Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

TWORZENIE I REZYGNACJA Z ZAKŁADOWEGO FUNDUSZU ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH

Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i dysponowania jego środkami są uregulowane w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U.2020.1070 t.j.), dalej ustawą o ZFŚS.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego (art. 1 ust. 1 ustawy o ZFŚS).

W myśl art. 5 ustawy o ZFŚS, Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, a przeciętną liczbę zatrudnionych ustala się na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. 2009.43.349).

Jeżeli, więc pracodawca na dzień 1 stycznia 2019 r. zatrudniał co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty to miał bezwzględny obowiązek utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zgodnie bowiem z art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS, Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Natomiast bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników, obowiązek tworzenia Funduszu w każdym roku kalendarzowym mają pracodawcy prowadzący działalność w sferze budżetowej.

Kwota odpisu

Zgodnie z ustawą o ZFŚS, wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Co należy rozumieć przez „przeciętne minimalne wynagrodzenie” w latach 2012 – 2019 określają odpowiednio art. 5a – 5h. Zgodnie z art. 5h ustawy o ZFŚS w 2019 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, należy rozumieć w miesiącach styczeń - lipiec przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, a w miesiącach sierpień – grudzień przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2014 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

W 2014 r. na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy przypada, więc kwota:

  2 917,14 zł × 37,5% = 1 093, 93 zł

Jeżeli pracodawca zatrudnia pracowników, którzy wykonują prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych - to przyjmuje wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika, nie 37,5% tylko 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, czyli kwotę:

  2 917,14 zł x 50% = 1 458,57 zł

W przypadku, gdy przedsiębiorca zatrudnia pracownika młodocianego wysokość wspomnianego odpisu w pierwszym roku nauki wynosi 5%, w drugim - 6%, a w trzecim - 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, czyli:

• w I roku nauki jest to kwota 2 917,14 zł x 5% =145,86 zł;
• w II roku nauki : 2 917,14 zł x 6 %= 175,03 zł;
• w II roku nauki : 2 917,14 zł x 7% = 204,20 zł.

Powyższe kwoty wynikają wprost z ustawy i większość pracodawców przyjmuje je jako podstawę minimalnego naliczania odpisów, ale nie oznacza to, że odpisy te nie mogą być naliczane w innej wysokości.

Pracodawca może bowiem zwiększyć odpis ponad ustawowe minimum, podwyższając go w przypadku pracownika ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego a na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład sprawuje opiekę socjalną, o 6,25% wskazanego wynagrodzenia (art. 5 ust. 4 i 5 ustawy o ZFŚS).

Ustawodawca przewidział również możliwość obniżenia odpisu np. w sytuacji trudności finansowych zakładu pracy.

Taką możliwość przewiduje art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS stanowiący, że u pracodawców, którzy ze względu na stan zatrudnienia mają obowiązek tworzyć Fundusz, układ zbiorowy pracy lub, w razie jego braku, regulamin wynagradzania, może dowolnie kształtować wysokość odpisu na ten Fundusz.

Oznacza to, że odpis można np. obniżyć poniżej ustawowej wysokości, nawet do bardzo niskiej kwoty tj: do 1 zł.

 

Jak obniżyć lub podwyższyć wysokość odpisu

Zapisy ustawy nie wskazują ani dolnego progu takiego obniżenia ani górnego progu podwyższenia wysokości odpisu. Jednakże przyjęcie obniżonego odpisu wymaga spełnienia określonych wymogów formalnych.

Jeżeli zatem chcesz zmniejszyć odpis, musisz najpierw uzyskać na to zgodę zakładowej organizacji związkowej. Jeśli nie występuje ona w Twoim zakładzie, wówczas należy porozumieć się z przedstawicielem wybranym przez zebranie ogólne pracowników na delegata załogi.

Jeżeli dojdziesz do porozumienia z przedstawicielem, co do wartości obniżenia odpisu musisz jeszcze uzyskać akceptację strony pracowniczej. Dopiero po tej akceptacji możesz zmienić postanowienia w układzie zbiorowym pracy. Zgodnie z art. 2419 § 1 Kodeksu pracy zmiany do układu wprowadza się wyłącznie w drodze protokołów dodatkowych.

Odpis możesz zmniejszyć nawet w ciągu roku podatkowego - nie ma tu żdanych przeszkód prawnych, bowiem przepisy ustaw nie wskazują terminu dokonania tej czynności, a jedynie zastrzegają jej stronę formalną.

