Metody rozwiązywania sporów pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) a także sporów przedsiębiorcy z konsumentem (B2C)

I Wstęp

W stosunkach między przedsiębiorcami konflikty są nieuniknione. Te poważniejsze często mają swój finał w sądzie, jednak nie dla wszystkich dochodzenie swoich praw w ten sposób jest korzystne. Proces sądowy to długa i kosztowna procedura, a w obrocie gospodarczym ważne jest nie tylko szybkie rozwiązanie sporu, ale także w miarę możliwości zachowanie dobrych stosunków między stronami konfliktu. W takiej sytuacji sprawdzają się alternatywne sposoby rozwiązywania problemów.

Antagonizmy biznesowe to stałe elementy normalnej działalności przedsiębiorców, których przewidzieć się nie da, ale trzeba pamiętać o ich konsekwencjach i skutecznie znaleźć najlepszą metodę rozwiązywania sporów powstałych na tle realizacji kontraktów, w sposób jak najszybszy przy jak najniższych kosztach dla obu stron sporu.

Metody omawiane poniżej będą podawane od najprostszych i najtańszych do najtrudniejszych i najdroższych.

 

II Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1610) – dalej jako „k.c.”;
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1805 z późn. zm.) – dalej jako „k.p.c.”

III Metody rozwiązywania sporów pomiędzy przedsiębiorcami

Dla celów niniejszej porady należy wymienić metody rozwiązywania sporów pomiędzy przedsiębiorcami, które powinny być stosowane w relacjach biznesowych. Najważniejsze z tych metod zostały poddane analizie poniżej.

1. Ustalenia prewencyjne - umowa

Pierwszą metodą rozwiązywania sporów jest przewidzenie ich z wyprzedzeniem już w umowie poprzez uregulowanie sposobu rozwiązywania. Służą temu negocjacje, które powinny każdorazowo mieć miejsce przy zawieraniu umowy (na przykład: umowy sprzedaży, dostawy, przechowania, zamiany, jak również umów nienazwanych w k.c.) aby uniknąć w przyszłości możliwych problemów. Wynik negocjacji zlecenia, usług, transportu, komisu, spedycji czy umów o roboty budowlane musi jasno przewidywać wolę stron co do sposobu rozwiązywania sporu, wyboru sądu i trybu postępowania.

Już na tym etapie strony przyszłej umowy powinny w jasny sposób określić co najmniej:

• czas na jaki jest zawierana;
• przedmiot umowy (świadczenia);
• sposób i termin płatności;
• termin świadczeń (wykonania);
• postanowienia końcowe – w których powinna być zawarta właśnie klauzula dotycząca metody rozwiązywania powstałych w przyszłości sporów, jak na przykład: mediacja, sądownie (sąd powszechny, sąd polubowny) czy za pomocą facylitacji i rokowań (patrz szerzej: pkt 1.1); oraz wybór sądu (siedziby) i stosowania procedury.

1.1 Facylitacja i rokowania

Jeżeli natomiast w konflikcie bierze udział wiele stron, możliwą metodą do osiągnięcia porozumienia może być facylitacja. To wielostronne negocjacje, prowadzone przez moderatora, nazywanego facyliatorem, mające na celu doprowadzić do znalezienia rozwiązania, które satysfakcjonowałoby wszystkich uczestników lub przygotowywałoby grunt pod rozwiązywanie sporu pomiędzy poszczególnymi stronami. Ustalenia, wynikające z facylitacji, strony mogą ująć już w umowie, aneksie do niej lub późniejszym zgodnym oświadczeniu stron podobnie jak dla zapisu na sąd polubowny lub wyboru mediacji.

1.2 Aneksy – zapisy na sąd polubowny

Jeżeli możliwości sporu ujawnia się już po zawarciu umowy można przeprowadzić negocjacje co do wyboru, trybu rozwiązywania sporów i zawrzeć ustalenia w aneksie do umowy. Konkretny spór o ile już zaistniał, strony mogą zapisać również odrębnie na sąd polubowny ad hoc może być to osobne porozumienie jak i forma aneksu do umowy.

2. Mediacje

Mediacja to jeden ze sposobów rozwiązywania sporów, w którym bezstronny mediator pomaga dojść do porozumienia osobom będącym w sytuacji konfliktowej. Celem działania mediatora jest przede wszystkim usprawnienie, a czasami wręcz umożliwienie, przeprowadzenia rzeczowej rozmowy o problemie.

