Wprowadzenie do działalności gospodarczej środków trwałych i wyposażenia użytkowanego uprzednio do celów prywatnych

Rozpoczynając prowadzenie działalności gospodarczej przedsiębiorcy często posiadają w majątku prywatne przedmioty zakupione wcześniej tj. przed rozpoczęciem działalności, które są ich własnością i chcą je wykorzystywać w działalności gospodarczej. Będą to poczynając od nieruchomości, lokali, przez narzędzia, meble, a kończąc na komputerach, samochodach.

Pamiętajmy, iż wprowadzając do korzystania w przedsiębiorstwie także przedmioty, które ze względu na wartość początkową, czy też stan zużycia nie kwalifikują się do środków trwałych (tj. poniżej 10 000 zł) to będą wyłącznie przyjmowane do ewidencji ilościowej jako wyposażenie (o którym szczegółowo niżej), a nie środek trwały do amortyzacji w czasie.

Zapoznajmy się zatem z kwestią wprowadzenia do działalności takich środków trwałych i wyposażenia zakupionych właśnie przed rozpoczęciem działalności.

Żadne przepisy podatkowe nie zabraniają wprowadzania do majątku firmy składników majątku nabytych i używanych uprzednio przez podatnika do celów prywatnych. Podatnik sam decyduje o zaliczeniu składników stanowiących jego majątek prywatny do środków trwałych lub wyposażenia.

Dotyczy to również tych składników majątku, które zostały zakupione przed rozpoczęciem działalności. Wprowadzamy je do działalności albo na podstawie dokumentu źródłowego (np. faktury VAT, umowy spółki o wniesieniu określonego wkładu, rachunku) albo na podstawie oświadczenia o przekazaniu danego środka trwałego na cele działalności gospodarczej. Tak praktyka jest nie tylko dopuszczalna, ale i wymagana przez organy skarbowe dla dokładnego rozróżnienia przedmiotów prywatnych przedsiębiorcy, z których korzysta dla celów osobistych od tych które wykorzystuje w działalności gospodarczej (swojego przedsiębiorstwa).

Jeśli bowiem przewidywany okres użytkowania danego przedmiotu jest dłuższy niż rok, to wówczas stanowi on środek trwały i to niezależnie czy jego wartość przekracza 10 000 zł.

Do środków trwałych można bowiem zaliczyć składnik majątku, jeżeli spełnia następujące warunki:
1) stanowi własność lub współwłasność podatnika,
2) jest kompletny i zdany do użytku w dniu przyjęcia do używania,
3) przewidywany okres jego używania jest dłuższy niż rok,
4) jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy.

Aby móc uwzględnić w kosztach odpis amortyzacyjny od wartości środka trwałego musi być mu wprowadzony do przedsiębiorstwa i wykorzystywany do działalności, co potwierdzają m.in. interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 6 listopada 2009 r., ITPB1/415-701/09/TK oraz interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 2 czerwca 2009 r., IBPBI/1/415-216/09/ZK. Organy podatkowe w tych interpretacjach podkreślają, że nie ma możliwości dokonywania odpisów amortyzacyjnych, jeżeli środek trwały nie jest wykorzystywany na potrzeby pozarolniczej działalności gospodarczej. Generalnie podstawą do ustalenia wartości początkowej jest cena nabycia.

Jeśli zatem mamy dokumenty potwierdzające tę cenę, to wówczas wartością początkową będzie cena nabycia. W przypadku, gdy przyjmujemy przedmiot używany o zużyciu nieuzasadniającym przyjęcia niższej wartości początkowej lub nie istnieje możliwość ustalenia ceny nabycia składników majątku, które zostały zakupione przed dniem założenia ewidencji środków trwałych to wówczas można oszacować ich wartość. Wartość początkową tych środków przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez samego podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju ale z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia ich zużycia. A więc w tym przypadku dokonujemy oszacowania wartości początkowej środków trwałych.

