Zmiany w organizacji pracy – jak je przeprowadzić?

 

 

1. Uwarunkowania zmian.

Zmiany organizacji pracy mogą wynikać z wielu okoliczności. Konieczność ich wprowadzenia może po pierwsze wynikać z przyjęcia nowej struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa połączonej ze zmianą taryfikatora, czyli stanowisk, ich nazw, zakresów. Po drugie, powodem ich wprowadzenia mogą być zmiany warunków pracy, w tym czasu pracy, warunków wynagradzania i systemów wynagradzania, wymuszone zarówno czynnikami wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi. Często też występuje kilka przyczyn łącznie w związku z kompleksową restrukturyzacją przedsiębiorstwa, a także podziałami, fuzjami i przejęciami, nabyciem nowych zakładów. Także wydzielenia zewnątrz pewnych funkcji (tzw. outsourcing) skutkuje zmianami struktur i w organizacji pracy (procedurach, instrukcjach, regulacjach).

Tak się dzieje także, gdy ze względu na rozwój firmy i zwiększoną liczbę klientów, czy odbiorców usług bądź towarów, wyodrębniamy pewne rodzaje działalności, np. oferowanych usług czy też produkowanych towarów, w ramach nowych samodzielnych jednostek organizacyjnych, zakładów usługowych, sklepów, warsztatów, zakładów produkcyjnych (oczywiście może również wystąpić trend odwrotny – zmniejszenie zakresu usług, czy produkcji). Odrębnym przypadkiem jest restrukturyzacja powiązana ze zwolnieniami grupowymi w wyniku przykładowo postępowania naprawczego, czy restrukturyzacyjnego zgodnie z nowymi przepisami Ustawy z dnia 15 maja 2015 r. Prawo restrukturyzacyjne (Dz.U.2022.2309 t.j.).

W konsekwencji może to powodować potrzebę stworzenia nowych lub odrębnych zasad wynagradzania ze względu na powstałe odmienności po wyodrębnieniu rodzajów działalności jako nowych zakładów/sklepów/warsztatów. Przykładowo w jednej z nowo utworzonych jednostek, pracownicy będą zatrudnieni na zasadach tzw. systemu akordowego. Jeszcze w innym zakładzie, pracownikom przysługiwać może wynagrodzenie zryczałtowane, a jego uzupełnieniem będą różnego rodzaju premie regulaminowe bądź premie zadaniowe (uznaniowe) w zależności od wyników np. sprzedaży.

Wszystkie te zmiany mogą wynikać z wymogów, jakie noszą ze sobą zastosowane technologie, nowoczesne maszyny, urządzenia, w tym wprowadzenie taśm produkcyjnych.

 

2. Sposoby zmiany organizacji pracy.

Niezależnie od tego, czy zmiana organizacji pracy jest sama w sobie głównym celem dla uzyskania lepszej efektywności pracy i powiązania wynagrodzeń z wynikami pracy, czy też elementem wymuszone restrukturyzacji bądź powstania albo likwidacji jednostek organizacyjnych, to zawsze przed przystąpieniem do wprowadzenia zmian przedsiębiorca powinien rozpoznać i uwzględnić warunki i przesłanki tej zmiany. Należą do nich:

A) zmiana struktury organizacyjnej, zakresów obowiązków i czynności na stanowiskach pracowników;

B) zamiana regulaminu wynagradzania i premiowania, taryfikatora;

C) zmiana innych warunków pracy, takich jak warunki bezpieczeństwa i higieny pracy, czasu pracy i związanych z tym regulacji wewnętrznych wymaganych prawem;

D) zmiana regulaminów zarządzania, organizacyjnego, oraz regulaminów szczególnych, takich jak regulaminy zarządzania i bezpieczeństwa informacji (tajemnicy przedsiębiorstwa), finansowy (w tym rachunkowość i plany kont) i innych, których zmianę trzeba uwzględnić.