Strony konfliktu – przedsiębiorcy – najpełniej znają swoje potrzeby i dlatego w mediacji traktowane są jak eksperci od rozwiązań sporu, którego są uczestnikami. W rezultacie to wyłącznie od nich zależy kształt ostatecznego porozumienia. Mediatorzy nie narzucają rozwiązań i nie rozstrzygają sporu. Zaakceptują także brak porozumienia, jeżeli taka będzie wola stron.

Mediacja koncentruje się na potrzebach i interesach uczestników konfliktu. Stwarza możliwość wypowiedzenia swoich racji w sposób spokojny i przemyślany, co jest możliwe dzięki obecności osoby pośredniczącej w rozmowie, jaką jest mediator.

Decyzja o podjęciu mediacji zależy tylko i wyłącznie od zainteresowanych osób. Podstawową zasadą mediacji jest jej dobrowolność. Każda ze stron, jak również mediator, ma możliwość przerwania mediacji jeżeli nie widzi szans na wypracowanie porozumienia lub gdy nie będzie miała chęci na dalszy udział w mediacji.

Podstawowymi zasadami prowadzenia mediacji są:

• dobrowolność i akceptowalność
• neutralność
• bezstronność
• poufność

Dobrowolność oznacza, że strony samodzielnie podejmują decyzję o rozpoczęciu mediacji. Strony mają możliwość przerwania mediacji na każdym jej etapie, nie muszą nawet podawać podawania przyczyny rezygnacji. Mediatorowi nie wolno zmusić stron do rozpoczęcia czy kontynuowania mediacji. Strony muszą także akceptować osobę mediatora, zawsze mają możliwość zrezygnowania z osoby mediatora w trakcie mediacji i wyboru innego mediatora.

Neutralność mediatora oznacza, że mediator nie ma interesu w określonym rozwiązaniu sporu i pomaga stronom wypracować takie, które będzie najlepiej odpowiadało ich potrzebom i interesom.. Mediator nie narzuca ani nie sugeruje stronom rozwiązania, ani też nie wypowiada swoich personalnych opinii na temat sporu. Rozwiązanie konfliktu zależy wyłącznie od stron mediacji. Rolą mediatora jest zagwarantowanie właściwego przebiegu mediacji – czyli stworzenie stronom przestrzeni do bezpiecznej i rzeczowej rozmowy o problemie.

Bezstronność oznacza, że mediator w równym stopniu wspiera strony w rozwiązywaniu sporu. Mediator dba o równowagę między stronami w trakcie prowadzenia mediacji. Każda ze stron może poinformować mediatora jeżeli czuje, że mediator jest stronniczy.

Poufność oznacza, że informacje uzyskane przez mediatora w trakcie mediacji są objęte tajemnicą, tzw. handlową oraz zawodową. Mediator nie może ujawnić przebiegu mediacji, składanych w trakcie mediacji propozycji czy jakichkolwiek danych uzyskanych w trakcie trwania mediacji. Mediator nie będzie mógł być świadkiem w ewentualnym procesie między stronami mediacji (chyba, że strony zdecydują inaczej).

Mediacja w rozumieniu ustawowym została opisana w art. 1831 i następnych kodeksu postępowania cywilnego. Mediację należy odróżnić od postępowania polubownego (arbitrażowego) oraz postępowania reklamacyjnego. W postępowaniu arbitrażowym strony upoważniają arbitrów do rozstrzygnięcia ich sporu z wyłączeniem drogi sądowej. Z kolei postępowanie reklamacyjne jest fakultatywnym lub obligatoryjnym postępowaniem pozasądowym, w którym podmiotem rozpoznającym spór jest jedna z jego stron. Kodeks odróżnia mediację także od postępowania pojednawczego – o czym stanowią art. 184 -196 – które jest przedprocesowym postępowaniem sądowym (patrz szerzej pkt 4). Mediacja, odmiennie niż postępowanie pojednawcze, może być prowadzona także w sprawach nieprocesowych.

Listy mediatorów prowadzone są w sądach okręgowych. Dane kontaktowe do tych osób oraz do ośrodków mediacyjnych zgłaszających własne listy mediatorów znajdują się na stronach internetowych właściwych miejscowo sądów okręgowych.

