji. Zatem do doręczenia pisma wymagane jest umieszczenie pisma w systemie oraz jego odebranie lub upływ 14 dni od daty umieszczenia. Relewantną dla ustalenia chwili doręczenia jest chwila odbioru przez użytkownika. Przez przez odbiór pisma rozumie się przez pierwsze uwierzytelnienie użytkownika na koncie po umieszczeniu doręczanego pisma w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe, chyba że zapoznanie się z treścią pisma nie było możliwe z przyczyn związanych bezpośrednio z funkcjonowaniem tego systemu. Zatem samo „zalogowanie” się do systemu pierwszy raz od umieszczenia w nim pisma skutkuje jego odbiorem i wygenerowaniem elektronicznego potwierdzenia odbioru. Elektroniczne potwierdzenie odbioru korespondencji zawiera: oznaczenie doręczonego pisma, chwilę jego odbioru i użytkownika, któremu doręczono pismo, albo - w przypadku nieodebrania pisma - informację, że pismo uznano za doręczone w trybie art. 131¹ § 2 zd. trzecie k.p.c. oraz chwilę umieszczenia pisma w systemie teleinformatycznym z oznaczeniem doręczonego pisma.

Pamiętaj, że doręczenia elektronicznego (pisma złożonego przez Ciebie, pisma Sądu lub drugiej Strony) można dokonać w każdy dzień i o każdej porze bez ograniczeń. Odmiennie w tym zakresie jest w przypadku tradycyjnego sposobu doręczeń, których w dni ustawowo uznane za wolne od pracy, jak też w porze nocnej - można dokonywać tylko w wyjątkowych wypadkach za uprzednim zarządzeniem prezesa sądu (art. 134 k.p.c.). Tak, więc rozważ zawsze, jaką formę doręczeń zastosowSądem właściwym do rozpatrywania ać, jako pozwany i czy, jeśli jesteś powodem nie zachodzą okoliczności uzasadniające w Twoim przypadku wniesienie pozwu w tradycyjnej formie w innych trybach postępowania.