Wybór lokalizacji oraz lokalu na siedzibę przedsiębiorcy

1. Każdy przedsiębiorca powinien rozważać wybór lokalizacji siedziby w aspekcie warunków trzech odrębnych płaszczyzn:

   a. organizacyjnej,
   b. terytorialnej,
   c. finansowo-fiskalnej,
   d. branżowej.

 

 a) W ramach ustaleń organizacyjnych należy podjąć decyzję, czy przedsiębiorca zlokalizuje swoją siedzibę w tej samej miejscowości i pod tym samym adresem, pod którym będzie prowadził swoją podstawową działalności gospodarczą (sklep, hurtownię). Należy dokonać tego wyboru równolegle z rozstrzygnięciem co do organizacji (patrz: Porada: Organizacja przedsiębiorstwa, struktury organizacyjne), a więc uwzględniając aspekty funkcjonalne i preferencje związane z jednej strony z koniecznością bezpośredniego nadzoru nad określoną działalnością, a z drugiej strony koniecznością obecności i zarządzania oraz administrowania sprawami pod adresem siedziby przedsiębiorcy czyli pod adresem, pod którym funkcjonuje sam przedsiębiorca lub Zarząd czy Dyrektor Zarządzający uprawniony do działania (zarządu) za przedsiębiorcę. Omawiane siedziba i adres są to siedziba i adres zgłoszone do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej: CEIDG) lub ewentualnie do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: KRS). Dokonany wybór ma znaczenie także przy zgłoszeniu i wyborze właściwego organu podatkowego CIT i VAT, zgłoszeniu do Inspekcji Pracy, właściwości miejscowej Inspekcji Handlowej i Stacji Sanitarno -Epidemiologicznej (dalej: SANEPID).

Owo „funkcjonowanie przedsiębiorcy” należy rozumieć bardzo praktycznie. Przedsiębiorca, który musi organizować swój czas pracy i dzielić go pomiędzy sprawy administracyjne (tzw. „biuro”), nadzór czy wręcz kierowanie zakładem, a „załatwianie spraw” w różnorakich urzędach, powinien od strony logistycznej wybierać takie miejsce swojego pobytu, w którym przebywa najdłużej lub z którego najbliżej mu do pozostałych lokalizacji.

  b) Z punktu widzenia lokalizacji terytorialnej, czyli rynku właściwego, przedsiębiorca powinien mieć na względzie lokalizację rynku, na którym chce się rozwijać i na którym chce konkurować w zakresie prowadzonych przedmiotów działalności. Powinien uwzględnić również lokalizację centrów kosztów, tych różnych często przedmiotów działalności na terenie: kraju, województwa, powiatu czy konkretnej miejscowości. Na przykład w sytuacji, gdy prowadzi działalność transportową na terenie województwa, a konkretne świadczy usługi tylko w jednym powiecie, powinien dokonać wyboru pomiędzy miastem wojewódzkim, a miastem powiatowym (o ile oczywiście nie pokrywają się). Nie należy zapominać o uwarunkowaniach osobistych. Znaczenie ma też tzw. czynnik rodzinny, gdy ważne dla przedsiębiorcy jest również zlokalizowanie swojej głównej aktywności w pobliżu miejsca zamieszkania rodziny, z którą chce stale przebywać.

  c) Tutaj wybór sprowadza się do kalkulacji w obszarze fiskalnym, a więc w obszarze danin i ciężarów publicznych (podatki od nieruchomości, opłata targowiskowa, od środków transportu, opłaty z tytułu użytkowania wieczystego, czy opłata lub podatek od handlu detalicznego, zależny od powierzchni, który ma zostać wprowadzony), które są zróżnicowane w zależności od miasta lub gminy. Przeważnie proporcjonalnie są do tego również różne inne lokalne opłaty, wynagrodzenia i ceny w zakresie czynszów najmu lub dzierżaw, ceny za usługi administracyjne, prowadzenie rachunkowości, doradztwa podatkowego, obsługi prawnej. Przeważenie wspomniane opłaty, ceny i wynagrodzenia są niższe poza miastami powiatowymi, wojewódzkimi, a także z uwagi na odległość od centrów dużych aglomeracji: Warszawy, Gdańska, Poznania, Wrocławia itd.