Jak nakazuje przepis § 4 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. u z 2017 poz. 728) - podatnicy, którzy zakładają po raz pierwszy ewidencję wyposażenia, dokonują jego wyceny według cen zakupu lub według wartości rynkowej z dnia założenia ewidencji. Należy więc zorientować się w aktualnych cenach rynkowych (np. wydrukować na poparcie swojego stanowiska kilka ofert z Internetu) sprzętu o podobnych parametrach i wyliczyć np. jakąś sensowną średnią cenę. Można też ustalić wartość przyjmując cenę zakupu tego samego sprzętu i pomniejszyć ją o kwotę zużycia wyliczoną przez przyjęcie stawki amortyzacyjnej, właściwej dla danego sprzętu.

W ewidencji środków trwałych dokonuje się bowiem zapisów dotyczących środków trwałych, których cena nabycia lub koszt wytworzenia przekracza 3.500 zł, oraz tych, których okres użytkowania jest dłuższy niż jeden rok.

Jeśli nie posiadamy dowodu zakupu to w oświadczeniu, o którym mowa wyżej lub w odrębnym dokumencie w celu udokumentowania przekazania środka trwałego na potrzeby prowadzonej działalności podatnik obowiązany jest podać wymagane dane. Oświadczenie lub dokument powinny zawierać dane potwierdzające fakt dokonania takiej operacji i określać parametry takiej operacji:
1) datę jej dokonania,
2) rodzaj środka trwałego będącego przedmiotem przekazania,3) dane niezbędne do wprowadzenia środka trwałego do ewidencji i prawidłowego ustalenia odpisów amortyzacyjnych, tj. wartość początkową i wysokość odpisu amortyzacyjnego.

 

Wyposażenie

Jeśli wartość początkowa środków trwałych - niezależnie od sposobu jej ustalenia - nie będzie przekraczać 10 000 zł, to wówczas można ich wartość początkową zaliczyć jednorazowo w koszty podatkowe.

Wyposażenie w zależności od przyjętej polityki (zasad, instrukcji, regulaminu) rachunkowości, może być ujmowane w ewidencjach wyposażenia tylko ilościowych lub ilościowo-wartościowych poczynając od wartości np. w wysokości 500 zł ze względu na fakt, iż powierza się element wyposażenia pracownikom do materialnej odpowiedzialności z obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia się. Wynikać to może również z obowiązkowych warunków ubezpieczenia lub innych zdarzeń losowych. Przedsiębiorca ma prawo ustalić od jakiej wartości przedmiotów prowadzi ewidencję wyposażenia.

Ewidencja wyposażenia może obejmować także w ujęciu wartościowo ilościowym środki trwałe, których cena nabycia lub koszt wytworzenia jest większy niż 1.500 zł i mniejszy niż 10 000 zł.

A więc w przypadku wyposażenia obowiązek ujęcia składników w ewidencji dotyczy tych przedmiotów, które stanowią rzeczowy składnik majątku, związane z wykonywaną działalnością, które nie są zaliczone do amortyzowanych środków trwałych, a ich wartość przekracza 1500 zł.

Jeśli nie będzie faktury lub rachunku dokumentujących nabycie wyposażenia, to nie będzie możliwości zaliczenia wydatku na wyposażenie do kosztów bowiem obowiązujące przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2017 poz. 728 t.j.) nie przewidują możliwości dokumentowania kosztów poprzez sporządzenie dowodu wewnętrznego na okoliczność wyceny w takim przypadku. 

Kosztami uzyskania przychodów są bowiem koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w enumeratywnie w art 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej u.p.d.o.f.) jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Amortyzacja

Amortyzacja, czyli umorzenie wartości poprzez odpisy amortyzacyjne co do zasady jest sposobem rozłożenia w czasie kosztów poniesionych na nabycie, czy też na wytworzenie składników majątku trwałego.

Aby amortyzacja środków trwałych mogła być uznana za koszty uzyskania przychodów, musi być dokonana zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Odpisów amortyzacyjnych zasadniczo dokonuje się począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym te środki przyjęto do używania i wprowadzono do ewidencji, do końca tego miesiąca, w którym:
– następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych (obejmującej również odpisy niezaliczane do kosztów podatkowych) z ich wartością początkową, lub
– postawiono je w stan likwidacji (bo nie można ich zbyć), zbyto lub stwierdzono ich niedobór/zniszczenie.