Środki ZFŚS mogą pochodzić nie tylko z odpisów dokonywanych przez pracodawcę. W świetle art. 7 ustawy o ZFŚS środki tego funduszu można zwiększyć m. in. o:

1) darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych,

2) odsetki od środków funduszu,

3) wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego,

4) przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nie przeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych, przy czym przychody te pomniejsza się o koszty tej sprzedaży lub likwidacji; omawiane zwiększenia nie dotyczą pracodawców postawionych w stan upadłości lub likwidacji, z wyłączeniem przedsiębiorstw państwowych likwidowanych w celu prywatyzacji,

5) dzierżawy środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nie przeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych,

6) dobrowolne zwiększenia dokonywane przez przedsiębiorców z zysku netto do podziału (w spółdzielniach – z nadwyżki bilansowej).

Kto nie musi dokonywać odpisów na ZFŚS

Nie musi tworzyć ZFŚS pracodawca, jeżeli na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniał mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawca taki nie musi też (ale może, dobrowolnie) wypłacać świadczenia urlopowego pracownikom- art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS. Jednak w celu skorzystania z tej możliwości, powinien spełnić określone wymogi przewidziane w ustawie o ZFŚS.

I tak:

1. jeżeli jest objęty układem zbiorowym pracy lub posiada regulamin wynagradzania, postanowienie o rezygnacji z tworzenia ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego wprowadza do tych właśnie aktów prawa zakładowego. Zamiar rezygnacji musi zostać uzgodniony z zakładową organizacją związkową lub, gdy jej nie ma, z przedstawicielem pracowników;
2. jeśli nie jest objęty układem zbiorowym pracy oraz nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu wynagradzania, przekazuje pracownikom informację o nietworzeniu Funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, (art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS). Informacja ta dotyczy jednak tylko danego roku kalendarzowego.

Wzór informacji o rezygnacji z tworzenia ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego:

Zakład Stolarski „Drewno”                                                                                                                   ………(miejscowość i data)

Jan Kowalski

ul. Krótka 4

xx-xxx Lublin

Działając na podstawie art. 3 ust. 3a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. 2019 poz. 1352 t.j.) informuję, że w 2019 r. w Zakładzie Stolarskim „Drewno”, nie tworzy się zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i nie wypłaca się świadczenia urlopowego zatrudnionym pracownikom.

Podpis: Jan Kowalski

Przekazanie środków na rachunek bankowy ZFŚS

Równowartość dokonanych odpisów naliczonych na rok 2019 w całości pracodawca miał obowiązek przekazać na odrębny rachunek bankowy ZFŚS w terminie do dnia 30 września 2014 r., z tym, że w terminie do dnia 31 maja 2019 r. miał obowiązek przekazania na ten rachunek kwoty stanowiącej co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych, a w terminie do dnia 30 września danego roku dopłaca pozostałą część równowartości dokonanych odpisów.

Terminy przekazania przez pracodawcę równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy określa art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS oraz § 1 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. 2009.43.349). Z końcem roku pracodawca powinien skorygować wysokość odpisu.

Jednakże nieprzekazanie powyższej kwoty na rachunek ZFŚS w określonym terminie, nie wiąże się z koniecznością odprowadzenia odsetek za opóźnienie. Jak bowiem stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 17 października 1996 r. ( KAS 2/96; OSNAP 1997, nr 10, poz. 180): 

opóźnienie w przekazywaniu równowartości dokonywanych odpisów i zwiększeń na rachunki bankowe zakładowych funduszy świadczeń socjalnych nie rodzi prawa do odsetek, gdyż w myśl art. 359 Kodeks cywilnego odsetki od sumy pieniężnej należą się tylko wtedy, gdy to wynika z czynności prawnej, albo z ustawy, z orzeczenia sądu lub z decyzji innego właściwego organu, przy czym jeżeli wysokość odsetek nie jest w inny sposób określona, należą się odsetki ustawowe.

Środkami ZFŚS zarządza pracodawca. Jeżeli nie wykorzysta ich on w danym roku kalendarzowym – środki przechodzą na rok następny.

 

Wykorzystanie zgromadzonych środków na koncie ZFŚS

Pracodawca nie może swobodnie dysponować zgromadzonymi na koncie ZFŚS środkami – muszą być one przeznaczone na działalność socjalną w rozumieniu ustawy o ZFŚS.

Według art. 1 ustawy o ZFŚŚ środki te są środkami przeznaczonymi na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

W myśl art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, przyznawanie świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu - nie można zatem wszystkim pracownikom przyznać np.: jednakowego dofinansowania do wczasów, bo nie wszyscy znajdują się w jednakowej sytuacji rodzinno-życiowo-materialnej. Mimo, że ustawodawca nie wyróżnił żadnych kryteriów różnicowania dofinansowania – zazwyczaj świadczenia różnicuje się pod względem materialnym biorąc pod uwagę np.: sytuację rodzinną pracownika (ilość dzieci, choroby).