Pamiętaj też, że lokal przeznaczony na prowadzenie działalności gospodarczej jest obłożony wyższą stawką podatku od nieruchomości oraz, że jeżeli chcesz prowadzić działalność na cudzej nieruchomości np. lokalowej (w wynajętym lokalu)- musisz uzyskać na to zgodę właściciela.

Ustawa z 12 stycznia 1991 r. O podatkach i opłatach lokalnych (t.j. Dz.U.2022.1452); dalej: u.p.o.l.,  w art. 1a ust. 2a zawiera katalog “gruntów, budynków i budowli związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej” do których nie zalicza się:

1) działalności rolniczej lub leśnej;

2) wynajmu turystom pokoi gościnnych w budynkach mieszkalnych znajdujących się na obszarach wiejskich przez osoby ze stałym miejscem pobytu w gminie położonej na tym terenie, jeżeli liczba pokoi przeznaczonych do wynajęcia nie przekracza 5;

3) działalności, o której mowa w art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców.

2a. Do gruntów, budynków i budowli związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej nie zalicza się:

1) budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami;

2) gruntów, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 lit. B i d;

3) budynków, budowli lub ich części, w odniesieniu do których została wydana decyzja ostateczna organu nadzoru budowlanego, o której mowa w art. 67 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2021 r. poz. 2351, z późn. zm.), lub decyzja ostateczna organu nadzoru górniczego, na podstawie której trwale wyłączono budynek, budowlę lub ich części z użytkowania;

4) gruntów:

A) przez które przebiegają urządzenia, o których mowa w art. 49 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Z 2018 r. Poz. 1025, 1104, 1629, 2073 i 2244 oraz z 2019 r. Poz. 80), wchodzące w skład przedsiębiorstwa przedsiębiorcy prowadzącego działalność telekomunikacyjną, działalność w zakresie przesyłania lub dystrybucji płynów, pary, gazów lub energii elektrycznej lub zajmującego się transportem wydobytego gazu ziemnego lub ropy naftowej,

B) zajętych na pasy technologiczne stanowiące grunt w otoczeniu urządzeń, o których mowa w lit. A, konieczny dla zapewnienia właściwej eksploatacji tych urządzeń,

C) zajętych na strefy bezpieczeństwa oraz strefy kontrolowane urządzeń, o których mowa w lit. A, służących do przesyłania lub dystrybucji ropy naftowej, paliw ciekłych lub paliw gazowych, lub transportu wydobytego gazu ziemnego lub ropy naftowej, które zostały określone w odrębnych przepisach

- chyba że grunty te są jednocześnie związane z prowadzeniem działalności gospodarczej innej niż działalność, o której mowa w lit. A.

Ze względu na usunięcie z definicji legalnej “gruntów, budynków i budowli związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej” pojęcia “względów technicznych”, obecnie, należy uznać, że dany przedmiot nie jest związany z działalnością gospodarczą przedsiębiorcy, będzie on musiał uzyskać ostateczną decyzję nadzoru budowlanego lub nadzoru górniczego o wyłączeniu z użytkowania lub nakaz rozbiórki danego obiektu.