3. Arbitraż – sąd polubowny

Sąd polubowny stanowi równie popularny środek pozasądowego rozwiązywania sporów co opisana powyżej mediacja. W przeciwieństwie do niej nie polega jednak na nakłonieniu stron do rozwiązania konfliktu poprzez rozmowy i konsensus, a oddanie kompetencji sędziego osobie lub osobom wybranym przez uczestników sporu. Zazwyczaj są to specjaliści w dziedzinie, której dotyczy konflikt, co daje gwarancję profesjonalizmu i dobrego zrozumienia podłoża sporu i interesów stron.

Sąd polubowny nazywany jest inaczej arbitrażem. Może przyjąć formę sądu polubownego ad hoc – niestałego, czyli takiego, który nie ma osobnej siedziby, personelu administracyjnego i jest rozwiązywany zaraz po spełnieniu swojego zadania, czyli wydaniu wyroku. Sąd polubowny niestały na miejsce wtedy, gdy strony samodzielnie wybiorą skład sądu arbitrażowego, miejsce jego orzekania i określą ilość jego członków jedynie dla rozwiązania konkretnego sporu. Przedsiębiorcy mogą się także zwrócić do stałego sądu arbitrażowego. Są to instytucje orzekające często we wszystkich dziedzinach prawa cywilnego, a także (co jest szczególnie ważne w kontekście sporów między przedsiębiorcami) prawa gospodarczego.

Jednym z nich jest Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie, ale stałe sądy polubowne działają właściwie w każdym większym mieście, przede wszystkim przy Izbach Radców Prawnych, Radach Adwokackich oraz organizacjach przedsiębiorców. Pewną zaletą sądów polubownych jest szybkość postępowania - wybierani indywidualnie arbitrzy są o wiele bardziej dyspozycyjni i mogą dopasować terminy do terminarza przedsiębiorców, co znacznie usprawnia postępowanie. Wybór takiej formy rozstrzygania konfliktu, wskazanie samego arbitra lub arbitrów, a także wszelkie ustalenia, dotyczące sposobu przeprowadzenia arbitrażu strony precyzują w umowie arbitrażu lub klauzuli zamieszczonej w umowie regulującej stosunek gospodarczy je łączący. Klauzula taka nazywana jest zapisem na sąd polubowny.

4. Postępowanie pojednawcze

Kolejnym metodą rozwiązania sporu majątkowego przedsiębiorców i uniknięcie znacznych wydatków wiążących się z wszczęciem procesu sądowego jest postępowanie pojednawcze. Postępowanie takie zostało unormowane w art. 184 – 186 k.p.c.

Jest to inna procedura niż negocjacje zapisów umowy lub na sąd polubowny, mediacja czy arbitraż, bowiem postępowanie pojednawcze toczy się w sądzie i prowadzi je sędzia. Postępowanie to jest dopuszczalne w każdej sprawie cywilnej, pod warunkiem, że jej charakter pozwala na uregulowanie ugodą zawartą przed wniesieniem pozwu. Do katalogu spraw rozwiązywanych w ramach postępowania pojednawczego należą wszelkie spory majątkowe pomiędzy przedsiębiorcami.

Opłata sądowa od wniosku o jego wszczęcie wynosi 40 zł, niezależnie od tego jak wielkich sum spór dotyczy.

Taki sposób rozwiązywania sporów jest z reguły korzystny dla obu stron, także dla drugiej strony, nie tylko dlatego że może jej zaoszczędzić czasu i stresu, jaki wiąże się procesem sądowym. Także przez wzgląd na koszty procesu, które obciążają co do zasady przegrywającego.

Podkreślenia wymaga inicjatywa stron, bowiem inicjatorem postępowania pojednawczego może być zarówno potencjalny powód, jak i potencjalny pozwany. Nie jest potrzebne sporządzanie pozwu. Inicjuje to postępowanie wniosek o tzw. zawezwanie do próby ugodowej. Konieczne jest, oczywiście, wskazanie w nim, kto jest wnioskodawcą, a kto przeciwnikiem, podanie ich imion, nazwisk i adresów.

Wniosek ten przedsiębiorca adresuje i kieruje zawsze do wydziału gospodarczego sądu rejonowego właściwego według miejsca zamieszkania lub siedziby przeciwnika. Należy w nim zaznaczyć, czego wniosek dotyczy, np. „Wniosek o zawezwanie do próby ugodowej w sprawie zapłaty z tytułu umowy sprzedaży”, „Wniosek o zawezwanie do próby ugodowej w sprawie zapłaty z tytułu umowy o usługi”.