Podatnicy powinni wybrać metodę amortyzacji dla poszczególnych środków trwałych przed rozpoczęciem ich amortyzacji i stosować wybraną metodę do pełnego zamortyzowania środka trwałego.

Do wyboru są trzy metody amortyzacji określone w ustawie o podatku dochodowym:
1) metoda dokonywania odpisów amortyzacyjnych z zastosowaniem stawek z wykazu (z możliwością ich podwyższania i obniżania) – art. 22i u.p.d.o.f.;
2) metoda dokonywania tych odpisów z uwzględnieniem stawek ustalonych indywidualnie przez podatnika – art. 22j u.p.d.o.f.;3) metoda degresywna (proporcjonalnie od wartości) – art. 22k u.p.d.o.f.

Z tych przepisów wynika, że wysokość miesięcznego odpisu amortyzacyjnego ustala się przez podzielenie:
1) rocznej kwoty odpisów amortyzacyjnych przez liczbę miesięcy w sezonie (pierwszy sposób) albo
2) rocznej kwoty odpisów amortyzacyjnych przez 12 miesięcy w roku (drugi sposób).

Wybór metody obliczania wysokości miesięcznych odpisów amortyzacyjnych należy do podatnika.
Wybrawszy pierwszy sposób, podatnik zaliczy do kosztów uzyskania przychodów cały roczny odpis amortyzacyjny w krótszym okresie (w czasie sezonu). W tym przypadku podatnik przyspieszy zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych wykorzystywanych sezonowo.

Przy drugiej metodzie do kosztów uzyskania przychodu podatnik zaliczy tylko część rocznego odpisu amortyzacyjnego (1/12 odpisu rocznego x liczba miesięcy w sezonie). Ten sposób znacznie wydłuży okres amortyzacji danego środka trwałego, co nie jest korzystne dla podatnika.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że mały podatnik, którym może być osoba rozpoczynająca działalność – może dokonać jednorazowej amortyzacji środków trwałych również o wartości początkowej przekraczającej 3500 zł (z tym że możliwość ta nie dotyczy samochodów osobowych). Zasady tej amortyzacji określone są w art 22k ust 7-11 u.p.d.o.f. Przepisy pozwalają stosować jednorazową amortyzację do środków trwałych zaliczonych do grupy 3-8 Katalogu Środków Trwałych.

Możliwość wyboru jednorazowej amortyzacji nie została uwarunkowana sposobem nabycia środka trwałego a więc nie ma przeszkód do jej stosowania, gdy nabycie nastąpiło w sposób inny niż w drodze kupna czyli np. w drodze spadku, darowizny, o ile wniósł je do przedsiębiorstwa.

Jednorazowe odpisy amortyzacyjne stanowią tzw. pomoc de minimis. Ogólna kwota takiej pomocy przyznana podmiotowi gospodarczemu nie może przekraczać 200.000 euro w ustalonym okresie 3 lat podatkowych a w roku podatkowym równowartości kwoty 50.000 euro.

Jak czytamy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 16 lutego 2011 r., nr IBPBI/1/415-1217/10/KB:

Jednorazowej amortyzacji można dokonać zarówno raz w roku, jak i kilka w roku ale nie wcześniej niż w miesiącu, w którym środki trwałe zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych .Jest to niewątpliwie bardzo dobry sposób aby uniknąć zapłaty zaliczek na podatek dochodowy w ciągu roku a nawet zapłaty należnego podatku dochodowego za cały rok podatkowy .

PODSTAWA PRAWNA

• ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.), interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 6 listopada 2009 r., ITPB1/415-701/09/TK,
• interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 2 czerwca 2009 r., IBPBI/1/415-216/09/ZK,
• interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29.03.2011 r Sygnatura: IPPB1/415-1130/10-9/KS,
• interpretacja Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2009 r., IPPB1/415-473/09-3/AM),- interpretacja indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 16 lutego 2011 r., nr IBPBI/1/415-1217/10/KB,
• rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. u z 2017 poz. 728)
• przychodów i rozchodów (Dz. u z 2014 poz. 1037 z póź. zm.)

Autorka: Krystyna Dąbrowska, doradca podatkowy - wpisana na listę Ministerstwa Finansów i Krajowej Rady Doradców Podatkowych: Nr wpisu: 02200