  d) Od strony warunków branżowych, rodzaju działalności np. handlowa, przemysł surowcowy lekki, usługi, istotne jest, czy działalność będzie prowadzona w centrum handlowym, w dzielnicy przemysłowej, czy też w centrum miasta lub turystycznym. W sytuacji gdy Twoja siedziba, a raczej jej adres będzie pokrywał się z miejscem prowadzenia działalności gospodarczej nie możesz zapomnieć, iż prowadzenie niektórych rodzajów działalności wymaga spełnienia specjalnych warunków lokalizacyjnych, w znaczeniu ich położenia względem innych obiektów lub warunków jakim powinny odpowiadać obiekty przeznaczone na prowadzenie takiej działalności. Szczególne warunki dotyczące miejsca prowadzenia działalności zostały nałożone np. na placówki gastronomiczne. Działalność gastronomiczna podlega bowiem regulacjom prawnym ściśle określającym wymagania w zakresie stanu technicznego budynków i pomieszczeń, w których odbywa się produkcja lub obrót środkami spożywczymi; jakości wody przeznaczonej do celów spożywczych i gospodarczych; gromadzenia i przechowywania odpadów z produkcji żywności; narzędzi, urządzeń i wyposażenia zakładu gastronomicznego itd.

 

2. Wybór określonej lokalizacji

Zupełnie inne od w.w. płaszczyzn są kryteria wyboru siedziby, miejscowości oraz adresu siedziby (czyli szczegółowej lokalizacji w danej miejscowości) i statusu siedziby.

Przez status siedziby należy rozumieć to, czy lokal na siedzibę będzie naszą własnością, czy będziemy korzystać z niego jako posiadacze zależni, a więc np. najemcy czy dzierżawcy.

Kryteria wyboru siedziby:

  a) formalno-prawne kryteria umów (typ umowy, forma);

  b) zakres rzeczowy niezbędnych świadczeń dla przedmiotu i potrzeb lokalizowanej działalności;

  c) zakres samodzielnego prowadzenia czynności administracyjnych, księgowo-finansowych, kadrowych i zakres powierzania zewnętrznym usługodawcom.

  a) W zakresie kryterium formalno-prawnego wybieramy typ umowy, a więc: umowa kupna, umowa najmu lokalu i powierzchni, umowa dzierżawy, umowa zlecenia albo o usługi administracyjne, sekretarskie i zarządzania. W tym miejscu wystarczy powiedzieć, że praktyka pokazuje, iż coraz bardziej rozwijają się kompleksowe usługi centrów administracyjnych, zapewniające pełną administrację pod adresem siedziby przedsiębiorcy z zapewnieniem dostawy i obsługi, od Internetu po pocztę tradycyjną, obsługę korespondencji i zapewnienie miejsca do pracy dla przedsiębiorcy pod adresem siedziby, gdzie ani lokal ani nawet biurko czy komputer w sekretariacie nie należą do przedsiębiorcy.

Omawiane kryterium musi być jednak postrzegane szerzej niż tylko przez wybór zakresu świadczeń. Chodzi tu o to, aby zdecydować w jakim horyzoncie czasowym nastąpi pełna organizacja przedsiębiorstwa i rozwój prowadzonej działalności (docelowo przynajmniej na pierwszym jej etapie). Następnie zaś odpowiedź na pytanie: czy będę sam zatrudniał księgową, kadrową, pracowników obsługi administracyjnej (czyli tzw. biura zarządu)? Czy też, w horyzoncie przynajmniej dwóch lat, nie widzę takiej potrzeby i mogę zakontraktować odpowiednie usługi zewnętrznie? Musisz też wybrać, czy dla etapu organizacji lub/ i pierwszego etapu rozwoju przedsiębiorstwa zdecydujesz się zawrzeć jedną umowę lub pakiet umów i przyjmiesz jednorodną formułę obsługi siedziby pod adresem jej lokalizacji. Możesz też, ze względu na ekonomikę i własne zaangażowanie w te procesy, podzielić rozwój swojego przedsiębiorstwa na etapy i wybrać odpowiadający danemu etapowi system organizacji i obsługi siedziby, na przykład następująco:

- okres pierwszy - organizacja i tzw. start- up (do 3-6 miesięcy),

- okres drugi - rozpoczynanie i rozwój (w okresie np. od 6 m-cy- 1,5 roku), kiedy kontraktujesz kompleksowe usługi obsługi siedziby wraz z najmem powierzchni, z zapewnieniem obsługi komunikacji, poczty, korespondencji z dostawą środków łączności Internetu itp. Planujesz przy tym z góry etap docelowej działalności