Trzeba też w nim zwrócić się do sądu o wyznaczenie posiedzenia sądowego i zwięźle uzasadnić. W uzasadnieniu należy przytoczyć fakty (np. kiedy była zawarta umowa, co było jej treścią, do czego strony się w niej zobowiązały) oraz wskazać, czego chce wnioskodawca od przeciwnika, jakiej ewentualnie kwoty od niego się domaga.

Do wniosku powinno się dołączyć jego odpis (dla przeciwnika), dowód opłaty sądowej, umowę czy inny dokument lub dokumenty obrazujące sprawę i potwierdzające rację autora wniosku (faktury, pokwitowania itd.). Przyjęcie przez sąd wniosku oznacza jednocześnie wszczęcie postępowania. Istotnym jest, iż ugoda zawarta w wyniku postępowania pojednawczego ma taką samą moc i jest tak samo wiążąca dla obu stron jak wyrok sądowy.

5. Postępowanie przed sądem powszechnym

Rozwiązywanie sporów pomiędzy przedsiębiorcami przed sądem powszechnym jest metodą ostateczną, kosztowną i zawsze znaczeni rozciągniętą w czasie. W tym miejscu należy dodać, że w toku rozprawy możemy zawrzeć ugodę przedsądową.

 

IV Metody rozwiązywania sporów pomiędzy przedsiębiorcą a konsumentem

1. Stałe polubowne sądy konsumenckie

Do rozwiązywania sporów między konsumentem a przedsiębiorcą zostały powołane stałe polubowne sądy konsumenckie działające przy Wojewódzkich Inspektoratach Inspekcji Handlowej – dalej jako: SPSK. Sprawę do SPSK może wnieść konsument, przedsiębiorca, organizacja konsumencka oraz miejski (powiatowy) rzecznik konsumentów. Sąd konsumencki rozstrzyga spór, gdy zgodzą się na to obie strony, czyli konsument i przedsiębiorca, którzy dokonują tzw. zapisu na sąd polubowny. Każda ze stron może mieć pełnomocnika, nie musi to być ani adwokat ani radca prawny. Okres rozpatrywania spraw z ugodą nie przekracza najczęściej 14 dni, ale może ulec wydłużeniu nawet do dwóch miesięcy w postępowaniach z wyrokiem – przedłużenie okresu rozpatrywania sprawy wynika z konieczności zasięgnięcia opinii rzeczoznawcy.

Należy pamiętać, że sądownictwo polubowne nie rozstrzyga sporów z zakresu usług energetycznych, finansowych (zakłady ubezpieczeń, towarzystwa funduszy inwestycyjnych, otwarte fundusze emerytalne, domy maklerskie i banki) oraz usług pocztowych i telekomunikacyjnych. Pomocy w tym zakresie udzielają m.in. Arbiter bankowy, Sąd polubowny przy Komisji Nadzoru Finansowego, Polubowny sąd konsumencki przy Prezesie Urzędu Komunikacji Elektronicznej itd.

Wszczęcie postępowania przed SPSK jest bezpłatne, aczkolwiek jeżeli w związku ze sprawą wynikną jakieś koszty, to ponosi je strona, na której wniosek podjęta została czynność, która do tych kosztów prowadziła. Na koniec postępowania koszty ponosi strona, która postępowanie przegrała, aczkolwiek prowadzący postępowanie może stronę zwolnić z opłacania kosztów.

Rozprawy w SPSK odbywają się w ich siedzibach, prowadzone są przez dwóch arbitrów i jednego super-arbitra. Arbitrzy wyznaczani są przez strony z listy stałych arbitrów sądu, natomiast funkcję super-arbitra pełni przewodniczący SPSK lub osoba przez niego wyznaczona z listy stałych arbitrów, posiadająca wyższe wykształcenie prawnicze.

Od wyroku sądu konsumenckiego nie można się odwołać, stronom przysługuje jedynie skarga do sądu powszechnego w ciągu 3 miesięcy od doręczenia wyroku. Wyrok i ugoda zawarta w ten sposób mają moc wyroku sądu powszechnego.

2. Sady powszechne

W sprawach konsumenckich proces sądowy może mieć formę postępowania: uproszczonego, zwykłego, jak również o uznanie postanowień wzorca umowy za niedozwolone.

Jeśli przedsiębiorca odmawia polubownego rozwiązania sporu, wtedy konsument może skierować sprawę, co do zasady do sądu właściwego miejscowo ze względu na siedzibę przedsiębiorcy.