(instrukcję na temat zmiany wynagradzania w firmie znajdziesz już w serwisie Mikroporady.pl na stronie: Instrukcja: Zmiana wynagradzania)

 

3. Zanim ostatecznie zmienisz organizację pracy.

Mając na uwadze to, co wynika z powyższych zmian regulacji wewnętrznych i celów reorganizacji, przedsiębiorca powinien równolegle do ich zmian przeprowadzić audyt, czy też inaczej przegląd stanowisk pracy i warunków zatrudnienia na nich. Pracodawca powinien ustalić, jakie przysługiwały pracownikom dotychczas wynagrodzenia, jakie funkcje pełnili, za jaki zakres czynności odpowiadali, jakie prawa im zapewniono na podstawie dotychczas wdrożonych regulaminów, czy umów o pracę. Należy to uczynić po to, aby określić zakres zmian i skutki tych zmian dla poszczególnych pracowników i w relacji do konkretnych sytuacji oraz konkretnych przypadków, uwzględnić to w zmianach organizacji pracy, o których wyżej była już mowa. Przykładowo przedsiębiorca powinien uwzględnić nie tylko posiadane przez pracowników umiejętności, predyspozycje, ale również uwarunkowania zdrowotne, w tym wiek pracowników – gdyż może część z nich jest w okresie przedemerytalnym, być może wśród pracowników są kobiety w ciąży - których zatrudnienie na określonych stanowiskach jest wykluczone bądź ograniczone. Przeprowadzenie takiego audytu może uchronić pracodawcę przez niepotrzebnymi konfliktami społecznymi, których konsekwencją może być występowanie pracowników na drogę sądową bądź nieprzychylne nastawienie organizacji reprezentujących pracowników.

Następnie, po dokonaniu korekt uwzględniających przegląd stanowisk, przedsiębiorca powinien określić indywidualne i zespołowe warunki planowanych zmian. Oznacza to ustalenie dla poszczególnych stanowisk i komórek organizacyjnych zakresów obowiązków i czynności, konkretnych warunków wynagradzania i premii oraz warunków pracy, tak aby na tej podstawie rozstrzygnąć czy:

• wystarczy dokonać przesunięcia organizacyjnego pracowników, gdyż nie następuje żadna zmiana warunków pracy i wynagradzania i nie ma konieczności sporządzenia wypowiedzenia zmieniającego;należy przygotować wypowiedzenie warunków pracy i/lub płacy;
• będą przeprowadzane tzw. zwolnienia grupowe w rozumieniu zmienionych przepisów Ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (t.j. Dz. U. 2018.poz.1969) pracownika należy zapoznać z odpowiednimi nowymi regulaminami, instrukcjami, procedurami poczynając od regulaminu pracy, po regulamin zarządzania, bezpieczeństwa informacji, obiegu dokumentów, czy ochrony, a następnie zobowiązać go do poświadczenia pisemnie czynności zapoznania się z nowymi regulacjami i zobowiązać go do podpisania stosownych oświadczeń.

 

4. Jak zmienić warunki zatrudnienia?

Następnie trzeba pamiętać, że w niektórych firmach konieczne jest informowanie i konsultowanie zmian z organizacjami reprezentującymi pracowników. Już w wyżej wspomnianej Instrukcji zasady zmiany wynagradzania, pisaliśmy o tym, że do zmiany sposobu wynagrodzenia stosuje się art. 38 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nie określony pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Trzeba mieć na uwadze, że w odniesieniu do wypowiedzenia zmieniającego dodatkowo konieczne jest przekazanie takiej organizacji informacji, jakie są nowe warunki proponowane przez pracodawcę. Powyższe jest konieczne nie tylko ze względu na to, że taki obowiązek na przedsiębiorcę nakłada Kodeks pracy, ale również ze względu na to, że pozwoli to zachować tzw. „spokój społeczny", relacje pracodawca – pracownik zapowiadające właściwe stosunki pracy.

W poszczególnych przypadkach, przedsiębiorca nie musi wypowiadać pracownikowi dotychczasowych warunków pracy i płacy. Jak bowiem wynika z art. 42 § 4 Kodeksu pracy, wypowiedzenie to nie jest wymagane, w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika, a więc na okres przejściowy zmian organizacji przedsiębiorstwa do czasu podjęcia wypowiedzeń zmieniających lub nowych umów o pracę.