• okres trzeci (1- 3 lata), dla którego przewidujesz najem własnego lokalu i zatrudnienie przynajmniej minimum personelu 1- 3 osób przy korzystaniu nadal z obsługi administracyjnej (patrz: Umowa o usługi administracyjno - biurowe), zarządcy lub administratora.

  c) Przejdźmy do trzeciego kryterium, czyli dokonania wyboru terminowo lub bezterminowo zakresu outsourcingu i usług zewnętrznych. W tym przypadku decyzja polega na odpowiedzi na pytania: czy przedsiębiorca będzie prowadził księgi rachunkowe i sprawy podatkowe docelowo w formie zewnętrznej, dywersyfikując ryzyka, czy też ma w perspektywie trzeciego okresu organizację własnej służby finansowo-księgowej.

Wybór między skorzystaniem z zewnętrznego dostawcy usług albo samodzielnym organizowaniem dotyczy również spraw zaopatrzenia administracyjnego, transportu, obsługi prawnej czy specjalistycznych usług, takich jak sprawy bhp i ppoż, socjalne i ubezpieczeń cywilnych, majątkowych i osobowych. Jeżeli mając na uwadze ograniczenie ryzyk własnych i zapewnienie przejrzystości funkcjonowania, przedsiębiorca decyduje się na rozwiązanie w formie zewnętrznej usługi, to musi pamiętać, iż usługi zewnętrzne (warunki umowne) są mocno standaryzowane. Tak więc, każde odchylenia od standardu, takie jak szczególne okoliczności prowadzenia działalności, uwarunkowujące opodatkowania, ubezpieczenia społeczne, majątkowe i osobowe, szczególne ryzyka prowadzenia działalności bądź działanie w specjalistycznych działach koncesjonowanych, wymagają istotnego zróżnicowania w zakresie przedstawionych wyżej możliwych obszarów outsourcingu.

Powoduje to istotny wzrost ceny, czasami skokowy, gdyż Twój usługodawca musi uruchamiać szczególne urządzenia materialno-techniczne, ewidencyjne, zatrudniać pracowników ze specjalistyczną wiedzą, bądź sam posiłkować się specjalistycznymi usługami dla obsługi takiej specjalnej działalności lub niektórych jej specjalnych aspektów.

Często już sama rozwinięta organizacja wewnętrzna powoduje trudności w zakontraktowaniu zewnętrznej obsługi, która spełniałaby kryteria stawiane przez przedsiębiorców. Jest tak z uwagi na wielobranżowość jak i prowadzenie różnych centrów sprzedaży i kosztów, zakładów na wewnętrznym ograniczonym rozrachunku, wewnętrznych sprzedaży lub prowadzenie działalności przy zarządzaniu procesowym lub projektowym (czyli administrowanie i rozliczanie odrębne zadań i projektów).

Firmy zewnętrzne często naciskają na przedsiębiorcę, aby dostosował swoją działalność, formy i organizację do ich typowych standardów (umów), a jeżeli nie chcą tego uczynić to proponowane wynagrodzenia powodują spadek efektywności takiego rozwiązania i wręcz podwyższenie kosztów ponad te, które by ponosił przedsiębiorca wykonując sam dane usługi. Tak więc docelowo, jeżeli będziemy z konieczności rozwijać własne specjalistyczne służby, pomyślmy raczej o długoterminowych najmach lub dzierżawach lokali, które w perspektywie 5 - 10 lat zaspokoją nasze potrzeby dla zlokalizowania służb w jednej lokalizacji siedziby. Wówczas także możliwe jest rozważanie kupna lub budowy lokalu użytkowego, budynku na siedzibę przedsiębiorstwa. Może to być też celowe z uwagi na możliwości finansowania lub akumulacji zysków z działalności dla tworzenia większych zdolności kredytowych oraz budowy wizerunku firmy.

Jednakże dziś nie spotyka się w praktyce inwestycji w nieruchomości, własne lokale użytkowe jedynie dla lokalizacji zarządu i administracji przedsiębiorstwa.