Wprowadzenie zróżnicowania świadczeń jest istotne chociażby z punktu widzenia ZUS - w przypadku stwierdzenia wypłat po równo, przedstawiciele tej instytucji zazwyczaj domagają się zapłaty składek.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny zostać określone przez pracodawcę w regulaminie. Jak zaznaczył Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 maja 1999 r., I PKN 664/98; OSNAP 2000, nr 14, poz. 540): 

Warunkiem obowiązywania regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest jego uzgodnienie ze wszystkimi organizacjami związkowymi działającymi w zakładzie pracy.

Ewidencja księgowa odpisu rocznego na ZFŚS

Dokonywane przez przedsiębiorcę odpisy podstawowe i różnego rodzaju zwiększenia na ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy. W podatkowej księdze przychodów i rozchodów kwotę wpłaconą na wydzielone konto ZFŚS księguje się w dniu wpłaty w kolumnie 13 księgi.

Natomiast w księdze rachunkowej ze względu na to, że odpis na ZFŚS dotyczy całego roku, to na podstawie art. 39 ust. 1 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości: Dz.U.2021.217 t.j. wskazane jest rozliczać go w czasie za pomocą czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Odpis na ZFŚS można ująć następująco:

1. zarachowanie w koszty kwoty całorocznego odpisu na ZFŚS:

• Wn konto 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
• Ma konto 85-0 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych",

2. przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie,

• Wn konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
• Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów

W jednostce prowadzącej ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 5, całoroczny odpis na ZFŚS można ująć zapisem:

• Wn konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
• Ma konto 85-0 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych".

Przelew środków na rachunek bankowy ZFŚS ujmuje się w księgach, zapisem:

• Wn konto 13-5 „Inne rachunki bankowe" (w analityce: Rachunek bankowy środków pieniężnych ZFŚS),
• Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący

 

Koszty podatkowe

Moment potrącenia kosztów z tytułu odpisów na ZFŚS, wyznacza treść art. 23 ust. 1 pkt 7 lit b) ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 lit b) ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Z treści tych przepisów wynika, że odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, są kosztami uzyskania przychodu, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek tego Funduszu.

Stosownie bowiem do zapisu art. 22 ust 5c i 5d u.p.d.o.f. oraz art. 15 ust. 4d i 4e u.p.d.o.p., koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, co do zasady, są potrącalne w dacie ich poniesienia tj. na dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych, czyli zaksięgowano na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo na podstawie innego dowodu.

Zatem koniecznym warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów jest, aby środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek Funduszu. Potwierdza to stanowisko Ministerstwa Finansów wyrażone w piśmie z 17 maja 2000 r. (nr PB3-1416/722-186/WK/2000).

Zmiana stanu zatrudnionych a ospisy na ZFŚS

Na koniec roku dokonuje się porównania planowanego i rzeczywistego przeciętnego stanu zatrudnienia i dokonuje ewentualnej korekty wpłat na Fundusz. Podstawę naliczania odpisu stanowi bowiem przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba pracowników zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy - § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Ewidencja księgowa korekty odpisu na ZFŚS związane ze zmianami w stanie zatrudnienia

Zmiana stanu zatrudnienia (zwiększenie tego stanu, bądź zmniejszenie) prowadzi do zwiększenia bądź zmniejszenia kosztów działalności operacyjnej oraz równocześnie do zmniejszenia lub zwiększenia stanu ZFŚS, zapisem:

1. większenie rocznego odpisu:

• Wn konto 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub odpowiednie konto zespołu 5,
• Ma konto 85-0 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych",

2. zmniejszenie rocznego odpisu:

• Wn konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych",
• Ma konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub odpowiednie konto zespołu 5.

W księdze podatkowej przychodów i rozchodów kwotę zmniejszenia ze znakiem (-) lub kwotę zwiększenia ujmuje się w kolumnie 13.

Należy również pamiętać, że dokonując korekty odpisu za 2014 r., zmniejszenia kosztów podatkowych należy dokonać w 2014 r., nawet jeżeli zwrot nadwyżki odpisu nastąpi w 2015 r.

Podstawa prawna:

• art 1. art 3 ust. 3, art 4 ust. 1, 2, art. 5, art. 7, art. 6 ust. 2 art. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. 2019 poz. 1352 t.j.),
• art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.)
• art. 16 ust. 1 pkt 9 lit b ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U.2022.2587 t.j.),
• art. 39 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.);
• § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. 2009.43.349).

Autor: Krystyna Dąbrowska , doradca podatkowy, numer wpisu 02200