 

Zwolnienia grupowe

W przypadku, gdy planowana redukcja zatrudnienia kwalifikuje się pod ww. pojęcie zwolnienia grupowego, wówczas jako pracodawca obowiązany będziesz stosować się do ustalonej w ww. Ustawie długotrwałej procedury, w tym m.in. dopełnić następujących obowiązków:

• skonsultować zamiar przeprowadzenia grupowego zwolnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u tego pracodawcy;
• zawiadomić na piśmie zakładowe organizacje związkowe (a w przypadku ich braku przedstawicieli pracowników) o przyczynach zamierzonego grupowego zwolnienia, liczbie zatrudnionych pracowników i grupach zawodowych, do których oni należą, grupach zawodowych pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia, okresie, w ciągu którego nastąpi takie zwolnienie, proponowanych kryteriach doboru pracowników do grupowego zwolnienia, kolejności dokonywania zwolnień pracowników, propozycjach rozstrzygnięcia spraw pracowniczych związanych z zamierzonym grupowym zwolnieniem, a jeżeli obejmują one świadczenia pieniężne, pracodawca jest obowiązany dodatkowo przedstawić sposób ustalania ich wysokości;
• zawrzeć porozumienie z zakładową organizacją związkową, w terminie nie dłuższym niż 20 dni od dnia zawiadomienia z.o.z. o zamiarze grupowego zwolnienia, a w przypadku braku konsensusu z z.o.z. co do treści ww. porozumienia, ustalić zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia w regulaminie
• przekazać na piśmie właściwemu powiatowemu urzędowi pracy m.in. informacje przekazane zakładowym organizacjom związkowym o zamiarze grupowego zwolnienia (z wyłączeniem informacji dotyczących sposobu ustalania wysokości świadczeń pieniężnych przysługujących pracownikom) oraz informacje o przyjętych ustaleniach dotyczących grupowego zwolnienia
• wypłacić zwalnianym pracownikom odprawę, której wysokość uzależniona jest od stażu pracy pracownika

Program dobrowolnych odejść

Jeżeli planujesz znaczącą redukcję zatrudnianych pracowników, ale wolałbyś uniknąć długotrwałych procedur związanych z koniecznymi zawiadomieniami, negocjacjami warunków porozumienia dotyczących warunków zwolnień, etc. wówczas możesz rozważyć wdrożenie w drodze regulaminu tzw. programu dobrowolnych odejść (PDO). Rozwiązanie to pozwoli Ci uniknąć czasochłonnych procedur przewidzianych Ustawą o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników oraz będzie korzystniejsze wizerunkowo, ponieważ zazwyczaj redukuje silne napięcia społeczne, które często towarzyszą zwolnieniom grupowym. Program dobrowolnych odejść polega na rozwiązywaniu z pracownikami umów w trybie za porozumieniem stron z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. W ramach PDO pracownicy, którzy zdecydowali się na dobrowolne odejście, otrzymują korzystniejsze odprawy, aniżeli w ramach tzw. „zwolnień grupowych", tym samym jest to rozwiązanie, które jest obciążające finansowo.

Decydując się na PDO należy pamiętać, iż w zależności od okoliczności rozwiązywania stosunku pracy oraz grup pracowników do których jest skierowany może on nadal podlegać przepisom o zwolnieniach grupowych lub być od nich niezależny. W przypadku bowiem, gdy w regulaminie PDO przewidziano, iż jest on również skierowany do osób podlegających szczególnej ochronie, inicjatywa i przyczyna rozwiązania stosunku pracy nie leży po stronie pracodawcy, wówczas znacząca redukcja zatrudnienia przeprowadzana w ramach PDO nie będzie traktowana jako zwolnienia grupowe.

 

Postępowanie restrukturyzacyjne – nowe przepisy

Należy również zwrócić uwagę na odmienności wynikające z przepisów Ustawy - Prawo restrukturyzacyjne.

Celem postępowania restrukturyzacyjnego jest uniknięcie ogłoszenia upadłości dłużnika (przedsiębiorcy) przez umożliwienie mu restrukturyzacji w drodze zawarcia układu z wierzycielami, a w przypadku postępowania sanacyjnego - również przez przeprowadzenie działań sanacyjnych, przy zabezpieczeniu słusznych praw wierzycieli.

Innymi słowy postępowanie restrukturyzacyjne może stanowić rozwiązanie dla przedsiębiorcy, który popadł w trudną sytuację finansową (brak wypłacalności lub zagrożenie brakiem wypłacalności) poprzez wprowadzenie zmian w zakresie zatrudnienia, zobowiązań, czy struktury majątku.

