Samochód w mikroprzedsiębiorstwie

Do prowadzenia działalności gospodarczej, w zależności od potrzeb, może okazać się niezbędne posiadanie przez przedsiębiorcę środka transportu, jakim jest samochód lub motocykl. Samochód (osobowy, dostawczy) bardzo często okazuje się narzędziem niezbędnym do wykonywania czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, dlatego też, jeśli masz zamiar korzystać z jakiegokolwiek pojazdu, powinieneś rozważyć kilka zagadnień z tym związanych.

 

Pierwszym z nich musi być podjęcie decyzji, czy chcesz kupić samochód osobowy, miejski lub „w trasy”, osobowo-dostawczy (do 3.5 ton), ciężarowy, czy też motocykl. Jeśli masz małą firmę handlową, oczywistym jest, że niezbędny będzie samochód dostawczy, jeśli z kolei świadczysz klientom usługi np. serwisowe, to wystarczy miejski mały zwrotny osobowy, a gdy jesteś przedstawicielem handlowym i samochód służy Ci do wyjazdów „w teren” na spotkania z klientami, dla prezentacji produktów, próbek, to może wystarczyć samochód osobowy z dużym bagażnikiem. Gdy pojazd jest potrzebny tylko do czynności kurierskich tzw. dostarczania małych przesyłek, możesz dla pracownika nabyć motocykl, motorower, skuter.

Powinieneś również przeanalizować, czy nabywać pojazd w ramach przedsiębiorstwa, używać pojazdu prywatnego, czy też zawrzeć Umowę leasingu lub Umowę najmu. Podsumowując, prowadząc przedsiębiorstwo, możesz korzystać z pojazdu:

1. stanowiącego własność przedsiębiorstwa, który został wprowadzony do ewidencji środków trwałych,
2. w oparciu o Umowę leasingu,
3. w oparciu o Umowę najmu,
4. prywatnego przedsiębiorcy,
5. prywatnego pracowników do przejazdów okazjonalnych lub w trakcie ich podróży służbowej.

Jak widać nie jest konieczne, aby w ramach wykonywanej działalności gospodarczej korzystać tylko i wyłącznie z pojazdu należącego do przedsiębiorstwa i wpisanego do ewidencji środków trwałych.

Każda z przedstawionych wyżej form korzystania z pojazdu posiada swoje plusy i minusy. Jedną z głównych różnic są korzyści i obciążenia podatkowe. 

 

1. Samochód jako środek trwały

Jeśli chcesz faktury za paliwo, jak również inne wydatki eksploatacyjne, oleje, przeglądy itp., wliczać do kosztów uzyskania przychodów bez konieczności prowadzenia wyliczeń przejechanych kilometrów, wpisz nabyty pojazd do ewidencji środków trwałych. Samochód, który został wprowadzony do ewidencji środków trwałych można amortyzować. Jednak aby tego dokonać, wartość nabycia (cena) samochodu musi przekraczać 10.000 zł.

Aby wprowadzić samochód do środków trwałych musi on stanowić własność lub współwłasność podatnika, bądź powinien być nabyty od razu do majątku przedsiębiorstwa, kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia go do używania, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok. Samochód taki musi być wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (art. 22a updof). Nie można w skład środków trwałych wpisać obcych składników majątku przejętych do używania na podstawie Umów najmu, dzierżawy, leasingu operacyjnego i umów podobnych.

Pojazd należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania. Jeśli przewidywany okres używania pojazdu będzie krótszy niż rok, nie musisz go wprowadzać do środków trwałych, a ewentualnie może być on zaliczony do kosztów roku nabycia, jeżeli w danym roku został wyeksploatowany.

W chwili nabywania samochodów osobowych lub innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony musisz zastanowić się, czy samochód będzie wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, czy też do celów mieszanych. Ma to istotne znaczenie z punktu widzenia podatku VAT. Mianowicie, jeśli uznasz, że samochód będziesz wykorzystywał tylko i wyłącznie do celów prowadzonej działalności będziesz mógł odliczać 100% podatku VAT od wszystkich kosztów ponoszonych na utrzymanie samochodu, jednak w przypadku, gdy np. samochodem będziesz również dowoził własne dzieci do przedszkola, obowiązywała będzie Cię zasada zgodnie, z którą będziesz mógł odliczyć 50 % VAT od wszelkich kosztów. Istotnym jest, że w każdej chwili będziesz mógł zmienić decyzję. Musisz mieć jednak na względzie, że zmiana wykorzystywania samochodu musi mieć charakter trwały i stały, potwierdzony obiektywnymi okolicznościami. W innym wypadku, krótkookresowe zmiany wykorzystywania pojazdu zdaniem Ministerstwa Finansów będą uznawane, za korzystanie z samochodu w sposób mieszany.

Pełne odliczenia podatku VAT możesz zastosować dla samochodów innych niż osobowe, o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony, oraz pojazdów specjalnych. 