Kompleksowo świadczone usługi najmu i administrowania lokalami użytkowymi w centrach administracyjno-biurowych, posiadających zresztą dobre lokalizacje, zawsze pozostają konkurencyjne. Natomiast jeżeli projektujemy budowę obiektów użytkowych dla lokalizacji przedsiębiorstwa bądź jego zakładu, to wówczas z uwagi na synergię przy koszcie obsługi mediów i infrastruktury możliwe jest rozważenie zlokalizowania siedziby przedsiębiorcy pod adresem projektowanego obiektu (zakładu). Jednak zawsze musimy mieć na uwadze i każdorazowo dokonać analizy z punktu widzenia płaszczyzn, o których była mowa na wstępie, jak i kryteriów omawianych powyżej. Sporządzamy wówczas uproszczone analizy SWOT (ocenę mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń dla przedsiębiorstwa), studium wykonalności itp.

Odrębną formą jest samodzielna inwestycja we własny obiekt, a czym innym jest nabycie nieruchomości, w tym lokalowej. Także odrębną przesłanką dla wyboru lokalizacji są warunki środowiskowe dla danej działalności i potrzeby uzyskania odpowiednich pozwoleń, koncesji lub zgody z uwagi na oddziaływania na środowisko np. emisyjne lub ze względu na warunki planów zagospodarowania przestrzennego.

Mikro i mali przedsiębiorcy powinni przynajmniej na początku skupiać się na wyborze lokalizacji z punktu widzenia terytorialnego i finansowo-fiskalnego, uwzględniając możliwość bezpośredniego prowadzenia i nadzoru nad podstawową działalnością przedsiębiorstwa oraz brać pod uwagę sprawność komunikowania się z urzędami oraz kontrahentami, z którymi na co dzień utrzymują kontakt, od których nabywają surowce, materiały lub też którym sprzedają swoje produkty (towary i usługi). Dlatego też mikro i mały przedsiębiorca powinien myśleć, jak uniknąć kłopotów związanych z administracją w obszarze zarządzania przedsiębiorstwem w zakresie czynności administracyjno-biurowych, aby skupić się na jak najbardziej prężnym i efektywnym rozwoju swojego biznesu.

Ze względu na usunięcie z definicji legalnej “gruntów, budynków i budowli związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej” zawartej w art. 1a ust. 1 pkt 3) u.p.o.l. pojęcia “względów technicznych, obecnie, ay uznać, że dany przedmiot nie jest związany z działalnością gospodarczą przedsiębiorcy, będzie on musiał uzyskać ostateczną decyzję nadzoru budowlanego lub nadzoru górniczego o wyłączeniu z użytkowania lub nakaz rozbiórki danego obiektu.

  d) Od strony warunków branżowych, rodzaju działalności np. handlowa, przemysł surowcowy lekki, usługi, istotne jest, czy działalność będzie prowadzona w centrum handlowym, w dzielnicy przemysłowej, czy też w centrum miasta lub turystycznym. W sytuacji gdy Twoja siedziba, a raczej jej adres będzie pokrywał się z miejscem prowadzenia działalności gospodarczej nie możesz zapomnieć, iż prowadzenie niektórych rodzajów działalności wymaga spełnienia specjalnych warunków lokalizacyjnych, w znaczeniu ich położenia względem innych obiektów lub warunków jakim powinny odpowiadać obiekty przeznaczone na prowadzenie takiej działalności. Szczególne warunki dotyczące miejsca prowadzenia działalności zostały nałożone np. na placówki gastronomiczne. Działalność gastronomiczna podlega bowiem regulacjom prawnym ściśle określającym wymagania w zakresie stanu technicznego budynków i pomieszczeń, w których odbywa się produkcja lub obrót środkami spożywczymi; jakości wody przeznaczonej do celów spożywczych i gospodarczych; gromadzenia i przechowywania odpadów z produkcji żywności; narzędzi, urządzeń i wyposażenia zakładu gastronomicznego itd.