Restrukturyzacja może być przeprowadzona w ramach jednego z czterech postępowań restrukturyzacyjnych: (i) postępowaniu o zatwierdzenie układu; (ii) przyspieszonym postępowaniu układowym; (iii) postępowaniu układowym; (iv) postępowaniu sanacyjnym.

Jednym z rodzajów postępowania restrukturyzacyjnego jest tzw. postępowanie sanacyjne. Postępowanie to umożliwia dłużnikowi przeprowadzenie działań sanacyjnych (naprawczych) oraz zawarcie układu po sporządzeniu i zatwierdzeniu spisu wierzytelności. Działaniami sanacyjnymi są czynności prawne i faktyczne, które zmierzają do poprawy sytuacji ekonomicznej dłużnika i mają na celu przywrócenie dłużnikowi zdolności do wykonywania zobowiązań, przy jednoczesnej ochronie przed egzekucją (art. 3 ust. 5 i 6 Prawa restrukturyzacyjnego).

Zgodnie z przepisami nowej Ustawy Prawo restrukturyzacyjne, jeżeli w postępowaniu sanacyjnym przewiduje się redukcję zatrudnienia z wykorzystaniem określonych w tej Ustawie uprawnień zarządcy oraz podjęcie czynności określonych takich jak m.in. odstąpienie od niewykonanej umowy wzajemnej, czy zbycie mienia przedsiębiorcy, to w planie restrukturyzacyjnym dodatkowo należy wskazać zasady zwalniania pracowników, w szczególności liczbę pracowników objętych zamiarem zwolnienia, okres, w którym nastąpi takie zwolnienie, oraz proponowane kryteria zwalniania pracowników, mienie podlegające zbyciu oraz umowy, od których zarządca zamierza odstąpić.

Innymi słowy w przypadku reorganizacji pracy w przedsiębiorstwie w stosunku do którego prowadzone jest postępowanie sanacyjne w rozumieniu Prawa restrukturyzacyjnego, zasady zwalniania pracowników muszą zostać uwzględnione w planie restrukturyzacyjnym.

Zarządca w porozumieniu z dłużnikiem („niewydolnym przedsiębiorcą") składa sędziemu-komisarzowi plan restrukturyzacyjny w terminie trzydziestu dni od dnia otwarcia postępowania sanacyjnego. Jeżeli zarządca nie porozumie się z dłużnikiem co do treści planu, składa plan, dołączając zastrzeżenia dłużnika i uzasadnienie przyczyn, dla których tych zastrzeżeń nie uwzględnił. W uzasadnionych przypadkach termin do złożenia planu restrukturyzacyjnego może zostać przedłużony przez sędziego-komisarza do trzech miesięcy.

W zakresie kwestii pracowniczych w ramach postępowania restrukturyzacyjnego należy pamiętać, iż:

• restrukturyzacja zobowiązań z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez dłużnika jako pracodawcę, z tytułu składek na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych, z tytułu składek na własne ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne dłużnika oraz innych zobowiązań dłużnika wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w szczególności odsetek za zwłokę od wyżej wymienionych składek, kosztów egzekucyjnych, kosztów upomnienia i dodatkowej opłaty, może obejmować wyłącznie rozłożenie na raty lub odroczenie terminu płatności (art. 160 Prawa restrukturyzacyjnego)
• warunki restrukturyzacji zobowiązań ze stosunku pracy nie mogą pozbawiać pracowników minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 163 Prawa restrukturyzacyjnego).

 

5. W jakim czasie przeprowadzić zmianę organizacji pracy?

Zmiana organizacji pracy wejdzie w życie i zostanie w pełni przeprowadzona w chwili, gdy upłyną okresy wypowiedzeń zmieniających warunki pracy i płacy lub też w terminach ustalonych przez pracowników i pracodawcę na mocy porozumienia stron w indywidualnych porozumieniach, co do zmiany warunków pracy. Przeprowadzenie procesu zmian powinno następować ponadto w sposób zsynchronizowany, tak aby zmiany poszczególnych regulaminów, warunków umów, w tym wynagradzania, sposobu prowadzenia produkcji, usług, wyodrębniania nowych jednostek organizacyjnych następowały w miarę możliwości jednocześnie lub sukcesywnie obszarami wdrażania reorganizacji lub zmian warunków pracy lub płacy.