Patrz szerzej:
Właściwość sądów; spór pomiędzy konsumentem, a przedsiębiorcą

Postępowanie sporne rozpoczyna się od wniesienia pozwu. Pozew jest pisemnym żądaniem z uzasadnieniem faktycznym, czyli szczegółowo należy w nim opisać wszystkie fakty związane ze sprawą. Pozew można złożyć w biurze podawczym sądu albo wysłać listem poleconym. Jeżeli wartość przedmiotu sporu nie przekracza 75 tys. zł, sprawa będzie rozpatrywana (na zasadach ogólnych) przez sąd rejonowy, jeśli kwota jest wyższa, pozew należy złożyć do sądu okręgowego.

3. Postępowanie uproszczone

Postępowanie uproszczone może być zastosowane, gdy wartość przedmiotu sporu nie przekracza 10 tys. zł. Ten tryb postępowania ma usprawnić, a w konsekwencji przyspieszyć rozpoznawanie i rozstrzyganie spraw stosunkowo drobnych, w tym w szczególności spraw konsumenckich.

Postępowanie uproszczone stosuje się w sprawach o roszczenia wynikające z rękojmi, gwarancji jakości lub z niezgodności towaru z umową sprzedaży konsumenckiej, jeżeli wartość przedmiotu umowy nie przekracza 10 tys. zł. Główne pisma procesowe powinny być sporządzone na urzędowych formularzach, m.in. pozew i odpowiedź na pozew.

Istotną cechą postępowania uproszczonego jest to, że pozwem można dochodzić tylko jednego roszczenia. Połączenie roszczeń w jednym pozwie jest możliwe, ale roszczenia muszą wynikać z tej samej umowy lub umów tego samego rodzaju.

Okoliczności faktyczne, zarzuty i wnioski dowodowe niezgłoszone w pozwie, odpowiedzi na pozew, na pierwszym posiedzeniu przeznaczonym na rozprawę lub w sprzeciwie od wyroku zaocznego mogą być rozpoznawane tylko wtedy, gdy strona wykaże, że nie mogła ich powołać wcześniej lub gdy potrzeba ich powołania wynikła później.

Przed wniesieniem pozwu należy upewnić się, że pozwanym jest właściwa osoba. Błąd w tym zakresie jest nieodwracalny. Skutkuje on oddaleniem żądania pozwu, poniesieniem kosztów procesu oraz ewentualnym przedawnieniem roszczeń wobec osoby, która powinna być pozwana.

Przykładem błędnego pozwania może być sytuacja, gdy na podstawie ustawy o sprzedaży konsumenckiej (tzn. z tytułu niezgodności towaru z umową) konsument pozywa producenta towaru konsumpcyjnego, który nie jest zarazem bezpośrednim sprzedawcą tego towaru. Natomiast pozwanym powinien być wówczas sprzedawca – na podstawie wydanych przez niego dokumentów. Z kolei jeśli pozew jest wnoszony na podstawie gwarancji, należy pamiętać, by pozwać gwaranta, czyli osobę wskazaną na dokumencie gwarancyjnym. Nie musi to bowiem być sprzedawca.

Orzeczenie sądu w postępowaniu uproszczonym ma postać wyroku. Strona procesu może wnieść apelację do sądu okręgowego jako sądu drugiej instancji. Aby jednak wnieść apelację, należy złożyć wniosek o sporządzenie uzasadnienia wyroku. Taki wniosek może być wniesiony do protokołu rozprawy bezpośrednio po ogłoszeniu wyroku.

 

V Podsumowanie i rekomendacje

Jak z powyższego wynika należy rekomendować podejmowanie przez przedsiębiorcę wszelkich niezbędnych kroków, celem zapobieżenia wystąpieniu możliwych w przyszłości sporów, które siłą rzeczy są nieuniknione. Trzeba myśleć o tym już na etapie zawierania umowy lub później ją aneksując. Można też zawsze dokonań późniejszego zapisu na sąd polubowny w całości sporów z umowy jak i konkretnego. Tak też jest i z mediacją. Jednak lepiej wcześniej przewidzieć w umowie np.: ścieżkę – najpierw mediacja, ew. facylitacja, a potem sąd polubowny ad hoc.

Zakończenie sporu w wyniku mediacji czy w drodze postępowania pojednawczego, a nie na drodze procesowej sądowej, jak wskazano powyżej jest dużo tańsze i szybsze. Dodatkowo, o czym trzeba pamiętać rozwiązanie sporu za pomocą takich metod często pozytywnie wpływa na wizerunek firmy poprzez wyciszenie konfliktu, a nie jego rozniecenie.