Podczas prowadzenia działalności gospodarczej, w której pojazd okazał się niezbędny, nie ma jakichkolwiek ograniczeń w udostępnieniu go osobom zatrudnionym w celu wykonywania zadań związanych z prowadzoną działalnością. Pojazd można udostępniać nie tylko pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, ale również zleceniobiorcom, osobom wykonującym dzieło, agentom, akwizytorom, zaopatrzeniowcom na zleceniu i innym. Poprzez takie udostępnienie pojazdu (w celu związanym z prowadzoną działalnością) nie powstaje u osób zatrudnionych żaden przychód podlegający opodatkowaniu, ponieważ udostępnienie samochodu jest obowiązkiem wynikającym z Umowy o pracę, Umowy zlecenia, czy odpłatnego świadczenia usług. Przed wydaniem pojazdu osobie do tego wyznaczonej warto zamieścić w Umowie o korzystanie z pojazdu do celów służbowych klauzulę, że pojazd będzie wykorzystywany tylko do celów służbowych.

W przypadku takiego udostępnienia pracodawca ma obowiązek pokrywania wszelkich wydatków związanych z eksploatacją pojazdu, jeśli jest on używany do celów służbowych. Warto również wskazać, że przed wyjazdem służbowym wykonywanym przez pracownika pracodawca powinien przekazać pracownikowi zaliczkę (ew. kartę debetową) na poczet kosztów przejazdu (paliwo) i utrzymania (garażowanie) w trakcie podróży służbowej.

 

2. Korzystanie z samochodu w ramach Umowy leasingu

Popularną formą finansowania pojazdów jest leasing operacyjny, którego koszty stają się kosztami uzyskania przychodu. Wpłata początkowa, która najczęściej stanowi kilkadziesiąt procent wartości auta, jest zaliczana do kosztów prowadzenia działalności, tak samo zresztą jak comiesięczne czynsze leasingowe, oraz wydatki eksploatacyjne (paliwo, naprawy). Oczywiście, jeśli jesteś czynnym podatnikiem podatku VAT, to od każdej transzy płatności – faktury za leasing na rzecz leasingodawcy możesz odliczyć należny podatek VAT (w wysokości zależnej od tego czy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do prowadzonej działalności czy też w sposób „mieszany”). Bardzo często po zakończeniu umowy leasingu, leasingodawca sprzedaje pojazd leasingobiorcy za kwotę wskazaną wcześniej w umowie leasingowej (patrz szerzej: Umowa leasingu). Przedsiębiorca musi pamiętać, że od 1 stycznia 2022r. Wykup samochodu z leasingu będzie powodował powstanie obciążeń podatkowych z tytułu VAT i PIT. Dotyczy to sytuacji w której wykupi on samochód do majątku prywatnego przed upływem 6 lat od wycofania pojazdu z działalności gospodarczej.

 

3. Korzystanie z samochodu w ramach Umowy najmu

Możesz również wynająć samochód. Dzięki takiej opcji będziesz miał możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu miesięcznych lub kwartalnych kosztów najmu oraz kosztów eksploatacji (paliwo, oleje, płyny, mycie), jednak musisz pamiętać, że niezależnie od trwania umowy nie nabędziesz właścicielem samochodu. W przypadku korzystania z samochodu w ramach Umowy najmu zobowiązany jesteś do prowadzenia na bieżąco ewidencji faktycznie przejechanych kilometrów, jako dokumentu wewnętrznego, co może stanowić pewną uciążliwość. (patrz szerzej: Umowa najmu ruchomości).

 

4. Korzystanie z samochodu prywatnego

Jeśli nie chcesz nabywać pojazdu dla celów prowadzonej działalności, jak również nie chcesz wprowadzać do środków trwałych prywatnego samochodu, możesz dla celów działalności korzystać stale lub sporadycznie ze swojego posiadanego osobiście samochodu. W takim przypadku jednak, tak samo jak podczas korzystania z pojazdu na podstawie Umowy najmu, zobowiązany jesteś do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki. W takim przypadku koszty poniesione na zakup paliwa możesz rozliczyć wyłącznie do wysokości przejechanych kilometrów pomnożonych przez stawkę aktualnie określoną w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt. 46) pdof wynika, że kosztem są wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą dla potrzeb tej działalności. Przy czym są one kosztem tylko do wysokości kwoty wynikającej z omawianej ewidencji, a będącej iloczynem liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km wskazanej w rozporządzeniu, o którym była mowa wyżej. Nieprzekroczenie limitu ustawowego jest tu warunkiem koniecznym dla możliwości dokonania stosownych odliczeń. Podobnie, nie można wówczas „dzielić” kosztów ubezpieczenia, garażowania i eksploatacji.

 

5. Korzystanie przez pracowników z ich pojazdu prywatnego na cele służbowe

Musisz również ustalić miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, który zależny jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, gdzie pracownik jest zatrudniony.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego, jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, nr rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy dzień roboczy nieobecności pracownika w miejscu pracy trwającej co najmniej 8 godzin oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 ust. 2 Rozporządzenia, o którym mowa w pkt 6 j.w.).

W przypadku jedynie korzystania z prywatnego samochodu dla wyjazdu służbowego poza miejsce wykonywania pracy, oraz gdy pracodawca wyraził zgodę, po uprzednim wniosku pracownika, aby podróż odbyła się pojazdem niebędącym własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje zwrot przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu (patrz wyżej).

Rozliczenie takich kosztów przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Jeżeli obowiązuje ryczałt miesięczny, to nie można oddzielnie rozliczać indywidualnych wyjazdów.

Należy również wskazać, że w przypadku rozliczenia kosztów korzystania z pojazdu podczas podróży służbowej (poza miejsce wykonywania pracy) zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 16 updof, koszty poniesione przez pracodawcę na przejazd służbowy pracownika są wolne po stronie pracownika od podatku dochodowego.

 

8. To od Ciebie zależy, z jakiej formy korzystania z pojazdu w przedsiębiorstwie skorzystasz

Sam musisz zdecydować, co jest dla Ciebie korzystniejsze z punktu widzenia podatkowego i funkcjonalnego. Musisz przeprowadzić uproszczone kalkulacje, uwzględniające koszty obsługi transportu, ubezpieczeń, rozliczeń, stosowania przepisów o czasie pracy kierowców, prowadzenia ewidencji, zaangażowania środków własnych (pieniądze, kredyty) na zakup pojazdu. Z drugiej strony prosty ryczałt może być nadmierny, jeśli pracownik tylko 3-4 razy w miesiącu wyjedzie służbowo. Dla przedsiębiorcy osobiście najlepszym rozwiązaniem może okazać się leasing, szczególnie, jeżeli zawrze on umowę na małą flotę, tj. osobowy samochód dla przedsiębiorcy, dostawczy dla zaopatrzenia i administracji (do 3,5 tony) i mały ciężarowy (ponad 3,5 tony) dla sprzedaży/ dostaw produktów do odbiorców.

 

9. Samochód dla menadżera, właściciela nie musi być typowym samochodem osobowym, lecz z funkcją „dostawczego”.

Przewóz przesyłek, materiałów zaopatrzenia administracyjnego czy pracowników uzasadnia obciążanie kosztami nie tylko jako „zarządu”, ale także jako pośrednimi określonych usług, produkcji czy sprzedaży. Jednak przedsiębiorca musi pamiętać, aby zastosować właściwe instrumenty i narzędzia gwarantujące przejrzystość zasad korzystania i wykorzystywania pojazdów dla celów służbowych, a co za tym idzie również bezpieczeństwo podatkowe w razie ew. kontroli dokonywanych przez właściwe służby podatkowe. Do takich należą:

• podstawowe uregulowanie praw i obowiązków używania pojazdów służbowych w indywidulanych umowach o pracę lub dodatkowych,
• zawieranie umów używania i przechowywania pojazdów, w tym poza siedzibą przedsiębiorstwa, dla celów służbowych (odpowiedzialność za mienie powierzone - patrz też pkt 2 j.w.),
• bieżąca weryfikacja przestrzegania obowiązków ewidencyjnych i sprawozdawczych dla potrzeb właściwych rozliczeń podatkowych poprzez ewidencjonowanie przejazdów służbowych pracowników (w systemie ciągłym - na bieżąco, w formie dokumentów podróży służbowych - delegacje), sprawdzenia sposobu wykorzystania pojazdów samochodowych poprzez comiesięczną weryfikację zwracanych przez jej pracowników ewidencji przebiegu pojazdu dokonując sprawdzenia np. miejsca zakupu paliwa do samochodów, a przez to kontrolując celowość ponoszonych kosztów,
• regulacje wewnętrzne (procedury, regulaminy) określające szczegółowe zasady korzystania z pojazdów, w tym przez menadżerów lub/i handlowców, akwizytorów, a także zasady przeprowadzenia kontroli i sprawdzeń w zakresie czynności j.w. w tiret trzecie,
• wdrożenie polityki rachunkowości w przedsiębiorstwie, która będzie zawierała również opis zasad wykorzystywania pojazdów samochodowych w przedsiębiorstwie,
• zapewnienie zewnętrznych szkoleń dla pracowników używających pojazdy służbowe (np. przez doradcę podatkowego) z zakresu zasad prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, skutków prowadzenia jej niezgodnie z zasadami określonymi przepisami ustawy o VAT, odpowiedzialności materialnej pracowników za mienie powierzone oraz zasad obciążania pracowników za ewentualną szkodę powstałą u pracodawcy w związku z niewłaściwym użyciem pojazdu służbowego, czy też niepoprawnym prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu.